É um momento na carreira profissional de todos que pede uma celebração.

Não, não é uma promoção ou uma grande apresentação para a equipe executiva – embora essas coisas também sejam boas.

É no momento em que sua conta do Gmail atinge a Caixa de entrada zero, o fenômeno empresarial em que sua caixa de entrada permanece vazia ou o mais vazia possível.

Aprenda a usar o Gmail em seu potencial máximo.

Claro, você pode arriscar apenas arquivar todas as suas mensagens (não recomendado) e começar do zero, mas sem as dicas adequadas de organização do Gmail, sua caixa de entrada ficará cheia de mensagens novas e não lidas antes que você saiba .

Dicas de organização do Gmail – Por que é tão importante

Quantos e-mails você diria que receberá por dia?

De acordo com um relatório de uma tecnologia empresa de pesquisa de mercado, o trabalhador médio enviará ou receberá 140 e-mails comerciais diariamente até 2018. Em um dia de trabalho típico de oito horas, são mais de 17 e-mails por hora, ou um e-mail quase a cada quatro minutos.

Considere qualquer e-mail pessoal ou lixo que também pode ir para sua conta de trabalho, e esse número pode chegar facilmente a 200 e-mails por dia. Imagine como você poderia ser muito mais produtivo se não precisasse perder tempo vasculhando todos aqueles e-mails para determinar quais são os mais importantes e exigem uma resposta imediata.

5 dicas de organização do Gmail para ajudar você a alcançar Inbox Zero

Pode parecer um desafio impossível e pode levar algum tempo para ser ajustado, mas organizar sua conta do Gmail ajudará a reduzir o estresse e gerenciar melhor seu tempo e prioridades.

Aqui estão cinco dicas simples de organização do Gmail que você pode usar para chegar à Inbox Zero e se tornar mais produtivo no local de trabalho.

1. Selecione seu layout para organizar o Gmail

A primeira etapa para organizar seu Gmail é selecionar seu layout preferido.

Ao abrir sua caixa de entrada, clique no símbolo de engrenagem no canto superior direito e selecione “Configurações”. Em seguida, na parte superior da janela de configurações, clique na guia “Caixa de entrada”. A partir daqui, o Gmail oferece cinco opções de layout para a sua caixa de entrada.

• Padrão: este é o formato padrão que organiza o seu Gmail pela data em que um e-mail é recebido. Nesta visualização, você pode selecionar diferentes categorias nas quais seus e-mails são colocados. Eles aparecem como guias na parte superior da tela e podem ser úteis para determinar quais de seus e-mails são provavelmente mais importantes.
• Importante primeiro: nesta visualização, o Gmail tenta prever quais e-mails você é mais importante. importante (marcado com um marcador amarelo) e exibe essas mensagens em uma caixa de entrada superior. Suas mensagens menos importantes são exibidas em uma caixa de entrada inferior na parte inferior da tela.
• Não lidas primeiro: essa visualização é semelhante à opção Importantes primeiro, no entanto, sua caixa de entrada superior inclui mensagens que você ainda não abriu , enquanto a caixa de entrada inferior incluiria todo o resto.
• Com estrela primeiro: sua visualização Com estrela primeiro também divide sua caixa de entrada em dois campos e exibe apenas os e-mails que você marcou com estrela na visualização superior. Todo o resto aparece na segunda visualização abaixo.
• Caixa prioritária: É como uma combinação de todas as visualizações. O Gmail usa análise preditiva para determinar com quais e-mails você provavelmente interagirá com base em ações anteriores. Em seguida, ele coloca esses e-mails na visualização superior.

Encontrar um layout que funcione para você o ajudará a manter seu Gmail organizado.

2. Adicione um painel de visualização ao Organize o Gmail

A visualização padrão do Gmail mostra apenas o remetente, a linha de assunto e um pouco do texto de visualização antes que a linha fique sem espaço. Na maioria dos casos, você precisará abrir o e-mail para determinar se é algo que realmente valha a pena ler.

Você pode economizar tempo e organizar seu Gmail adicionando um painel de visualização. Clique no símbolo de engrenagem e em “Configurações” no menu suspenso. Em seguida, selecione “Laboratórios” nas guias que aparecem. Role para baixo até “Painel de visualização” e clique em habilitar. Salve suas alterações e você terá a opção de ver uma visualização de cada e-mail recebido.

3. Crie etiquetas e pastas personalizadas para organizar o Gmail

No lado esquerdo da sua caixa de entrada, você verá uma lista de marcadores aos quais pode adicionar e-mails para ajudar mantenha sua caixa de entrada organizada. Mas você sabia que também pode criar marcadores personalizados nesta área?

