Przeglądanie raportu wiekowania należności co najmniej raz w miesiącu – a najlepiej częściej – może pomóc upewnić się, że klienci a klienci ci płacą. Mówi ci przynajmniej, gdzie stoją, abyś mógł w razie potrzeby podjąć kroki w celu zebrania.

Objaśnienia dotyczące należności

Należności czasami nazywane „należnościami” lub „A / R” to kwoty należne firmie od jej klientów. Możesz uznać je za „płatności należne mojej firmie”.

Należności są traktowane jako aktywa biznesowe, ponieważ mają wartość. „To całkowita kwota zadłużenia Twojej firmie”. Zajmują wysokie pozycje na liście aktywów, ponieważ można je zamienić na gotówkę. Zaraz po ich opłaceniu stają się gotówką.

Niektóre firmy gotówkowe lub firmy, które w dużym stopniu polegają na klientach korzystających z kart kredytowych, nie mają żadnych należności. Ale jeśli wystawiasz rachunki swoim klientom i oferujesz im warunki, takie jak płatność przez określony czas, będziesz chciał mieć możliwość uruchomienia raportu wiekowania sprzedaży, aby zobaczyć, ile jest należne od każdego z nich.

Metoda księgowania i należności

Prawdopodobnie używasz metody rachunkowości memoriałowej, a nie kasowej, jeśli Twoja firma ma dużą liczbę klientów, którzy nie zapłać natychmiast. ta metoda rozliczania służy do dopasowania dochodów i wydatków we właściwym roku. Dzięki rachunkowości memoriałowej możesz uwzględnić kwotę należności w dochodzie brutto za rok podatkowy, jeśli możesz ustalić swoje prawo do otrzymania pieniędzy i kwoty, z na przykład faktura.

Proces zbierania pieniędzy od klientów z tego typu firm zazwyczaj zaczyna się od faktury – rachunku dla klienta. Faktura określa należną kwotę i termin jej wymagalności, w tym warunki płatności. Warunki płatności czasami zawierają rabat za wcześniejszą płatność. Mogą również zawierać warunki i opłatę za przedłużenie terminu płatności.

Raport wiekowania rozrachunków z odbiorcami

Wiekowanie należności, czasami nazywane uzgadnianiem należności, to proces kategoryzowania wszystkich kwot zadłużonych od wszystkich klientów, w tym kwoty były zaległe i niezapłacone. „Ponownie„ postarzasz ”te informacje. Raport wiekowania służy do ściągania długów i ustalania kredytu.

Standardowe kategorie tego typu raportów obejmują:

• Bieżące: wymagalne natychmiast
• 1 do 30 dni: termin w ciągu najbliższych 30 dni
• 31 do 60 dni: zaległy miesiąc
• 61 do 90 dni: zaległość dwa miesiące
• 91 dni i więcej: przeterminowane ponad dwa miesiące

Jeśli klient ma kilka rachunków, które zostały naliczone w różnym czasie, raport pokaże, jaka kwota jest należna a o której godzinie. Na przykład raport wiekowania należności dla Delikatesów JR może brzmieć mniej więcej tak:

• 230 USD 30 dni
• 120 USD 60 dni
• 390 USD Ponad 90 dni.

Celem tego wiekowania należności jest pokazanie, jakie należności należy pilniej zająć, ponieważ „ były już spóźnione. Ten raport jest standardem w większości programów księgowych, w tym w systemach online.

Znaczenie raportu wiekowania rozrachunków z odbiorcami

Zasada numer jeden w windykacji jest taka, że im dłuższy jest dług, tym mniej prawdopodobne jest, że „będziemy w stanie je odzyskać. Znajomość klientów i ich długów jest niezbędna do ściągania od nich należności.

Jak korzystać z raportu wiekowania sprzedaży

Najpierw przyjrzyj się największym kwotom zadłużenia wszystkich klientów. Czy te kwoty są aktualne? Czy są to 30 dni? A może te rachunki były nieuregulowane od 120 dni lub więcej?

Weź pod uwagę zasadę 80/20 (czasami nazywaną zasadą Pareto), która mówi, że około 80% problemów jest spowodowanych przez 20% grupy. Jeśli skupisz się na 20%, klienci z najwyższym saldem, maksymalizujesz swoje zbiory. To zapewni Ci najwyższy zwrot. Określ, jak poradzisz sobie z każdym z tych dużych rachunków, a następnie utwórz plan i poproś o rozpoczęcie pracy menedżera ds. należności.

Biorąc Klienci windykacji

Spójrzmy teraz na rachunki, których termin płatności upłynął od dłuższego czasu. Określ, czy jesteś gotowy, aby zabrać każdego z tych klientów do następnego etapu procesu windykacji, wysyłając rachunki do agencji windykacyjnej lub wnosząc pozew do sądu ds. Drobnych roszczeń. Możesz wiedzieć, że żona klienta ma śmiertelnego raka, więc może zdecydować, że nie wniesie sprawy do sądu.To Twoja firma, więc możesz podjąć decyzję.

Na koniec użyj systemu windykacji, aby określić, w jaki sposób będziesz kontaktować się ze wszystkimi klientami, którzy zalegają z rachunkami 30 dni lub więcej. Pozwól systemowi Cię poprowadzić, ale nie wahaj się robić wyjątków.

Zanim spróbujesz pozwać kogoś do sądu w związku z nieściągalnym długiem, pamiętaj o statucie swojego stanu ograniczeń dotyczących zbiorów. Ten okres zależy od stanu.

Średni okres zbierania danych

Możesz również obliczyć współczynnik analizy biznesowej zwany „średnim okresem zbierania danych”. To wyliczenie pokazuje średnią liczbę dni, które są potrzebne do zebrania sprzedaży w firmie. Możesz zobaczyć, czy ten współczynnik rośnie w czasie, a jego gromadzenie zajmuje dużo czasu.

Wzór na średni okres zbierania to:

Co jeśli nie możesz odebrać?

Możesz ubiegać się o odliczenie nieściągalnych długów w zeznaniu podatkowym z działalności gospodarczej, jeśli nie możesz pobrać należności. Aby to zrobić, musisz korzystać z rachunkowości memoriałowej.

Przed