Chcesz się dowiedzieć, jak stworzyć politykę obecności pracowników?

Firmy odnoszące sukcesy na całym świecie mają jedną wspólną cechę – wszystkie charakteryzują się doskonałą frekwencją pracowników.

Ale co się stanie, gdy Twoi pracownicy się nie pojawią?

Twoje procesy zostaną zakłócone, staniesz w obliczu kryzysu kadrowego i nieuchronnie przeoczysz swoje terminy. A wraz z pandemią COVID-19, która dotyka firmy na całym świecie, zdalne monitorowanie obecności pracowników staje się trudniejsze niż kiedykolwiek!

Czy nie brzmi to idealnie, prawda?

Szczegółowa polityka dotycząca obecności pracowników jest skuteczny sposób na uniknięcie tych problemów z frekwencją.

Zarysuje wszystko, co Twoi pracownicy powinni wiedzieć o przychodzeniu do pracy i konsekwencjach słabej obecności pracowników.

Aby Ci pomóc, omówimy, czym jest polityka frekwencji i co należy uwzględnić w polisie. Na początek podamy przykładowy szablon zasad dotyczących obecności pracowników.

Ten artykuł zawiera:

• Co to jest pracownik Polityka frekwencji
• Dlaczego potrzebujesz polityki frekwencji
• Co powinna zawierać polityka obecności pracowników
• Przykładowy szablon polityki obecności pracowników

Co to jest polityka dotycząca obecności pracowników?

Uwaga: kilka pierwszych sekcji obejmuje podstawy zasad dotyczących obecności i ich zakres, jeśli chcesz przejść od razu do szablonu, kliknij tutaj .

Polityka obecności pracowników to dokument, który zawiera wszystkie informacje potrzebne Twoim pracownikom w zakresie obecności. Będzie zawierał informacje na temat tego, jak pracownicy mają być obecni w pracy, oczekiwany poziom obecności, a nawet problemy związane z obecnością.

Na przykład uczciwa polityka obecności pracowników obejmie szereg typowych problemów z obecnością. Te problemy z frekwencją mogą obejmować spóźnienia i niezaplanowaną nieobecność, a nawet dni chorobowe i urlopy osobiste.

Ta zasada pomaga również wyjaśnić postępowanie dyscyplinarne w przypadku osób, które nie przestrzegają wymagań firmy w zakresie obecności.

Dlaczego potrzebujesz polityki obecności?

Posiadanie zasady obecności pracowników mają kilka zalet:

Utrzymuje wszystkich na tej samej stronie

Polityka obecności pomaga pracownikowi zrozumieć, czego się od niego oczekuje, jeśli chodzi o obecność w pracy. Ta polityka wyjaśnia również, dlaczego ich punktualność i regularna obecność są ważne.

Wyraźnie zarysuje również konsekwencje nieprzestrzegania wytycznych dotyczących obecności – upewniając się, że wszyscy wiedzą, czego powinni unikać.

Chroni się przed możliwymi postępowaniami sądowymi

Co się stanie, jeśli nieobecność pracownika i następująca po niej kara spowoduje roszczenia dotyczące niesprawiedliwego traktowania przez tego pracownika?

Aby się przed tym uchronić, polityka obecności służy jako dokument prawny. Ponieważ w jasny sposób obejmuje szeroki zakres problemów związanych z frekwencją – każdy pracownik wie, co go czeka.

W ten sposób, w przypadku jakichkolwiek przyszłych sporów sądowych, możesz odwołać się do zasad zawartych w ich podręczniku dla pracowników jako dowód, że wszystko zostało wyjaśnione, a pracownik wyraził zgodę na przestrzeganie tych przepisów.

Co wchodzi w skład polityki dotyczącej obecności pracowników?

Teraz wiesz, dlaczego posiadanie polityki obecności pracowników jest ważne, ale co powinno się w niej znaleźć?

Aby upewnij się, że nie przegapisz niczego ważnego, przygotowaliśmy listę ważnych sekcji, które powinny zostać uwzględnione w Twojej polityce.

Wyjaśnienia dotyczące wszystkich aspektów obecności

Jak możesz upewnić się, że zasady dotyczące obecności są zrozumiałe dla wszystkich?

Chcesz omówić różne kwestie związane z frekwencją w Twoja polityka.

Jednak zbyt wiele terminów może zmylić pracownika.

Jasne wyjaśnienie różnych terminów używanych w polityce pomoże Ci uniknąć wszelkich nieporozumień dotyczących oczekiwań pracowników w zakresie obecności.

