Gosto de pensar no Microsoft PowerPoint como um teste de habilidades básicas de marketing. Para criar uma apresentação de passagem, preciso demonstrar habilidades de design, conhecimento técnico e senso de estilo pessoal.

Se a apresentação tiver um problema (como uma fonte indesejada, um link quebrado ou um texto ilegível) , provavelmente falhei no teste.

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Mesmo que minha apresentação falada seja bem ensaiada, uma experiência visual ruim pode arruiná-la para o público.

Experiência não significa nada sem uma boa apresentação para apoiá-la. Para começar, pegue sua coleção de modelos de PowerPoint gratuitos abaixo e use as dicas a seguir para aperfeiçoar sua próxima apresentação.

Não importa o seu tópico, PowerPoints bem-sucedidos dependem de três fatores principais: seu domínio do PowerPoint ferramentas de design, sua atenção aos processos de apresentação e sua devoção a um estilo consistente. Aqui estão algumas dicas simples para ajudá-lo a começar a dominar cada um desses fatores e não se esqueça de verificar os recursos adicionais no final deste post.

Como fazer uma apresentação em PowerPoint

Uma apresentação é composta por vários slides e, agora que você sabe como fazer um, pode se aprofundar mais no PowerPoint. capacidades.

Abra uma apresentação em branco novamente ou comece a partir de uma que você já criou.

Se você já criou uma apresentação, clique duas vezes no ícone para abrir o existente. ile. Caso contrário, abra o Microsoft PowerPoint, clique em “Arquivo” no canto superior esquerdo e clique em “Nova apresentação”. A partir daí, você pode seguir as instruções para configurar uma nova apresentação.

Escolha um “tema” ou crie o seu próprio.

A Microsoft oferece temas integrados e variações de cores para ajudar você cria seus slides com uma aparência coesa. Para escolher um desses temas predefinidos, escolha a guia “Arquivo” novamente, selecione “Novo”, escolha uma das opções e clique em “Criar”.

Caso contrário, você pode usar elementos do PowerPoint, seu senso de design e a paleta de cores da sua marca para fazer seu próprio “tema”.

Crie uma variedade de slides para diferentes finalidades.

Você não quer apresentar o mesmo slide exato, apenas com conteúdo diferente nele. Isso aborreceria seu público. Certifique-se de criar várias variações, acomodando alguns dos usos comuns para slides. No mínimo, você precisará:

• Um slide de título
• Um slide de pauta ou sumário
• Um slide que apresente o palestrante
• Vários slides de conteúdo (crie layouts diferentes considerando o tipo de multimídia que você usará)

Use o recurso Duplicar slides para economizar seu tempo.

Não há razão para criar esses designs repetidamente. Agora que você tem alguns dos quais desenhar, pode simplesmente duplicá-los antes de inserir seu conteúdo. Veja como fazer isso:

1. No painel esquerdo, clique com o botão direito na miniatura do slide que deseja duplicar.
2. Escolha “Duplicar slide” no menu pop-up.

Isto irá adicionar automaticamente uma cópia deste slide à apresentação. A partir daí, você pode personalizá-lo de acordo com suas necessidades.

Adicione transições aos slides (opcional).

Muito bem, as transições podem adicionar um pouco de movimento e exibicionismo à sua apresentação . O PowerPoint tem várias transições integradas para você escolher.

Para acessá-las, selecione a guia “Transições” na faixa superior. A partir daí, você pode selecionar uma transição para ser visualizada na tela. Para personalizá-lo ainda mais, clique em “Opções de efeito” e brinque com os recursos para encontrar algo que se adapte ao seu gosto. Para remover uma transição, selecione “Transições” e clique em “Nenhuma.”

Adicione animações aos slides (opcional).

Assim como as transições, as animações podem adicionar movimento, revelar informações e ajudá-lo a sublinhar os pontos que deseja atingir durante o discurso. para animar um elemento, siga estas etapas:

1. Selecione o elemento que deseja animar clicando nele.
2. Escolha “Animações” na faixa superior.
3. Você terá a opção de escolher entre vários efeitos exibidos na faixa de opções.
4. Clicar em um deles fornecerá uma visualização.
5. Para personalizar a animação, selecione “Opções de efeito . “
6. Para remover uma animação, clique em” Nenhum “na faixa de opções.

