A partir do momento em que um novo empregador contrata seu primeiro funcionário, um novo mundo de logística de folha de pagamento, formulários de imposto de IRS e outras novas responsabilidades se abre. Embora a contratação de seu primeiro funcionário seja uma época empolgante – seu negócio está crescendo! -, é importante entender suas novas responsabilidades.

Dito isso, sabemos que algumas dessas responsabilidades podem parecer assustadoras. A análise de formulários de impostos e a retenção do FICA não são naturais para muitos proprietários de pequenas empresas, e o site do IRS também não é muito útil.

É por isso que escrevemos este guia, junto com outros, para simplificar e explique o novo mundo dos impostos sobre a folha de pagamento, relatórios e formulários do IRS.

Aqui, estamos falando sobre o Formulário W-3 do IRS, a transmissão de declarações de salários e impostos. Explicamos tudo o que empregadores novos e experientes devem saber, incluindo:

• O que é o formulário W-3
• Por que a Administração da Previdência Social (SSA) e o IRS exigem que os empregadores apresentem it
• Como saber se você precisa apresentar o formulário W-3
• Quando e como enviar o formulário W-3

O que é o formulário W-3?

Se você só precisa do magro, aqui estão os principais pontos a saber sobre o Formulário W-3:

• O que é relatado no Formulário W-3: Total salários de funcionários e impostos retidos
• Quando é apresentado: anualmente
• Quem precisa registrar: a maioria dos empregadores nos EUA

Em poucas palavras, o Formulário W-3 é um documento usado pelo IRS e pela Previdência Social Administração (SSA) para resumir e transmitir os formulários W-2 de um empregador.

O IRS e o SSA usam o Formulário W-3 para rastrear os salários, salários, comissões, gorjetas e outras compensações que os empregadores pagam ao longo do ano. O formulário também relata a renda total e os impostos do Federal Insurance Contribution Act (FICA) retidos dos contracheques dos funcionários.

Detalhes do formulário W-3, entre outras informações:

• Renda total e salário pago (a todos os funcionários) por um empregador
• A parte total da folha de pagamento que está sujeita ao seguro social e imposto do Medicare
• O imposto total (renda e FICA) retido desse pagamento

Como o formulário W-3 é diferente do formulário W-2?

Os formulários W-3 e W-2 são extremamente semelhantes. Eles relatam muitas das mesmas informações, e cada empregador que precisa preencher um ou mais formulários W-2 também deve preencher o Formulário W-3.

A principal diferença é que o Formulário W-2 relata informações como total salários e impostos retidos para cada funcionário. O formulário W-3, por outro lado, informa o total de salários, salários tributáveis e impostos retidos para um empregador.

Em suma, o formulário W-2 informa ao IRS e ao SSA quanto você pagou e reteve para Jane ao longo do ano – o formulário W-3 informa a eles quanto você pagou e reteve no total para todos os seus funcionários.

Qual a diferença entre o formulário W-3 e o formulário W-4?

Por outro lado, o Formulário W-4 é considerado parte de toda a papelada de novas contratações. Sempre que você embarca um novo funcionário, os empregadores são responsáveis por fazer com que eles preencham um formulário W-4 e enviem o formulário preenchido ao Diretório Estadual de Novas Contratações apropriado. Você pode encontrar o diretório correto para o seu estado aqui.

As informações que os novos funcionários fornecem ao preencher o formulário W-4 informam quanto imposto de renda reter de cada folha de pagamento do funcionário.

Você não é obrigado, mas muitos empregadores optam por fazer com que os funcionários preencham um novo formulário W-4 a cada ano – para garantir que você esteja retendo a quantia correta.

Por que o IRS e O SSA exige que os empregadores apresentem o Formulário W-3

Quando os indivíduos apresentam sua declaração anual de impostos, eles relatam a renda total que ganharam, os impostos já pagos (geralmente por meio de retenção do empregador) e os impostos devidos (ou devidos a ser reembolsado). Tanto o IRS quanto o SSA têm interesse em garantir que os indivíduos relatem com precisão toda a renda que recebem ao longo do ano, portanto, exigem que os empregadores preencham os formulários W-2 para cada funcionário.

Da mesma forma, para manter o controle de todos os salários pagos, rendimentos e impostos FICA retidos por um empregador, o SSA exige que o Formulário W-3 funcione como uma folha de rosto e compilação de todos os formulários W-2 incluídos.