Oto kilka przykładów terminów, które należy zdefiniować w swojej polityce:

A. Absencja

Kiedy zaczynasz definiować absencję w swojej polityce, musisz dokładnie określić, co oznacza, że pracownik jest nieobecny. Pamiętaj, że absencja może obejmować dni wolne od pracy, zwolnienie lekarskie lub pracę ławy przysięgłych.

Twoi pracownicy również muszą wiedzieć, co muszą zrobić, aby uniknąć negatywnych punktów obecności lub działań dyscyplinarnych.

Pamiętaj, aby uwzględnić również to, co uważasz za nadmierną absencję lub porzucenie pracy, a także działania dyscyplinarne za te wykroczenia.

B. Zatwierdzona nieobecność kontra nieusprawiedliwiona nieobecność

Nawet jeśli chcesz wyeliminować nieobecność pracowników, będą chwile, kiedy pracownicy nie będą mogli trzymać się swojego harmonogramu pracy. Wyjaśniając zatwierdzoną nieobecność w swojej polityce, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że pracownicy zostaną niepotrzebnie oznaczeni jako nieobecni.

Zatwierdzoną nieobecność można zweryfikować za pomocą oficjalnych dokumentów, takich jak nota lekarska lub zawiadomienia o obowiązkach przysięgłych.W takich okolicznościach w razie potrzeby może zająć się dział zasobów ludzkich.

C. Pracownicy zwolnieni i pracownicy niezwolnieni

Twoja polityka musi również uwzględniać różnicę między pracownikami zwolnionymi i niezwolnionymi. Przepisy FLSA wyraźnie stanowią, że zwolnieni pracownicy nie mogą ubiegać się o wynagrodzenie za nadgodziny.

Z drugiej strony niezwolniony pracownik MOŻE zażądać wynagrodzenia za nadgodziny za wszelkie dodatkowe godziny, które przepracował.

D. Dzień chorobowy a urlop osobisty

Czy w swojej polisie uwzględnisz płatne zwolnienie chorobowe?

Co należy zapewnić, aby otrzymać zwolnienie chorobowe?

To tylko niektóre z pytań, na które należy odpowiedzieć w swojej polisie.

Twoja polityka frekwencji może również obejmować opcje urlopów osobistych, aby Twoi pracownicy nie wykorzystali niewłaściwie swojego zwolnienia chorobowego. Możesz również uwzględnić dodatkową opcję płatnego czasu wolnego, na przykład dzień wakacji, aby zwiększyć elastyczność.

E. Urlop chroniony FMLA

Czy Twoja firma jest objęta ubezpieczeniem na urlop FMLA?

Zgodnie z Ustawą o urlopach rodzinnych i zdrowotnych uprawnieni pracownicy mają prawo do 12 tygodni bezpłatnego urlopu w okresie 12 miesięcy.

Upewnij się, że Twoja polityka obecności w pracy bierze to pod uwagę i jasno wyjaśnia ten proces.

F. Opóźnienie

Jak definiujesz spóźnione zachowanie?

Twoja polityka musi zawierać definicję spóźnienia. To wyjaśnienie pomoże pracownikom zrozumieć, jak ważna jest punktualność i kwalifikuje się do niej.

Na przykład, czy pracownik zostanie oznaczony jako spóźniony, jeśli spóźni się 15 minut na zaplanowaną zmianę? A może będziesz bardziej wyrozumiały, jeśli chodzi o godzinę rozpoczęcia harmonogramu pracy?

Jeśli chcesz zająć się tylko spóźnionym zachowaniem, rozważ ustanowienie polityki spóźnień, która będzie towarzyszyła Twojej polityce obecności.

W jaki sposób zmierzysz frekwencję pracowników?

Wyjaśniłeś już wszystkie ważne terminy w swoich zasadach.

Ale w jaki sposób będziesz śledzić i mierzyć frekwencję każdego pracownika w Twojej firmie?

W tym miejscu w swojej polityce wspominasz o systemie zarządzania obecnością.

Na przykład, czy będziesz używać loginów, skanerów biometrycznych lub prostych kart czasowych?

A może, gdy praca zdalna staje się tak popularna, czy zamiast tego będziesz używać narzędzi online do śledzenia obecności?

Wyjaśnienie tego w polityce obecności jest ważne, ponieważ zapewnia pracownikom jasność co do obecności proces, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.

Czy dodasz premię za obecność?

Nagradzanie pracowników za doskonałą frekwencję jest wspaniałą zachętą dla pracowników, która działa również jako świetny wzrost morale pracowników.

Dobrą frekwencję można zmierzyć, oceniając następujące elementy:

• Zawsze punktualnie do pracy.
• Nie wychodzenie z biura w celu załatwienia osobistych spraw.
• Zawsze informuj przełożonego o potencjalnych urlopach.

