Jak utworzyć bezpłatny firmowy adres e-mail

Każda firma korzysta z wielu środków komunikacji. Komunikacja może być B2B – komunikować się z innymi firmami lub B2C – komunikować się z klientami / klientami. Niektóre komunikaty są typu „jeden do wielu”, a inne „jeden do jednego”. W oparciu o rodzaj komunikacji i przekaz, jaki ma zostać przekazany, firmy wybierają medium komunikacji. Chociaż dostępnych jest wiele sposobów komunikacji, najbardziej zaufanym i niezawodnym źródłem komunikacji jest poczta elektroniczna.

W świecie komunikacji biznesowej e-maile są nieuniknione, godne zaufania i legalne. Ważne jest, aby wiadomości biznesowe były wysyłane wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nie tylko zapewnia ważny dowód komunikacji, ale także zapewnia wymagane bezpieczeństwo i prywatność kluczowych informacji, które są dostarczane.

Istotne jest również, aby takie wiadomości o krytycznym znaczeniu dla firmy były wysyłane przy użyciu oficjalnego adresu e-mail dołączonego do Twojej domeny, a nie zwykłych / ogólnych adresów e-mail.

Oficjalny adres e-mail pomaga klientowi rozpoznać Twoją markę, zwiększa wiarygodność przekazu i buduje zaufanie do relacji. Stąd, aby stworzyć taki branding, każdy biznes powinien być powiązany z domeną, która jest powiązana z Twoją marką.

Co to jest domena?

Jeśli chcesz zapewnić swojej firmie obecność w Internecie lub w Internecie, pierwszym krokiem jest uzyskanie własnej domeny. Nazwa domeny jest zwykle tworzona przez połączenie nazwy firmy / organizacji ze standardowym sufiksem internetowym o nazwie TLD (.com, .net, .info i tak dalej). Nazwy domen wyglądają jak twoja_domena.com lub twojafirma.info. Domena nie może samodzielnie nic zrobić. Kiedy rejestrujesz domenę, rejestrator zapewnia menedżera DNS, który przechowuje krytyczne dane, takie jak adres IP Twojej witryny, rekordy MX do dostarczania wiadomości e-mail i tak dalej.

Jeśli nie jesteś właścicielem domeny, możesz kupić nową domenę od Zoho.

Co to jest witryna internetowa?

Witryna to zbiór stron internetowych, które zawierają informacje lub szczegółowe informacje o Twojej firmie. Za pomocą menedżera DNS zamapujesz adres IP dostawcy hostingu internetowego na swoją domenę. Gwarantuje to, że za każdym razem, gdy ktoś wpisze w przeglądarce www.yourdomain.com, prawidłowe strony z hosta internetowego zostaną wyświetlone, a czytelnicy będą mogli uzyskać dostęp do odpowiednich informacji z Twojej witryny.

Co to jest firmowy adres e-mail?

Firmowe adresy e-mail to takie, które używają nazwy domeny Twojej firmy, na przykład [email protected]. Ponieważ są one zgodne z Twoją firmą, klienci będą mogli łatwo Cię zidentyfikować. Dzięki temu posiadanie takich adresów pomóż ustalić swoją tożsamość i zwiększyć wiarygodność wśród klientów.

Użyjesz Menedżera DNS do zmapowania domeny z dostawcą poczty e-mail, korzystając z rekordów MX zalecanych przez dostawcę poczty e-mail.

Dlaczego potrzebujesz firmowego adresu e-mail?

Chociaż głównym powodem posiadania firmowego adresu e-mail jest ułatwienie klientom identyfikacji Ciebie, istnieje wiele innych, które można dodać do listy. Firmowy adres e-mail pomaga:

• Pokaż swój profesjonalizm

  Posiadanie adresu e-mail pasującego do Twojej marki świadczy o tym, że traktujesz swoją firmę poważnie i profesjonalnie. W ten sposób Twoja firma będzie również traktowana poważnie przez klientów, ponieważ najprawdopodobniej wybiorą i zaufają firmie z profesjonalnym adresem e-mail.

• Pokaż swoją autentyczność i zdobądź zaufanie klientów

  Kiedy Ty lub Twoi pracownicy wysyłacie e-maile przy użyciu adresu zawierającego nazwę Twojej firmy, Twoi klienci będą mieli pewność, że e-mail pochodzi od autentyczne źródło. Zidentyfikują Cię jeszcze przed otwarciem treści. Pomoże im to zbudować zaufanie do Ciebie i da im pewność, że będą odpowiadać na Twoje e-maile lub skontaktować się z zespołem pomocy.

• Promuj Twoja marka

  Dzięki nazwie firmy w adresie e-mail promujesz swoją markę w każdym wysłanym e-mailu. W ten sposób z pewnością pozostaniesz w ich pamięci na długo.

• Zachowaj spójność

  Tworząc indywidualne i grupowe adresy e-mail w swojej domenie, upewniasz się, że każdy e-mail który wychodzi, ma standardowy format, dzięki czemu zachowuje spójność.

• Unikaj spamowania

  Gdy klienci rozpoznają Cię po nazwie Twojej marki, jest mniej prawdopodobne, że oznaczy Cię jako spam. Jeśli używasz ogólnych kont e-mail, Twoje e-maile mogą nie otrzymać uznania, na jakie zasługują, i mogą zostać spamowane.

Obejrzyj ten film, aby zrozumieć, dlaczego Twoja firma potrzebuje poczty e-mail opartej na domenie adres i jak może pomóc Ci być bardziej profesjonalnym w komunikacji.

