Bądź profesjonalistą: używaj prawidłowego formatu listu biznesowego.

Sposób wygląd listu biznesowego od razu daje czytelnikowi pierwsze wrażenie, jeszcze zanim go przeczytał. Jakość papieru, projekt papieru firmowego, marginesy, odstępy i inne elementy mają coś do powiedzenia na temat organizacji.

Słabość któregokolwiek z tych elementów może obniżyć skuteczność przekazu, nawet jeśli jest fachowo napisany. Mówiąc prościej, wyglądasz nieprofesjonalnie.

Poniżej mam długą listę elementów formalnego formatu listu biznesowego. Istnieje również kilka przykładów z wyróżnionymi wszystkimi elementami dla łatwiejszego odniesienia.

Typowe elementy formatu listu biznesowego

Poniższy przykład zawiera najbardziej typowe elementy w formacie listu biznesowego.

Dla łatwiejszego odniesienia, litera z infografiki powyżej.

1: Twój własny adres.

W większości sytuacji biznesowych będziesz używać firmowego papieru firmowego z nadrukiem. Jeśli używasz czystego papieru, wpisz adres.

2: Linie daty

Umieść datę co najmniej dwie spacje poniżej nagłówka papieru firmowego. Linia może być wyrównana z lewej lub prawej strony lub wyśrodkowana poniżej nagłówka papieru firmowego.

Nie skracaj miesiąca ani nie używaj nd, st ani th z numerami dni, na przykład 5 maja 2011 r. Nie używaj również numeru miesiąca , jak 23.06.11.

Oba wymienione poniżej porządki dat są właściwe; jednak ta ostatnia jest używana głównie przez rząd, wojsko i osoby spoza Stanów Zjednoczonych.

10 grudnia 2010 r.
10 grudnia 2010 r.

3: Adres odbiorcy

Wpisz adresy odbiorców w tej sekcji.
Adresat
Adres
Miasto, stan Kod pocztowy

Upewnij się, że imię i nazwisko osoby zostało wpisane poprawnie. Odbiorca może zignorować list napisany przez kogoś, kto nie potrafi przeliterować swojego imienia.

Dwóch lub więcej mężczyzn jest nazywanych Panami, co oznacza Panów. Nie używaj imion z tym skrótem.
Panowie. Smith, Wyatt i Fury

Dwie lub więcej kobiet jest nazywanych Mesdames, Mmes. Lub Mses. Nie używaj imion z tymi skrótami:
Ms. Farb, Lionel i Gray

Zwracając się do par, podaj oba odpowiednie tytuły:
Dr. i pani Harold Wright
Mr. Harold Wright i Dr. Margaret Wright
Drs. Harold i Margaret Wright
Dr. Margaret Wright i Mr. Steven Jones
Mr. i pani Harvey Adams-Quinn
Ms. Margaret Wright
Mr. Steven Jones

Wybierając tytuł, zawsze zwracaj uwagę na sposób, w jaki osoba się identyfikuje. Na przykład niektórzy, którzy posiadają stopnie naukowe, nie używają swoich tytułów, a inni tak.

Niektóre zamężne kobiety wolą panią .; inni wolą Panią Jeśli nie znasz tytułu preferowanego przez kobietę, użyj standardowej Pani lub całkowicie go odrzuć:

Umieść adres wewnętrzny co najmniej dwie linie poniżej daty.

Umieść tytuł osoby po jej nazwisku, chyba że jest niezwykle długi, a następnie przejdź do następnego wiersza.
Ken Green, prezes
Ken Green
wiceprezes ds. operacji międzynarodowych

przecinek przed skrótami Jr. i Sr. jest opcjonalny.
Michael Jordan Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Powitanie

Zawsze używaj nazwiska osoby, jeśli wiedz o tym.

Droga Amy: (osobista przyjaciółka lub bliski partner biznesowy)
Szanowna Pani Rider:
Szanowna Pani Spears:
Szanowna Pani Tyler: (prosimy o kontakt z Panią, jeśli nie wiesz stan cywilny lub preferencje)
Szanowny Panie Farnham:
Szanowny Doktorze Doom:
Szanowny Panie Elton Johnie:

Jeśli nie znasz nazwiska osoby, zaadresuj to do stanowiska osoby w firmie, a następnie użyj szanowni Państwo: Oto przykład:

Szef działu kadr
ABC Company
123 Ulica Sezamkowa

Szanowni Państwo:

Ale proszę używać tego tylko wtedy, gdy naprawdę nie można znaleźć nazwiska tej osoby. Większość firm powie ci, kim jest ta osoba. Wystarczy zadzwonić. W dzisiejszych czasach dość łatwo jest znaleźć te informacje na Linkin.

