Revisar seu relatório de vencimento de contas a receber pelo menos uma vez por mês – e de preferência com mais frequência – pode ajudar a garantir que seus clientes e os clientes estão pagando você. Pelo menos informa onde eles estão, para que você possa tomar as medidas necessárias para coletar, se necessário.

Contas a receber explicadas

As contas a receber, às vezes chamadas de “contas a receber” ou “C / R”, são os valores devidos a uma empresa por seus clientes. Você pode considerá-los como “pagamentos devidos ao meu negócio”.

As contas a receber são consideradas um ativo da empresa porque têm valor. Eles representam o valor total devido à sua empresa. Eles têm uma classificação elevada na lista de ativos porque podem ser convertidos em dinheiro. Assim que são pagos, eles se transformam em dinheiro.

Alguns negócios com dinheiro ou negócios que dependem muito de um cliente que usa cartões de crédito não têm contas a receber. Mas se você cobrar de seus clientes e oferecer a eles termos como pagamento em um determinado período, poderá executar um relatório de vencimento de A / R para ver quanto é devido por cada um deles.

Método de contabilidade e contas a receber

Você provavelmente está usando o método de contabilidade de competência em vez de contabilidade de caixa, se sua empresa tiver um número razoável de clientes que não pague imediatamente. este método contábil é usado para combinar receitas e despesas no ano correto. Com a contabilidade de acréscimo, você pode incluir um valor a receber na receita bruta do ano fiscal se estabelecer seu direito de receber o dinheiro e o valor, com uma fatura, por exemplo.

O processo de coleta de dinheiro de clientes neste tipo de negócio normalmente começa com uma fatura – uma fatura para o cliente. A fatura indica o valor devido e quando é devido, incluindo as condições de pagamento. As condições de pagamento às vezes incluem um desconto para pagamento antecipado. Também pode mostrar os termos e a cobrança para estender o tempo de pagamento.

Relatório de vencimento de contas a receber

O envelhecimento de contas a receber, às vezes chamado de reconciliação de contas a receber, é o processo de categorizar todos os valores devidos por todos os seus clientes, incluindo o período de tempo que valores estão pendentes e não pagos. Você está “envelhecendo” essas informações. O relatório de envelhecimento é usado para cobrar dívidas e estabelecer crédito.

As categorias padrão para este tipo de relatório incluem:

• Atual: Prazo imediato
• 1 a 30 dias: vencimento nos próximos 30 dias
• 31 a 60 dias: um mês de atraso
• 61 a 90 dias: dois meses de atraso
• 91 dias e mais: mais de dois meses em atraso

Se um cliente tiver várias contas incorridas em momentos diferentes, o relatório mostrará quanto é devido e a que horas. Por exemplo, um relatório de vencimento de contas a receber da JR “s Delicatessen pode ser algo como:

• $ 230 30 dias
• $ 120 60 dias
• $ 390 Mais de 90 dias.

O objetivo desse vencimento de contas a receber é mostrar quais contas a receber devem ser tratadas com mais urgência porque ” já estou atrasado há mais tempo. Este relatório é padrão com a maioria dos programas de software de contabilidade comercial, incluindo sistemas online.

Importância de um relatório de envelhecimento de contas a receber

A regra número um na cobrança de dívidas é que quanto mais tempo uma dívida é devida, menos provável é que você “você poderá cobrar. Saber sobre seus clientes e suas dívidas é vital para cobrar deles.

Como usar um relatório de envelhecimento de A / R

Primeiro, analise os maiores valores devidos por todos os clientes. Esses valores estão em dia? São 30 dias? Ou essas contas estão vencidas há 120 dias ou mais?

Considere o princípio 80/20 (às vezes chamado de Princípio de Pareto), que diz que cerca de 80% dos problemas são causados por 20% do grupo. Se você se concentrar nos 20%, os clientes com saldos mais altos, você está maximizando suas cobranças. Isso lhe trará o maior retorno. Determine como você vai lidar com cada uma dessas contas grandes, a seguir elabore um plano e faça com que seu gerente de contas a receber comece a trabalhar. div>

Tomando Clientes para coleções

Agora, olhe para as contas que estão vencidas há muito tempo. Determine se você está pronto para levar cada um desses clientes para a próxima etapa do processo de cobrança, enviando as contas para uma agência de cobrança ou entrando com uma ação no tribunal de pequenas causas. Você deve saber que a esposa de um cliente tem câncer terminal, então você pode decidir não levar essa pessoa a tribunal.É sua empresa, você decide.

Por fim, use seu sistema de cobrança para determinar como contatará todos os clientes com contas vencidas há 30 dias ou mais. Deixe o sistema guiá-lo, mas não hesite em fazer exceções.

Antes de tentar levar alguém a tribunal por uma dívida inadimplente, esteja ciente do estatuto do seu estado de limitações nas coleções. Este período varia de acordo com o estado.

O período médio de coleta

Você também pode desejar calcular uma taxa de análise de negócios chamada de “período médio de coleta”. Este cálculo mostra o número de dias, em média, que leva para cobrar as vendas de sua empresa. Você pode ver se essa proporção aumenta com o tempo, levando muito tempo para ser coletada.

A fórmula para o período médio de coleta é:

O que Se você não puder cobrar?

Você pode solicitar uma dedução de dívidas inadimplentes na declaração de imposto de renda de sua empresa se não puder cobrar uma conta a receber. Você deve estar usando o método de contabilidade de acréscimo para fazer isso.

Antes