Wysyłanie e-maila z prośbą o urlop to nowoczesny, formalny sposób poproszenia o kilka dni wolnych od pracy z konkretnego powodu. Pracownicy otrzymują corocznie określoną liczbę zwolnień lekarskich i urlopowych, w zależności od polityki firmy. Przed wysłaniem e-maila z podaniem o urlop zapoznaj się z firmowymi zasadami dotyczącymi urlopów. Gwarantuje to, że złożysz wniosek poprawnie.

Zostaw e-maile z prośbą o pozostawienie

Dlaczego powinieneś wysyłać e-mail z prośbą o urlop

E-mail z prośbą o urlop to oficjalny dokument elektroniczny, który informuje Twoich przełożonych i pracodawców że planujesz zrobić sobie przerwę w pracy na określony czas. Musisz mieć uzasadniony powód do wzięcia urlopu, jeśli chcesz, aby pracodawcy zaakceptowali Twoją prośbę.

Niezależnie od tego, czy planujesz napisać wiadomość e-mail dotyczącą osobistego, czy zwolnienia chorobowego, ważne jest, aby prośba została sporządzona na piśmie. Oto główne powody, dla których wysłałeś tę wiadomość e-mail:

Na potrzeby dokumentacji

Jeśli nie chcesz mieć żadnych problemów, musisz mieć e-mail z podaniem o urlop wszystkie odpowiednie odpowiedzi na nią udokumentowane. W ten sposób zachowasz swoje prawa i prawa Twojej firmy na wypadek jakiegokolwiek konfliktu lub nieporozumienia. W takim przypadku możesz pokazać e-maile jako dowód, że otrzymałeś zgodę przed wyjazdem.

W przypadku procedur zatwierdzania w Twojej firmie.

Większość firm ma własne procedury zatwierdzania pozostawia. Sprawdź, czy musisz wysłać wydrukowaną kopię, czy wystarczy e-mail z prośbą o urlop. W ten sposób nie złamiesz żadnych zasad firmy.

Powody napisania e-maila z prośbą o urlop

Istnieją różne powody, dla których pracownicy biorą urlop. Próbując sprawdzić próbki tych listów, możesz zobaczyć próbki wiadomości e-mail z dnia choroby, próbki wiadomości e-mail z dnia osobistego i nie tylko. Powodem wskazanym w e-mailu może być:

• Urlop roczny: jest to najczęstszy powód, dla którego pracodawcy widzą e-maile z prośbą o urlop. Większość pracowników otrzymuje w roku określoną liczbę dni, które mogą wykorzystać oddzielnie lub wszystkie w tym samym czasie.
• Urlop lub urlop: w większości firm jest to to samo, co urlop coroczny. Ale ci, którzy zajmują wysokie stanowiska, mogą mieć oddzielne urlopy lub urlopy.
• Zwolnienie lekarskie: wyślij wiadomość e-mail dotyczącą zwolnienia lekarskiego, jeśli nie możesz przyjść do pracy z powodu choroby lub urazu. W zależności od polityki Twojej firmy może być konieczne przedstawienie dodatkowej dokumentacji dotyczącej tego rodzaju urlopu.
• Urlop bezpłatny: mimo że nadal możesz uzyskać zgodę na tego rodzaju urlop, nie otrzymasz wynagrodzenia dla tego. Większość ludzi korzysta z tego rodzaju urlopu, jeśli wykorzystali już wszystkie swoje roczne urlopy.
• Urlop w nagłych wypadkach: nazywany jest również urlopem krótkoterminowym i można z niego skorzystać w nagłych wypadkach.
• Urlop: w przypadku tego rodzaju urlopu odstąpiłbyś od swoich obowiązków i obowiązków, ale nadal byłbyś pracownikiem firmy. Uzyskanie zgody na tego rodzaju urlop zależy od przyczyny.
• Urlop edukacyjny: jest to specjalny rodzaj urlopu, w ramach którego firma zezwala swoim pracownikom na zwolnienie z pracy w celach edukacyjnych, takich jak udział w seminariach, kursach, i tym podobne.
• Urlop macierzyński: kobiety korzystają z tego rodzaju urlopu przed i po urodzeniu dziecka. W większości przypadków otrzymują również rekompensatę podczas urlopu.
• Urlop wyrównawczy: pracownicy, którzy pracują nadliczbowo, mogą otrzymać tego rodzaju urlop.
• Urlop okolicznościowy: ten rodzaj urlop przysługuje pracownikom, którzy doświadczyli w życiu niefortunnego zdarzenia, takiego jak kryzys osobisty lub śmierć.

