Opis zasad & cel

Nasze zasady dotyczące sprawdzania przeszłości pracowników odnoszą się do naszych wytycznych dotyczących badania przeszłości kandydatów do pracy w ramach naszego procesu rekrutacji. Weryfikacja przeszłości pomaga nam:

• Uzyskaj wgląd w przeszłość kandydatów.
• Upewnij się, że zatrudniamy wiarygodnych pracowników.
• Weryfikuj informacje kandydatów pod kątem prawdziwości i dokładności .
• Sprawdzaj kandydatów skazanych za poważne przestępstwa.

Zakres

Polityka sprawdzania przeszłości pracowników dotyczy kandydatów, którzy przechodzą proces rekrutacji w naszej firmie . Może to również dotyczyć kandydatów wewnętrznych, których rozważa się awans lub przeniesienie.

Elementy polityki

Weryfikacja przeszłości może obejmować:

• Rejestr karny .
• Raporty kredytowe.
• Testy narkotykowe.
• Raporty weryfikacyjne (np. tożsamość, poprzednie zatrudnienie, wykształcenie, numer ubezpieczenia społecznego)
• Dokumentacja kierowcy .
• Sprawdzanie referencji.

Nie wymaga się od wszystkich kandydatów przechodzenia każdego rodzaju kontroli przeszłości, którą oferujemy, zanim nasza firma ich zatrudni. Każde stanowisko ma swoje własne wymagania. Na przykład zapisy jazdy mogą być istotne dla niezawodnych sprzedawców i taksówkarzy, ale nie dla zatrudniania kierowników biur. Podstawowy przegląd przeszłości obejmuje

Lokalne przepisy mogą zabraniać lub ograniczać pewne rodzaje kontroli przeszłości. Zawsze będziemy przestrzegać wytycznych prawnych.

Weryfikacja karalności jest niezbędna, jeśli kandydaci rozmawiają na stanowiska, na których będą:

• Reprezentować naszą firmę i zajmować się naszymi klientów lub interesariuszy.
• Miej dostęp do wrażliwych i poufnych informacji
• Zarządzaj pieniędzmi i finansami
• Miej kontakt z dziećmi lub osobami starszymi

Kiedy należy przeprowadzić weryfikację pracownika?

W większości przypadków sprawdzenie przeszłości wymaga czasu i pieniędzy. Doradzamy menedżerom ds. Rekrutacji i personelowi HR, aby przeprowadzali kontrole oszczędnie: najlepiej w ostatniej rundzie kandydatów zakwalifikowanych w procesie rekrutacji lub kandydata, którego wybrali do zatrudnienia. Lokalne przepisy mogą wymagać, aby kandydat miał ofertę, zanim poprosimy o pozwolenie na sprawdzenie przeszłości. Będziemy przestrzegać wszystkich przepisów.

Weryfikacja w tle nie powinna być wykorzystywana jako sposób na dyskwalifikację kogoś lub zmniejszenie liczby kandydatów na stanowisko. Weryfikacja przeszłości ma na celu wzmocnienie decyzji o zatrudnieniu i upewnienie się, że kandydaci wybrani do pracy są odpowiednimi kandydatami.

Obowiązki naszej firmy

Menedżerowie ds. Rekrutacji i personel HR muszą:

• Poinformuj kandydatów, że w ogłoszeniu o pracę wymagane jest sprawdzenie przeszłości.

• Poproś kandydatów o pisemne pozwolenie przed przeprowadzeniem sprawdzenia przeszłości i poinformuj ich, jak to zrobić długi proces.

• Zatrudnij renomowanego i wiarygodnego dostawcę usług sprawdzania przeszłości. Kryteriami, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy, są: koszt, legalność, zobowiązanie do zachowania poufności i czas realizacji. Jeśli nasz obecny dostawca nie spełnia naszych wymagań dotyczących tych kryteriów, dział HR powinien poszukać nowego dostawcy.

• Poinformuj kandydatów o wynikach ich weryfikacji oraz o planach zrobić (odrzucić lub przenieść kandydatów do następnej fazy rekrutacji). Dostawcy sprawdzania przeszłości powinni przekazywać kandydatom kopie ich wyników.

• Przeprowadź weryfikację wszystkich kandydatów, którzy przejdą przez określonej pozycji bez dyskryminowania niektórych osób.

• Podaj kandydatom informacje, których potrzebują, aby zakwestionować zgłoszenie lub rozwiązać wszelkie problemy, a pojawi się weryfikacja.

Zatrudniający menedżerowie / HR muszą powiedzieć kandydatom, że sprawdzenie przeszłości nie gwarantuje zatrudnienia, chyba że otrzymali już ustną ofertę pracy.

