Od momentu, gdy nowy pracodawca zatrudni pierwszego pracownika, otwiera się zupełnie nowy świat logistyki płac, formularzy podatkowych i innych nowych obowiązków. Zatrudnienie pierwszego pracownika to ekscytujący czas – Twoja firma się rozwija! – ważne jest, aby opanować nowe obowiązki.

Mimo to wiemy, że niektóre z tych obowiązków mogą wydawać się zniechęcające. Analiza formularzy podatkowych i potrąceń FICA nie przychodzi w sposób naturalny dla wielu właścicieli małych firm, a witryna IRS też nie jest zbyt pomocna.

Dlatego wraz z innymi napisaliśmy ten przewodnik, aby uprościć i uprościć wyjaśnij nowy świat podatków od wynagrodzeń, sprawozdawczości i formularzy IRS.

Tutaj mówimy o formularzu IRS W-3, przekazie wynagrodzeń i deklaracji podatkowych. Wyjaśniamy wszystko, co nowi i doświadczeni pracodawcy powinni wiedzieć, w tym:

• Czym jest formularz W-3
• Dlaczego Social Security Administration (SSA) i IRS wymagają od pracodawców złożenia it
• Jak się dowiedzieć, czy należy złożyć formularz W-3
• Kiedy i jak przesłać formularz W-3

Co to jest formularz W-3?

Jeśli potrzebujesz tylko chudego, oto główne punkty, które należy wiedzieć o formularzu W-3:

• Co zgłoszono w formularzu W-3: Razem potrącone pensje i podatki pracowników
• Kiedy są składane: co roku
• Kto musi złożyć wniosek: Większość pracodawców w USA

Krótko mówiąc, formularz W-3 to dokument używany przez IRS i Zakład Ubezpieczeń Społecznych Administracja (SSA) w celu podsumowania i przesłania formularzy W-2 pracodawcy.

IRS i SSA używają formularza W-3 do śledzenia płac, pensji, prowizji, napiwków i innych wynagrodzeń wypłacanych przez pracodawców w całym okresie rok. Formularz zawiera również informacje o całkowitym dochodzie i podatkach federalnych składek na ubezpieczenie (FICA) potrącanych z wypłat pracowników.

Szczegóły formularza W-3, między innymi:

• Całkowity dochód i pensja wypłacona (wszystkim pracownikom) przez pracodawcę
• Całkowita część tej listy płac, która podlega podatkowi na ubezpieczenie społeczne i Medicare
• Całkowity podatek (dochód i FICA) potrącony od tej wypłaty

Czym różni się formularz W-3 od formularza W-2?

Formularze W-3 i W-2 są niezwykle podobne. Podają wiele z tych samych informacji, a każdy pracodawca, który jest zobowiązany do złożenia jednego lub więcej formularzy W-2, musi również złożyć formularz W-3.

Kluczową różnicą jest to, że formularz W-2 podaje informacje takie jak suma wynagrodzenia i podatki potrącane dla każdego pracownika. Natomiast formularz W-3 podaje łączne wynagrodzenia, wynagrodzenia podlegające opodatkowaniu i podatek potrącony dla pracodawcy.

Krótko mówiąc, formularz W-2 informuje IRS i SSA, ile zapłaciłeś i potrącałeś za Jane w ciągu roku — Formularz W-3 informuje, ile zapłaciłeś i potrącałeś łącznie dla wszystkich swoich pracowników.

Czym różni się formularz W-3 od formularza W-4?

Z drugiej strony, formularz W-4 jest uważany za część wszystkich dokumentów dotyczących nowych pracowników. Za każdym razem, gdy zatrudniasz nowego pracownika, pracodawcy są odpowiedzialni za wypełnienie formularza W-4 i przesłanie wypełnionego formularza do odpowiedniego stanowego katalogu nowych pracowników. Tutaj możesz znaleźć właściwy katalog dla swojego stanu.

