Quer aprender como criar uma política de frequência do funcionário?

Empresas de sucesso em todo o mundo têm uma coisa em comum – todas elas têm uma excelente participação dos funcionários.

Mas o que acontece quando seus funcionários não aparecem?

Seus processos são interrompidos, você enfrenta uma crise de pessoal e inevitavelmente perderá seus prazos. E com a pandemia de COVID-19 afetando empresas em todos os lugares, monitorar a frequência dos funcionários remotamente está se tornando mais difícil do que nunca!

Não parece ideal, certo?

Uma política de frequência detalhada dos funcionários é uma maneira eficiente de evitar esses problemas de atendimento.

Ele descreverá tudo o que seus funcionários precisam saber sobre como ir para o trabalho e as consequências da baixa frequência dos funcionários.

Para ajudá-lo, vamos cobrir o que é uma política de frequência e o que você precisa incluir em sua política. Para começar, daremos a você um modelo de política de presença de funcionários.

Este artigo contém:

• O que é um funcionário Política de frequência
• Por que você precisa de uma política de frequência
• O que precisa ser abordado em sua política de frequência de funcionário
• Um modelo de modelo de política de frequência de funcionário

O que é uma política de frequência de funcionário?

Observação: essas primeiras seções cobrem os princípios básicos das políticas de frequência e o que elas devem cobrir, se você quiser pular para o modelo, clique aqui .

Uma política de frequência do funcionário é um documento que contém todas as informações de que seus funcionários precisam com relação à frequência. Ele conterá como os funcionários devem comparecer ao trabalho, os níveis de frequência esperados e até mesmo os problemas associados à frequência.

Por exemplo, uma política de frequência justa dos funcionários cobrirá uma variedade de problemas comuns de frequência. Esses problemas de frequência podem variar de atrasos e ausências não programadas, e até mesmo dias de licença médica e licença pessoal.

Esta política também ajuda a explicar a ação disciplinar para aqueles que não cumprem os requisitos de frequência da empresa.

Por que você precisa de uma política de frequência?

Tendo uma política de frequência do funcionário tem vários benefícios:

Mantém todos na mesma página

Uma política de frequência ajuda o funcionário a entender o que se espera dele quando se trata de frequência no trabalho. Esta política também explica por que sua pontualidade e frequência regular são importantes.

Também delineará claramente as consequências de não seguir as diretrizes de atendimento – garantindo que todos estejam cientes do que precisam ser evitados.

Proteja-se de possíveis litígios

O que acontece se a ausência do funcionário e a punição subsequente resultarem em reclamações de tratamento injusto por parte desse funcionário?

Para se proteger disso, sua política de frequência serve como um documento legal. Uma vez que cobre uma ampla variedade de questões de atendimento de forma clara – cada funcionário sabe o que está reservado para eles.

Desta forma, em caso de qualquer litígio futuro, você pode consultar a política em seu manual do funcionário como prova de que tudo foi explicado e o funcionário consentiu em seguir este regulamento.

O que entra em uma política de frequência de funcionário?

Agora você sabe por que ter uma política de frequência de funcionário é importante, mas o que deve entrar nessa política?

Para certifique-se de não perder nada importante, compilamos uma lista de seções importantes que devem ser abordadas em sua política.

Esclarecimentos sobre todos os aspectos da frequência

Como você pode ter certeza de que sua política de frequência é entendida por todos?

Você deseja cobrir uma variedade de questões de frequência em sua política.

No entanto, ter muitos termos vai começar a confundir seu funcionário.

Explicar claramente os diferentes termos usados na política o ajudará a evitar qualquer possível confusão sobre as expectativas de comparecimento do funcionário.

Aqui estão alguns exemplos de termos que você deve definir em sua política:

A. Absenteísmo

Ao começar a definir o absenteísmo em sua política, você deve ser específico sobre o que marca um funcionário como ausente. Lembre-se de que o absenteísmo pode incluir dias de férias, licença médica ou dever de júri.

Seus funcionários também precisam saber o que precisam fazer para evitar pontos de presença negativos ou ação disciplinar.

Lembre-se de incluir também o que você vê como absenteísmo excessivo ou abandono do emprego e a ação disciplinar para essas infrações de frequência.

B. Ausência aprovada vs. Ausência não justificada

Mesmo que você queira eliminar as ausências dos funcionários, haverá momentos em que os funcionários não conseguirão cumprir seus horários de trabalho. Ao explicar a ausência aprovada em sua política, os funcionários têm menos probabilidade de serem desnecessariamente marcados como ausentes.

A ausência aprovada pode ser verificada usando documentos oficiais, como atestado médico ou avisos de dever do júri.Essas circunstâncias podem ser tratadas por seu departamento de recursos humanos quando necessário.

C. Funcionários isentos e funcionários não isentos

Sua política também deve incluir a diferença entre funcionários isentos e funcionários não isentos. Os regulamentos da FLSA afirmam claramente que os funcionários isentos não podem reivindicar o pagamento de horas extras.

