To moment w karierze zawodowej każdego, który wymaga świętowania.

Nie, to nie jest awans ani przybijanie dużej prezentacji dla zespołu zarządzającego – chociaż to też są dobre rzeczy.

w momencie, gdy Twoje konto Gmail osiągnie wartość Inbox Zero, jest to zjawisko biznesowe polegające na tym, że Twoja skrzynka odbiorcza pozostaje pusta lub tak bliska, jak to tylko możliwe.

Dowiedz się, jak maksymalnie wykorzystać Gmaila.

Oczywiście, możesz zaryzykować po prostu zarchiwizować wszystkie swoje wiadomości (niezalecane) i zacząć od zera, ale bez odpowiednich wskazówek dotyczących organizacji Gmaila Twoja skrzynka odbiorcza będzie przepełniona nowymi i nieprzeczytanymi wiadomościami, zanim się zorientujesz to.

Wskazówki dotyczące organizacji Gmaila – dlaczego to takie ważne

Ile e-maili otrzymujesz w ciągu dnia?

Według raportu technologii firma zajmująca się badaniem rynku, przeciętny pracownik będzie wysyłał lub odbierał 140 firmowych wiadomości e-mail dziennie do 2018 r. W typowym ośmiogodzinnym dniu roboczym daje to ponad 17 e-maili na godzinę lub jeden e-mail prawie co cztery minuty.

Rozważ wszelkie osobiste lub niechciane wiadomości e-mail, które mogą również trafiać na Twoje konto służbowe, a liczba ta może z łatwością przebić 200 e-maili każdego dnia. Wyobraź sobie, o ile bardziej produktywny byłbyś, gdybyś nie tracił czasu na przeglądanie wszystkich tych e-maili, aby określić, które z nich są najważniejsze i wymagają natychmiastowej odpowiedzi.

5 wskazówek dotyczących organizacji Gmaila, które pomogą Ci osiągnąć Inbox Zero

Może wydawać się to niemożliwe, a jego dopracowanie może zająć trochę czasu, ale uporządkowanie konta Gmail pomoże Ci zmniejszyć stres i lepiej zarządzać czasem i priorytetami.

Oto pięć prostych wskazówek dotyczących organizacji Gmaila, których możesz użyć, aby dotrzeć do Inbox Zero i zwiększyć produktywność w miejscu pracy.

1. Wybierz swój układ, aby uporządkować Gmaila

Pierwszy krok do uporządkowania Twój Gmail ma wybrać preferowany układ.

Po otwarciu skrzynki odbiorczej kliknij symbol koła zębatego w prawym górnym rogu i wybierz „Ustawienia”. Następnie w górnej części okna ustawień kliknij kartę „Skrzynka odbiorcza”. Stąd Gmail oferuje pięć opcji układu skrzynki odbiorczej.

• Domyślny: jest to standardowy format służący do porządkowania Gmaila według daty otrzymania wiadomości e-mail. W tym widoku możesz wybrać różne kategorie, w których będą umieszczane Twoje wiadomości e-mail. Pojawiają się jako karty u góry ekranu i mogą być pomocne w określeniu, które z Twoich e-maili mogą być ważniejsze.
• Ważne: w tym widoku Gmail próbuje przewidzieć, które e-maile są dla Ciebie najważniejsze ważne (oznaczone żółtym znacznikiem) i wyświetla te wiadomości w górnej skrzynce odbiorczej. Twoje mniej ważne wiadomości są wyświetlane w dolnej skrzynce odbiorczej u dołu ekranu.
• Najpierw nieprzeczytane: ten widok jest podobny do opcji Ważne pierwsze, jednak w górnej skrzynce odbiorczej znajdują się wiadomości, które nie zostały jeszcze otwarte , podczas gdy dolna skrzynka odbiorcza zawierałaby wszystko inne.
• Najpierw oznaczone gwiazdką: widok Najpierw oznaczone gwiazdką również dzieli skrzynkę odbiorczą na dwa pola i wyświetla tylko te e-maile oznaczone gwiazdką w widoku górnym. Cała reszta pojawia się w drugim widoku poniżej.
• Priorytety: to jest jak połączenie wszystkich widoków. Gmail korzysta z analizy predykcyjnej, aby określić, z którymi e-mailami najprawdopodobniej będziesz wchodzić w interakcje, na podstawie wcześniejszych działań. Następnie umieszcza te e-maile w widoku z góry.

Znalezienie odpowiedniego układu pomoże Ci utrzymać porządek w Gmailu.

2. Dodaj okienko podglądu do Porządkuj Gmaila

Domyślny widok Gmaila pokazuje tylko nadawcę, wiersz tematu i trochę tekstu podglądu, zanim w wierszu skończy się miejsce. W większości przypadków musisz otworzyć e-maila, aby ustalić, czy jest to coś, co naprawdę warto przeczytać.

Możesz zaoszczędzić czas i uporządkować Gmaila, dodając okienko podglądu. Kliknij symbol koła zębatego i „Ustawienia” w menu, a następnie wybierz „Laboratorium” z wyświetlonych kart. Przewiń w dół do „Okienko podglądu” i kliknij włącz. Zapisz zmiany, a będziesz mieć możliwość wyświetlenia podglądu każdej przychodzącej wiadomości e-mail.

3. Utwórz niestandardowe etykiety i foldery, aby uporządkować Gmaila

Po lewej stronie skrzynki odbiorczej zobaczysz listę etykiet, do których możesz dodać e-maile, aby pomóc uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą. Ale czy wiesz, że możesz tworzyć własne etykiety również w tym obszarze?