Przypisując punkty obecności do każdego z tych działań, możesz dokładnie zmierzyć regularną obecność swojego pracownika.

Ale jak często należy nagradzać dobrą frekwencję, aby zwiększyć morale pracowników?

Możesz nagradzać dobrą frekwencję miesięczną lub roczną. Zapewni to wystarczająco dużo czasu na dokładne zmierzenie i obecność pracowników.

Procedury dyscyplinarne

Kiedy nakreślisz procedury dyscyplinarne w swojej polityce, Twoi pracownicy będą znać konsekwencje słabej obecności pracowników.

Możesz użyć prostego systemu „punktowego” do śledzenia wszelkich problemów z obecnością pracowników, takich jak:

• Nieobecny, z udowodnionym powodem: 1 punkt.
• Nieobecny, brak wezwania lub wymówki: 2 punkty.
• Spóźniony: ½ punkt.
• Nie zgłosi się do pracy w zaplanowanym czasie pracy: ½ punkt.
• Późny powrót z obiadu lub przerwy: 1 punkt (ponad 30 minut).
• Poza miejscem pracy w godzinach pracy: 3 punkty

Możesz wykorzystać te słabą frekwencję punktów za obliczenie wykroczeń dotyczących obecności pracownika i przypisanie postępujących działań dyscyplinarnych:

• 15 punktów: ustne ostrzeżenie.
• 30 punktów: udzielone pisemne ostrzeżenie.
• 45 punktów: spotkanie z przełożonym, możliwe rozwiązanie lub zawieszenie.
• 60 punktów: pracownik zostanie zwolniony.

Przykładowa obecność pracownika szablon zasad

Oto przykładowa polityka dotycząca obecności pracowników, której możesz użyć w swojej organizacji:

(Wersja tego szablonu do pobrania ee znajduje się na końcu tej sekcji.)

Omówienie i cel niniejszej polityki frekwencji

Zachęcamy do regularnej obecności na stronie. Wszyscy pracownicy, niezależnie od stanowiska i działów, są ważni dla sukcesu firmy. Brak przychodzenia do pracy i spóźnienia powodują niepożądane zakłócenia, których chcemy uniknąć.

Polityka ta określa oczekiwania i procedury, których oczekujemy od naszych pracowników w odniesieniu do ich obecności.

Obecność pracowników

Jesteśmy dumni, że stworzyliśmy uczciwe i odpowiedzialne miejsce pracy dla wszystkich naszych pracowników. Kiedy spóźnienie lub nadmierna absencja pracownika zaczyna zakłócać pracę innych i codzienne funkcjonowanie firmy, jest to uważane za „niewłaściwe zachowanie” i rozpoczyna się procedura dyscyplinarna.

Nieobecność a spóźnienie:

Nieobecność w pracy zostanie zdefiniowana jako nieobecność niezgłoszona i / lub niezweryfikowana.

Opóźnienie będzie zdefiniowane jako niezdolność do przestrzegania dziennego harmonogramu pracy określonego dla pracownika. Obejmuje to spóźnienia i / lub wczesne godziny odjazdów i nadmiernie wydłużone przerwy na kawę / lunch. Czasy przekraczające XX minut będą traktowane jako spóźnienia.

Zawsze należy unikać absencji, jednak rozumiemy, że nie każdy dzień przebiega zgodnie z planem . Wymagamy od naszych pracowników, aby starali się jak najlepiej poinformować swojego przełożonego o wszelkich nieplanowanych nieobecnościach w pracy.

Jeśli pracownik znajdzie się w nieprzewidywalnej sytuacji, która skutkuje nieplanowaną nieobecnością, obowiązek spoczywa na pracownik do powiadomienia ich przełożony natychmiast.

Pracownik zostanie oznaczony jako nieobecny, jeśli nie zgłosi możliwej do zweryfikowania przyczyny swojemu bezpośredniemu przełożonemu.

Jeśli pracownik zostanie oznaczony jako nieobecny przez trzy lub więcej kolejnych dni, musi przedstawić dowody uzasadniające ich przedłużającą się nieobecność.

Poniższe nie są uważane za odpowiednie usprawiedliwienie nieobecności pracownika:

• Problemy z samochodem lub awarie
• Niesprawdzone schorzenia
• Choroba niezweryfikowanego członka rodziny
• Niezatwierdzone dni urlopu
• Zasypianie
• Codzienne zadania / sprawy osobiste

Obecność pracowników wyjątki

Przełożony weźmie pod uwagę następujące szczególne okoliczności związane z nieobecnością pracownika:

• Wypadek samochodowy,
• Poród,
• Żałoba,
• Służba wojskowa,
• Ekstremalne warunki pogodowe
• Pogrzeby,
• Obowiązek jury,
• Spotkanie lekarskie,
• Nieuniknione sytuacje awaryjne.