Informacje, które nowi pracownicy podają podczas wypełniania formularza W-4, mówią ci, jaką kwotę podatku dochodowego należy potrącać z każdej wypłaty pracownika.

Nie jest to wymagane, ale wielu pracodawców decyduje się na to, aby pracownicy co roku wypełniali nowy formularz W-4 – aby upewnić się, że potrącasz właściwą kwotę.

Dlaczego IRS i SSA wymaga od pracodawców złożenia formularza W-3

Kiedy osoby fizyczne składają roczne zeznanie podatkowe, zgłaszają całkowity dochód, który zarobili, podatki już zapłacone (zwykle z potrącenia przez pracodawcę) oraz należny podatek (lub należny do zwrotu). Zarówno IRS, jak i SSA mają żywotny interes w upewnieniu się, że poszczególne osoby dokładnie zgłaszają cały dochód, jaki otrzymują w ciągu roku, więc wymagają od pracodawców, aby składali formularze W-2 dla każdego pracownika.

Podobnie, w celu śledzenia wszystkich płaconych wynagrodzeń, dochodu i podatków FICA potrącanych przez pracodawcę, SSA wymaga, aby formularz W-3 pełnił rolę strony tytułowej i zawierał wszystkie załączone formularze W-2.

Czym są potrącenia u źródła i podatki FICA?

Może słyszałeś o potrącaniu podatku dochodowego i podatkach FICA, ale czy masz całkowitą jasność co do tego, czym one są? Jeśli odpowiedź brzmi „Nie”, cofnijmy się o krok i wyjaśnijmy.

Jeśli chodzi o podatki od wynagrodzeń i zatrudnienia, istnieją trzy główne rodzaje podatków:

• Podatki u źródła: Są to podatki, które pobierasz z wynagrodzenia swojego pracownika i obejmują one zarówno standardowy podatek dochodowy, jak i część podatku FICA dla pracownika. Twoim zadaniem jest potrącenie tych podatków i zdeponowanie ich w odpowiednim urzędzie skarbowym. co zostało zgłoszone w formularzu W-3.
• Podatki pracodawcy: jak sama nazwa wskazuje, pracodawca płaci całość tych podatków.
• Podatki dzielone: te podatki są dzielone (zwykle 50/50) między Ciebie i Twoich pracowników. Podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare (lub FICA) to jedne z najbardziej znaczących podatków dzielonych. Suma wszystkich składek Twoich pracowników na te podatki jest również podawana na formularzu W-3.

Podatki dochodowe stanowią największą część podstawy opodatkowania podatkiem IRS. Z drugiej strony podatki FICA wpłacane są do Social Security and Medicare (znanego również jako program zabezpieczenia społecznego) w ramach SSA.

Stawka podatku dochodowego każdego pracownika różni się w zależności od jego rocznego dochodu, kwalifikowanych osób na utrzymaniu, preferencje i inne czynniki. Dlatego musisz odebrać formularz W-4 od każdego pracownika. Formularz zawiera informacje o tym, jaką kwotę podatku dochodowego należy odliczyć od każdej wypłaty.

Standardowe stawki podatkowe FICA 2019 sumują się do 7,65% dla każdej strony, w tym pracodawcy i pracownika. Podział wygląda następująco:

• 6,2% podatek na ubezpieczenie społeczne (zwany również OASDI)
• 1,45% podatek Medicare

To ważne należy pamiętać, że podatek na ubezpieczenie społeczne dotyczy tylko pierwszych 132 900 USD, które pracownik zarobi w ciągu roku. Gdy ich zarobki przekroczą ten próg, ani ty, ani pracownik nie ponoszą żadnego dodatkowego podatku na ubezpieczenie społeczne.