Wskazówki dotyczące tworzenia wiadomości e-mail z prośbą o urlop

Wielu pracowników może czuć pewien poziom obaw przy składaniu wniosku o urlop. Ale nie powinno to mieć miejsca, ponieważ pracownicy zarabiają na tych urlopach, zwłaszcza jeśli są już w firmie przez dłuższy czas.

O ile tworzysz e-mail z prośbą o urlop zawodowy, a Ty masz uzasadniony powód, Twój pracodawca nie będzie miał powodu, aby odrzucić Twoją prośbę. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci stworzyć świetną wiadomość e-mail z wnioskiem o urlop:

Użyj uprzejmego i przyjemnego tonu

Jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie, to jest pierwszy krok. Tworzenie wiadomości e-mail w ten sposób sprawia, że jest ona dobra do przeczytania, co z kolei zwiększa szansę na zatwierdzenie Twojej prośby.

Podaj powód

Żadna osobista ani próbna wiadomość e-mail nie będzie kompletne bez powodu. Nie możesz poprosić o urlop tylko dlatego, że go chcesz. Upewnij się również, że masz uzasadniony powód, jeśli chcesz uzyskać dobry wynik.

Podaj jasne szczegóły

Wielu pracodawców jest bardzo zorientowanych na szczegóły.Dlatego możesz chcieć podać jasne szczegóły, takie jak data lub godzina urlopu. Podaj też dokładną datę powrotu do pracy. Wskaż też, czy mogą się z Tobą skontaktować, gdy jesteś na urlopie.

Jeśli bierzesz długi urlop, dobrym pomysłem jest również podanie szczegółów dotyczących bieżących zadań lub projektów, które opuszczasz za. Jeśli wyznaczyłeś kogoś do pracy nad tym lub zajmowania się wszelkimi problemami podczas Twojej nieobecności, dołącz te szczegóły do wiadomości e-mail z korzyścią dla swojego pracodawcy.

Prześlij prośbę z wyprzedzeniem

Wreszcie, nigdy nie wysyłaj e-maila z prośbą o urlop zaledwie dzień lub dwa przed wyjazdem. Daj swojemu pracodawcy wystarczająco dużo czasu na zatwierdzenie urlopu i zaplanowanie rzeczy na czas nieobecności w biurze. Zwiększa to również szanse na zatwierdzenie wniosku.

Uwagi przed wysłaniem e-maila z prośbą o urlop

Jeśli już zaplanowałeś urlop, powinieneś wysłać e-mail z prośbą o urlop zaraz po sfinalizowałeś wszystkie swoje plany. Przed wysłaniem wniosku należy również wziąć pod uwagę kilka uwag. Należą do nich:

Wymagania firmy

Jeśli planujesz odejść w bardzo pracowitym czasie dla swojej firmy, kiedy Cię potrzebują, spodziewaj się odrzucenia Twojej prośby. Ważne jest, aby pomyśleć o wpływie urlopu na środowisko pracy. Chociaż masz prawo od czasu do czasu korzystać z urlopu, musisz również pomyśleć o odpowiednim czasie na skorzystanie z urlopu.