Obowiązkiem pracownika jest dostarczenie przełożonemu oficjalnej dokumentacji potwierdzającej szczególne okoliczności, które doprowadziły do jego nieobecności.

Ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych (FMLA)

Jeśli kwalifikujesz się do urlopu FMLA na mocy ustawy o urlopie rodzinnym i lekarskim (FMLA), Twoim obowiązkiem jest komunikowanie się i organizowanie wolnego czasu z przełożonym XX dni przed planowaną nieobecnością.

Procedura dyscyplinarna i system punktowy

Konsekwentna słaba obecność pracownika przez XX miesięcy / dni będzie skutkować działaniami dyscyplinarnymi i możliwym rozwiązaniem umowy pracownika.

Naruszenia tej polityki frekwencji będą mierzone za pomocą systemu punktowego. Ten system jest skonfigurowany, aby rozsądnie mierzyć frekwencję pracownika:

• Nieobecny, z udowodnionym powodem: XX punkt.
• Nieobecny, bez wymówki: XX punktów.
• Spóźniony: XX punkt.
• Nie zgłosi się do pracy w zaplanowanym czasie pracy
• Spóźniony powrót z obiadu lub przerwy: XX punkt (ponad XX minut).
• Poza miejscem pracy w godzinach pracy: XX punktów

Te ujemne punkty obecności zostaną obliczone iw zależności od zgromadzonych punktów, stopniowe działania dyscyplinarne zostaną podjęte w następujący sposób:

• XXX punktów: słowne ostrzeżenie.
• XXX punktów: udzielono pisemnego ostrzeżenia.
• XXX punktów: spotkanie z przełożonym, możliwe rozwiązanie lub zawieszenie .
• XXX punktów: pracownik zostanie zwolniony.

Inne przyczyny działań dyscyplinarnych mogą obejmować:

• Rozwiązanie nie może można znaleźć po XXX spotkaniach między pracownikiem a przełożonym.
• Pracownik nie pomaga w odpowiedzialny sposób w śledzeniu swojej obecności.
• Pracownik stale nie przestrzega zasad niniejszej polityki.
• Pracownik wielokrotnie lekceważy udzielone mu ostrzeżenia

Punkty będą zerować na koniec każdego roku.

Premia za obecność

Pracownicy, którzy osiągnęli rekord frekwencji XX%, będą co miesiąc nagradzani. Osoby, które osiągną frekwencję na poziomie XX% w ciągu roku, będą miały szansę wygrać roczną premię za frekwencję o wartości XX.

Punkty obecności będą przyznawane pracownikowi, który:

• Jest konsekwentnie punktualny na swojej zmianie.
• Nie opuszcza biura, aby załatwiania osobistych spraw.
• Informuje przełożonego o urlopach.

–

Przeczytałem i zrozumiałem treść zawartą w tym dokumencie, są opisane w niniejszej polityce obecności.

____________________ zgadzam się przestrzegać wytycznych przedstawionych w niniejszej polityce.

Przeczytał i zaakceptował:

Pracownik: ____________________

Podpis: ____________________

Przełożony: ____________________

Podpis : ____________________

Data: ____________________

Zastrzeżenie: ten szablon polityki, który udostępniliśmy, ma jedynie charakter ogólny i może być używany tylko jako odniesienie. Ten szablon zasad może nie uwzględniać prawa lokalnego, stanowego lub federalnego ani innych obowiązujących przepisów i nie powinien być traktowany jako dokument prawny. Ani autor, ani Time Doctor nie przyjmą żadnej odpowiedzialności prawnej, która może wyniknąć z zastosowania tej przykładowej polityki obecności pracowników.

Linki do pobrania:

• Zasady dotyczące obecności pracowników (Dokument Google)
• Zasady dotyczące obecności pracowników (Dokument Word)

Podsumowanie

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania podczas opracowywania polityki obecności jest to, że Twoi pracownicy to ludzie. Empatyczny punkt widzenia przy opracowywaniu tej polityki zachęci do uczciwości i stworzy system, który będzie działał dla wszystkich.

Aby upewnić się, że stworzyłeś uczciwą politykę obecności pracowników w swoim podręczniku dla pracowników, po prostu wykonaj kroki, które tu opisaliśmy, a wszystko będzie dobrze.