Jeśli wybierzesz wiadomość lub kilka wiadomości, możesz kliknąć przycisk u góry skrzynki odbiorczej, który wygląda jak tag zakupów. Dzięki temu możesz przypisać te wiadomości do wstępnie zdefiniowanych etykiet, których Gmail używa do porządkowania skrzynki odbiorczej.

Możesz także tworzyć własne etykiety w tym obszarze, wybierając „Utwórz nową”. Masz nawet możliwość zagnieżdżania etykiet w innych etykietach, podobnie do tworzenia podfolderów podczas zapisywania plików na dysku twardym.

Masz nawet możliwość oznaczania etykiet kolorami w celu dalszego rozróżnienia priorytetów. Na przykład możesz wybrać kolor czerwony dla etykiety VIP, do której archiwizujesz wszystkie wiadomości od szefa.

Po utworzeniu etykiety zauważysz, że dodaje ona folder na liście po lewej stronie do skrzynki odbiorczej i dodaje nazwę etykiety obok tematu. Teraz po zarchiwizowaniu tej wiadomości zostanie ona przeniesiona do tego konkretnego folderu.

Dostosowywanie opcji ułatwia porządkowanie folderów Gmaila i utrzymanie czystości w skrzynce odbiorczej.

4. Utwórz filtry, aby uporządkować Gmaila

Po utworzeniu etykiet niestandardowych możesz zastosować filtry do wiadomości, aby wysyłać określone e-maile bezpośrednio do ich folderów i trzymać je z dala od ogólnej skrzynki odbiorczej.

Na przykład, jeśli wiesz, że w każdy piątek będziesz otrzymywać biuletyn komunikacji wewnętrznej, którego naprawdę nie masz czasu na przeczytanie, możesz użyć filtrów, aby wysłać tę wiadomość do określonego folderu, w którym możesz ją sprawdzić – lub usunąć – później.

Po wybraniu wiadomości e-mail lub wiadomości e-mail, które chcesz filtrować, kliknij przycisk „Więcej” u góry skrzynki odbiorczej i z menu rozwijanego wybierz opcję „Filtruj wiadomości takie jak ta”. W tym miejscu możesz filtrować wiadomości między innymi według nadawcy, tematu, słów kluczowych i załączników. Po wybraniu kryteriów kliknij „Utwórz filtr za pomocą tego wyszukiwania” i wybierz akcję, jaką ma wykonać ten filtr – na przykład przypisanie do niestandardowego folderu lub etykiety i pominięcie skrzynki odbiorczej. Po zakończeniu kliknij „Utwórz filtr”.

Ważne jest, aby pamiętać, że możesz również wybrać, aby ten filtr był stosowany do wszystkich rozmów, które spełniają kryteria, więc nie musisz tworzyć oddzielnych filtrów dla każdego z nich.

5. Użyj funkcji Wyślij i archiwizuj, aby uporządkować Gmaila

Po uporządkowaniu skrzynki odbiorczej Gmaila w celu automatycznego archiwizowania niektórych wiadomości e-mail w folderach niestandardowych możesz naprawdę wyczyścić skrzynkę odbiorczą, archiwizując wiadomości w tym samym czasie wyślij odpowiedzi.

Aby aktywować tę funkcję, kliknij ikonę koła zębatego i „Ustawienia” w menu rozwijanym. Przewiń w dół i wybierz opcję „Pokaż” Wyślij & Archive 'w odpowiedzi. ” Zapisz zmiany.

Teraz odpowiadając na wiadomość, będziesz mieć do wyboru dwie opcje wysyłania. Jedna to tradycyjna wysyłka, a druga wyśle wiadomość i automatycznie wyśle łańcuch e-maili do archiwum All Mail. Jeśli przypisałeś etykietę do wiadomości, trafi ona do tego konkretnego folderu. Jeśli ktoś odpowie na wysłaną wiadomość e-mail, rozmowa zostanie automatycznie przeniesiona z powrotem do Twojej skrzynki odbiorczej.

Włączenie tej funkcji to szybki i skuteczny sposób na pozbycie się bałaganu ze skrzynki odbiorczej i uporządkowanie Gmaila.

Przestrzeganie tych wskazówek dotyczących organizacji Gmaila może sprawić, że Inbox Zero stanie się możliwy

Inbox Zero nie będzie tylko nieuchwytnym marzeniem, jeśli zastosujesz się do tych prostych wskazówek dotyczących organizacji Gmaila.

Ale tak jak wszystkie skróty, musisz znaleźć system, który będzie dla Ciebie odpowiedni. Jeśli jedna z tych metod utrudnia znajdowanie zarchiwizowanych wiadomości lub śledzenie ważnych rozmów, spróbuj czegoś innego. Gdy znajdziesz procedury, które sprawdzają się w Twojej codziennej rutynie, Twoja skrzynka odbiorcza będzie dobrze naoliwioną maszyną.

Zwiększ produktywność Gmaila

Większość ludzi rozumie, jak korzystać z podstaw skrzynkę odbiorczą Gmaila, ale co z drobiazgowymi wskazówkami i sztuczkami, które mogą ułatwić Ci życie, zwiększyć wydajność pracy i udać interakcje? Zebraliśmy jedenaście sztuczek, które istnieją zarówno w Gmailu, jak iw zewnętrznych rozszerzeniach Google Chrome, które pokażą Ci, jak lepiej korzystać z Gmaila. Te sztuczki pozwolą Ci ulepszyć skrzynkę odbiorczą, zaoszczędzić czas i skalować działalność. Kliknij poniższe zdjęcie, aby dowiedzieć się, jak korzystać z Gmaila.