Natomiast pracownicy zarabiający więcej niż ustalony próg dochodu muszą płacić dodatkowy podatek Medicare w wysokości 0,9% od zarobków powyżej 200 000 USD. dla osób składających dokumenty jako osoby samotne lub 250 000 USD dla osób składających dokumenty wspólnie z małżonkiem. Pamiętaj: dodatkowy podatek Medicare jest płacony tylko przez pracownika, a nie przez pracodawcę.

Czy muszę złożyć formularz W-3?

Krótko mówiąc, jeśli wymagane do złożenia jednego lub więcej formularzy W-2 dla pracowników, należy również złożyć formularz W-3 w Social Security Administration (SSA). Aby to wyjaśnić, jeśli:

• Potrącałeś jakikolwiek dochód, podatek na ubezpieczenie społeczne lub Medicare od wynagrodzeń pracowników
• Wypłaciłeś 600 USD lub więcej z pensji – nawet jeśli tego nie zrobiłeś potrącać wszelkie dochody, podatek na ubezpieczenie społeczne lub Medicare

Następnie musisz złożyć zarówno formularz W-2, jak i formularz W-3.

Czy muszę wysłać formularz W-3 do pracowników?

Oto prosta odpowiedź dla Ciebie: Nie. Pracodawcy są zobowiązani do wysłania każdemu pracownikowi odpowiedniego formularza W-2 do 31 stycznia każdego roku – ale nie wysyłają formularza W-3 do kogokolwiek innego niż Social Security Administration (SSA).

Jak wypełnić formularz W-3

Jeśli należysz do zdecydowanej większości pracodawców, którzy są zobowiązani do napisz formularze W-2, a zatem formularz W-3, porozmawiajmy o tym, jak i kiedy to zrobisz. Aby wypełnić formularz W-3, musisz mieć przygotowane następujące informacje:

• Twoje dane biznesowe, w tym numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), adres prawny i inne dane kontaktowe informacje
• Łączne wynagrodzenie (pensja, napiwki, prowizja i inne odszkodowania) wypłacone pracownikom w ciągu poprzedniego roku
• Łączne wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu dla Ubezpieczeń Społecznych i Medicare
• Całkowity potrącony podatek dochodowy – zarówno federalny, jak i stanowy
• Całkowity potrącony podatek na ubezpieczenia społeczne
• Całkowity potrącony podatek Medicare

Dobra wiadomość jest taka, że większość wynagrodzeń systemy (w tym Wave) śledzą wszystkie te informacje za Ciebie. Gdy nadejdzie czas podatkowy, możesz szybko i łatwo uzyskać te informacje i nie tylko.

Wypełnianie formularzy W-2

Formularz W-3 zawiera informacje o całkowitych wynagrodzeniach, płacach podlegających opodatkowaniu i podatkach Twoja firma została wstrzymana przez cały rok. Ale jego głównym celem jest pełnienie roli „strony tytułowej” dla formularzy W-2.

Pracodawcy są również zobowiązani do złożenia formularza W-2, który zawiera te same informacje co formularz W-3, ale z podziałem na pracowników – dla każdego pracownika, którego miałeś przez cały rok. Kiedy nadejdzie czas, prześlij formularz W-2 dla każdego pracownika wraz z jednym formularzem W-3, aby podsumować je wszystkie.

Kiedy składać formularz W-3

Formularz W-3 jest zgłoszeniem rocznym, więc IRS i SSA wymagają od pracodawców wypełnienia i przesłania go raz w roku. Roczny termin składania formularza W-3 ( wraz ze wszystkimi odpowiednimi formularzami W-2) przypada na 31 stycznia.

Pamiętaj: musisz również wysłać kopie formularzy W-2 swoim pracownikom w tym samym terminie.

