Escrito por Jes D.A.

A etiqueta do e-mail é uma luta comum para os alunos. É importante esclarecer, porém, porque os professores do outro lado de seus e-mails são profissionais de etiqueta. E embora isso “seja um pouco mais do que intimidador, também significa que podemos ir diretamente à fonte – professores da vida real ! —Para aprender como enviar e-mail para um professor.

Os professores que contatamos deram respostas abrangentes cheias de comentários maravilhosos e atenciosos que ajudarão os alunos a escrever e-mails melhores. Muitos temas se repetiam e muitas vezes era fácil dizer que os professores tinham fortes sentimentos sobre certos assuntos de etiqueta.

De dicas sobre saudações ao conteúdo e tudo mais, esses professores fornecem conselhos para ajudá-lo com o envio de e-mails seus professores com base em cenários da vida real.

Eles viram o pior dos seus e-mails; eles viram o melhor dos seus e-mails. Então, qual é a lição?

Tenha um bom domínio do idioma inglês

É importante estar ciente ao redigir um e-mail. Se você tiver um domínio da língua inglesa, você deve ser capaz de escrever um e-mail gramaticalmente correto em que tudo seja escrito de maneira apropriada, a palavra escolhida seja acadêmica e o tom seja apropriado.

No entanto, a língua inglesa é complicada e acertar os mínimos detalhes pode ser difícil. Se você tem dificuldades com a gramática ou tende a ignorar os erros, será difícil se comunicar profissionalmente com seu professor. Como tal, convém que sua redação seja revisada para garantir que seu e-mail seja completamente livre de erros.

O Dr. Brandon Gilroyed, professor assistente de digestão anaeróbia e pesquisa de biocombustíveis na Universidade de Guelph Ridgetown Campus, observa a importância da grafia e da gramática adequadas ao enviar um e-mail para um professor: “Eu vi muitos e-mails escritos inteiramente em minúsculas e sem pontuação, provavelmente porque a mensagem foi escrita em um smartphone. “

Embora escrever em seu telefone possa ser mais conveniente, o Dr. Gilroyed afirma que isso ainda denota falta de etiqueta. “É difícil levar a sério o remetente de uma mensagem repleta de erros ortográficos e gramaticais”, diz ele.

Ter um bom domínio da língua inglesa não termina com a grafia e a capitalização. A clareza no conteúdo do seu e-mail é vital se você deseja que o professor responda positivamente. Se um e-mail não for bem escrito, pode ser difícil entender o conteúdo.

Dr. Ted Vokes, membro adjunto do corpo docente do Departamento de Psicologia da Universidade de Windsor, ministrou mais de 100 cursos, entre o Departamento de Psicologia e a Odette School of Business. Portanto, ele entende a diferença entre um e-mail bem escrito e mal escrito. Ele diz: “Se vale a pena enviar o e-mail, vale a pena ler antes de enviá-lo. Eu realmente quero ajudar os alunos, mas se não consigo entender a pergunta, não sei como ajuda. “

Verifique seu endereço de e-mail

Aqui” outra dica em que a autoconsciência é fundamental. Envie um e-mail usando seu endereço de e-mail de aluno, se você tiver um. Se você não pode ou não pode usá-lo por algum motivo, esteja bem ciente do que seu endereço de e-mail particular está comunicando ao seu professor. Tive que mudar o endereço de e-mail aqui por motivos de privacidade, mas posso dizer que a Dra. MJ Toswell, professora do Departamento de Inglês da Western University, notou que certa vez recebeu um e-mail enviado de uma conta tão pouco profissional quanto “fuzzypyjamas @ example.com, “que é seu” melhor exemplo de conta de e-mail inválida “. Concordo!

Claramente, um endereço de e-mail como este não envia uma mensagem profissional para seu professor, e a etiqueta tem tudo a ver com profissionalismo. No entanto, há um problema ainda maior com o uso de contas de e-mail privadas: spam filtros. O Dr. Toswell relata:

Meu favorito de todos os tempos era uma sequência do ano passado, em uma sexta-feira à noite. O primeiro e-mail às 20h. perguntou-me se uma tarefa realmente deveria ser entregue online na noite de segunda-feira. O segundo e-mail às 21h. perguntei por que ainda não respondi ao primeiro e-mail. Ambos foram endereçados “Ei” e enviados de um endereço de e-mail privado que foi enviado para o meu spam, então não os vi até sábado de manhã e quase os excluí porque o assunto era em branco também.