Algumas das maneiras de personalizar animações incluem:

• Ao clicar
• Com anterior
• Após anterior
• Duração
• Atraso

Estes descreva como você deseja que o efeito se comporte, então brinque com eles até encontrar um efeito que se adapte ao seu gosto.

Você também terá a opção de mover as animações enquanto edita seus slides com a função “Reordenar animação” na faixa superior.

Salve sua apresentação.

Clique em “Arquivo” e “Salvar”, certificando-se de especificar em qual pasta ou destino você deseja que seu PowerPoint seja armazenado.

Execute sua apresentação.

É sempre bom fazer um teste para garantir que seus slides estejam configurados corretamente e suas animações sejam disparadas da maneira correta você espera que eles façam.

Para apresentar seu PowerPoint, vá até a guia “Apresentação de slides” e clique em “Reproduzir do início”. O slide cobrirá toda a tela, bloqueando a área de trabalho e o software PowerPoint. Isso ocorre para que o seu público (neste caso, você para o teste) se concentre exclusivamente nos elementos visuais da sua apresentação.

Avance os slides.

Quando terminar com um slide e deseja mostrar o próximo em sua sequência, clique com o mouse no modo de apresentação. Isso avançará o slide.

Estilo do PowerPoint

1 . Não deixe o PowerPoint decidir como você usa o PowerPoint.

A Microsoft queria fornecer várias ferramentas aos usuários do PowerPoint. Mas isso não significa que você deva usar todos eles. Aqui estão algumas coisas importantes a serem observadas:

• Certifique-se de que os temas PPT predefinidos complementem suas necessidades antes de adotá-los.
• Tente evitar o uso do padrão do Microsoft Office fontes, Calibri e Cambria. Usar esses dois tipos de fontes pode fazer a apresentação parecer desanimadora.
• Os profissionais nunca devem usar os sons de ação do PPT. (Considere o seu público acima das preferências pessoais).
• O PowerPoint torna os marcadores automáticos, mas pergunte-se: os marcadores são realmente apropriados para o que você precisa fazer? Às vezes são, mas nem sempre.
• Os padrões PPT recentes incluem uma pequena sombra em todas as formas. Remova esta sombra se ela não for realmente necessária. Além disso, não deixe as formas em seu azul padrão.

2. Crie tamanhos de slide personalizados.

Enquanto você normalmente consegue se safar com o tamanho de slide padrão para a maioria das apresentações, você pode precisar ajustá-lo para apresentações maiores em monitores de tamanhos estranhos. Se você precisar fazer isso, veja como.

Dica: redimensione seu slides antes de adicionar qualquer objeto a eles ou as dimensões de seus objetos ficarão distorcidas.

3. Edite o design do modelo do slide.

Freqüentemente, é muito mais fácil editar o modelo do PowerPoint antes de começar – dessa forma, você não precisa criar cada slide manualmente. Veja como você faz isso.

• Selecione “Temas” na navegação superior.
• Na extrema direita, clique em “Editar mestre” e em “Slide mestre. “
• Faça as alterações que desejar e clique em” Fechar mestre. “Todos os slides atuais e futuros dessa apresentação usarão esse modelo.

4. Escreva o texto com o seu público em mente.

Uma parte significativa do conteúdo do PowerPoint é texto. Uma boa cópia pode fazer ou quebrar sua apresentação, portanto, avaliar seu trabalho escrito de alguns ângulos diferentes pode fazer você parecer mais persuasivo. Pensar em como seu texto é recebido diferencia os bons apresentadores dos melhores.

Tipografia:

Muitas pessoas subestimam a influência da fonte, mas escolher a fonte certa é importante – a percepção do tipo de fonte pode influenciar a impressão que o público tem de você. a fonte certa é uma oportunidade de transmitir personalidade e profissionalismo de marca consistentes.