Um funcionário não isento, por outro lado, PODE reivindicar o pagamento de horas extras por quaisquer horas adicionais que trabalhou.

D. Dia por doença vs licença pessoal

Você vai alocar licença por doença paga em sua apólice?

O que precisa ser fornecido para se qualificar para essa licença médica?

Essas são apenas algumas das perguntas que você precisa responder em sua apólice.

Sua política de comparecimento também pode incluir opções de licença pessoal para que seus funcionários não usem a licença médica de forma inadequada. Você também pode incluir uma opção de folga remunerada adicional, como um dia de férias para maior flexibilidade.

E. Licença protegida FMLA

A sua empresa está coberta para licença FMLA?

De acordo com a Lei de Licença Familiar e Médica, os funcionários qualificados têm direito a tirar 12 semanas de licença sem vencimento durante um período de 12 meses.

Certifique-se de que sua política de frequência ao trabalho leve isso em consideração e explique claramente esse processo.

F. Atraso

Como você define o comportamento atrasado?

Sua política deve incluir como você define atrasos. Este esclarecimento ajudará os funcionários a compreender a importância da pontualidade e a qualificá-la.

Por exemplo, um funcionário será marcado como atrasado se chegar 15 minutos atrasado em seu turno programado? Ou você será mais tolerante quando se trata do horário de início de um cronograma de trabalho?

Se você deseja abordar apenas o comportamento atrasado, considere estabelecer uma política de atrasos para acompanhar sua política de frequência.

Como você medirá a frequência dos funcionários?

Agora você esclareceu todos os termos importantes da sua política.

Mas como você irá rastrear e medir a frequência de todos os funcionários da sua empresa?

É aqui que você menciona seu sistema de gerenciamento de frequência em sua política.

Por exemplo, você usará logins, scanners biométricos ou cartões de ponto simples?

Ou, com o trabalho remoto se tornando tão popular, você usará ferramentas online para rastrear a frequência?

Explicar isso em sua política de frequência é importante porque dá aos funcionários clareza sobre a frequência processo para evitar mal-entendidos no futuro.

Você adicionará um bônus de presença?

Premiar funcionários por excelente participação é um grande incentivo para os funcionários, que também funciona como um grande impulsionador do moral dos funcionários.

Você pode medir uma boa participação avaliando o seguinte:

• Sempre pontual para o trabalho.
• Não sair do escritório para fazer recados pessoais.
• Sempre informar seu supervisor sobre possíveis licenças.

Ao atribuir pontos de frequência a cada uma dessas atividades, você pode medir com precisão a frequência regular de seu funcionário.

Mas com que frequência você deve recompensar a boa frequência para trabalhar como um impulsionador do moral do funcionário?

Você pode recompensar o bom atendimento mensal ou anualmente. Isso lhe dará tempo suficiente para medir com precisão a presença dos funcionários.

Procedimentos disciplinares

Quando você delineia os procedimentos disciplinares em sua política, seus funcionários saberão as consequências de uma baixa frequência dos funcionários.

Você pode usar um sistema simples de “ponto” para rastrear qualquer problema de assiduidade do funcionário, como:

• Ausente, com motivo comprovado: 1 ponto.
• Ausente, sem ligação ou desculpa: 2 pontos.
• Atraso: ½ ponto.
• Falha ao se apresentar no horário de trabalho agendado: ½ ponto.
• Retorno atrasado do almoço ou intervalo: 1 ponto (mais de 30 minutos).
• Fora do local de trabalho durante o horário de trabalho: 3 pontos

Você pode usar estes atendimento deficiente pontos para calcular as infrações de assiduidade do funcionário e atribuir as ações disciplinares progressivas:

• 15 pontos: É dada advertência verbal.
• 30 pontos: É dada advertência por escrito.
• 45 pontos: Reunião com o supervisor, possível solução ou suspensão.
• 60 pontos: O funcionário estará sujeito a rescisão.

Um exemplo de presença do funcionário modelo de política

Aqui está um exemplo de política de frequência de funcionários que você pode usar em sua organização:

(Uma versão para download deste modelo ate está disponível no final desta seção.)

Visão geral e propósito desta política de frequência

A frequência regular é incentivada em. Todos os funcionários, independentemente de cargo e departamentos, são importantes para o sucesso da empresa. Não comparecer ao trabalho e atrasos causam interrupções indesejadas que queremos evitar.

Esta política descreverá as expectativas e os procedimentos que esperamos de nossos funcionários em relação à sua participação.

Atendimento de funcionários

Na temos o orgulho de construir um ambiente de trabalho justo e responsável para todos os nossos funcionários. Quando o atraso ou absenteísmo excessivo de um funcionário começa a causar uma interrupção para outras pessoas e as operações diárias da empresa, isso é considerado “comportamento inadequado” e os procedimentos disciplinares serão iniciados.

Absenteísmo vs. Atraso:

O absenteísmo será definido como ausência não relatada e / ou não verificada.