Portanto, o melhor cenário é que você perde o profissionalismo tão necessário, e o pior cenário é que seu e-mail acaba Não lida. Esteja atento ao endereço de e-mail que você usa para enviar e-mails a um professor e considere cuidadosamente o que ele pode estar comunicando.

Verifique o programa antes de começar a enviar e-mails

A maioria dos professores notou que os alunos geralmente já têm as informações que procuram antes de enviar um e-mail.Toswell enfatiza que seus “maiores problemas” estão relacionados à importância de verificar as informações que já estão disponíveis para você antes de começar a enviar e-mails.

Ela observa que os alunos costumam perguntar onde ou quando são os exames, o que o conteúdo é incluído nos exames, ou mesmo para ser isento de exames, apenas algumas horas antes do início do exame. O Dr. Toswell diz: “É difícil explicar educadamente que os materiais do curso, o plano de estudos e meus as discussões em classe cobriram esses problemas e devem consultar o site. “

Obviamente, é melhor não enviar e-mail ao seu professor para obter informações que são já está disponível, mas você pode não perceber que a informação está disponível. Certifique-se de ouvir em aula, verifique o site do curso e consulte o programa antes de enviar um e-mail para um professor. Dra. Manina Jones, do Departamento de Inglês e Estudos da Redação da Western University observa que um tema recorrente que ela e seus colegas encontram são os alunos fazendo perguntas que o co nosso programa de estudos pode responder.

Ela aconselha: “Antes de enviar esse e-mail, não custa nada ler atentamente o programa para ver se as informações estão incluídas nele.” Isso garantirá que você não vá como desatento ou preguiçoso com seus professores, o que não dará a melhor impressão se você estiver fazendo uma pergunta ou solicitando um favor. O Dr. Jones também sugere que a verificação do plano de estudos também se aplica a saudações: “Freqüentemente, o plano de estudos fornecerá a forma preferencial de tratamento do professor.” Nessa nota…

Pense demais sobre a saudação

Como a saudação de um e-mail geralmente consiste em apenas algumas palavras, é fácil passar despercebida. No entanto, a saudação requer consideração cuidadosa, especialmente porque é a primeira linha do seu e-mail.

O Dr. Gilroyed observa que é comum receber e-mails casuais demais, começando simplesmente com “Ei. ” Dr. Jan Plug, Professor Associado e Diretor do Centro para o Estudo de Teoria e Crítica da Western University, concorda que os alunos devem evitar se dirigir aos professores dessa forma. Ele afirma: “Claro, tudo isso depende de quão bem o aluno conhece o professor, mas ao iniciar uma conversa, um pouco de formalidade pode não ser muito.” Ele sugere o uso de um simples “Caro” ou “Olá”. “As coisas podem ficar mais familiares com o tempo, mas você realmente não pode” dar errado começando dessa maneira. “

O Dr. Vokes observa que uma saudação casual, porém, pode ser apropriada em algumas situações. quão bem você conhece o professor. Se você já se correspondeu com este professor por e-mail e em sala de aula, você pode querer usar uma saudação mais casual. Dr. Vokes declara: “Estou totalmente bem com” Olá, Dr. Vokes “. Defino um tom casual na aula, então “fico satisfeito quando os alunos se sentem confortáveis para fazer perguntas por e-mail ou pessoalmente dessa maneira.”

Fale com seu professor de maneira adequada

O caminho você se dirige ao seu professor comunica algo sobre você e sobre a pessoa para quem você está enviando o e-mail, portanto, precisa de atenção. O Dr. Jones observa que seu e-mail “requer uma saudação formal e um reconhecimento do status profissional do professor (e o seu próprio! ). “

Além disso, o Dr. Plug diz que” os alunos tendem a se familiarizar muito com seu estilo de e-mail muito rapidamente. ” Você precisa se dirigir ao seu professor corretamente, é claro, considerando cuidadosamente o cargo dele. Se o seu professor tem doutorado, ele ou ela pode não querer ser chamado de “Professor”. Da mesma forma, ele ou ela pode não apreciar um “Sr.” ou “senhora” e pode preferir ser tratada como “Professor”.

