Ponad 50% światowej populacji posiada i używa urządzenia przenośne, telefony komórkowe korzystanie stało się dla większości ludzi drugą naturą.

Od sprawdzania e-maili i wysyłania wiadomości tekstowych po prowadzenie wideokonferencji, wielu profesjonalistów korzysta z telefonów komórkowych jako swojego mobilnego biura. Jeśli jesteś właścicielem firmy prowadzącej odnoszącą sukcesy firmę, prawdopodobnie wielu pracowników korzysta z urządzeń mobilnych do pracy.

Ile pieniędzy musisz spłacić? Jakie osobiste korzystanie z telefonu komórkowego jest uważane za „związane z pracą”? Jak mierzysz te czynniki? Tutaj omówimy najnowsze przepisy dotyczące zwrotu kosztów za telefony komórkowe oraz sposoby zagwarantowania, że zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy otrzymacie uczciwą ofertę.

Przepisy dotyczące zwrotu kosztów za telefony komórkowe

Oferowanie telefonów komórkowych zwrot kosztów to nie tylko bycie dobrym szefem. W rzeczywistości istnieją przepisy dotyczące tego, do czego pracownicy są uprawnieni, jeśli chodzi o odszkodowanie za osobiste korzystanie z telefonu komórkowego. Niektórzy porównują to nawet do nieautoryzowanych nadgodzin.

Te przepisy chronią zarówno pracowników, jak i pracodawców. Bez stypendium pracownicy mogą pozwać swoich pracodawców o pokrycie kosztów. Z drugiej strony pracownicy mogą być odpowiedzialni za narażenie bezpieczeństwa informacji firmowych.

Chociaż te przepisy różnią się w zależności od stanu, Kalifornia jest liderem w tym rosnącym trendzie. Te zmiany nastąpiły po kontrowersyjnej sprawie sądowej: Cochran kontra Schwan’s Home Services.

Podczas tej ważnej sprawy, Kalifornijski Sąd Apelacyjny wniósł pozew zbiorowy w imieniu 1500 pracowników obsługi klienta. kierowników. Podstawą sprawy był fakt, że pracownicy ci nie otrzymali zwrotu kosztów poniesionych w związku z korzystaniem z pracy.

Zastrzeżenie jest takie, że w Kalifornii niezależnie od tego, czy pracodawca zezwala pracownikom na korzystanie z osobistych telefonów komórkowych , jeśli wydatki zostaną poniesione, muszą zapłacić. Chociaż niektórym może się to wydawać niesprawiedliwe, to jest to prawo Kalifornii.

Kolejnym kontrowersyjnym aspektem tego prawa jest to, że pracownicy zasługują na zwrot kosztów, nawet jeśli użytkowanie związane z pracą nie kosztowało ich ani grosza! Jeśli pracownik ma nieograniczoną liczbę minut lub danych, pracodawca nadal musi płacić „rozsądny procent rachunku za telefon komórkowy”.

Obrona jest taka, że firma przerzuca wydatki operacyjne na pracownika. Jedna rzecz pozostaje niewyjaśniona nie wiadomo, co stanowi rozsądny procent? To pytanie utrudnia pracodawcom podjęcie decyzji o rodzaju zwrotu kosztów za telefon komórkowy i jak chronić się przed konsekwencjami prawnymi.

SUGEROWANE CZYTANIA:

Jak utworzyć IRS- zgodna polityka zwrotu kosztów

Jak sprostać wyzwaniom związanym ze zwrotem kosztów telefonów komórkowych?

Przy tak wielu różnych przepisach i niejasnych oczekiwaniach, w jaki sposób firmy mogą stworzyć zgodną i rozsądną politykę zwrotu kosztów za telefon komórkowy?

Niektórzy posuwają się nawet do zakazu używania telefonów komórkowych w miejscu pracy, aby uniknąć ryzyka i komplikacji związanych z tworzeniem polis i stypendiów. Wadą jest to, że może to potencjalnie wpłynąć na produktywność pracowników i morale firmy.

Zamiast rezygnować z bycia „potępionym, jeśli to zrobisz” i potępionym, jeśli tego nie zrobisz, przyjrzyjmy się różnym sposobom podejścia do debata na temat refundacji telefonów komórkowych.

