Met meer dan 50% van de wereldbevolking in het bezit en gebruik van een mobiel apparaat, een mobiele telefoon gebruik is voor de meesten een tweede natuur geworden.

Van het controleren van e-mails en het verzenden van sms-berichten tot het hosten van videoconferenties, veel professionals vertrouwen op mobiele telefoons als hun mobiele kantoor. Als u een bedrijfseigenaar bent die een succesvol bedrijf runt, de kans is groot dat meerdere werknemers hun mobiele apparaten voor hun werk gebruiken.

Hoeveel van dat geld moet u terugbetalen? Welk persoonlijk gebruik van mobiele telefoons wordt als “werkgerelateerd” beschouwd? En hoe meet je deze factoren? Hier zullen we de nieuwste wetten op het gebied van terugbetaling van mobiele telefoons op een rijtje zetten en hoe we ervoor kunnen zorgen dat zowel u als uw werknemers een eerlijke deal krijgen.

Wetten voor terugbetaling van mobiele telefoons

Aanbieden van mobiele telefoons vergoeding gaat niet alleen over een goedhartige baas zijn. Er zijn eigenlijk wetten over waar werknemers recht op hebben als het gaat om compensatie voor persoonlijk gebruik van mobiele telefoons. Sommigen vergelijken het zelfs met ongeoorloofd overwerk.

Deze wetten beschermen zowel werknemers als werkgevers. Zonder een stipendium kunnen personeelsleden hun werkgevers aanklagen voor de bijbehorende kosten. Aan de andere kant kunnen werknemers aansprakelijk zijn voor het compromitteren van beveiligde bedrijfsinformatie.

Hoewel deze wetten van staat tot staat verschillen, loopt Californië voorop in deze groeiende trend. Deze veranderingen kwamen op de hielen van een controversiële rechtszaak: Cochran vs. Schwan’s Home Services.

Tijdens deze mijlpaalzaak heeft de California Court of Appeals een class-action rechtszaak aangespannen namens 1.500 klantenservice managers. De basis van de casus was dat deze werknemers geen vergoeding kregen voor gemaakte onkosten voor werkgerelateerd gebruik.

Het voorbehoud is dat in Californië, ongeacht of de werkgever persoonlijk gsm-gebruik voor werknemers goedkeurt. , als er onkosten worden gemaakt, moeten ze betalen. Hoewel dit voor sommigen misschien oneerlijk lijkt, is het de Californische wet.

Een ander controversieel aspect van deze wet is dat werknemers een vergoeding verdienen, zelfs als werkgerelateerd gebruik kostte hen geen enkele cent! Als de werknemer onbeperkte minuten of data heeft, moet de werkgever nog steeds “een redelijk percentage van de gsm-factuur van de werknemer” betalen.

De verdediging is dat het bedrijf rekent zijn bedrijfskosten door aan de werknemer. Een ding is nog niet uitgekeerd hermelijnd is wat een redelijk percentage is? Deze vraag maakt het voor werkgevers moeilijk om te beslissen welk type vergoeding voor mobiele telefoons ze moeten creëren en hoe ze zichzelf kunnen beschermen tegen juridische gevolgen.

VOORGESTELDE LEZINGEN:

Hoe maak je een IRS- conform onkostenvergoedingsbeleid

Hoe de problemen met de terugbetaling van mobiele telefoons aanpakken?

Met zoveel verschillende wetten en onduidelijke verwachtingen, hoe kunnen bedrijven een conform, redelijk vergoedingsbeleid voor mobiele telefoons ontwikkelen?

Sommigen gaan zelfs zo ver dat mobiele telefoons op de werkplek worden verboden om de risico’s en complicaties te vermijden die gepaard gaan met het opstellen van beleid en stipendia. Het nadeel is dat dit mogelijk van invloed kan zijn op de productiviteit van werknemers en het moreel van het bedrijf.

In plaats van jezelf neer te leggen bij ‘verdoemd’ als je het doet en verdoemd als je dat niet doet, laten we eens kijken naar verschillende manieren om de debat over terugbetaling van mobiele telefoons.

VOORGESTELD LEZEN: Een evenwicht vinden tussen naleving van het onkostenbeleid en gelukkige werknemers

• Betaal de volledige gsm-rekening van de werknemers

Hoewel dit voor veel werkgevers een impopulaire oplossing is, gaat het voor sommigen meer om gemoedsrust. Door simpelweg de gsm-rekeningen van uw personeel te betalen, omzeilt u lastige juridische kwesties of lange, uitgesponnen debatten over percentages.

