Project Scope Management is een gedefinieerd proces voor het voltooien van een tijdelijk project. Het is een essentieel element voor de functie van elk team, zorgt voor maximale efficiëntie, elimineert onnodig of overtollig werk en houdt een team bij elke stap op dezelfde lijn. De projectomvang helpt ook om de verwachtingen van de klant te managen en het project op tijd en binnen het budget te houden.

Wat is projectmanagement?

Projectscope-management verwijst naar een reeks processen die moeten worden voltooid om een ‘project’ op te leveren, wat een product, dienst of resultaat met specifieke kenmerken of functies kan zijn. Scope Management richt zich op ‘hoe we daar komen’ of misschien beter gezegd ‘welke stappen nemen we om daar te komen?’ Deze stappen zijn gedefinieerd en in kaart gebracht zodat projectmanagers en supervisors kunnen bepalen hoeveel werk er nodig is en waar het team zich op moet concentreren om het project te voltooien.

Project Scope Management moet niet worden verward met Product Scope Management, dat zich meer richt op de functionele eisen van het product / dienst / resultaat. Dit type scope definieert wat het product is, hoe het eruit zal zien en hoe het zal functioneren, of het nu het product als geheel is of een component van het product.

Project Scope Management omvat drie processen:

• Planning – Het project is gedefinieerd en het werk (of de processen) die nodig zijn om het project op te leveren, wordt bepaald.
• Controle – Dit omvat het volgen, beheren en bewaken van de voortgang van een project, inclusief het volgen van documentatie, bereikvergroting, het volgen van het werk tijdens elke fase en het afkeuren / goedkeuren van eventuele wijzigingen onderweg.
• Afsluiten – Dit is het afrondende deel van het proces, wat een audit van de projectresultaten inhoudt en toegang krijgt tot de resultaten van het eindproduct tegen het oorspronkelijk gedefinieerde plan.

Hier is een voorbeeld van een projectscope-managementplan:

Bron: MindGenius

U kunt uw Project Scope Management-plannen ook als gids opmaken. Aanvullende voorbeelden zijn hier te vinden.

Bepaal uw project scope statement

De scope statement is waar u het werk identificeert dat moet worden gedaan om het project te voltooien. Het definieert uw doelstellingen en stuurt de processen voor het voltooien van het project. Mogelijk ziet u de scope-verklaring ook wel ‘het werkoverzicht’ of ‘referentietermijn’.

Als u een duidelijke scope-verklaring heeft, weet u zeker dat iedereen weet wat hij kan verwachten, dat elke vereiste stap wordt genomen , en dat het project met succes op tijd en binnen het budget is voltooid.

De scope-verklaring moet een lijst bevatten van alles wat nodig is om het kader voor het project te creëren, inclusief: projectdoelen, te leveren producten, functies, functies, taken , deadlines en kosten.

De projectmanager moet, in samenwerking met de teamleiders en belanghebbenden, de scope-verklaring opstellen en ervoor zorgen dat:

• Het omvat alleen de werk (omvang) vereist;
• Elke stap van het project kan op tijd worden voltooid, en
• Dat het project kan worden voltooid binnen het toegewezen budget.

De scope statement moet het volgende bevatten:

1. De grenzen van het project (wat is en wat is niet inbegrepen)
2. De verantwoordelijkheden van elk team en de individuele teamleden
3. De procedures voor het voltooien van elke stap van het project
4. Hoe elke stap zal worden geverifieerd en goedgekeurd

Waarom het project scope statement is essentieel

Zonder kaart zou je geen lange roadtrip maken. De projectscope-instructie is als een kaart die wordt gebruikt om van begin tot eind te komen. Zonder deze verklaring kunnen teamleden niet duidelijk zijn over wat ze moeten doen en wanneer. U loopt ook meer kans om deadlines te missen, fouten te maken en het budget te overschrijden.

De scope statement wordt ook onderdeel van uw essentiële documentatie, waarmee u bewijst dat alle partijen op de hoogte waren van en zich voor het project hadden aangemeld voordat het werk begon . U heeft een dergelijke verklaring nodig om uw belangen te beschermen in geval van geschillen met de opdrachtgever, aannemers, onderaannemers of werknemers.

Hier is een voorbeeld van een verklaring van de projectomvang:

Bron: Example.com

Aanvullende voorbeelden van Project Scope Statement zijn hier te vinden.

Projectbeheer stappen

Het beheer van de projectomvang vereist een aantal stappen om ervoor te zorgen dat de juiste processen worden ingevoerd. Over het algemeen zijn er zes stappen die kunnen worden toegepast op bijna elke branche of elk type project, of het nu gaat om een nieuw product, computernetwerksysteem, computersoftware / hardware, engineeringproject, bouwproject of een nieuwe afdeling binnen een organisatie.

Plan Scope Management

Deze eerste stap omvat het plannen van het proces en het creëren van een scope management plan. Het doel van deze stap is om te bepalen hoe de scope zal worden gedefinieerd, beheerd, geverifieerd en gecontroleerd.

Er zijn 4 hoofdonderdelen van het scope-beheerplan:

• Vereisten
• Scope Statement
• Work Breakdown Schedule
• WBS (Work Breakdown Structure) Woordenboek

Verzamel vereisten

Deze tweede stap zal bepalen wat er tijdens het project moet worden bereikt. U moet de vereisten van alle belanghebbenden verzamelen, waaronder de klant, het senior management, investeerders, overheidsinstanties, buren of nabijgelegen landeigenaren. U bepaalt de tijdlijn van het project, de toewijzing van middelen en stelt de doelen van het project vast.