Algumas fontes são vistas como simples e profissionais, mas isso não significa que sejam chatas. Um erro comum é pensar que sua fonte não é “emocionante” o suficiente, o que pode levar você a escolher uma fonte que distraia sua mensagem geral.

Fonte: Workfront

Dito isso, você ainda pode usar fontes divertidas e excêntricas – com moderação. Compensar uma fonte divertida ou letras grandes com algo mais profissional pode criar uma apresentação envolvente. Acima de tudo, certifique-se de ser consistente para que sua apresentação tenha a mesma aparência em cada slide, para que o público não se distraia com muitas fontes diferentes.

Fonte: Design Shack

5. Certifique-se de que todos os seus objetos estão alinhados corretamente.

Ter os objetos alinhados corretamente em seu slide é a chave para torná-lo elegante e profissional. Você pode tentar alinhar manualmente suas imagens … mas todos nós sabemos como isso normalmente funciona. Você está tentando ter certeza de que todos os seus objetos ficam no meio do slide, mas quando você os arrasta até lá, ainda não parece muito certo. Livre-se do seu jogo de adivinhação e deixe o PowerPoint fazer sua mágica com este truque.

Como alinhar vários objetos:

• Selecione todos os objetos mantendo pressionada a tecla “Shift” e clicando em todos eles.
• Selecione “Organizar” na barra de opções superior e escolha “Alinhar ou distribuir”.
• Escolha o tipo de alinhamento desejado.

Como alinhar objetos ao slide:

• Selecione todos os objetos segurando pressione “Shift” e clique em todos eles.
• Selecione “Organizar” na barra de opções superior e escolha “Alinhar ou distribuir”.
• Selecione “Alinhar para deslizar”.
• Selecione “Organizar” na barra de opções superior novamente e, em seguida, escolha “Alinhar ou distribuir”.
• Escolha o tipo de alinhamento desejado.

Design do PowerPoint

6. Use “Menus de formato” para controlar melhor os designs de seus objetos.

Os menus de formato permitem que você faça ajustes finos que de outra forma parecem impossíveis. Para fazer isso, clique com o botão direito em um objeto e selecione a opção “Formatar”. Aqui, você pode ajustar sombras, ajustar medidas de forma, criar reflexos e muito mais. O menu que aparecerá será parecido com este:

Embora as opções principais possam ser encontradas nas barras de ferramentas de formato do PowerPoint, procure o controle completo no menu da janela de formato. Outros exemplos de opções disponíveis incluem:

• Ajustando o texto dentro de uma forma.
• Criando uma sombra de perspectiva natural atrás de um objeto.
• Recolorindo fotos manualmente e com opções automáticas.

7. Aproveite as vantagens das formas do PowerPoint.

Muitos usuários não percebem como as ferramentas de formas do PowerPoint se tornaram flexíveis. Em combinação com as opções de formato expandidas lançadas pela Microsoft em 2010, o potencial para um bom design com formas está prontamente disponível. O PowerPoint oferece ao usuário várias opções de formas excelentes, além dos padrões retangulares tradicionais, ovais e retangulares arredondados, ao contrário de programas de design profissional como Adobe Creative Suite ou Quark.

As formas atuais incluem Smart Shapes altamente funcionais função, que permite criar diagramas e fluxogramas em nenhum momento. Essas ferramentas são especialmente valiosas quando você considera que o PowerPoint é um meio visual. Parágrafos e listas de marcadores são enfadonhos – você pode usar formas para ajudar a expressar sua mensagem com mais clareza.

8. Crie formas personalizadas.

Ao criar uma forma, clique com o botão direito e pressione “Editar pontos”. Ao editar pontos, você pode criar formas personalizadas que atendam às suas necessidades específicas. Por exemplo, você pode remodelar as setas para se ajustarem às dimensões que desejar.

Outra opção é combinar duas formas. Ao selecionar duas formas, clique com o botão direito e vá para o submenu “Agrupamento” para ver uma variedade de opções.

• Combinar cria uma forma personalizada que tem porções sobrepostas das duas formas anteriores cortadas para fora.
• União cria uma forma completamente mesclada.
• Intersect cria uma forma de apenas as seções sobrepostas das duas formas anteriores.
• Subtrair corta as sobreposições parte de uma forma da outra.

