Seja um profissional: use o formato correto de carta comercial.

O caminho uma carta comercial dá imediatamente ao leitor sua primeira impressão, antes mesmo de lê-la. A qualidade do papel, o design do timbre, as margens, o espaçamento e muito mais têm algo a dizer sobre a organização.

Uma fraqueza em qualquer um desses elementos pode prejudicar a eficácia da mensagem, mesmo que é escrito habilmente. Para simplificar, você parece pouco profissional.

Tenho uma longa lista dos elementos do formato de carta comercial formal abaixo. Existem também alguns exemplos com todos os elementos destacados para facilitar a referência.

Elementos comuns de formato de carta comercial

O exemplo a seguir contém os elementos mais comuns em um formato de carta comercial profissional.

Para uma referência mais fácil, a letra da infografia acima.

1: Seu próprio endereço.

Na maioria das situações comerciais, você usará o papel timbrado pré-impresso de sua empresa. Se você estiver usando um papel em branco, digite o endereço.

2: Linhas de data

Coloque a data pelo menos dois espaços abaixo do timbre. A linha pode ficar alinhada à esquerda ou à direita ou centralizada abaixo do timbre.

Não abrevie o mês nem use nd, st ou th com os números do dia, como 5 de maio de 2011. Além disso, não use o número do mês , como 23/06/11.

Ambas as ordens de datas listadas abaixo são apropriadas; no entanto, o último é usado principalmente pelo governo, pelos militares e por aqueles fora dos Estados Unidos.

10 de dezembro de 2010
10 de dezembro de 2010

3: Endereço do destinatário

Digite o endereço dos receptores nesta seção.
Destinatário
Endereço
Cidade, Estado CEP

Verifique se o nome da pessoa foi digitado corretamente. O destinatário pode decidir ignorar uma carta escrita por alguém que não sabe soletrar seu nome.

Dois ou mais homens são chamados de Srs., O que significa Senhores. Não use nomes próprios com esta abreviatura.
Srs. Smith, Wyatt e Fury

Duas ou mais mulheres são tratadas como Mesdames, Mmes. Ou Mses. Não use nomes próprios com estas abreviações:
Mses. Farb, Lionel e Gray

Ao se dirigir a casais, dê os dois títulos apropriados:
Dr. e Sra. Harold Wright
Sr. Harold Wright e Dra. Margaret Wright
Drs. Harold e Margaret Wright
Dr. Margaret Wright e Sr. Steven Jones
Sr. e Sra. Harvey Adams-Quinn
Sra. Margaret Wright
Sr. Steven Jones

Ao selecionar um título, sempre observe a maneira como o indivíduo se identifica. Por exemplo, alguns que possuem diploma não usam seus títulos, enquanto outros o fazem.

Algumas mulheres casadas preferem Sra.; outros preferem Sra. Se você não souber o título que a mulher prefere, use o Sra. padrão ou elimine o título por completo:

Coloque o endereço interno pelo menos duas linhas abaixo da data.

Coloque o título de uma pessoa após seu nome, a menos que seja incomumente longo e vá para a próxima linha.
Ken Green, presidente
Ken Green
Vice-presidente de operações internacionais

O vírgula antes das abreviações Jr. e Sr. é opcional.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Saudação

Sempre use o nome da pessoa se você saiba.

Prezada Amy: (amiga pessoal ou parceira de negócios próxima)
Prezada Sra. Rider:
Prezada Srta. Spears:
Prezada Sra. Tyler: (use a Sra. Se você não souber o estado civil ou a preferência)
Caro Sr. Farnham:
Caro Dr. Doom:
Caro Sir Elton John:

Se você não sabe o nome da pessoa, endereçar ao título do indivíduo na empresa e, em seguida, usar caro senhor ou senhora: Aqui está um exemplo:

Chefe de Recursos Humanos
ABC Company
123 Vila Sésamo

Prezado Senhor ou Senhora:

Mas, por favor, use somente se você realmente não conseguir descobrir o nome da pessoa. A maioria das empresas dirá quem é essa pessoa. Basta um telefonema. Também é muito fácil encontrar essas informações no Linkin atualmente.