Er zijn 5 categorieën projectvereisten:

• Zakelijke vereisten
• Vereisten van belanghebbenden
• Productvereisten
• Overgangsvereisten
• Kwaliteitsvereisten

Bereik definiëren

Deze stap omvat het bepalen van de omvang van het werk dat betrokken zal zijn om het project op te leveren. Het moet de stappen beschrijven die zullen worden ondernomen om de doelstellingen en doelstellingen van het project te bereiken.

Definieer de projectomvang door te identificeren:

• Projectdoelstellingen
• Doelen
• Subfasen
• Taken
• Bronnen
• Budget
• Planning

In deze fase legt u ook de parameters van het project vast. Met andere woorden, u moet precies definiëren wat er in het project is opgenomen en wat niet. Dit zorgt ervoor dat de klant, belanghebbenden, senior management, projectmanager en teamleden allemaal op de hoogte zijn van wat er wordt verwacht.

WBS maken

De Work Breakdown Structure (WBS) omvat onderverdeling de projectresultaten in kleinere eenheden. In principe splitst u het project op in fasen, inclusief de taken die nodig zijn om elke fase te voltooien.

Als u een huis bouwt, kunnen de WBS-fasen het volgende omvatten:

• Ontwerp – Plannen / blauwdrukken maken en wijzigingen aanbrengen in de plannen
• Structureel – Uitgraven, fundering storten, framen, gipsplaten en dakbalken
• Nutsvoorzieningen – Loodgieterswerk, elektriciteit en HVAC
• Afwerking – schilderen, ramen, dakbedekking, gevelbeplating en landschapsarchitectuur

Een WBS-voorbeeld:

Bron: Lucidchart

5. Valideer bereik

Deze stap heeft te maken met het formaliseren van de acceptatie van te leveren producten. In deze fase gaat het niet om de deliverables zelf, maar om hoe ze worden geaccepteerd en goedgekeurd. Het doel van deze fase is om te voorkomen dat belanghebbenden besluiten dat dingen anders hadden moeten worden gedaan nadat het project is voltooid.

Validatiebereik moet omvatten:

• Of de projectresultaten worden geaccepteerd?
• Wie accepteert projectresultaten?
• Onder welke voorwaarden worden de te leveren producten geaccepteerd?

Controlebereik

Dit verwijst naar het proces van het bewaken van de voortgang en het beheren van veranderingen die tijdens het project optreden. Het houdt toezicht op “scope creep”, wat gebeurt wanneer extra taken worden toegevoegd / gewijzigd, zonder de nodige wijzigingen in de scope aan te brengen in termen van planning, kosten en middelen. Dit is een essentieel onderdeel van het proces omdat wijzigingen kunnen resulteren in verloren tijd. kostenoverschrijdingen en vereist de herverdeling van activa en mankracht.

10 tips voor een succesvolle projectplanning en -beheer

Het plannen van een project vereist gedegen projectomvangbeheer. U moet een duidelijk plan hebben zodat alle betrokken partijen weten wat ze kunnen verwachten en wat hun rol zal zijn.

Hier zijn 10 laatste tips voor succesvol projectbeheersing:

1. Begrijp het project – Jij moet de interesses, behoeften en doelen van de klant identificeren en begrijpen en een stevige greep hebben op de doelstellingen van het project.
2. De projectvereisten identificeren – Om te weten welke middelen nodig zijn, moet u de vereisten om het project te voltooien. Je zult dan een thee moeten samenstellen m, rollen definiëren en taken toewijzen.
3. Huur een gekwalificeerde projectmanager in – Het beste plan ter wereld valt uit elkaar als je niet de juiste projectmanager hebt. Ze moeten bedreven zijn in het leiden van een team, met een duidelijk begrip van hoe taken moeten worden toegewezen op basis van de vaardigheden en persoonlijkheden van elke persoon.
4. Definieer mijlpalen – Om een project te voltooien, moet u de belangrijkste fasen definiëren van een project of mijlpaal. Je moet ook bepalen hoe je elke fase / mijlpaal moet evalueren en goedkeuren.
5. Communicatie onderhouden – Je moet in staat zijn om te communiceren met de belanghebbenden, de projectmanager, supervisors, aannemers en teamleden om problemen en veranderingen te bespreken zodat iedereen op dezelfde pagina blijft.
6. Identificeer de sterke en zwakke punten van teamleden – Als u zich bewust bent van de sterke en zwakke punten van teamleden, wordt het team efficiënter, zodat u aan de projectvereisten kunt voldoen.
7. Profiteer van het management tools – Er zijn veel bronnen in online projectbeheersoftware. Deze tools kunnen een gecentraliseerd platform zijn voor het volgen, beheren, delen en communiceren met iedereen die bij het project betrokken is.
8. Oefen risicobeheer – Het beheren van potentiële risico’s is essentieel om potentiële bedreigingen te identificeren en om fouten en kostenoverschrijdingen die een project kunnen laten ontsporen.
9. Te testen resultaten – Om een project met succes af te leveren, moet u tests ontwikkelen op kritieke mijlpalen. Dit zorgt ervoor dat aan de vereisten van elke stap is voldaan.
10. Evaluatie van het project – Nadat een project is voltooid, moet de projectmanager de verschillende onderdelen van het project en het project als geheel beoordelen en evalueren. Het doel is om successen te identificeren, evenals gebieden waar verbeteringen kunnen worden aangebracht om fouten bij toekomstige projecten te voorkomen.

Verbeter uw vaardigheden op het gebied van projectmanagement

Global Knowledge biedt een uitgebreide bibliotheek met trainingscursussen en certificeringen voor projectmanagement, waaronder CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) en meer.

• Bekijk trainingscursussen voor projectmanagement
• Bekijk trainingscursussen voor projectmanagement