Vanaf het moment dat een nieuwe werkgever zijn eerste werknemer aanneemt, gaat er een hele nieuwe wereld van loonlogistiek, IRS-belastingformulieren en andere nieuwe verantwoordelijkheden open. Hoewel het aannemen van uw eerste medewerker een spannende tijd is – uw bedrijf groeit! – is het belangrijk om grip te krijgen op uw nieuwe verantwoordelijkheden.

Dat gezegd hebbende, weten we dat sommige van die verantwoordelijkheden ontmoedigend kunnen lijken. Het ontleden van belastingformulieren en VAIS-inhouding is niet vanzelfsprekend voor veel eigenaren van kleine bedrijven, en de IRS-website is ook niet zo nuttig.

Daarom hebben we deze gids, samen met andere, geschreven om te vereenvoudigen en uitleg over de nieuwe wereld van loonheffingen, rapportage en IRS-formulieren.

Hier hebben we het over IRS-formulier W-3, de verzending van loon- en belastingverklaringen. We leggen alles uit wat zowel nieuwe als doorgewinterde werkgevers zouden moeten weten, inclusief:

• Wat Form W-3 is
• Waarom de Social Security Administration (SSA) en IRS vereisen dat werkgevers een dossier indienen it
• Hoe weet u of u formulier W-3 moet indienen
• Wanneer en hoe u formulier W-3 moet indienen

Wat is formulier W-3?

Als je alleen het magere nodig hebt, zijn hier de belangrijkste punten die je moet weten over formulier W-3:

• Wat wordt er gerapporteerd op formulier W-3: totaal werknemerslonen en ingehouden belastingen
• Wanneer het wordt ingediend: jaarlijks
• Wie moet het indienen: de meeste werkgevers in de VS

Kort samengevat is formulier W-3 een document dat wordt gebruikt door de IRS en de sociale zekerheid Administration (SSA) om de W-2-formulieren van een werkgever samen te vatten en te verzenden.

De IRS en SSA gebruiken formulier W-3 om de lonen, het salaris, de commissie, fooien en andere compensatie die werkgevers uitbetalen bij te houden. jaar. Het formulier vermeldt ook het totale inkomen en de belastingen van de Federal Insurance Contribution Act (VAIS) die zijn ingehouden op de loonstrookjes van werknemers.

Details van formulier W-3, onder andere informatie:

• Totaal inkomen en salaris uitbetaald (aan alle werknemers) door een werkgever
• Het totale deel van die loonlijst dat is onderworpen aan sociale zekerheid en Medicare-belasting
• De totale ingehouden belasting (zowel inkomen als VAIS) van dat loon

Hoe verschilt formulier W-3 van formulier W-2?

Formulieren W-3 en W-2 zijn buitengewoon vergelijkbaar. Ze rapporteren veel van dezelfde informatie, en elke werkgever die verplicht is om een of meer W-2-formulieren in te dienen, moet ook formulier W-3 indienen.

Het belangrijkste verschil is dat formulier W-2 informatie rapporteert zoals totaal ingehouden lonen en belastingen voor elke werknemer. Formulier W-3 geeft daarentegen het totale loon, belastbaar loon en ingehouden belasting voor een werkgever weer.

Kortom, formulier W-2 vertelt de IRS en SSA hoeveel u hebt betaald en ingehouden voor Jane in de loop van het jaar — op formulier W-3 staat hoeveel u in totaal hebt betaald en ingehouden voor al uw werknemers.

Waarin verschilt formulier W-3 van formulier W-4?

Aan de andere kant wordt formulier W-4 beschouwd als onderdeel van al het papierwerk voor nieuwe medewerkers. Telkens wanneer u een nieuwe werknemer aan boord neemt, zijn werkgevers ervoor verantwoordelijk dat zij een W-4-formulier invullen en het ingevulde formulier indienen bij de juiste State Directory of New Hires. U kunt hier de juiste directory voor uw staat vinden.

De informatie die nieuwe werknemers verstrekken wanneer ze een W-4-formulier invullen, vertelt u hoeveel inkomstenbelasting u moet inhouden op elk salaris van de werknemer.

Dat is niet verplicht, maar veel werkgevers kiezen ervoor om werknemers elk jaar een nieuw W-4-formulier te laten invullen om ervoor te zorgen dat u het juiste bedrag inhoudt.

Waarom de IRS en SSA vereist dat werkgevers formulier W-3 indienen

Wanneer individuen hun jaarlijkse belastingaangifte indienen, rapporteren ze het totale inkomen dat ze hebben verdiend, de reeds betaalde belastingen (meestal via werkgeversinhouding) en de verschuldigde (of verschuldigde) belasting worden terugbetaald). Zowel de IRS als de SSA hebben er een gevestigd belang bij ervoor te zorgen dat individuen nauwkeurig alle inkomsten rapporteren die ze het hele jaar door hebben betaald, dus eisen ze van werkgevers dat ze W-2-formulieren voor elke werknemer indienen.