Usando essas ferramentas em vez de tentar editar pontos com precisão, você pode criar formas personalizadas medidas com precisão.

9. Corte as imagens em formas personalizadas.

Além de criar formas personalizadas em sua apresentação, você também pode usar o PowerPoint para cortar as imagens existentes em novas formas.Veja como fazer isso:

Saiba mais sobre como criar imagens para seus canais de marketing no vídeo abaixo.

10. Apresente sites no PowerPoint.

A tradição diz que se você quiser mostrar um site em PowerPoint, você deve apenas criar um link para a página e solicitar que um navegador seja aberto. Para usuários de PC, há uma opção melhor.

Software de terceiros que integra-se totalmente na guia do desenvolvedor do PowerPoint pode ser usado para incorporar um site diretamente no PowerPoint usando um iframe HTML normal. Uma das melhores ferramentas é o LiveWeb, um software de terceiros desenvolvido de forma independente.

Usando o LiveWeb, você não precisa interromper seu PowerPoint e sua apresentação permanecerá fluida e natural. Quer você incorpore uma página da web inteira ou apenas um vídeo do YouTube, isso pode ser uma melhoria de terceiros de alta qualidade.

Infelizmente , Os usuários do Mac não têm uma opção semelhante. a segunda opção é fazer capturas de tela do site, criar um link por meio de um navegador ou incorporar mídia (como um vídeo do YouTube) baixando-o diretamente para o seu computador.

11. Tente usar GIFs.

GIFs são imagens animadas em loop usadas para comunicar um estado de espírito, uma ideia, uma informação e muito mais. Os usuários adicionam GIFs aos Powerpoints para serem engraçados ou demonstrar rapidamente um processo. É fácil adicionar GIFs aos slides. Para fazer isso, basta seguir estas etapas:

Processo do PowerPoint

12. Mantenha-o simples.

PowerPoint é uma excelente ferramenta para apoiar sua apresentação com informações visuais, gráficos e pontos complementares. Isso significa que seu PowerPoint não deve ser a apresentação inteira. Seus slides – não importa quão criativos e bonitos – não devem ser a estrela do mostrar. Mantenha seu texto e imagens claros e concisos, usando-os apenas para complementar sua mensagem e autoridade.

Se seus slides contiverem informações densas e confusas, isso distrairá o público e aumentará a probabilidade de você perder a atenção. Nada nos slides deve ser supérfluo! Mantenha sua apresentação persuasiva, mantendo-a limpa. Existem algumas maneiras de fazer isso:

• Limite os pontos e o texto dos marcadores.
• Evite parágrafos e aspas longas.
• Mantenha o “espaço em branco” ou “espaço negativo”.
• Mantenha porcentagens, gráficos e dados super básicos.

13. Incorpore seus arquivos de fonte.

Um problema constante que os apresentadores têm com o PowerPoint é que as fontes parecem mudar quando os apresentadores mudam de um computador para outro. Na realidade, as fontes não estão mudando – o computador de apresentação simplesmente não tem os mesmos arquivos de fontes instalados. Se você estiver usando um PC e apresentar em um PC, há uma solução fácil para esse problema. (Quando você envolve sistemas Mac, a solução é um pouco mais difícil. Veja a dica nº 11.)
Aqui está o truque: ao salvar seu arquivo do PowerPoint (apenas em um PC), você deve clicar em Salvar opções na seção “Salvar como … “Janela de diálogo. Em seguida, selecione a caixa de seleção “Incorporar fontes TrueType” e pressione “OK”. Agora, sua apresentação manterá o arquivo de fonte e suas fontes não serão alteradas quando você mover os computadores (a menos que você faça sua apresentação em um Mac).

14. Salve seus slides como JPEGs.

No PowerPoint para Mac 2011, não há opção para incorporar fontes na apresentação. Portanto, a menos que você use fontes onipresentes como Arial ou Tahoma, seu PPT provavelmente encontrará alterações de fonte em computadores diferentes.