Se você selecionar uma ou várias mensagens, poderá clicar no botão na parte superior da sua caixa de entrada que se parece com uma tag de compra. Isso permite que você atribua essas mensagens a rótulos predefinidos que o Gmail usa para manter sua caixa de entrada organizada.

Você também pode criar rótulos personalizados nesta área, selecionando “Criar novo”. Você ainda tem a opção de aninhar rótulos dentro de outros rótulos, semelhante à criação de subpastas ao salvar arquivos em seu disco rígido.

Você ainda tem a opção de codificar com cores seus rótulos para distinguir ainda mais as prioridades. Por exemplo, você pode selecionar vermelho para um marcador chamado VIP, no qual arquiva todas as mensagens de seu chefe.

Depois de criar um marcador, você notará que ele adiciona uma pasta na lista à esquerda de sua caixa de entrada e adiciona o nome do marcador ao lado da linha de assunto. Agora, quando você arquivar esta mensagem, ela será movida para aquela pasta específica.

Personalizando suas opções, fica mais fácil organizar suas pastas do Gmail e manter sua caixa de entrada limpa.

4. Crie filtros para organizar o Gmail

Depois de criar rótulos personalizados, você pode aplicar filtros às mensagens para enviar certos e-mails diretamente para suas pastas e mantê-los fora da sua caixa de entrada geral.

Por exemplo, se você sabe que todas as sextas-feiras receberá um boletim informativo de comunicações internas que realmente não tem tempo de ler, você pode usar filtros para enviar essa mensagem a uma pasta específica onde você pode verificar ou excluí-la – mais tarde.

Depois de selecionar o e-mail ou os e-mails que deseja filtrar, clique no botão “Mais” na parte superior da sua caixa de entrada e selecione “Filtrar mensagens como esta” no menu suspenso. A partir daí, você pode selecionar filtrar mensagens por remetente, linha de assunto, palavras-chave e anexos, entre outras coisas. Depois de selecionar seus critérios, você clica em “Criar filtro com esta pesquisa” e seleciona a ação que deseja que o filtro execute, como atribuir a uma pasta ou marcador personalizado e pular a caixa de entrada. Quando terminar, clique em “Criar filtro”.

É importante observar que você também pode optar por aplicar esse filtro a todas as conversas que correspondam aos critérios, para que não seja necessário criar filtros individuais para cada uma.

5. Use o recurso Enviar e arquivar para organizar o Gmail

Agora que organizou sua caixa de entrada do Gmail para arquivar automaticamente determinados e-mails em pastas personalizadas, você pode realmente limpar sua caixa de entrada arquivando mensagens ao mesmo tempo enviar respostas.

Para ativar este recurso, clique no ícone de engrenagem e em “Configurações” no menu suspenso. Role para baixo e selecione “Mostrar ‘Enviar & Botão Arquivar ‘em resposta ”. Salve suas alterações.

Agora, ao responder a uma mensagem, você terá duas opções de envio. Um é um envio tradicional e o outro enviará a mensagem e enviará automaticamente a cadeia de e-mail para o arquivo Todos os e-mails. Se você atribuiu um rótulo à mensagem, ela irá para essa pasta específica. Se alguém responder ao seu e-mail enviado, a conversa voltará automaticamente para a sua caixa de entrada.

Ativar esse recurso é uma maneira rápida e eficaz de limpar a bagunça da sua caixa de entrada e manter o Gmail organizado.

Seguir estas dicas de organização do Gmail pode tornar o Inbox Zero possível

O Inbox Zero não será apenas um sonho ilusório se você seguir estas dicas simples de organização do Gmail.

Mas assim como qualquer atalho, você precisa encontrar um sistema que funcione para você. Se um desses métodos dificultar a localização de mensagens arquivadas ou o controle de conversas importantes, tente outro método. Depois de encontrar os procedimentos que fazem sentido para sua rotina diária, sua caixa de entrada será uma máquina bem lubrificada.

Aumente a produtividade do Gmail

A maioria das pessoas entende como usar o básico de a caixa de entrada do Gmail, mas e quanto às dicas e truques essenciais que podem tornar sua vida mais fácil, seu trabalho mais eficiente e suas interações mais bem-sucedidas? Reunimos onze truques que existem no Gmail e por meio de extensões externas do Google Chrome, que mostram como usar melhor o Gmail. Esses truques permitirão que você aprimore sua caixa de entrada, economize tempo e amplie seus negócios. Clique na foto abaixo para saber como usar o Gmail.