Sommige bedrijven spelen liever niet het spel van nikkel en dubbeltje, en in plaats daarvan betaalt u gewoon het volledige bedrag. Dit is vooral geschikt voor bedrijven waarvan de werknemers hun persoonlijke telefoon regelmatig gebruiken voor het werk. Het belangrijkste nadeel van deze optie is duidelijk: de kosten. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het aantal werknemers, kan het betalen van meerdere mobiele telefoonrekeningen behoorlijk duur worden.

• Van werknemers eisen dat ze het gebruik van mobiele telefoons bewijzen

Het bewijs zit in de pudding, en veel werkgevers willen precies zien wat hun werknemers aanspraak maken op werkgerelateerde uitgaven.

In deze situatie creëren bedrijven een beleid dat vereist dat personeel alle werkgerelateerde uitgaven aantoont. gebruik en kosten van mobiele telefoons. Zoals u zich kunt voorstellen, wordt deze aanpak behoorlijk vervelend en tijdrovend.

Een oplossing is om de gemiddelde tijd die aan werkgerelateerde projecten wordt besteed te berekenen en vervolgens dat deel van de totale gsm-rekening van de werknemer te betalen. Zelfs dit kan kostbare tijd en energie kosten die beter elders kan worden besteed.

Het voordeel van deze aanpak is dat werkgevers alleen betalen voor wat werknemers daadwerkelijk gebruiken.Dit wordt ook beschouwd als de meest nauwkeurige manier om een redelijk percentage van het gebruik te berekenen – als je de tijd en het geduld hebt om het te doen.

AANBEVOLEN LEZEN: Hoe ontvangsten te beheren om ervoor te zorgen dat uw team altijd klaar is voor audits ?

• Werknemers een vast bedrag betalen

Voor bedrijven die willen besparen op administratieve kosten, is het eenvoudig om werknemers een vast bedrag te betalen een haalbare optie. Maar onthoud dat werknemers het eens moeten worden over dit bedrag, en het moet duidelijk worden beschreven in het beleid.

Als werknemers het gevoel hebben recht te hebben op meer dan het vaste bedrag, eisen veel bedrijven van hen dat ze een bewijs overleggen. Het grootste voordeel van deze aanpak is dat de kosten relatief stabiel zijn. Dit maakt het voor werkgevers gemakkelijker om geld te budgetteren en toe te wijzen om de terugbetaling van mobiele telefoons te dekken. Het grootste nadeel van deze vorm van terugbetaling van mobiele telefoons is het grijze gebied tussen het vaste bedrag en datgene waar de werknemers recht op hebben. Door deze methode te gebruiken, openen bedrijven de deur naar talloze discrepanties, die lastig kunnen worden, zowel financieel als juridisch.

AANBEVOLEN LEZEN: Hoe u een IRS-conform beleid voor onkostenvergoeding maakt

• Onkostenrekeningen voor mobiele telefoons maken

Onkostenrekeningen zijn gemeengoed in grotere bedrijven die vereisen dat werknemers reizen en netwerken als onderdeel van hun functieomschrijving. Waarom zou u het gebruik van mobiele telefoons niet onder de paraplu van onkostendeclaraties verdelen?

Dit betekent dat werknemers worden betaald voor hun exacte hoeveelheid werkgerelateerd persoonlijk gsm-gebruik – tot op de cent. Dit legt de verantwoordelijkheid bij de werknemer.

Voor werkgevers betekent dit meer administratief beenwerk, wat de overheadkosten kan verhogen. Het is ook moeilijk te berekenen een waar cijfer in termen van gsm-gebruik voor medewerkers wi de onbeperkte dataplannen.

• Bedrijfstelefoons uitgeven

Dit is een populaire optie voor een breed scala aan bedrijven. Door werknemers een mobiele telefoon van het bedrijf te bieden, zijn de kosten al berekend.

Als de werknemer ervoor kiest om zijn persoonlijke mobiele apparaat te gebruiken, staat dat op hen! U hebt speciaal voor dat doel een mobiele telefoon verstrekt. Aan de andere kant hebben werkgevers nu de taak om ervoor te zorgen dat werknemers de bedrijfstelefoon niet voor persoonlijk gebruik gebruiken.