Jeśli zwracasz się do organizacji, a nie do osoby, użyj poniższego:

Szanowni Państwo:

A jeśli chcesz podkreślić list do osoby (osób) w organizacji, użyj linii uwagi w następujący sposób:

Uwaga: panna J. Fonda, dyrektor generalny i pan M.Jackson, dyrektor finansowy

Szanowni Państwo:

5: Treść listu

To jest treść twojego listu. W pozostałej części tej witryny wyjaśniono, jak efektywnie pisać każdy rodzaj listu, który chcesz napisać.Staram się wyjaśnić, jak skutecznie pisać treść, abyś mógł przekazać swoją wiadomość i osiągnąć cel.

6: Bezpłatne zamknięcie

W przypadku zwykłego formatu listu biznesowego wolę używać Pozdrowienia, Z poważaniem i Pozdrawiam. Inne akceptowalne oficjalne listy biznesowe zamykające obejmują: Serdecznie, Serdecznie Twój, Bardzo szczerze Twój, Bardzo serdecznie Twój, Z poważaniem, Bardzo prawdziwie Twój i jeśli osoba jest wysokiego wzrostu, Z poważaniem Twój.

7: Podpis

Użyj tytułu (Pan, Pani, Pani), aby wskazać swoje preferencje i płeć oraz podać imię i nazwisko.

Oficjalna nazwa firmy jest umieszczona pod Twoim imieniem i nazwiskiem. Jest to opcjonalne i zależy od tego, jak poważny chcesz być. Na przykład list z formalną ofertą pracy wymagałby takiego.

The Paper

Zalecam używanie 20 funtów do normalnego użytku i 32 funtów do ważnych listów, takich jak listy motywacyjne i podziękowania.

Kolor: biały jest standardem i zwykle powinien być używany. Popularne stają się również jasne odcienie (szary, niebieski, zielony itp.).

Rozmiar: dla mnie Letter lub A4 są jedynymi dopuszczalnymi rozmiarami. Są inne rozmiary, ale nie polecam ich, chyba że jesteś w dziedzinie kreatywnej lub próbujesz zwrócić uwagę na list sprzedaży.

Układ

W formacie listu biznesowego są wiele układów; trzy najpopularniejsze to półzablokowane, zablokowane i pełne. Poniżej znajdują się przykłady tego, jak te układy będą wyglądać na dwustronicowym liście. (kliknij poniższy obrazek, aby zobaczyć przykłady)

Formaty listów biznesowych

Niezależnie od układu, którego chcesz użyć, nie ma to większego znaczenia. Jeśli chodzi o mnie, wolę blokowane, ponieważ łatwiej jest pisać na komputerze.

Marginesy

Lewy i prawy 1 cal
Górny i dolny 1 ½ cal

Odstępy

Większość listów firmowych używających prawidłowego formatu listu biznesowego ma pojedyncze odstępy. Użyj podwójnej spacji dla krótkich liter. Pozostaw jedną pustą linię między akapitami, 2 puste linie przed uzupełniającym zamknięciem (tj. Z poważaniem) oraz 3 do 4 wierszy na podpis.

Koperty

Upewnij się, że adres na kopercie jest łatwy do odczytania, aby nie został wyrzucony do jakiejś poczty. Umieść adres tuż pod środkiem w pionie i po prawej stronie od środka w poziomie.

Wszelkie specjalne instrukcje, takie jak „Osobiste”, „Prosimy o przesłanie dalej” lub „Poufne”, znajdują się po lewej stronie koperty poniżej adres zwrotny. Umieść „linię uwagi” bezpośrednio pod nazwą firmy na kopercie.

Poufne: pani Susan Johnson

Upewnij się, że adres na kopercie jest napisany tak, że pracownik poczty może go przeczytać w mgnieniu oka.

Po podaniu ulicy i adresu poczty, poczta dostarczy Twój list na adres, który znajduje się bezpośrednio nad kodem pocztowym.

Na adresie koperty wpisz nazwy innych krajów pisane wielkimi literami.

Wpisz wszystkie numeryczne nazwy ulic od jednego do dziesięciu.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Użyj łącznika między numerem ulicy a numerem zamieszkania.
556 – 91 Ulica