Nawet jeśli przesuniesz urlop i zażądasz, aby pracodawcy go zaakceptowali, możesz nie baw się dobrze, ponieważ myślisz o swojej firmie lub próbują się z tobą skontaktować w razie wątpliwości.

Twój zastępca lub osoba odpowiedzialna

Jest to szczególnie ważne, jeśli planujesz długi urlop. Możesz wyznaczyć zastępcę lub osobę odpowiedzialną za Twoje zadania. Tak czy inaczej, musisz dobrze poinstruować tę osobę i poinformować pracodawcę, że zorientowałeś ją, co ma robić podczas Twojej nieobecności.

Okres wypowiedzenia

Jak już wspomniano, ważne jest, aby wysłać wniosek o urlop jak najwcześniej. W ten sposób Twój pracodawca oczekuje, że nie przyjdziesz do pracy i będzie mógł to zaplanować.

Dni świąteczne

Sprawdź, czy dni, w które planujesz wziąć urlop, pokrywają się z święta. W takich przypadkach nie musisz nawet w ogóle składać wniosku, zwłaszcza jeśli Twoja firma jest zamknięta w święta.

Błędy, których należy unikać podczas pisania e-maila z prośbą o urlop

Kiedy jeśli chodzi o pisanie osobistych e-maili dotyczących urlopów, zwolnień lekarskich, a nawet innych formalnych e-maili w pracy, jest kilka błędów, których należy unikać. Pamiętaj, że wysyłanie wiadomości e-mail do innej osoby w biurze odzwierciedla Twój profesjonalizm. Oto kilka błędów, których należy unikać podczas tworzenia wiadomości e-mail:

Nie używaj powitania ani zakończenia

Podczas tworzenia wiadomości e-mail zawsze zaczynaj ją od powitania. Bez tego Twój e-mail wydaje się wymagający i zwięzły. Ponadto zakończ swój e-mail odpowiednim oświadczeniem końcowym, aby pokazać swoją uprzejmość i profesjonalizm.

Zbyt swobodne lub zbyt formalne

E-maile z prośbą o opuszczenie i inne rodzaje e-maili biurowych muszą mieć dobrą równowaga między formalnością a życzliwością. Wysyłanie e-maili tego samego rodzaju, co do jednego z najbliższych przyjaciół, do szefa, nie jest właściwe. Upewnij się, że zachowujesz poziom szacunku w e-mailu.

Ponadto bycie zbyt formalnym może nie odpowiadać niektórym pracownikom. Używanie takiego języka może sprawiać wrażenie, że jesteś zdenerwowany lub żądasz czegoś od odbiorcy. Podczas tworzenia wiadomości e-mail musisz znaleźć odpowiednią równowagę między tymi skrajnościami.

Używając wyrażenia „Do kogo może to dotyczyć”

To jest ogromne nie-nie, zwłaszcza jeśli ponowne wysyłanie wiadomości e-mail z podaniem urlopu. W przypadku tego typu wiadomości e-mail powinieneś już wiedzieć, do kogo ją wysłać. Dlatego w pozdrowieniu użyj imienia i nazwiska tej osoby zamiast tego ogólnego wyrażenia.

Nie zmieniaj Temat

Jednym z najważniejszych aspektów e-maili jest temat. Wysyłając pierwszy e-mail, podaj odpowiedni temat. Jeśli jednak rozpocząłeś nowy wątek lub dyskusję z tego e-maila, pamiętaj, aby zmienić również temat.

Kliknięcie „odpowiedz wszystkim”, gdy musisz odpowiedzieć tylko jednej osobie

Może to być potencjalnie kłopotliwa sytuacja, zwłaszcza jeśli Twój pracodawca poprosił Cię o przedstawienie „osobistego powodu”, a nie chciałeś, aby wszyscy dowiedzieli się, co to jest. Dlatego zanim klikniesz „wyślij”, upewnij się, że e-mail zawiera tylko adres e-mail adresy jednego adresata w polu „Do:”.