SUGEROWANA CZYTAJ: Równoważenie zgodności z polityką wydatków i zadowolonych pracowników

• Zapłać pracownikom cały rachunek za telefon

Chociaż jest to niepopularne rozwiązanie dla wielu pracodawców, dla niektórych chodzi bardziej o spokój ducha. Płacąc po prostu za rachunki za telefon komórkowy swoich pracowników, omijasz przyklejone kwestie prawne lub długie, przeciągające się debaty na temat wartości procentowych.

Niektóre firmy wolą nie grać w niklowo-groszową grę i zamiast tego po prostu zapłać całą kwotę. Jest to szczególnie przydatne dla firm, których pracownicy regularnie używają swoich telefonów osobistych do pracy. Główna wada tej opcji jest oczywista – koszt. W zależności od wielkości firmy i liczby pracowników płacenie wielu rachunków za telefon komórkowy może być dość kosztowne.

• Wymagaj od pracowników udowodnienia używania telefonu komórkowego.

Dowód tkwi w puddingu, a wielu pracodawców chce dokładnie zobaczyć, jakie wydatki ich pracownicy uważają za wydatki związane z pracą.

W tej sytuacji firmy tworzą politykę, która wymaga od pracowników udowodnienia wszelkich związanych z pracą korzystanie z telefonu komórkowego i wydatki. Jak można sobie wyobrazić, takie podejście staje się dość żmudne i czasochłonne.

Rozwiązaniem jest obliczenie średniego czasu spędzonego na projektach związanych z pracą, a następnie opłacenie tej części całkowitego rachunku pracownika za telefon komórkowy Nawet to może zająć cenny czas i energię lepiej spędzoną gdzie indziej.

Zaletą tego podejścia jest to, że pracodawcy płacą tylko za to, z czego pracownicy faktycznie korzystają.Jest to również uważane za najdokładniejszy sposób obliczania rozsądnego procentu wykorzystania – jeśli masz czas i cierpliwość, aby to zrobić.

SUGEROWANA CZYTELNIA: Jak zarządzać rachunkami, aby mieć pewność, że Twój zespół jest zawsze gotowy do audytu ?

• Płacić pracownikom stałą kwotę

Dla tych firm, które chcą obniżyć koszty administracyjne, po prostu płacenie pracownikom stałej kwoty jest realną opcją. Pamiętaj jednak, że pracownicy muszą uzgodnić tę kwotę i powinno to być jasno określone w zasadach.

Jeśli pracownicy czują się uprawnieni do kwoty wyższej niż ustalona, wiele firm wymaga od nich przedstawienia dowodu. Największą zaletą tego podejścia jest to, że koszt jest stosunkowo stabilny. Ułatwia to pracodawcom budżetowanie i przydzielanie środków na pokrycie zwrotu kosztów telefonów komórkowych. Największą wadą tej formy zwrotu kosztów telefonów komórkowych jest szara strefa, która istnieje pomiędzy ustaloną kwotą a tym, do czego pracownicy czują, że są „uprawnieni. zarówno pod względem finansowym, jak i prawnym.

SUGEROWANE CZYTANIE: Jak stworzyć politykę zwrotu kosztów zgodną z IRS

• Utwórz konta wydatków na telefon komórkowy

Konta wydatków są powszechne w większych korporacjach, które wymagają od pracowników podróżowania i nawiązywania kontaktów w ramach ich zakresu obowiązków. Dlaczego nie zryczałtować korzystania z telefonu komórkowego w ramach rachunków wydatków?

Oznacza to, że pracownicy są opłacani dokładnie za ich ilość wykorzystania osobistego telefonu komórkowego w pracy – do grosza. To nakłada odpowiedzialność na pracownika.

Dla pracodawców oznacza to więcej czynności administracyjnych, co może zwiększyć koszty ogólne. Trudno jest również obliczyć prawdziwa liczba w zakresie korzystania z telefonów komórkowych przez pracowników wi nieograniczone pakiety danych.

• Wydawaj telefony służbowe

Jest to popularna opcja dla wielu różnych firm. Zapewnienie pracownikom firmowego telefonu komórkowego oznacza, że wydatki zostały już obliczone.

Jeśli pracownik zdecyduje się korzystać z osobistego urządzenia mobilnego, to na nim! Dostarczyłeś telefon komórkowy specjalnie do tego celu. Z drugiej strony, pracodawcy mają teraz za zadanie upewnić się, że pracownicy nie używają firmowego telefonu do użytku osobistego.

