O gerenciamento do escopo do projeto é um processo definido para concluir um projeto temporário. É um elemento essencial para o funcionamento de qualquer equipa, garantindo a máxima eficiência, eliminando trabalhos desnecessários ou redundantes e mantendo a equipa na mesma página em todas as etapas. O escopo do projeto também ajudará a gerenciar as expectativas do cliente e mantê-lo dentro do prazo e do orçamento.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento do escopo do projeto se refere a um conjunto de processos que devem ser concluída a fim de entregar um “projeto”, que pode ser um produto, serviço ou resultado com recursos ou funções específicas. O gerenciamento do escopo se concentra em “como chegamos lá” ou talvez mais precisamente “quais etapas devemos seguir para chegar lá?” Essas etapas são definidas e mapeadas para que os gerentes de projeto e supervisores possam determinar a quantidade de trabalho necessária e onde concentrar os esforços da equipe para concluir o projeto.

O gerenciamento do escopo do projeto não deve ser confundido com o produto Gerenciamento do escopo, que foca mais nos requisitos funcionais do produto / serviço / resultado. Este tipo de escopo define o que é o produto, como será e como funcionará, seja o produto como um todo ou um componente do produto.

O gerenciamento do escopo do projeto inclui três processos:

• Planejamento – O projeto é definido e o trabalho (ou processos) necessário para entregar o projeto é determinado.
• Controle – Envolve rastrear, gerenciar e monitorar o progresso de um projeto, incluindo a documentação de rastreamento, aumento do escopo, rastreamento do trabalho durante cada fase e desaprovação / aprovação de quaisquer mudanças ao longo do caminho.
• Fechamento – Esta é a parte de “finalização” do processo, que envolve uma auditoria das entregas do projeto e acesso aos resultados do produto final em relação ao plano original definido.

Aqui está um exemplo de um plano de gerenciamento do escopo do projeto:

Fonte: MindGenius

Você também pode formatar seus planos de gerenciamento do escopo do projeto como guias. Exemplos adicionais podem ser encontrados aqui.

Determine sua declaração de escopo do projeto

A declaração de escopo é onde você identificará o trabalho que precisa ser feito para concluir o projeto. Ele define seus objetivos e direciona os processos de conclusão do projeto. Você também pode ver a declaração de escopo chamada de “declaração de trabalho” ou “termo de referência”.

Ter uma declaração de escopo clara garantirá que todos saibam o que esperar, que cada etapa necessária seja executada , e que o projeto foi concluído com êxito dentro do prazo e do orçamento.

A declaração de escopo deve incluir uma lista de tudo o que é necessário para criar a estrutura do projeto, incluindo: objetivos do projeto, entregas, recursos, funções, tarefas , prazos e custos.

O gerente de projeto, trabalhando em conjunto com os líderes da equipe e as partes interessadas, deve desenvolver a declaração de escopo, garantindo o seguinte:

• Inclui apenas o trabalho (escopo) necessário;
• Cada etapa do projeto pode ser concluída no prazo e
• que o projeto pode ser concluído dentro do orçamento previsto.

A declaração de escopo deve incluir:

1. Os limites do projeto (o que está e o que não está incluído)
2. As responsabilidades de cada equipe e os membros individuais da equipe
3. Os procedimentos para completar cada etapa do projeto
4. Como cada etapa será verificada e aprovada

Por que o projeto a declaração de escopo é essencial

Você não faria uma longa viagem sem um mapa. A declaração do escopo do projeto é como um mapa usado para ir do início ao fim. Sem essa declaração, os membros da equipe não podem ter clareza sobre o que devem fazer e quando. Também é mais provável que você perca prazos, cometa erros e ultrapasse o orçamento.

A declaração de escopo também se torna parte de sua documentação essencial, provando que todas as partes foram informadas e aprovaram o projeto antes de qualquer trabalho começar . Você precisa dessa declaração para proteger seus interesses em caso de disputas com o cliente, empreiteiros, subcontratados ou trabalhadores.

Aqui está um exemplo de declaração do escopo do projeto:

Fonte: Example.com

Exemplos adicionais de declaração do escopo do projeto podem ser encontrados aqui.

Gerenciamento do projeto etapas

O gerenciamento do escopo do projeto requer uma série de etapas para garantir que os processos corretos sejam implementados. Em geral, existem 6 etapas, que podem ser aplicadas a quase qualquer indústria ou tipo de projeto, seja um novo produto, sistema de rede de computadores, software / hardware de computador, projeto de engenharia, projeto de construção ou um novo departamento dentro de uma organização.

Planejar o gerenciamento do escopo

Esta primeira etapa envolve o planejamento do processo e a criação de um plano de gerenciamento do escopo. O objetivo desta etapa é determinar como o escopo será definido, gerenciado, verificado e controlado.

Existem 4 partes principais do plano de gerenciamento do escopo:

• Requisitos
• Declaração do escopo
• Cronograma analítico do trabalho
• Dicionário WBS (estrutura analítica do trabalho)

Coletar requisitos

Esta segunda etapa estabelecerá o que precisa ser realizado durante o projeto. Você precisará coletar os requisitos de todas as partes interessadas, que podem incluir o cliente, a alta administração, os investidores, os reguladores do governo, vizinhos ou proprietários de terras próximos. Você determinará o cronograma do projeto, a alocação de recursos e definirá as metas do projeto.