Co zrobić z negatywnymi ustaleniami

Rejestr karny nie wyklucza automatycznie kandydatów z procesu rekrutacji, chyba że zostali oni skazani za poważne przestępstwa (np. Napaść na tle seksualnym). źle oceniają treść rejestrów karnych według następujących kryteriów:

• Liczba wyroków skazujących za to samo przestępstwo.
• Czas, jaki upłynął od ostatniego wyroku skazującego.
• Jaki związek ma wyrok skazujący z zajmowanym stanowiskiem.

Pamiętaj, że kierownicy ds. kadr / rekrutacji biorą pod uwagę wyroki skazujące, a nie aresztowania, podczas sprawdzania historii kandydata.

Menedżerowie ds. HR i ds. Rekrutacji powinni mieć na uwadze interesy firmy, oceniając powagę wszelkich problemów ujawnionych podczas weryfikacji. Na przykład kandydaci, którzy są rozważani na stanowisko, które wiąże się z kierowaniem pojazdem służbowym, powinni mieć co najmniej dwuletni rekord bezterminowej jazdy. Menedżerowie HR i zatrudnieni powinni odrzucać kandydatów skazanych za prowadzenie pojazdu w stanie nietrzeźwości w ciągu ostatnich dwóch lat.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli menedżerowie ds. rekrutacji i dział HR zdecydują, że dany kandydat przyniesie wysokie lub nieuzasadnione ryzyko dla naszej firmy, powinni go odrzucić.

Menedżerowie HR i zatrudnieni mogą dzwonić do kandydatów w celu omówienia wyniki weryfikacji ich przeszłości w przypadku drobnych rozbieżności (np. zawieszona licencja). Jeśli kandydaci odpowiedzą zadowalająco, nadal mogą być zatrudnieni do pracy w naszej firmie.

Procedura

dążyć do przejrzystego procesu rekrutacji, który szanuje prawa kandydatów. Radzimy menedżerom ds. Rekrutacji i personelowi HR, aby postępowali zgodnie z następującą procedurą sprawdzania przeszłości:

1. Menedżerowie ds. Rekrutacji i HR omawiają, czy potrzebne jest sprawdzenie przeszłości na danym stanowisku i co będzie obejmować.
2. Menedżerowie ds. rekrutacji zauważają w ogłoszeniu o pracę, że przed zatrudnieniem wymagane jest sprawdzenie przeszłości.
3. Po wybraniu ostatecznych kandydatów (jednego lub więcej finalistów) menedżerowie ds. rekrutacji lub dział HR kontaktują się z kandydatami w celu uzyskania pisemnej zgody do sprawdzenia przeszłości i wyjaśnij proces. Można to zrobić za pomocą systemu śledzenia kandydatów (ATS).
4. Jeśli kandydaci odmówią przejścia przez weryfikację w tle, dział HR informuje ich, że nie będą brani pod uwagę na dane stanowisko. Jeśli kandydaci udzielą pisemnej zgody, dostawcy weryfikacji mogą zainicjować przegląd.
5. Gdy dział HR otrzyma wyniki sprawdzenia przeszłości, personel omawia je z kierownikami ds. Rekrutacji w celu podjęcia decyzji o kolejnych krokach dla kandydatów i stanowiska.
6. Menedżerowie ds. rekrutacji informują kandydatów o swoich decyzjach i zapewniają, że otrzymają kopie swoich indywidualnych raportów z kontroli przeszłości. W przypadku negatywnych ustaleń menedżerowie HR / ds.zatrudnienia muszą poinformować kandydatów, jak zakwestionować zgłoszenie.

Nasze zasady poufności i ochrony danych zawsze mają zastosowanie do ujawnienia informacji podczas weryfikacji.

Zastrzeżenie: ten szablon zasad ma na celu dostarczenie ogólnych wskazówek i powinien być używany jako odniesienie. Może nie uwzględniać wszystkich odpowiednich przepisów lokalnych, stanowych lub federalnych i nie jest dokumentem prawnym. Ani autor, ani wykonawca nie ponoszą żadnej odpowiedzialności prawnej, która może wyniknąć z korzystania z tych zasad.

Dalsza lektura

• Co pracodawcy powinni wiedzieć o sprawdzaniu przeszłości – Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC)
• Kontrola przed zatrudnieniem: wskazówki dotyczące poruszania się w niezręcznych rozmowach
• 8 podstawowych informacji o pracodawcach dotyczących sprawdzania przeszłości zatrudnienia
• Wskazówki dotyczące wyboru najlepsza usługa sprawdzania przeszłości