Atraso será definido como a incapacidade de cumprir a programação diária de trabalho estabelecida para o funcionário. Isso inclui atrasos e / ou horários de partida antecipada e intervalos para café / almoço prolongados demais. Horários superiores a XX minutos serão considerados atrasos.

O absenteísmo deve ser evitado em todos os momentos, no entanto, entendemos que nem todos os dias correm conforme planejado . Exigimos que nossos funcionários façam o melhor que puderem para comunicar ao seu supervisor sobre qualquer absenteísmo não planejado.

Se o funcionário se encontrar em uma circunstância imprevisível que resulte em uma ausência não planejada, o ônus será o funcionário deve notificar seu supervisor imediatamente.

O funcionário será marcado como ausente se deixar de relatar um motivo verificável ao seu supervisor imediato.

Se um funcionário for marcado como ausente por três ou mais dias consecutivos, ele precisa fornecer evidências para justificar sua ausência prolongada.

O seguinte não é considerado uma desculpa apropriada para o absenteísmo de um funcionário:

• Problemas ou mau funcionamento do carro
• Condições médicas não verificadas
• Doença de um membro da família não verificada
• Dias de férias não aprovados
• Dormir demais
• Tarefas / recados diários pessoais

Presença de funcionários exceções

As seguintes circunstâncias especiais serão levadas em consideração pelo supervisor para o absenteísmo de um funcionário:

• acidente de carro,
• parto,
• Luto,
• Serviço militar,
• Condições meteorológicas extremas
• Funerais,
• Serviço do júri,
• Consulta Médica,
• Emergências inevitáveis.

Compete ao trabalhador fornecer ao seu superior hierárquico a documentação oficial que comprove a circunstância especial que motivou a sua ausência.

Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA)

Se você se qualificar para licença FMLA sob a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA), é sua responsabilidade comunicar e organizar seu tempo livre com seu supervisor XX dias antes do absenteísmo planejado.

Procedimento disciplinar e sistema de pontos

Freqüência insuficiente consistente por um funcionário, por XX meses / dias, resultará em ação disciplinar e possível rescisão do contrato do funcionário.

As violações desta política de frequência serão medidas usando um sistema de pontos. Este sistema está configurado para medir razoavelmente a assiduidade de um funcionário:

• Ausente, com motivo comprovado: XX ponto.
• Ausente, sem desculpa: XX pontos.
• Atraso: XX ponto.
• Falha ao se apresentar para o trabalho no horário agendado
• Retorno atrasado do almoço ou intervalo: XX ponto (mais de XX minutos).
• Fora do local de trabalho durante o horário de trabalho: XX pontos

Esses pontos negativos de presença serão calculados e, dependendo dos pontos acumulados, a ação disciplinar progressiva ocorrerá da seguinte forma:

• XXX pontos: aviso verbal é dado.
• XXX pontos: aviso escrito é dado.
• XXX pontos: reunião com o supervisor, possível solução ou suspensão .
• XXX pontos: o funcionário estará sujeito a rescisão.

Outros motivos para ação disciplinar podem incluir:

• Uma solução não pode ser encontrado após XXX reuniões entre o funcionário e o supervisor.
• Um funcionário deixa de ajudar com responsabilidade no rastreamento de sua presença.
• Um funcionário desrespeita continuamente as regras desta política.
• Um funcionário, em várias ocasiões, desconsidera os avisos dados a eles

Os pontos serão zerado no final de cada ano.

Bônus de Assiduidade

Os funcionários que atingirem o recorde de assiduidade de XX% serão recompensados todos os meses. Aqueles que alcançarem uma participação de XX% durante o ano terão a chance de ganhar um bônus de participação anual no valor de XX.

Os pontos de presença serão dados ao funcionário que:

• Está consistentemente no horário para seu turno de trabalho.
• Não sai do escritório para faz recados pessoais.
• Mantém seu supervisor informado sobre licenças.

–

Eu li e entendi o conteúdo apresentado neste documento que são descritos nesta política de atendimento.

Eu ____________________ concordo em cumprir as diretrizes descritas nesta política.

Lido e aprovado por:

Funcionário: ____________________

Assinatura: ____________________

Supervisor: ____________________

Assinatura : ____________________

Data: ____________________

Isenção de responsabilidade: este modelo de política que fornecemos serve apenas para ser um guia geral e só pode ser usado como referência. Este modelo de política pode não levar em conta as leis locais, estaduais ou federais e outras leis aplicáveis e não deve ser considerado um documento legal. Nem o autor nem a Time Doctor assumirão qualquer responsabilidade legal que possa surgir do uso deste exemplo de política de comparecimento do funcionário.

Links para download:

• Política de frequência de funcionários (Google Doc)
• Política de frequência de funcionários (Word Doc)

Conclusão

A coisa mais importante a lembrar ao redigir sua política de presença é que seus funcionários são humanos. Ter uma visão empática ao redigir esta política incentivará a justiça e criará um sistema que funcione para todos.

E para garantir que você crie uma política de presença do funcionário justa para o seu manual do funcionário, basta seguir as etapas que descrevemos aqui e você ficará bem.