Existem 5 categorias de requisitos de projeto:

• Requisitos de negócios
• Requisitos das partes interessadas
• Requisitos do produto
• Requisitos de transição
• Requisitos de qualidade

Definir o escopo

Esta etapa envolve a determinação do escopo do trabalho que estará envolvido para a entrega do projeto. Deve delinear as etapas que serão executadas a fim de atender às metas e objetivos do projeto.

Defina o escopo do projeto, identificando:

• Objetivos do projeto
• Metas
• Subfases
• Tarefas
• Recursos
• Orçamento
• Programação

Nesta fase você também estabelecerá os parâmetros do projeto. Em outras palavras, você deve definir exatamente o que está incluído no projeto e o que não está. Isso garante que o cliente, as partes interessadas, a gerência sênior, o gerente de projeto e os membros da equipe estejam cientes do que é esperado.

Criar EAP

A Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) envolve subdividir as entregas do projeto em unidades menores. Basicamente, você divide o projeto em fases, incluindo as tarefas necessárias para concluir cada fase.

Se você estiver construindo uma casa, as fases da EAP podem incluir:

• Projeto – Criando planos / projetos e fazendo alterações nos planos
• Estrutural – Escavação, fundação, estrutura, drywall e vigas do telhado
• Utilitários – encanamento, elétrica e HVAC
• Acabamento – Pintura, janelas, telhados, revestimentos e paisagismo

Um exemplo de WBS:

Fonte: Lucidchart

5. Validar o escopo

Esta etapa tem a ver com a formalização da aceitação das entregas. Esta fase não se preocupa com as entregas em si, mas como elas serão aceitas e aprovadas. O objetivo desta fase é evitar que as partes interessadas decidam que as coisas deveriam ter sido feitas de forma diferente depois que o projeto foi concluído.

Validar o escopo deve incluir:

• Se as entregas do projeto são aceitos?
• Quem aceita as entregas do projeto?
• Sob quais condições as entregas serão aceitas?

Escopo do controle

Isso se refere ao processo de monitoramento do progresso e gerenciamento das mudanças que surgem durante o projeto. Ele monitora o “aumento do escopo”, que acontece quando tarefas adicionais são adicionadas / alteradas, sem fazer as alterações necessárias no escopo em termos de cronograma, custos e recursos. Esta é uma parte essencial do processo, pois as alterações podem resultar em perda de tempo, custos excedentes e exigirão a realocação de ativos e mão de obra.

10 dicas para planejamento e gerenciamento de projetos bem-sucedidos

O planejamento de qualquer projeto requer um gerenciamento sólido do escopo do projeto. Você deve ter um plano claro para que todas as partes envolvidas saibam o que esperar e quais serão suas funções.

Aqui estão as 10 dicas finais para ter um gerenciamento de escopo de projeto bem-sucedido:

1. Entenda o projeto – você deve identificar e compreender os interesses, necessidades e metas do cliente e ter um domínio firme sobre os objetivos do projeto.
2. Identificar os requisitos do projeto – Para saber quais recursos são necessários, você deve identificar os requisitos para concluir o projeto. Em seguida, você precisará montar um chá m, defina funções e aloque tarefas.
3. Contrate um gerente de projeto qualificado – O melhor plano do mundo desmoronará se você não tiver o gerente de projeto certo. Eles devem ser hábeis em gerenciar uma equipe, com um entendimento claro de como alocar tarefas com base nas habilidades e personalidades de cada pessoa.
4. Definir marcos – para concluir um projeto, você deve definir as fases principais de um projeto ou marco. Você também deve definir como avaliar e aprovar cada fase / marco.
5. Manter as comunicações – Você deve ser capaz de se comunicar com as partes interessadas, o gerente de projeto, supervisores, contratados e membros da equipe para discutir problemas e mudanças para que todos permaneçam na mesma página.
6. Identifique os pontos fortes e fracos dos membros da equipe – Estar ciente dos pontos fortes e fracos dos membros da equipe tornará a equipe mais eficiente para que você possa atender aos requisitos do projeto.
7. Aproveite o gerenciamento ferramentas – Existem muitos recursos no software de gerenciamento de projetos online. Essas ferramentas podem ser uma plataforma centralizada para rastrear, gerenciar, compartilhar e se comunicar com todos os envolvidos no projeto.
8. Pratique o gerenciamento de riscos – gerenciar riscos potenciais é essencial para identificar ameaças potenciais e evitar erros e estouros de custo que podem inviabilizar um projeto.
9. Entregas de teste – para entregar um projeto com sucesso, você precisa desenvolver testes em marcos críticos. Isso garantirá que os requisitos de cada etapa sejam atendidos.
10. Avaliação do projeto – Após a conclusão de um projeto, o gerente de projeto deve revisar e avaliar os vários componentes do projeto e o projeto como um todo. O objetivo é identificar sucessos, bem como áreas onde melhorias podem ser feitas para evitar erros em projetos futuros.

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