Dobrą wiadomością jest to, że pracodawca ma dostęp do wszystkich zapisów dotyczących telefonów komórkowych i może kontrolować powiązane Pracodawcy mogą również spać spokojnie, wiedząc, że ich pracownicy mają narzędzia niezbędne do wykonania pracy. Firmy muszą również wziąć pod uwagę koszty zakupu telefonów w całej firmie. Nie ma również gwarancji, że pracownicy będą obchodzić się z wydanymi telefonami z należytą uwagą. Firmy narażają pracowników na uszkodzenie, utratę lub kradzież telefonów służbowych – to zwiększa koszty ich wymiany.

SUGEROWANE CZYTANIA:

Najczęstsze błędy w zarządzaniu wydatkami firmy

Wyzwania, przed którymi stają zespoły finansowe związane z podróżami & zarządzanie wydatkami

Jakie są zasady dotyczące przynoszenia własnego urządzenia (BYOD)?

BYOD lub weź własne urządzenie, zasady stają się coraz bardziej powszechne w środowiskach pracy. Zgodnie z tymi zasadami wielu pracodawców płaci od 30 do 50 dolarów miesięcznie na rachunki pracowników za telefony komórkowe. Liczba ta różni się w zależności od firmy i uzgodnionej polityki.

Płatności te nazywane są stypendiami mobilnymi. Pracodawcy biorą pod uwagę kilka czynników, opracowując odpowiednie zasady dotyczące zwrotu kosztów kandydatom i określając kwoty stypendiów. Oto tylko kilka z nich:

• Opłaty operatora
• Ogólne koszty zarządzania urządzeniami mobilnymi
• Zakup nowego urządzenia
• Oprogramowanie do zarządzania wydatkami na urządzenia przenośne

Ale te zasady BYOD obejmują znacznie więcej niż tylko rachunki za telefon komórkowy. Dotyczą również środków bezpieczeństwa, które zapewniają bezpieczeństwo i poufność danych pracowników i firmy.

Uwagi końcowe

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do zwrotu kosztów za telefony komórkowe dla pracowników.

Pracodawcy muszą chronić swoje interesy prawne, a także swoją uczciwość. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, rozważając, jaki rodzaj polityki zwrotu kosztów telefonów komórkowych jest najlepszy dla Twojej firmy:

Oblicz koszt

Podobnie jak w przypadku większości rzeczy w życiu, wszystko sprowadza się do pieniędzy. Która z tych opcji jest najbardziej ekonomiczna dla Twojej firmy?

• Jeśli masz siłę roboczą, najdokładniejszym sposobem oferowania zwrotu kosztów za telefon komórkowy jest utworzenie konta wydatków lub zaoferowanie stałej kwoty.
• Jeśli pieniądze nie mają znaczenia, wydaj firmowe telefony komórkowe lub po prostu zapłać swoim pracownikom cały rachunek .

Usiądź i przeanalizuj liczby, zanim zdecydujesz się na rozwiązanie.

Utwórz łatwe do zrozumienia zasady zwrotu kosztów telefonów komórkowych

Wh niezależnie od kosztów polityki zwrotu kosztów, którą opracujesz, upewnij się, że wytyczne są bardzo jasne.

• Uwzględnij szczegółowy zarys oczekiwań firmy.
• Ile chcesz zapłacić i jak ten procent zostanie obliczony.
• Jeśli zdecydujesz się zapewnić firmowe telefony komórkowe, bądź przygotowany do monitorowania ich użycia i wyraźnego informowania o zatwierdzonym użyciu związanym z pracą.

SUGEROWANE CZYTANIA:

Pięć sposobów na ułatwienie pracownikom raportowania wydatków

Równoważenie zgodności z polityką wydatków i zadowolonych pracowników

W jaki sposób Fyle może pomóc w uzyskaniu stypendiów telefonicznych?

W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie każdy przez większość dnia ma nos w telefonie. Nic dziwnego, że zwrot kosztów za telefon komórkowy stał się gorącym tematem. Jednak nadal pozostaje pytanie, ile z tego jest przeznaczone na własny użytek, a ile jest związane z pracą? To jest pytanie, na które próbują odpowiedzieć firmy na całym świecie.

Chociaż pozostawiamy wybór Tobie, Fyle może zrobić znacznie więcej niż tylko usprawnienie zwrotów kosztów Twoim pracownikom! Czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu wydatkami swojej firmy i opracowywaniu jasnych zasad? Fyle to oprogramowanie do zarządzania wydatkami nowej ery, które może rozwiązać wszystkie problemy związane z zarządzaniem wydatkami! Zaplanuj demo już dziś i zacznijmy!