Evenzo om alle betaalde lonen, inkomsten en VAIS-belastingen bij te houden die door een werkgever zijn ingehouden, vereist de SSA dat formulier W-3 fungeert als een voorblad en een compilatie van alle opgenomen W-2-formulieren.

Wat zijn echter bronbelasting en VAIS-belastingen?

Dus misschien heb je wel eens gehoord van bronbelasting en VAIS-belastingen, maar weet je helemaal wat ze zijn? Als het antwoord “Nee” is, laten we een stapje terug doen en het uitleggen.

Als het gaat om loon- en werkbelastingen, zijn er drie belangrijke soorten belastingen:

• Bronbelastingen: dit zijn de belastingen die u inhoudt op het loon van uw werknemer, en ze omvatten zowel de standaard inkomstenbelasting als het werknemersdeel van VAIS-belastingen. Het is uw taak om deze belastingen in te houden en ze bij de betreffende belastingdienst te deponeren. Deze maken deel uit van wat wordt vermeld op formulier W-3.
• Werkgeversbelastingen: zoals de naam al aangeeft, betaalt u, de werkgever, al deze belastingen.
• Gedeelde belastingen: deze belastingen worden verdeeld (meestal 50/50) tussen u en uw werknemers. Sociale zekerheid en Medicare-belastingen (of VAIS) zijn enkele van de meest opvallende gedeelde belastingen. Het totaal van al de bijdragen van uw werknemers aan deze belastingen wordt ook gerapporteerd op uw W-3-formulier.

Inkomstenbelastingen vertegenwoordigen het grootste deel van de IRS-belastinggrondslag. VAIS-belastingen worden daarentegen betaald aan de sociale zekerheid en Medicare (ook bekend als sociaal vangnetprogramma) binnen de SSA.

Het inkomstenbelastingtarief van elke werknemer varieert op basis van hun jaarinkomen, gekwalificeerde personen ten laste, voorkeur, en andere factoren. Daarom moet u formulier W-4 van elke medewerker verzamelen. Het formulier vertelt u hoeveel inkomstenbelasting u van elk salaris moet aftrekken.

Standaard 2019 VAIS-belastingtarieven bedragen 7,65% voor elke partij, inclusief de werkgever en de werknemer. De uitsplitsing ziet er als volgt uit:

• 6,2% socialezekerheidsbelasting (ook wel OASDI genoemd)
• 1,45% Medicare-belasting

Het is belangrijk op te merken dat de socialezekerheidsbelasting alleen van toepassing is op de eerste $ 132.900 die een werknemer in het jaar verdient. Zodra hun inkomsten die drempel overschrijden, hoeft u of de werknemer geen aanvullende socialezekerheidsbelasting te betalen.

Daarentegen moeten werknemers die meer verdienen dan een vastgestelde inkomensdrempel, een aanvullende Medicare-belasting van 0,9% betalen over inkomsten van meer dan $ 200.000 voor degenen die een aanvraag indienen als alleenstaande of $ 250.000 voor degenen die samen met een echtgenoot een aanvraag indienen. Onthoud: de aanvullende Medicare-belasting wordt alleen betaald door de werknemer en niet door de werkgever.

Moet ik formulier W-3 indienen?

Kortom, als u vereist om een of meer W-2-formulieren voor werknemers in te dienen, dan moet u ook formulier W-3 indienen bij de Social Security Administration (SSA). Om dat op te splitsen, als u:

• inkomstenbelasting, socialezekerheids- of Medicare-belasting hebt ingehouden op het loon van werknemers
• $ 600 of meer aan loon hebt betaald, zelfs als u dat niet deed geen inkomstenbelasting, sociale zekerheid of Medicare-belasting inhouden

Dan moet u zowel formulier W-2 als formulier W-3 indienen.

Moet ik Formulier W-3 naar werknemers sturen?

Hier is een eenvoudig antwoord voor u: Nee. Werkgevers zijn verplicht om elke werknemer hun respectieve W-2-formulier voor 31 januari van elk jaar te sturen, maar ze sturen geen formulier W-3 aan iemand anders dan de Social Security Administration (SSA).

Formulier W-3 invullen

Als u in de overgrote meerderheid van werkgevers valt die verplicht zijn om bestand W-2-formulieren, en dus formulier W-3, laten we het hebben over hoe en wanneer u precies dat doet. Om formulier W-3 in te vullen, moet u deze informatie bij de hand hebben:

• Uw bedrijfsgegevens, inclusief werkgeversidentificatienummer (EIN), wettelijk adres en ander contact informatie
• Totale lonen (salaris, fooien, commissie en andere vergoedingen) betaald aan werknemers in het voorgaande jaar
• Totale belastbare lonen voor sociale zekerheid en Medicare
• Totale ingehouden inkomstenbelasting – zowel federaal als staat
• Totale ingehouden socialezekerheidsbelasting
• Totale ingehouden Medicare-belasting

Het goede nieuws is dat de meeste loonadministratie systemen (inclusief Wave) houden al deze informatie voor u bij. Wanneer belastingtijd aanbreekt, kunt u deze details en meer snel en gemakkelijk opvragen.