Também é melhor evitar endereços de gênero. As professoras contatadas frequentemente citadas questionando o endereço da “Sra.” Dr. Jones afirma que é ” uma saudação particularmente irritante porque faz suposições sobre meu estado civil e papel de gênero. “Da mesma forma, a Dra. Toswell observa que ela odeia ser chamada de Sra. Toswell tanto,” é “visceral”. Definitivamente, esse não é o tipo de reação que você deseja obter de um professor!

Da mesma forma, endereços como “Senhor” podem parecer pouco profissionais em e-mails para seu professor. “Costumo receber” Senhor, “o que é bom, mas transmite claramente aos professores que você ainda pensa que está no ensino médio”, observa o Dr. Vokes.

O Dr. Vokes diz, no entanto, que entende como se dirigir aos professores apropriadamente confunde os alunos: “Nem todos os professores são médicos. . . e nem todos os médicos que ensinam são professores. . . . Estou em sessão, mas como fui nomeado adjunto, ambos são precisos. Então, é claro, os alunos de pós-graduação que ensinam não são nem um nem outro, e nem o “Sr. ou “Sra.” é apropriado. “É confuso, mas também significa que, quando você acertar, seus professores notarão e apreciarão seu tempo e esforço em abordá-los corretamente.

Errar por ser muito formal

Você deve pensar no nome real que usará para se dirigir ao seu professor.Obviamente, você deseja soletrar o nome dele corretamente. Não haverá grande recompensa por isso, mas soletrar um nome incorretamente soa extremamente desrespeitoso. Normalmente, um sobrenome é incluído no endereço de e-mail, então não há desculpa para soletrar o nome incorretamente no corpo do e-mail. O Dr. Vokes diz: “Recebi” Dr. Votos “esta manhã. Eu entendo que a autocorreção é provavelmente a culpada neste caso, mas eu recebo “Bokes” e “Voakes”. “Embora ele observe que” não está ofendido nesses casos, ele também observa: “Isso deixa a impressão de que isso a pessoa não está tão atenta aos detalhes. ”

Além disso, digitar o endereço de e-mail do professor corretamente é vital. Dr. Jones afirma: “Como meu sobrenome é comum, eu até recebi e-mails destinados a outro professor”, portanto, certifique-se de verificar se você tem o endereço apropriado.

Sobre realmente usar o seu professor “o nome no e-mail, Dr. Gilroyed observa que cumprimentar um professor pelo seu primeiro nome está bem se for combinado com antecedência, mas fazê-lo de outra forma é etiqueta imprópria para e-mail. Ele diz:” A primeira comunicação por e-mail entre aluno e professor não é um bom momento para começar a usar o primeiro nome. “

Em caso de dúvida, o Dr. Jones observa que os professores dirão sem rodeios se preferem ser tratados pelo primeiro nome. “ainda não tenho certeza, ela avisa que” a escolha mais formal de saudação nunca vai ofender, e então você pode ser corrigido (é mais fácil dizer: “Por favor, me chame de Bob” do que “Hum, eu” (preferia que você não “não me chamasse de Bob”). “

O Dr. Plug também observa que, após o primeiro e-mail, você pode começar a seguir o exemplo do professor, e o Dr. Jones concorda es. Em meu e-mail original para a Dra. Jones, eu a chamei de “Dra. Jones”, escolhendo com segurança um endereço mais formal. Depois que ela assinou como “Manina” em sua resposta, era seguro presumir que eu poderia chamá-la de “Manina”, o que fiz em meus e-mails subsequentes. Ela percebeu isso ao devolver dicas para mim, então realmente funciona! Ler as placas com atenção o ajudará a escolher o endereço correto.

Forneça informações básicas suficientes

Ao enviar e-mails para professores, você deve se lembrar que eles recebem toneladas de e-mails todos os dias. Esses e-mails vêm de alunos diferentes em turmas diferentes, às vezes em faculdades diferentes, ou mesmo de campi diferentes.

Quando você envia um e-mail para seu professor e não se identifica corretamente, seu professor pode ter problemas para colocá-lo. lembrado quando você é apenas um aluno em uma classe enorme é uma preocupação ainda maior se você tiver um nome comum. O Dr. Gilroyed observa que “em turmas maiores, pode haver três alunos chamados Matthew ou cinco alunos chamados Jessica”.

Dr. Jones afirma da mesma forma que às vezes dá aulas em turmas grandes no mesmo semestre e que é difícil saber o nome de cada aluno. Isso nem inclui problemas em diferentes classes ou seções! Portanto, é imperativo que você se posicione de maneira exata e completa. Incluir seu nome e sobrenome, aula, horário e dia da aula e número da seção ajudará o professor a posicioná-lo corretamente. Dr. Jones observa que você também pode fornecer contexto em termos de continuar uma conversa anterior ou desenvolver um tópico que você já discutiu pessoalmente.

