Resumo da política & finalidade

Nossa política de verificação de histórico de funcionários refere-se às nossas diretrizes para investigar os históricos de nossos candidatos a empregos como parte de nosso processo de contratação. A verificação de antecedentes nos ajuda a:

• obter uma visão dos antecedentes dos candidatos.
• Garantir que contratamos funcionários confiáveis.
• Verificar as informações dos candidatos quanto à veracidade e precisão .
• Selecionar candidatos condenados por comportamento criminoso grave.

Escopo

Esta política de verificação de histórico de funcionários se aplica a candidatos que passam pelo processo de contratação de nossa empresa . Também pode se aplicar a candidatos internos que estão sendo considerados para uma promoção ou transferência.

Elementos da política

Verificações de antecedentes podem incluir:

• Registros criminais .
• Relatórios de crédito.
• Teste de drogas.
• Relatórios de verificação (por exemplo, identidade, emprego anterior, educação, SSN)
• Registros de condução .
• Verificações de referências.

Todos os candidatos não precisam passar em todos os tipos de verificação de antecedentes que oferecemos antes de nossa empresa os contratar. Cada posição tem seus próprios requisitos. Por exemplo, registros de direção podem ser relevantes para contratar vendedores e motoristas de táxi confiáveis, mas não para contratar gerentes de escritório. A triagem básica de antecedentes inclui

As leis locais podem proibir ou restringir certos tipos de verificação de antecedentes. Cumpriremos as diretrizes legais em todos os momentos.

Verificações de antecedentes criminais são essenciais se os candidatos estão se entrevistando para posições nas quais:

• Representar nossa empresa e lidar com nossos clientes ou partes interessadas.
• Ter acesso a informações sensíveis e confidenciais
• Gerenciar dinheiro e finanças
• Ter qualquer contato com crianças ou idosos

Quando você deve conduzir uma verificação de antecedentes de funcionários?

Na maioria dos casos, verificações de antecedentes custam tempo e dinheiro. Aconselhamos os gerentes de contratação e a equipe de RH a realizar verificações com moderação: de preferência, na rodada final de candidatos pré-selecionados no processo de contratação ou um candidato que eles escolheram contratar. As leis locais podem exigir que o candidato tenha uma oferta em mãos antes de pedirmos permissão para uma verificação de antecedentes. Cumpriremos todas as leis.

A triagem de antecedentes não deve ser usada como forma de desqualificar alguém ou reduzir o número de candidatos a uma posição. As verificações de antecedentes visam reforçar uma decisão de contratação e garantir que os candidatos selecionados para um cargo sejam adequados.

Responsabilidades da nossa empresa

Os gerentes de contratação e a equipe de RH devem:

• Informe os candidatos de que uma verificação de antecedentes é exigida no anúncio de emprego do cargo.

• Peça aos candidatos uma permissão por escrito antes de conduzir uma verificação de antecedentes e informe-os como o processo demorará.

• Contrate um provedor de verificação de antecedentes confiável e confiável. Os critérios a serem considerados ao escolher um fornecedor são: custo, legalidade, compromisso com a confidencialidade e tempo de resposta. Se nosso provedor atual não atender aos nossos requisitos para esses critérios, o RH deve procurar um novo provedor.

• Informe os candidatos sobre os resultados de suas verificações de histórico e o que planejamos fazer (rejeitar ou mover os candidatos para a próxima fase de contratação.) Os provedores de verificação de histórico devem fornecer aos candidatos cópias de seus resultados.

• Conduzir uma verificação de histórico de todos os candidatos que passarem pelo for uma posição específica sem discriminar certos indivíduos.

• Dê aos candidatos as informações de que eles precisam para contestar uma denúncia ou resolver quaisquer problemas que uma verificação de antecedentes apareça.

Os gerentes de contratação / RH devem dizer aos candidatos que uma verificação de antecedentes não garante emprego, a menos que eles já tenham recebido uma oferta de emprego verbal.

O que fazer com as descobertas negativas

Os registros criminais não desqualificam automaticamente os candidatos do processo de contratação, a menos que sejam condenados por atos criminosos graves (por exemplo, agressão sexual). Julgarei a substância dos antecedentes criminais de acordo com estes critérios:

• Número de condenações criminais pelo mesmo crime.
• Tempo decorrido desde a última condenação criminal.
• Como a condenação criminal se relaciona ao cargo.

Observe que os gerentes de RH / contratação levarão em consideração as condenações, não as prisões, ao revisar a verificação de antecedentes do candidato.

Os gerentes de RH e de contratação devem manter os interesses da empresa em mente ao avaliar a seriedade de quaisquer problemas que as verificações de antecedentes revelem. Por exemplo, os candidatos considerados para uma posição que envolva dirigir um veículo da empresa devem ter pelo menos um registro de condução limpa de dois anos. Os gerentes de RH e de contratação devem rejeitar candidatos condenados por dirigir embriagado nos últimos dois anos.

Geralmente, se os gerentes de contratação e RH decidirem que um determinado candidato traria um risco alto ou irracional para nossa empresa, eles devem rejeitar o candidato.

Os gerentes de RH e de contratação podem ligar para os candidatos para discutir os resultados de suas verificações de antecedentes em casos de pequenas discrepâncias (por exemplo, uma licença suspensa). Se os candidatos responderem de maneira satisfatória, eles ainda podem ser contratados para trabalhar com nossa empresa.

Procedimento

Nós visar um processo de contratação transparente que respeite os direitos dos candidatos. Aconselhamos os gerentes de contratação e a equipe de RH a seguir este procedimento para análise de histórico:

1. Gerentes de contratação e RH discutem se uma verificação de histórico é necessária para uma posição e o que a verificação incluirá.
2. Os gerentes de contratação observam no anúncio de emprego que uma verificação de antecedentes é necessária antes do emprego.
3. Quando os candidatos finais (um ou mais finalistas) são selecionados, os gerentes de contratação ou de RH entram em contato com os candidatos para obter permissão por escrito para verificações de antecedentes e explicar o processo. Isso pode ser feito por meio de um Sistema de Rastreamento de Candidatos (ATS).
4. Se os candidatos se recusarem a passar por uma triagem de histórico, o RH os informa que eles não serão considerados para o cargo. Se os candidatos fornecerem permissão por escrito, os provedores de verificação de histórico podem iniciar a revisão.
5. Assim que o RH recebe os resultados da verificação de histórico, a equipe os discute com os gerentes de contratação para decidir as próximas etapas para os candidatos e a posição.
6. Os gerentes de contratação informam os candidatos sobre suas decisões e garantem que eles recebam cópias de seus relatórios de verificação de antecedentes individuais. Se houver resultados negativos, os gerentes de RH / contratação devem informar aos candidatos como contestar o relatório.

Nossas políticas de confidencialidade e proteção de dados sempre se aplicam às verificações de antecedentes de informações descobertas.

Aviso de isenção: este modelo de política tem o objetivo de fornecer diretrizes gerais e deve ser usado como uma referência. Pode não levar em consideração todas as leis locais, estaduais ou federais relevantes e não é um documento legal. Nem o autor nem a Workable assumirão qualquer responsabilidade legal que possa surgir do uso desta política.

Leituras adicionais

• O que os empregadores precisam saber sobre verificações de antecedentes – Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
• Triagem pré-contratação: dicas para navegar em conversas estranhas
• Os 8 fundamentos do empregador sobre verificações de antecedentes trabalhistas
• Dicas para escolher o melhor serviço de verificação de antecedentes