Beleidsoverzicht & doel

Ons beleid inzake antecedentenonderzoek voor werknemers verwijst naar onze richtlijnen voor het onderzoeken van de achtergronden van onze sollicitanten als onderdeel van ons wervingsproces. Achtergrondcontroles helpen ons:

• Inzicht krijgen in de achtergrond van kandidaten.
• Ervoor zorgen dat we betrouwbare werknemers aannemen.
• Verifieer de informatie van kandidaten op waarheidsgetrouwheid en nauwkeurigheid .
• Kandidaten screenen die zijn veroordeeld voor ernstig crimineel gedrag.

Reikwijdte

Dit antecedentenonderzoeksbeleid voor werknemers is van toepassing op kandidaten die het wervingsproces van ons bedrijf doorlopen . Het kan ook van toepassing zijn op interne kandidaten die in aanmerking komen voor promotie of overplaatsing.

Beleidselementen

Achtergrondcontroles kunnen zijn:

• Strafregister .
• Kredietrapporten.
• Drugstests.
• Verificatierapporten (bijv. identiteit, vorig werk, opleiding, SSN)
• Rijgegevens .
• Referentiecontroles.

Alle kandidaten hoeven niet elk type antecedentenonderzoek dat we aanbieden te doorstaan voordat ons bedrijf ze in dienst neemt. Elke functie heeft zijn eigen eisen. Rijgegevens kunnen bijvoorbeeld relevant zijn voor betrouwbare verkopers en taxichauffeurs in het veld, maar niet voor het inhuren van officemanagers. De basis screening op de achtergrond omvat

Lokale wetten kunnen bepaalde soorten antecedentenonderzoek verbieden of beperken. We houden ons te allen tijde aan de wettelijke richtlijnen.

Strafregistercontroles zijn essentieel als kandidaten solliciteren voor functies waar ze:

• Vertegenwoordigen ons bedrijf en handelen met onze klanten of belanghebbenden.
• Toegang hebben tot gevoelige en vertrouwelijke informatie
• Omgaan met geld en financiën
• Contact hebben met kinderen of ouderen

Wanneer moet u een antecedentenonderzoek van werknemers uitvoeren?

In de meeste gevallen kosten antecedentenonderzoeken tijd en geld. We raden wervingsmanagers en HR-personeel aan om spaarzaam controles uit te voeren: bij voorkeur op de laatste ronde van kandidaten op de shortlist in het wervingsproces of een kandidaat die ze hebben gekozen om aan te nemen. Lokale wetgeving kan vereisen dat een kandidaat een bod in handen heeft voordat we toestemming vragen voor een antecedentenonderzoek. We voldoen aan alle wetten.

Achtergrondonderzoek mag niet worden gebruikt om iemand te diskwalificeren of het aantal sollicitanten voor een functie te verminderen. Achtergrondcontroles zijn bedoeld om een wervingsbeslissing te versterken en ervoor te zorgen dat kandidaten die voor een baan zijn geselecteerd geschikt zijn.

De verantwoordelijkheden van ons bedrijf

Aanwervingsmanagers en HR-personeel moeten:

• Informeer kandidaten dat een antecedentenonderzoek vereist is in de vacature voor de functie.

• Vraag kandidaten om schriftelijke toestemming voordat u een antecedentenonderzoek uitvoert en laat hen weten hoe lang het proces zal duren.

• Huur een gerenommeerde en betrouwbare leverancier van antecedentenonderzoek in. Criteria waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een aanbieder zijn: kosten, legaliteit, toewijding aan vertrouwelijkheid en doorlooptijd. Als onze huidige provider niet voldoet aan onze vereisten voor deze criteria, moet HR een nieuwe provider zoeken.

• Kandidaten informeren over de resultaten van hun antecedentenonderzoek en wat we van plan zijn te doen doen (kandidaten afwijzen of verplaatsen naar de volgende wervingsfase.) Aanbieders van antecedentenonderzoeken moeten kandidaten kopieën van hun resultaten geven.

• Voer een antecedentenonderzoek uit bij alle kandidaten die de voor een specifieke positie zonder bepaalde personen te discrimineren.

• Geef kandidaten informatie die ze nodig hebben om een rapport te betwisten of om eventuele problemen aan te pakken, er komt een achtergrondcontrole naar voren.