O que são impostos retidos na fonte e impostos FICA?

Então, talvez você já tenha ouvido falar de impostos retidos na fonte e impostos FICA, mas está totalmente claro o que são? Se a resposta for “Não”, vamos dar um passo atrás e explicar.

Quando se trata de folha de pagamento e impostos trabalhistas, existem três tipos principais de imposto:

• Impostos retidos na fonte: são os impostos que você retém do pagamento do seu funcionário e incluem o imposto de renda padrão e a parcela do funcionário dos impostos FICA. É sua função reter esses impostos e depositá-los na autoridade fiscal apropriada. Eles fazem parte do o que é relatado no Formulário W-3.
• Impostos do empregador: como o nome indica, você, o empregador, paga a totalidade desses impostos.
• Impostos compartilhados: esses impostos são divididos (geralmente 50/50) entre você e seus funcionários. Os impostos da Previdência Social e do Medicare (ou FICA) são alguns dos impostos compartilhados mais notáveis. O total das contribuições de todos os seus funcionários para esses impostos também é relatado no formulário W-3.

Os impostos de renda representam a maior parte da base tributária do IRS. Os impostos FICA, por outro lado, são pagos ao Seguro Social e ao Medicare (também conhecido como programa de rede de segurança social) dentro do SSA.

A taxa de imposto de renda de cada funcionário varia de acordo com sua renda anual, dependentes qualificados, pessoal preferência e outros fatores. É por isso que você precisará coletar o Formulário W-4 de cada funcionário. O formulário informa quanto imposto de renda deve ser deduzido de cada contracheque.

As taxas de imposto FICA de 2019 padrão somam 7,65% para cada parte, incluindo o empregador e o empregado. A repartição é a seguinte:

• 6,2% de imposto da Previdência Social (também chamado de OASDI)
• 1,45% de imposto do Medicare

É importante observar que o imposto da Previdência Social se aplica apenas aos primeiros US $ 132.900 que um funcionário ganha no ano. Depois que seus ganhos ultrapassam esse limite, nenhum imposto adicional de Seguro Social é cobrado por você ou pelo funcionário.

Por outro lado, os funcionários que ganham mais do que um limite de renda definido devem pagar um imposto adicional de 0,9% do Medicare sobre ganhos acima de $ 200.000 para aqueles que entram com o pedido como solteiros ou $ 250.000 para aqueles que entram com o cônjuge. Lembre-se: o imposto adicional do Medicare é pago apenas pelo funcionário e não pelo empregador.

Devo enviar o Formulário W-3?

Resumindo, se você for exigido para arquivar um ou mais formulários W-2 para funcionários, então você também deve apresentar o Formulário W-3 com a Administração da Previdência Social (SSA). Para analisar isso, se você:

• reteve qualquer renda, seguro social ou imposto sobre o Medicare dos salários dos funcionários
• pagou $ 600 ou mais em salários, mesmo que você não reter qualquer renda, seguro social ou imposto sobre o Medicare

Então, você deve preencher o formulário W-2 e o formulário W-3.

Eu preciso enviar o formulário W-3 aos funcionários?

Esta é uma resposta fácil para você: Não. Os empregadores devem enviar a cada funcionário seu respectivo formulário W-2 até 31 de janeiro de cada ano – mas eles não enviam o formulário W-3 para qualquer pessoa que não seja a Administração da Segurança Social (SSA).

Como preencher o Formulário W-3

Se você se enquadrar na grande maioria dos empregadores que são obrigados a arquive os formulários W-2 e, portanto, o formulário W-3, vamos falar sobre como e quando você fará exatamente isso. Para preencher o Formulário W-3, você precisará ter estas informações em mãos:

• Seus detalhes comerciais, incluindo número de identificação do empregador (EIN), endereço legal e outros contatos informações
• Salários totais (salários, gorjetas, comissão e outras remunerações) pagos aos funcionários durante o ano anterior
• Salários totais tributáveis para o Seguro Social e Medicare
• Total de imposto de renda retido – federal e estadual
• Total de imposto de seguridade social retido
• Total de imposto de renda retido na fonte

A boa notícia é que a maior parte da folha de pagamento sistemas (incluindo o Wave) controlam todas essas informações para você. Quando chegar a hora do imposto, você poderá obter esses detalhes de maneira rápida e fácil e muito mais.