Se você está se dirigindo a uma organização e não a um indivíduo, use o seguinte:

Senhoras e senhores:

E se quiser destacar a letra para um (s) indivíduo (s) na organização, use a linha de atenção da seguinte maneira:

Atenção: Srta. J. Fonda, CEO e Sr. M.Jackson, CFO

Senhoras e senhores:

5: Corpo da carta

Este é o corpo da sua carta. O restante deste site explica mais sobre como escrever de forma eficaz para cada tipo de carta que você deseja escrever.Tento abordar como escrever o corpo de forma eficaz para que você possa transmitir sua mensagem e atingir seu objetivo.

6: Fechamento complementar

Para um formato de carta comercial normal, prefiro usar Atenciosamente, Sinceramente e Sinceramente seu. Outra carta comercial formal aceitável para fechar inclui Cordialmente, Cordialmente seu, Muito sinceramente seu, Muito cordialmente seu, Atenciosamente, Muito sinceramente seu e se a pessoa for de alta estatura, Respeitosamente seu.

7: Assinatura

Use um título (Sr., Srta., Sra.) para indicar sua preferência e seu gênero e fornecer o nome e o sobrenome.

O título oficial da empresa vai abaixo do seu nome. Isso é opcional e depende de quão sério você deseja ser. Por exemplo, uma carta de oferta de emprego formal exigiria um.

O papel

Eu recomendo usar 20 lb para uso normal e 32 lb para cartas importantes como cartas de apresentação de currículo e cartas de agradecimento.

Cor: o branco é o padrão e geralmente deve ser usado. Tons claros (cinza, azul, verde, etc.) também estão se tornando populares.

Tamanho: Para mim, Carta ou A4 são os únicos tamanhos aceitáveis. Existem outros tamanhos, mas não os recomendo, a menos que você esteja no campo criativo ou tentando chamar a atenção para uma carta de vendas.

Layout

Em um formato de carta comercial, existem muitos layouts; os três mais populares são o semi-bloqueado, o bloqueado e o totalmente bloqueado. Abaixo estão exemplos de como esses layouts ficarão em uma carta de duas páginas. (clique na imagem abaixo para ver os exemplos)

Formatos de cartas comerciais

Seja qual for o layout que você deseja usar, isso realmente não importa. Quanto a mim, prefiro o bloqueado simplesmente porque é mais fácil de digitar no computador.

Margens

Esquerda e direita de 1 polegada
Superior e inferior 1 ½ polegada

Espaçamento

A maioria das cartas comerciais usando o formato correto de carta comercial tem espaçamento simples. Use espaço duplo para letras curtas. Deixe uma linha em branco entre os parágrafos, 2 linhas em branco antes do fechamento complementar (ou seja, Atenciosamente) e 3 a 4 linhas para a assinatura.

Envelopes

Certifique-se de que o endereço em seu envelope seja fácil de ler para que ele não seja jogado em alguma sala de correspondência. Coloque o endereço logo abaixo do centro vertical e à direita do centro horizontal.

Qualquer instrução especial, como “Pessoal”, “Encaminhe” ou “Confidencial”, vai no lado esquerdo do envelope, abaixo do endereço do remetente. Coloque uma “linha de atenção” diretamente abaixo do nome da empresa em um envelope.

Confidencial: Sra. Susan Johnson

Verifique se o endereço no envelope está escrito de forma que um o funcionário dos correios pode lê-la de relance.

Quando o endereço da rua e do correio são fornecidos, o serviço postal entrega sua carta no endereço que aparece logo acima do código postal.

No endereço do envelope, digite os nomes de países estrangeiros em letras maiúsculas.

Soletre todos os nomes de ruas numéricos de um a dez.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Use um hífen entre os números da rua e da residência.
556 – 91 Street