Zarządzanie zakresem projektu to zdefiniowany proces kończenia tymczasowego projektu. Jest to niezbędny element funkcjonowania każdego zespołu, zapewniający maksymalną efektywność, eliminujący zbędną lub zbędną pracę i utrzymujący zespół na tej samej stronie na każdym kroku. Zakres projektu pomoże również zarządzać oczekiwaniami klienta i utrzymać projekt w terminie i zgodnie z budżetem.

Co to jest zarządzanie projektem?

Zarządzanie zakresem projektu odnosi się do zestawu procesów, które muszą być zrealizowane w celu dostarczenia „projektu”, który może być produktem, usługą lub rezultatem o określonych cechach lub funkcjach. Zarządzanie zakresem koncentruje się na „jak do tego dojdziemy” lub być może dokładniej na „jakie kroki podejmujemy, aby się tam dostać?” Kroki te są zdefiniowane i zmapowane, aby kierownicy projektów i przełożeni mogli określić ilość potrzebnej pracy i gdzie skoncentrować wysiłki zespołu w celu ukończenia projektu.

Zarządzania zakresem projektu nie należy mylić z produktem Zarządzanie zakresem, które koncentruje się bardziej na wymaganiach funkcjonalnych produktu / usługi / wyniku. Ten rodzaj zakresu określa, czym jest produkt, jak będzie wyglądał i jak będzie funkcjonował, niezależnie od tego, czy jest to produkt jako całość, czy komponent produktu.

Zarządzanie zakresem projektu obejmuje trzy procesy:

• Planowanie – projekt jest definiowany i określana jest praca (lub procesy) potrzebne do realizacji projektu.
• Kontrolowanie – obejmuje śledzenie, zarządzanie i monitorowanie postępu projektu, w tym śledzenie dokumentacji, pełzanie zakresu, śledzenie pracy na każdym etapie i odrzucanie / zatwierdzanie wszelkich zmian po drodze.
• Zamknięcie – to „zamykająca” część procesu, który obejmuje audyt rezultatów projektu i dostęp do wyników produktu końcowego w porównaniu z pierwotnie zdefiniowanym planem.

Oto przykład planu zarządzania zakresem projektu:

Źródło: MindGenius

Plany zarządzania zakresem projektu można również formatować jako wskazówki. Dodatkowe przykłady można znaleźć tutaj.

Określ swoją instrukcję zakresu projektu

Instrukcja zakresu jest miejscem, w którym określisz prace, które należy wykonać, aby ukończyć projekt. Definiuje Twoje cele i kieruje procesami zakończenia projektu. Możesz również zobaczyć opis zakresu zwany „opisem prac” lub „zakresem odniesienia”.

Posiadanie jasnego określenia zakresu zapewni, że każdy będzie wiedział, czego się spodziewać, i że każdy wymagany krok zostanie wykonany i że projekt został pomyślnie zakończony w terminie i zgodnie z budżetem.

Deklaracja zakresu powinna zawierać listę wszystkiego, co jest potrzebne do stworzenia ram projektu, w tym: cele projektu, produkty dostarczalne, cechy, funkcje, zadania , terminy i koszty.

Kierownik projektu, współpracując z liderami zespołów i interesariuszami, powinien opracować deklarację zakresu, zapewniając, że:

• Obejmuje on tylko praca (zakres) wymagana;
• Każdy etap projektu można zakończyć na czas, oraz
• że projekt można ukończyć w ramach wyznaczonego budżetu.

Instrukcja zakresu powinna zawierać:

1. Granice projektu (co jest, a czego nie obejmuje)
2. Obowiązki każdego zespołu i poszczególnych członków zespołu.
3. Procedury wykonywania każdego etapu projektu
4. W jaki sposób każdy etap będzie weryfikowany i zatwierdzany

Dlaczego projekt określenie zakresu jest niezbędne

Nie pojechałbyś w długą podróż bez mapy. Instrukcja zakresu projektu jest jak mapa używana od początku do końca. Bez tego stwierdzenia członkowie zespołu nie mogą jasno określić, co mają robić i kiedy. Jest też bardziej prawdopodobne, że nie dotrzymasz terminów, popełnisz błędy i przekroczysz budżet.