Além disso, você deve fornecer informações básicas em termos de tópico real em questão. Dr. Gilroyed diz: “Os alunos costumam escrever e-mails nos quais eles imediatamente se concentram em um tópico ou detalhe muito específico, sem fornecer qualquer contexto ou preâmbulo. Embora o conteúdo da mensagem possa ser perfeitamente claro para o aluno, um professor com dezenas ou centenas de alunos pode precisar de mais informações para entender o escopo da consulta do aluno. Ele também observa que explicar completamente uma situação é “melhor do que presumir que seu professor saberá ou se lembrará de todos os detalhes imediatamente”.

Observe a diferença entre ser casual e ser descuidado

Se você ” Já mandei um e-mail e falei com seu professor e estabelecemos uma correspondência mais casual, suas mensagens podem parecer estranhas se forem muito formais. Os professores incentivam a ser casual neste caso. No entanto, é vital notar a diferença entre ser casual e ser descuidado.

Você nunca deve recorrer à linguagem de mensagens de texto. Obviamente, não é profissional. Dr. Gilroyed observa: “O uso deste tipo de linguagem me comunica que um aluno não deseja perder tempo para construir uma mensagem adequada, mas muitas vezes eles querem que eu gaste meu tempo lendo a mensagem e, em seguida, fazendo algo para eles. “

Da mesma forma, o Dr. Jones diz que é inapropriado usar formas curtas e emoticons. Isso também significa a diferença entre inglês escrito corretamente e e-mails repletos de erros de digitação. O Dr. Vokes comenta que, após uma saudação respeitosa, “informações claras e respeitosamente escritas no corpo do e-mail precisam ser seguidas.”Há uma diferença entre uma mensagem escrita casualmente e uma incorreta e descuidada.

Também há uma diferença entre ser casual e descuidado em termos de conteúdo. Seu professor não quer saber muito informações; mesmo se ele ou ela for amigável com você, algumas conversas devem ser reservadas apenas para amigos. Por exemplo, a Dra. Jones observa que ela recebe e-mails de alunos oferecendo desculpas por faltarem às aulas que simplesmente fornecem informações demais. “Eu não” não preciso saber que os amigos de um aluno deram uma festa de aniversário para ele e ele está de ressaca e quer fazer um teste de maquiagem, ou que ela decidiu tirar um fim de semana prolongado ou ficou presa no trânsito “, ela diz.

Não faça a temida pergunta

Embora essa dica não esteja diretamente relacionada à etiqueta de e-mail, ela foi incluída porque foi mencionada por vários professores sem aviso e diz respeito ao conteúdo do seu e-mail. Vários professores notaram uma certa pergunta que eles “costumam fazer, que os deixa absolutamente malucos. Os alunos que faltam às aulas costumam perguntar:” Perdi alguma coisa da aula na segunda-feira? “O Dr. Plug diz:” Sempre quero dizer: “Não , não fizemos absolutamente nada, como de costume. “”

A Dra. Jones observa que a mesma pergunta é “a grande ruína de todos os professores”. Ela oferece este poema que aborda o assunto. Por que isso é pergunta terrível, porém, e o que a torna tão inadequada? O professor Jones oferece uma resposta:

Primeiro, é um insulto sugerir que o conteúdo de qualquer a aula pode não ter sido importante ou pode ser recapitulada em um curto e-mail – e, segundo, não é responsabilidade do professor oferecer várias iterações da aula. Se você perder uma aula sem um motivo legítimo, é sua responsabilidade providenciar o acesso às anotações de outro aluno e / ou descobrir o que foi abordado.

Claramente, é melhor evitar esta pergunta!