Het goede nieuws is dat de werkgever toegang heeft tot alle gegevens over mobiele telefoons en de bijbehorende gegevens kan beheren. Werkgevers zijn ook gerust, wetende dat hun werknemers over de nodige tools beschikken om de klus te klaren. Bedrijven moeten ook rekening houden met de kosten als het gaat om de aanschaf van telefoons in het hele bedrijf. Er is ook geen garantie dat werknemers zorgvuldig met de verstrekte telefoons zullen omgaan. Bedrijven lopen het risico dat werknemers de bedrijfstelefoons beschadigen, kwijtraken of gestolen worden – dit voegt extra vervangingskosten toe.

VOORGESTELDE LEZINGEN:

Meest voorkomende fouten bij het beheer van bedrijfskosten

Uitdagingen waarmee financiële teams worden geconfronteerd met & onkostenbeheer

Wat zijn Bring Your Own Device (BYOD) -beleid?

BYOD, of breng je eigen apparaat mee, beleid wordt steeds gebruikelijker in werkomgevingen. Volgens dit beleid betalen veel werkgevers ergens tussen de $ 30 en $ 50 per maand aan de rekeningen voor mobiele telefoons van werknemers. Dit cijfer is afhankelijk van het bedrijf en het overeengekomen beleid.

Deze betalingen worden mobiele stipendia genoemd. Werkgevers houden rekening met verschillende factoren bij het opstellen van een verantwoord beleid voor de terugbetaling van kandidaten en het bepalen van de stipendia. Hier zijn er een paar:

• Kosten van provider
• Overheadkosten voor mobiel beheer
• Aankopen van nieuwe apparaten
• Software voor mobiel onkostenbeheer

Maar dit BYOD-beleid dekt veel meer dan alleen gsm-rekeningen. Ze behandelen ook beveiligingsmaatregelen die zowel de werknemer als de bedrijfsinformatie veilig en vertrouwelijk houden.

Slotargumenten

Er is geen eenduidige benadering voor het vergoeden van mobiele telefoons voor werknemers.

Werkgevers moeten hun wettelijke belangen en hun integriteit beschermen. Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden wanneer u bedenkt welk type vergoedingsbeleid voor mobiele telefoons het beste is voor uw bedrijf:

Bereken de kosten

Zoals bij de meeste dingen in het leven, komt het neer op geld. Welke van deze opties is financieel het meest zinvol voor uw bedrijf?

• Als u beschikt over de mankracht, de meest nauwkeurige manier om een vergoeding voor mobiele telefoons aan te bieden, is door onkostenrekeningen aan te maken of een vast bedrag aan te bieden.
• Als geld geen probleem is, geef dan mobiele telefoons van het bedrijf uit of betaal gewoon de volledige rekening van uw werknemers .

Ga zitten en reken nummers voordat u genoegen neemt met een oplossing.

Stel een gemakkelijk te begrijpen vergoedingsbeleid voor mobiele telefoons op

Wh Zorg er bij elk onkostenvergoedingsbeleid voor dat de richtlijnen overduidelijk zijn.

• Voeg een gedetailleerd overzicht toe van wat de verwachtingen van het bedrijf zijn.
• Hoeveel u bereid bent te betalen en hoe dat percentage zal worden berekend.
• Als u ervoor kiest om bedrijfstelefoons aan te bieden, wees dan bereid om het gebruik ervan te controleren en wees expliciet over wat is goedgekeurd werkgerelateerd gebruik.

VOORGESTELDE LEZINGEN:

Vijf manieren om onkostendeclaratie voor werknemers gemakkelijker te maken

Een evenwicht vinden tussen naleving van het onkostenbeleid en gelukkige werknemers

Hoe kan Fyle helpen met vergoedingen voor mobiele telefoons?

In de snelle wereld van vandaag heeft iedereen het grootste deel van de dag zijn neus in zijn telefoon. Het is geen verrassing dat de terugbetaling van mobiele telefoons een hot topic is geworden. Toch blijft de vraag bestaan: hoeveel daarvan is voor persoonlijk gebruik en hoeveel is werkgerelateerd? Dit is de vraag die bedrijven over de hele wereld proberen te beantwoorden.

Hoewel we de keuzes aan jou overlaten, kan Fyle veel meer doen dan alleen het stroomlijnen van de vergoedingen voor je werknemers! Heeft u hulp nodig bij het beheren van de uitgaven van uw bedrijf en het opstellen van een duidelijk beleid? Fyle is een nieuwe software voor onkostenbeheer die al uw problemen op het gebied van onkostenbeheer kan oplossen! Plan vandaag nog een demo en laten we beginnen!