Deklaracja zakresu staje się również częścią Twojej niezbędnej dokumentacji, udowadniając, że wszystkie strony zostały poinformowane i podpisały projekt przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac . Potrzebujesz takiego oświadczenia, aby chronić swoje interesy w przypadku sporów z klientem, wykonawcami, podwykonawcami lub pracownikami.

Oto przykład oświadczenia o zakresie projektu:

Źródło: Example.com

Dodatkowe przykłady zestawienia zakresu projektu można znaleźć tutaj.

Zarządzanie projektem kroki

Zarządzanie zakresem projektu wymaga wykonania kilku kroków, aby zapewnić wdrożenie odpowiednich procesów. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje 6 kroków, które można zastosować w prawie każdej branży lub typie projektu, niezależnie od tego, czy jest to nowy produkt, system sieci komputerowej, oprogramowanie / sprzęt komputerowy, projekt inżynieryjny, projekt budowlany czy nowy dział w organizacji.

Planowanie zarządzania zakresem

Pierwszy krok obejmuje planowanie procesu i tworzenie planu zarządzania zakresem. Celem tego kroku jest określenie, w jaki sposób zakres będzie definiowany, zarządzany, weryfikowany i kontrolowany.

Plan zarządzania zakresem obejmuje 4 główne części:

• Wymagania
• Zakres prac
• Harmonogram podziału pracy
• Słownik WBS (struktura podziału pracy)

Zbierz wymagania

Ten drugi krok pozwoli ustalić, co należy zrobić w trakcie projektu. Będziesz musiał zebrać wymagania wszystkich interesariuszy, w tym klienta, kierownictwa wyższego szczebla, inwestorów, regulatorów rządowych, sąsiadów lub okolicznych właścicieli gruntów. Określisz harmonogram projektu, alokację zasobów i ustalisz cele projektu.

Istnieje 5 kategorii wymagań projektowych:

• Wymagania biznesowe
• Wymagania interesariuszy
• Wymagania dotyczące produktów
• Wymagania przejściowe
• Wymagania jakościowe

Zdefiniuj zakres

Ten krok polega na określeniu zakresu prac, które będą zaangażowane w realizację projektu. Powinien nakreślić kroki, które zostaną podjęte, aby osiągnąć cele i założenia projektu.

Zdefiniuj zakres projektu, określając:

• Cele projektu
• Cele
• Fazy podrzędne
• Zadania
• Zasoby
• Budżet
• Harmonogram

Na tym etapie ustalisz również parametry projektu. Innymi słowy, musisz dokładnie zdefiniować, co jest zawarte w projekcie, a co nie. Gwarantuje to, że klient, interesariusze, kierownictwo wyższego szczebla, kierownik projektu i członkowie zespołu są świadomi tego, czego się oczekuje.

Utwórz WBS

Struktura podziału pracy (WBS) obejmuje podział wyniki projektu na mniejsze jednostki. Zasadniczo dzielisz projekt na fazy, w tym zadania wymagane do ukończenia każdej fazy.

Jeśli budowałeś dom, fazy WBS mogą obejmować:

• Projektowanie – tworzenie planów / planów i wprowadzanie zmian w planach
• Konstrukcje – wykopy, wylewanie fundamentów, ramy, płyty gipsowo-kartonowe i belki stropowe
• Media – hydrauliczne, elektryczne i HVAC
• Wykończenie – Malowanie, okna, pokrycia dachowe, siding i zagospodarowanie terenu

Przykład WBS:

Źródło: Lucidchart

5. Walidacja zakresu

Ten krok ma związek z formalizowaniem akceptacji rezultatów. Ta faza nie dotyczy samych produktów, ale sposobu ich akceptacji i zatwierdzenia. Celem tej fazy jest uniknięcie decyzji przez interesariuszy, że po zakończeniu projektu sprawy należało wykonać inaczej.