Sprawdzone metody tworzenia firmowych adresów e-mail

Jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas tworzenia firmowy adres e-mail.

1. Znajdź nazwę domeny, która może być szybko powiązana z Twoją firmą i łatwo rozpoznawalna przez klientów.
2. Posiadanie standardowego formatu adresów e-mail w całej organizacji jest ważne. Na przykład możesz użyć imię[email protected] jako standardowego formatu dla wszystkich pracowników.
3. Twórz grupowe adresy e-mail, takie jak [email protected], według działów, aby móc zarządzać wszystkimi e-mailami działów z jednego miejsca.
4. Powinieneś zabezpieczyć swój firmowy adres e-mail przed wyłudzaniem informacji i spamowaniem, uwierzytelniając swoją domenę za pomocą konfiguracji SPF i DKIM.

Jak wybrać najlepszego dostawcę usług e-mail

Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy usług e-mail. Oto niektóre z najważniejszych czynników:

• Łatwa konfiguracja

  Pierwszym aspektem, którego należy szukać u dostawcy poczty e-mail, jest to, czy czynności wymagane do skonfigurowania domeny za jego pomocą są proste i nieskomplikowane. Nawet zachowując prostotę procesu, miej pewność, że usługodawca nie chce, abyś pomijał niezbędne kroki uwierzytelniania.

• Wydajna migracja

  Upewnij się, że wybrany usługodawca umożliwia efektywną migrację wszystkich e-maili, kontaktów i innych danych od poprzedniego dostawcy. Migracja nie może być zagrożona za wszelką cenę, ponieważ nikt nie może pozwolić sobie na utratę danych.

• Bezpieczne i prywatne

  Wybierz usługę, która zapewni Ci bezpieczeństwo danych i prywatność. Twoje konto powinno mieć wiele warstw uwierzytelniania i kompleksowe szyfrowanie wiadomości. Dane osobowe, które udostępniłeś usłudze, również powinny być traktowane jako prywatne – zgodność prywatności powinna być najwyższym priorytetem.

• Niestandardowa domena pasująca do Twojej firmy

  Twoja domena e-mail powinna być odpowiednia dla Twojej firmy, więc upewnij się, że wybrana usługa poczty e-mail umożliwia podanie preferowanej domeny i używasz go, jeśli jest dostępny.

• Solidny panel sterowania

  Wybierz usługodawcę, który ma rozbudowany panel sterowania, który pozwala przejąć kontrolę nad wszystkimi ustawieniami związanymi z domeną, zarządzać użytkownikami i adresami grup, konfigurować ograniczenia i politykę dotyczącą spamu i rób więcej. Usługa powinna również zapewnić dobry procent czasu pracy.

• Współpraca i inne narzędzia biznesowe

  Najlepiej będzie, jeśli dostawca będzie miał środki do wewnętrznej współpracy zespołu i wbudowane narzędzia, takie jak kalendarz, notatki, zarządzanie kontaktami itp.

Tworzenie firmowego adresu e-mail za pomocą Zoho Mail

Zoho Mail to bezpieczna, prywatna, wolna od reklam platforma do hostowania poczty e-mail w niestandardowej domenie i zapewnia to, co najlepsze wszystkie wymienione powyżej czynniki. Oto jak utworzyć bezpłatny firmowy adres e-mail.

Funkcje w ramach darmowego planu Zoho Mail są następujące:

• 5 kont użytkowników
• 5 GB miejsca na użytkownika
• Załączniki e-mail do 25 MB
• Hosting poczty e-mail dla jednej domeny
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Odwiedź stronę cenową Zoho Mail i wybierz preferowany plan cenowy. Jeśli nie masz konta w Zoho, możesz zarejestrować się tutaj. Możesz również zapoznać się z naszymi przewodnikami wdrażania, aby uzyskać przegląd kroków.

Jeśli masz już własną domenę :

1. Po wybraniu planu zostaniesz poproszony o skonfigurowanie konta. Wybierz Zarejestruj się przy użyciu domeny, którą już posiadam.
2. Wprowadź swoją domenę i kliknij Dodaj.

   

3. Wprowadź wymagane dane rejestracyjne. Kliknij Kontynuuj.
4. Sprawdź, czy wszystkie Twoje dane są poprawne i kliknij Zarejestruj się i podaj swoje dane w formularzu rejestracyjnym.

Po dodaniu domeny będziesz musiał zweryfikować swoją domenę. Następnie możesz dodawać użytkowników i tworzyć dla nich konta e-mail. Skonfiguruj rekordy MX, aby wszystkie e-maile były dostarczane do Twoje konto Zoho Mail. Przenieś swoje e-maile do Zoho Mail za pośrednictwem protokołów POP lub IMAP. Na koniec skonfiguruj SPF i DKIM. Przeczytaj szczegółowo o tych konfiguracjach.

Jeśli masz już konto w Zoho, przejdź do Zoho Mail i kliknij opcję Włącz hosting poczty e-mail u góry strony i wykonaj powyższe kroki, aby skonfigurować domenę.

Jeśli chcesz kupić nową domenę:

Jeśli nie Jeśli nie masz własnej domeny, możesz ją kupić podczas rejestracji. Wybierz Kup nową domenę dla mojej firmy i wprowadź nazwę domeny idealną dla Twojej firmy i sprawdź jej dostępność. Jeśli to możliwe, możesz zarejestrować się w Zoho i kupić domenę. Kiedy rejestrujesz domenę w Zoho Mail, Twoje ustawienia DNS zostaną wstępnie skonfigurowane. Przeczytaj szczegółowo o kupowaniu nowej domeny.