A maneira mais certa de evitar isso é salvando sua apresentação final como JPEGs e, em seguida, inserindo-os JPEGs em seus slides. Em um Mac, os usuários podem facilmente arrastar e soltar os JPEGs em PPT com tempo de carregamento rápido. Se você não usar ações em sua apresentação, essa opção funcionará especialmente bem.

Se quiser que sua apresentação pareça “animada”, você precisará fazer alguns ajustes. Tudo o que você precisa fazer é salvar JPEGs de cada “quadro” da animação. Então, em sua apresentação final, você apenas exibirá esses JPEGs na ordem em que deseja que a animação apareça. Embora, tecnicamente, você tenha vários novos slides no lugar de um original, seu público não saberá a diferença.

Uma consideração importante: se o seu PPT incluir muitos JPEGs, o tamanho do arquivo aumentará.

15. Incorporar multimídia.

O PowerPoint permite que você crie um link para arquivos de vídeo / áudio externamente ou incorpore a mídia diretamente em sua apresentação. Você deve incorporar esses arquivos se puder, mas se você usar um Mac, não poderá incorpore o vídeo (veja a nota abaixo). Para PCs, dois grandes motivos para incorporação são:

• A incorporação permite que você reproduza mídia diretamente em sua apresentação. Vai parecer muito mais profissional do que alternar entre janelas.
• A incorporação também significa que o arquivo permanece dentro da apresentação do PowerPoint, portanto, deve ser reproduzido normalmente sem trabalho extra (exceto em um Mac).

Observação: os usuários do Mac OS do PowerPoint devem ser extremamente cuidadosos ao usar arquivos multimídia.

Se você usa o PowerPoint para Mac, sempre precisará trazer o vídeo e / ou arquivo de áudio com você na mesma pasta da apresentação do PowerPoint. É melhor inserir apenas arquivos de vídeo ou áudio depois que a apresentação e a pasta que o contém forem salvas em um drive portátil em sua pasta permanente. Além disso, se a apresentação for reproduzida em um computador Windows, os usuários de Mac precisam ter certeza de que seus arquivos multimídia estão no formato WMV. Essa dica fica um pouco complicada, então, se você quiser usar o PowerPoint de maneira eficaz, considere usar o mesmo sistema operacional para projetar e apresentar, não importa o que aconteça.

16. Traga seu próprio hardware.

Entre os sistemas operacionais, o PowerPoint ainda está um pouco nervoso. Mesmo entre as diferentes versões de PPT, as coisas podem mudar. Uma maneira de corrigir esses problemas é garantir que você tenha o hardware correto – portanto, traga seu próprio laptop quando estiver apresentando.

17. Use “Visualização do apresentador”.

Na maioria das situações de apresentação, haverá uma tela de apresentador e a tela projetada principal para sua apresentação. O PowerPoint tem uma ótima ferramenta chamada Visualização de Apresentador, que pode ser encontrada na guia “Apresentação de Slides” do PowerPoint 2010 (ou 2011 para Mac). Incluída na Visualização do apresentador está uma área para anotações, um cronômetro / relógio e uma tela de apresentação.

Para muitos apresentadores, esta ferramenta pode ajudar a unificar sua apresentação falada e seu auxílio visual. Você nunca quer fazer o PowerPoint parecer uma pilha de anotações que você usa como uma muleta. Use a opção Visualização do Apresentador para ajudar a criar uma apresentação mais natural.

Dica profissional: no início da apresentação, você também deve pressionar CTRL + H para fazer o cursor desaparecer. Pressione a tecla “A” para trazê-lo de volta, se necessário!

Com os processos de estilo, design e apresentação sob controle, você pode fazer muito mais com o PowerPoint do que apenas apresentações para seus clientes. PowerPoint e aplicativos de slides semelhantes são ferramentas flexíveis que não devem ser esquecidas. Com um ótimo modelo, você pode começar a criar apresentações que impressionarão seu público.

Nota do editor: Esta postagem foi publicada originalmente em agosto de 2019 e foi atualizada para ser abrangente.

Originalmente publicado em 10 de setembro de 2020 5:30 : 00h00, atualizado em 25 de janeiro de 2021