Weryfikacja zakresu powinna obejmować:

• Czy rezultaty projektu są akceptowane?
• Kto akceptuje elementy projektu?
• Na jakich warunkach będą akceptowane elementy?

Zakres kontroli

Odnosi się to do procesu monitorowania postępów i zarządzania zmianami, które pojawiają się w trakcie projektu. Monitoruje „pełzanie zakresu”, które ma miejsce w przypadku dodawania / zmiany dodatkowych zadań, bez wprowadzania niezbędnych zmian w zakresie pod względem harmonogramu, kosztów i zasobów. Jest to istotna część procesu, ponieważ zmiany mogą skutkować stratą czasu, przekroczenia kosztów i będą wymagały realokacji zasobów i siły roboczej.

10 wskazówek dotyczących udanego planowania i zarządzania projektem

Planowanie każdego projektu wymaga solidnego zarządzania zakresem projektu. Musisz mieć jasny plan tak, aby wszystkie zaangażowane strony wiedziały, czego się spodziewać i jakie będą ich role.

Oto 10 ostatnich wskazówek, jak skutecznie zarządzać zakresem projektu:

1. Zrozum projekt – Ty musi zidentyfikować i zrozumieć interesy, potrzeby i cele klienta oraz dokładnie zrozumieć cele projektu.
2. Zidentyfikować wymagania projektu – aby wiedzieć, jakie zasoby są potrzebne, należy określić wymagania do ukończenia projektu. Następnie będziesz musiał przygotować herbatę m, definiuj role i przydzielaj zadania.
3. Zatrudnij wykwalifikowanego kierownika projektu – najlepszy plan na świecie się rozpadnie, jeśli nie masz odpowiedniego kierownika projektu. Powinni umieć zarządzać zespołem i dobrze rozumieć, jak przydzielać zadania na podstawie umiejętności i osobowości każdej osoby.
4. Zdefiniuj kamienie milowe – aby ukończyć projekt, musisz zdefiniować kluczowe fazy projektu lub kamienia milowego. Musisz także zdefiniować, jak oceniać i zatwierdzać każdą fazę / kamień milowy.
5. Utrzymywać komunikację – musisz być w stanie komunikować się z interesariuszami, kierownikiem projektu, przełożonymi, wykonawcami i członkami zespołu w celu omówienia problemów i zmian aby wszyscy pozostali na tej samej stronie.
6. Zidentyfikuj mocne i słabe strony członków zespołu – świadomość mocnych i słabych stron członków zespołu sprawi, że zespół będzie bardziej wydajny, abyś mógł spełnić wymagania projektu.
7. Korzystaj z zarządzania narzędzia – oprogramowanie do zarządzania projektami online zawiera wiele zasobów. Narzędzia te mogą stanowić scentralizowaną platformę do śledzenia, zarządzania, udostępniania i komunikowania się ze wszystkimi zaangażowanymi w projekt.
8. Ćwicz zarządzanie ryzykiem – zarządzanie potencjalnym ryzykiem jest niezbędne, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia i uniknąć błędów oraz przekroczenia kosztów, które mogą zepsuć projekt.
9. Wyniki testów – aby pomyślnie zrealizować projekt, należy opracować testy na krytycznych etapach. Zapewni to spełnienie wymagań na każdym etapie.
10. Ocena projektu – Po zakończeniu projektu kierownik projektu powinien przejrzeć i ocenić różne komponenty projektu oraz projekt jako całość. Celem jest zidentyfikowanie sukcesów, a także obszarów, w których można wprowadzić ulepszenia, aby zapobiec błędom w przyszłych projektach.

Popraw swoje umiejętności zarządzania projektami

Global Knowledge oferuje obszerna biblioteka szkoleń i certyfikatów z zakresu zarządzania projektami, w tym CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) i nie tylko.

• Wyświetl kursy szkoleniowe z zakresu zarządzania projektami
• Wyświetl szkolenia certyfikacyjne z zarządzania projektami