Preenchimento dos formulários W-2

O formulário W-3 informa o total de salários, salários tributáveis e impostos sua empresa retida ao longo do ano. Mas seu objetivo principal é atuar como uma “folha de rosto” para seus formulários W-2.

Os empregadores também devem preencher o Formulário W-2 – que detalha as mesmas informações do Formulário W-3, mas dividido por funcionário – para cada funcionário que você teve ao longo do ano. Quando chegar a hora, você preencherá um formulário W-2 para cada funcionário junto com um formulário W-3 para resumir todos eles.

Quando enviar o Formulário W-3

O Formulário W-3 é um preenchimento anual, então o IRS e o SSA exigem que os empregadores o preencham e enviem uma vez por ano. O prazo anual para preencher o Formulário W-3 ( juntamente com todos os formulários W-2 correspondentes) é 31 de janeiro.

Lembre-se: você também deve enviar cópias dos formulários W-2 aos seus funcionários no mesmo prazo.

Envio do formulário W-3 ao governo

Os empregadores têm algumas opções de escolha quando chegar a hora de enviar o formulário W-3:

• Arquivo eletrônico online
• Envie no seu formulário
• Trabalhe com um contador para arquivar para você
• Qualquer combinação das opções anteriores ons

Observação: os empregadores que precisam preencher mais de 250 formulários W-2 em um ano devem enviar o formulário W-3 on-line. Em 2021, esse limite máximo cairá para 100 ou mais. A partir de 2022, o número máximo de formulários cai para 10 ou mais.

Arquivo eletrônico online

De acordo com o SSA, o arquivo eletrônico é mais rápido, mais preciso e mais seguro . E lembre-se: se você estiver preenchendo mais de 250 formulários W-2 (para 2019) junto com o formulário W-3, será necessário fazê-lo online.

Para preencher o formulário W-3 online, você usará o portal Business Services Online (ou BSO) da SSA.Usando o portal BSO, você terá duas opções para preencher o Formulário W-3:

• Criar uma versão de preenchimento do formulário e imprimir cópias para enviar OU
• Faça upload de arquivos de salários a partir de seu software de imposto ou folha de pagamento (o BSO gerará automaticamente o Formulário W-3 correspondente).

Quando se trata de pagar sua retenção anual na fonte e saldo de imposto FICA e fazer depósitos on-line, você pode usar o Sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPS).

Se você optar por trabalhar com um profissional ou software tributário, o IRS recomenda fazer seus pagamentos por meio de Retirada eletrônica de fundos (ou EFW). Esta opção permite que você envie um e-mail e autorize o pagamento em uma etapa.

Envie no seu formulário

Embora o SSA prefira que os empregadores façam o arquivo online, as pequenas empresas também têm a opção de enviar pelo correio no formulário W-3, juntamente com todos os seus formulários W-2 e pagamentos de impostos correspondentes.

Antes de enviar seu formulário e pagamento, você precisará solicitar cópias impressas dos formulários W-2 e W- 3 do IRS. Observação: esses formulários não podem ser baixados do site do IRS e, em seguida, enviados pelo correio – você deve solicitar cópias impressas do SSA.

Depois de solicitar e preencher os formulários, você pode enviá-los para o endereço listado abaixo (bem como na página 5 das Instruções para Formulários W-2 e W-3):

Administração da Previdência Social

Centro de Operações Diretas

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Observação: Se você precisar enviar os formulários durante a noite para cumprir o prazo (normalmente por meio de transportadoras privadas como Fedex ou UPS), você precisará enviá-los para este endereço em vez disso:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Trabalhe com um contador para arquivar para você

A última opção que os empregadores têm para preencher o Formulário W-3 e quaisquer pagamentos ou depósitos pendentes é trabalhar com um profissional fiscal que pode lidar com o arquivamento e depósito para você. Ambos são geralmente feitos por meio do sistema de Retirada Eletrônica de Fundos (EFW) mencionado anteriormente.

Conclusão

Ufa – cobrimos muito sobre o Formulário W-3 do IRS hoje. Para referência rápida, aqui estão os principais pontos que empregadores como você precisam saber:

• O formulário W-3 informa o total de salários pagos a todos os seus funcionários, junto com a renda total e impostos FICA retido ao longo do ano anterior
• Cada empregador que arquivar um ou mais formulários W-2 também deve preencher o formulário W-3
• Solicitar cópias impressas do formulário no site do IRS e e- arquivo por meio do portal BSO do SSA