Reconheça sua gratidão

Antes de terminar, é importante que você inclua uma despedida, ou seja, um elogio adeus. O Dr. Jones observa a importância de uma despedida na etiqueta adequada de e-mail, mesmo que seja apenas uma declaração rápida como “Obrigado por sua ajuda!” Ela diz: “Vale a pena reconhecer que se você” está pedindo algo (mesmo que seja apenas uma informação), seu professor merece algum reconhecimento por seu tempo e trabalho. “

Em vez de lançando-se diretamente naquilo que você deseja solicitar de seu professor, você pode reconhecer sua gratidão ou o quanto ele está ocupado. Fazer isso é uma maneira agradável de reconhecer os esforços do professor em responder aos seus e-mails, e o gesto será apreciado. O Dr. Jones fornece um exemplo de despedida eficaz: “Tente algo como” Eu sei que você “está ocupado, mas espero que você consiga reservar um tempo para se encontrar e revisar minhas respostas no teste. “”

Pode parecer uma nota pequena ou insignificante, mas pode definitivamente ajudar seu e-mail para ser recebido em uma luz positiva e retratá-lo favoravelmente, especialmente entre uma série de e-mails que não incluem despedidas. Dr. Vokes observa: “A partir de pesquisas, sabemos que as primeiras impressões afetam muito o desejo de uma pessoa de ser de assistência. ” Se você causar uma boa primeira impressão, seu professor provavelmente irá ajudá-lo ou, pelo menos, ficará mais feliz em ajudá-lo.

Considere cuidadosamente sua aprovação

Sua aprovação é tão importante quanto qualquer outra coisa ao enviar um e-mail para um professor. Assim como sua saudação inicial, ele comunica algo sobre você. Você também poderá definir o tom do e-mail, seja mais formal (usando algo como “cumprimentos”) ou mais casual (usando algo como “tudo de bom”). Oferecer “brindes” nem sempre será apropriado , então, novamente, considere o quão bem você conhece o professor para o qual está enviando e-mail.

Dr. Gilroyed afirma: “Todo e-mail para um professor deve seguir a construção padrão de uma carta, que inclui uma saudação de abertura, o corpo da mensagem e uma assinatura apropriada.” É por isso que usar uma aprovação imprópria, ou nenhuma aprovação, é uma etiqueta inadequada de e-mail e deve ser evitada. Uma aprovação simples está bem; tente equilibrar o casual com o profissional.

Você também pode usar seu assinar para se distinguir ainda mais entre um mar de alunos. O Dr. Gilroyed observa que os alunos devem assinar “com uma saudação de encerramento apropriada e, em seguida, um nome completo”. Novamente, os professores recebem muitos e-mails todos os dias. Alguns não têm aprovação e alguns usam apenas primeiros nomes. Incluir seu nome completo ajudará seu professor a reconhecê-lo e identificá-lo de forma rápida e fácil.

Colocando em prática

Ok, agora que temos uma lista de dicas de etiqueta para e-mail de professores reais, que tal colocá-los em prática? Aqui está um exemplo de um excelente e-mail para um professor:

Um e-mail não é apenas uma correspondência.É um exercício de se comunicar bem, e você é julgado por ele. Usando este conselho de professores reais sobre como enviar e-mail a um professor, você pode ser julgado favoravelmente. Dr. Gilroyed diz: “Não posso falar por todos os professores, mas certamente noto quando recebo um e-mail bem elaborado de um aluno. Isso me mostra que eles se preocupam o suficiente para se esforçarem para escrever uma mensagem adequada e eles respeitam meu tempo. “

Ainda melhor, você pode usar o e-mail para um professor a seu favor, fazendo perguntas genuínas e intelectuais. Como o Dr. Toswell explica, “Não use o que considero sua moeda de e-mail (só há uma certa largura de banda em meu cérebro para um aluno e suas perguntas, a menos que ele realmente se envolva com o material do curso) em consultas ruins. ” Além do mais, você pode usar essas perguntas para formar um vínculo com seus professores. O Dr. Toswell diz ainda: “E-mail para estabelecer uma conexão e torná-la sólida.” Se seu e-mail seguir essas dicas, você ” Sem dúvida, serei capaz de estabelecer uma conexão que durará até a universidade e além.

Agradecimentos especiais a todos os professores que compartilharam conosco suas dicas de etiqueta por e-mail neste artigo. Agradecemos o seu tempo e ideias!

Fonte da imagem: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Envie e-mails profissionais.

Sobre o autor

Jes é mágico e mecânico; isto é, ela cria peças escritas do nada para compartilhar como escritora e limpa a ferrugem e a gordura de outras peças escritas como editora. Ela sabe que sempre há algo valioso a ser retirado de uma página em branco ou algo brilhante a ser descoberto em uma que precisa de um pouco de polimento. Quando Jes não está conjurando ou mantendo frases, ela as devora, sempre com fome de mais palavras.