Wervingsmanagers / HR moeten kandidaten vertellen dat een schoon antecedentenonderzoek geen garantie is voor werkgelegenheid, tenzij ze al een mondeling aanbod hebben ontvangen.

Wat te doen met negatieve bevindingen

Strafregisters diskwalificeren kandidaten niet automatisch van het wervingsproces, tenzij ze zijn veroordeeld voor ernstige criminele handelingen (bijv. Aanranding). de inhoud van het strafregister slecht beoordelen aan de hand van deze criteria:

• Aantal strafrechtelijke veroordelingen voor hetzelfde misdrijf.
• Tijd die is verstreken vanaf de meest recente strafrechtelijke veroordeling.
• Hoe de strafrechtelijke veroordeling betrekking heeft op de functie.

Merk op dat HR- / wervingsmanagers rekening zullen houden met veroordelingen, niet met arrestaties, bij het beoordelen van het antecedentenonderzoek van een kandidaat.

HR- en wervingsmanagers moeten de belangen van het bedrijf in gedachten houden bij het beoordelen van de ernst van eventuele problemen die door antecedentenonderzoeken worden ontdekt. Kandidaten die in aanmerking komen voor een functie waarbij een bedrijfswagen wordt bestuurd, moeten bijvoorbeeld ten minste twee jaar schoon rijgedrag hebben. HR- en personeelsmanagers moeten kandidaten afwijzen die de afgelopen twee jaar zijn veroordeeld voor rijden onder invloed.

In het algemeen, als wervingsmanagers en HR besluiten dat een bepaalde kandidaat een hoog of onredelijk risico voor ons bedrijf zou opleveren, moeten ze de kandidaat afwijzen.

HR- en wervingsmanagers kunnen kandidaten bellen om te bespreken de resultaten van hun antecedentenonderzoeken in geval van kleine discrepanties (bijv. een geschorste vergunning). Als kandidaten naar tevredenheid antwoorden, kunnen ze nog steeds worden aangenomen om met ons bedrijf te werken.

Procedure

We streven naar een transparant wervingsproces dat de rechten van kandidaten respecteert. We raden wervingsmanagers en HR-personeel aan om deze procedure te volgen voor achtergrondonderzoek:

1. Wervingsmanagers en HR bespreken of een achtergrondonderzoek nodig is voor een functie en wat de controle zal omvatten.
2. Aanwervingsmanagers vermelden in de vacature dat een antecedentenonderzoek vereist is voordat er tewerkstelling plaatsvindt.
3. Wanneer de uiteindelijke kandidaten (een of meer finalisten) zijn geselecteerd, nemen aanstellingsmanagers of HR contact op met de kandidaten voor schriftelijke toestemming voor achtergrondcontroles en leg het proces uit. Dit kan worden gedaan via een Applicant Tracking System (ATS.).
4. Als kandidaten weigeren door een achtergrondonderzoek te gaan, laat HR hen weten dat ze niet in aanmerking komen voor de functie. Als kandidaten schriftelijke toestemming geven, kunnen leveranciers van antecedentenonderzoek de beoordeling starten.
5. Zodra HR resultaten van antecedentenonderzoek heeft ontvangen, bespreekt het personeel deze met wervingsmanagers om de volgende stappen voor de kandidaten en de functie te bepalen.
6. Wervingsmanagers informeren kandidaten over hun beslissingen en zorgen ervoor dat ze kopieën krijgen van hun individuele antecedentenonderzoekrapporten. Als er negatieve bevindingen zijn, moeten HR- / wervingsmanagers kandidaten laten weten hoe ze het rapport kunnen betwisten.

Ons vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsbeleid is altijd van toepassing op informatie die achtergrondcontroles aan het licht brengen.

Disclaimer: dit beleidssjabloon is bedoeld om algemene richtlijnen te geven en moet als referentie worden gebruikt. Het houdt mogelijk geen rekening met alle relevante lokale, staats- of federale wetten en is geen juridisch document. Noch de auteur, noch Workable aanvaarden enige wettelijke aansprakelijkheid die kan voortvloeien uit het gebruik van dit beleid.

Verder lezen

• Wat werkgevers moeten weten over antecedentenonderzoek – Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
• Screening voorafgaand aan het dienstverband: tips om door lastige gesprekken te navigeren
• De 8 essentiële zaken van de werkgever over antecedentenonderzoek naar werk
• Tips om te kiezen de beste service voor achtergrondcontrole