Indienen van W-2-formulieren

Formulier W-3 vermeldt het totale loon, belastbare lonen en belastingen uw bedrijf het hele jaar door achtergehouden. Maar het belangrijkste doel is om als een “voorblad” voor uw W-2-formulieren te dienen.

Werkgevers zijn ook verplicht om formulier W-2 in te dienen, dat dezelfde informatie bevat als formulier W-3, maar uitgesplitst naar werknemer — voor elke werknemer die u het hele jaar door had. Wanneer de tijd daar is, dient u een W-2-formulier in voor elke werknemer samen met één W-3-formulier om ze allemaal samen te vatten.

Wanneer formulier W-3 indienen

Formulier W-3 is een jaarlijkse aanvraag, dus de IRS en SSA eisen dat werkgevers het eenmaal per jaar invullen en indienen. De jaarlijkse deadline voor het indienen van formulier W-3 ( samen met alle bijbehorende W-2-formulieren) is 31 januari.

Onthoud: u moet ook voor dezelfde deadline kopieën van W-2-formulieren naar uw werknemers sturen.

Formulier W-3 indienen bij de overheid

Werkgevers hebben een aantal opties om uit te kiezen wanneer het tijd is om formulier W-3 in te dienen:

• E-bestand online
• Mail in uw formulier
• Werk samen met een accountant om voor u een dossier in te dienen
• Elke combinatie van de vorige opti ons

Opmerking: werkgevers die meer dan 250 W-2-formulieren per jaar moeten indienen, moeten formulier W-3 online indienen. In 2021 wordt die maximumdrempel verlaagd tot 100 of meer. Vanaf 2022 daalt het maximale aantal formulieren tot 10 of meer.

E-file online

Volgens de SSA is e-filing sneller, nauwkeuriger en veiliger . En onthoud: als u meer dan 250 W-2-formulieren (voor 2019) indient samen met uw formulier W-3, moet u online een aanvraag indienen.

Om formulier W-3 online in te dienen, je gebruikt de Business Services Online (of BSO) -portal van de SSA.Als u het BSO-portaal gebruikt, heeft u twee opties om formulier W-3 in te vullen:

• Maak een invulversie van het formulier en print kopieën om in te dienen OF
• Upload loonbestanden vanuit uw belasting- of salarissoftware (BSO genereert automatisch het overeenkomstige formulier W-3).

Als het gaat om het betalen van uw jaarlijkse inhouding en het VAIS-belastingsaldo en het doen van stortingen online kunt u het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) gebruiken.

Als u ervoor kiest om met een belastingprofessional of belastingsoftware te werken, raadt de IRS aan om uw betalingen te doen via elektronische opname van fondsen (of EFW). Met deze optie kunt u in één stap een e-bestand indienen en de betaling autoriseren.

Mail in uw formulier

Hoewel de SSA er de voorkeur aan geeft dat werkgevers online indienen, hebben kleine bedrijven ook de mogelijkheid om te mailen in formulier W-3 samen met al uw W-2-formulieren en bijbehorende belastingbetalingen.

Voordat u uw formulier en betaling verzendt, moet u papieren exemplaren bestellen van formulier W-2 en W- 3 van de IRS. Opmerking: deze formulieren kunnen niet worden gedownload van de IRS-website en vervolgens worden verzonden. U moet papieren exemplaren bestellen bij de SSA.

Nadat u de formulieren heeft besteld en ingevuld, kunt u ze mailen naar de adres hieronder vermeld (evenals op pagina 5 van de instructies voor formulieren W-2 en W-3):

Socialezekerheidsadministratie

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Opmerking: als u de formulieren ’s nachts moet verzenden om de deadline te halen (meestal via particuliere vervoerders zoals Fedex of UPS), moet u ze hiernaartoe sturen adres in plaats daarvan:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Werk samen met een accountant om voor u een dossier in te dienen

De laatste optie die werkgevers hebben voor het indienen van formulier W-3 en eventuele uitstaande betalingen of stortingen, is werken met een belastingprofessional die kan zowel het indienen als het deponeren voor u verzorgen. Beide worden vaak gedaan via het Electronic Funds Withdrawal (EFW) -systeem waarnaar eerder werd verwezen.

Afronden

Oef, we hebben vandaag veel besproken over IRS-formulier W-3. Voor een snelle referentie zijn hier de belangrijkste punten die werkgevers zoals u moeten weten:

• Formulier W-3 vermeldt het totale salaris en de lonen die aan al uw werknemers zijn betaald, samen met het totale inkomen en VAIS-belastingen achtergehouden gedurende het voorgaande jaar
• Elke werkgever die een of meer W-2-formulieren indient, moet ook formulier W-3 indienen.
• Bestel papieren exemplaren van het formulier op de IRS-website en e- bestand via het BSO-portaal van de SSA