Przesyłanie formularza W-3 do rządu

Pracodawcy mają kilka opcji do wyboru, kiedy przychodzi czas na przesłanie formularza W-3:

• E-plik online
• Mail w swoim formularzu
• Poproś księgowego o złożenie wniosku
• Dowolna kombinacja poprzednich opcji ons

Uwaga: pracodawcy, którzy muszą złożyć ponad 250 formularzy W-2 w ciągu roku, muszą złożyć formularz W-3 drogą elektroniczną. W 2021 r. Ten maksymalny próg spadnie do 100 lub więcej. Począwszy od 2022 roku, maksymalna liczba formularzy spadnie do 10 lub więcej.

E-przesyłanie online

Zgodnie z SSA, elektroniczne składanie zgłoszeń jest szybsze, dokładniejsze i bezpieczniejsze . I pamiętaj: jeśli składasz ponad 250 formularzy W-2 (na rok 2019) wraz z formularzem W-3, musisz złożyć wniosek online.

Aby złożyć formularz W-3 online, będziesz korzystać z portalu Business Services Online (lub BSO) firmy SSA.Korzystając z portalu BSO, będziesz mieć dwie możliwości wypełnienia formularza W-3:

• Utwórz wersję do wypełnienia formularza i wydrukuj kopie do przesłania LUB
• Prześlij pliki płac ze swojego oprogramowania podatkowego lub płacowego (BSO automatycznie wygeneruje odpowiedni formularz W-3).

Jeśli chodzi o płacenie rocznego potrącenia i salda podatkowego FICA oraz dokonywanie wpłat online, możesz skorzystać z elektronicznego systemu płatności podatku federalnego (EFTPS).

Jeśli zdecydujesz się współpracować z doradcą podatkowym lub oprogramowaniem podatkowym, IRS zaleca dokonywanie płatności za pośrednictwem Elektronicznej wypłaty środków (lub EFW). Ta opcja umożliwia wysłanie e-maila i autoryzację płatności w jednym kroku.

Wyślij pocztą w swoim formularzu

Chociaż SSA woli, aby pracodawcy składali dokumenty online, małe firmy mogą również wysyłać pocztę w formularzu W-3 wraz ze wszystkimi formularzami W-2 i odpowiednimi płatnościami podatkowymi.

Przed wysłaniem formularza i płatności należy zamówić papierowe kopie formularza W-2 i W- 3 z IRS. Uwaga: tych formularzy nie można pobrać ze strony internetowej IRS, a następnie wysłać pocztą – musisz zamówić papierowe kopie z SSA.

Po zamówieniu i wypełnieniu formularzy możesz wysłać je pocztą na adres adres podany poniżej (jak również na stronie 5 instrukcji dotyczących formularzy W-2 i W-3):

Administracja Ubezpieczeń Społecznych

Bezpośrednie Centrum Operacyjne

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Uwaga: jeśli musisz wysłać formularze w ciągu nocy, aby dotrzymać terminu (zazwyczaj za pośrednictwem prywatnych przewoźników, takich jak Fedex lub UPS), musisz je wysłać na ten adres adres zamiast:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Poproś księgowego o złożenie wniosku

Ostatnią opcją, jaką pracodawcy mają do wypełnienia formularza W-3 i wszelkich zaległych płatności lub depozytów, jest współpraca z doradcą podatkowym, który może obsłużyć zarówno zgłoszenia, jak i depozyty za Ciebie. Obie te czynności są często wykonywane za pośrednictwem systemu elektronicznego wypłaty środków (EFW), o którym mowa wcześniej.

Podsumowanie

Uff – omówiliśmy dzisiaj dużo na temat formularza W-3 IRS. Dla szybkiego odniesienia, oto główne kwestie, które pracodawcy powinni wiedzieć:

• Formularz W-3 podaje łączne pensje i płace wypłacone wszystkim pracownikom, wraz z całkowitym dochodem i podatkami FICA wstrzymane w poprzednim roku
• Każdy pracodawca, który złoży jeden lub więcej formularzy W-2, musi również złożyć formularz W-3
• Zamów papierowe kopie formularza w witrynie IRS oraz plik za pośrednictwem portalu BSO SSA