Com mais de 50% da população mundial possuindo e usando um dispositivo móvel, telefone celular o uso se tornou uma segunda natureza para a maioria.

Desde verificar e-mails e enviar mensagens de texto até hospedar videoconferências, muitos profissionais contam com telefones celulares como seu escritório móvel. é provável que você tenha vários funcionários usando seus dispositivos móveis para trabalhar.

Quanto desse dinheiro você deve devolver? Qual uso de telefone celular pessoal é considerado “relacionado ao trabalho”? E como você mede esses fatores? Aqui, descreveremos as leis mais recentes sobre reembolso de telefone celular e como garantir que você e seus funcionários tenham um acordo justo.

Leis para reembolso de telefone celular

Oferta de telefone celular o reembolso não significa apenas ser um chefe de bom coração. Na verdade, existem leis sobre o que os funcionários têm direito quando se trata de compensação pelo uso pessoal do telefone celular. Alguns até o comparam a horas extras não autorizadas.

Essas leis protegem funcionários e empregadores. Sem um estipêndio, os funcionários podem processar seus empregadores pelos custos associados. Por outro lado, os funcionários podem ser responsáveis por comprometer as informações seguras da empresa.

Embora essas leis variem de estado para estado, a Califórnia está liderando essa tendência crescente. Essas mudanças vieram na sequência de um polêmico processo judicial: Cochran vs. Serviços Domésticos de Schwan.

Durante esse caso importante, o Tribunal de Apelações da Califórnia abriu uma ação coletiva em nome de 1.500 serviços ao cliente gerentes. A base do caso era que esses funcionários não foram reembolsados por despesas incorridas para uso relacionado ao trabalho.

A ressalva é que, na Califórnia, independentemente de o empregador aprovar o uso de telefone celular pessoal pelos funcionários , se houver despesas, eles terão que pagar. Embora isso possa parecer injusto para alguns, é a lei da Califórnia.

Outro aspecto polêmico desta lei é que os funcionários merecem reembolso, mesmo que seja para uso relacionado ao trabalho não lhes custou um centavo! Se o funcionário tiver minutos ou dados ilimitados, o empregador ainda deverá pagar “uma porcentagem razoável da conta do telefone celular do funcionário”.

A defesa é que a empresa está repassando suas despesas operacionais para o funcionário. Uma coisa que ainda não foi definida eliminado é o que constitui uma porcentagem razoável? Esta questão torna difícil para os empregadores decidir sobre que tipo de reembolso de telefone celular criar e como se proteger contra ramificações legais.

LEITURAS SUGERIDAS:

Como criar um IRS- política de reembolso de despesas compatível

Como lidar com os desafios de reembolso de telefone celular?

Com tantas leis diferentes e expectativas pouco claras, como as empresas podem criar uma política de reembolso de telefone celular compatível e razoável?

Alguns estão chegando ao ponto de proibir os telefones celulares no local de trabalho, para evitar os riscos e complicações associados à criação de políticas e remunerações. A desvantagem é que isso poderia afetar a produtividade dos funcionários e o moral da empresa.

Em vez de se resignar a ser “maldito se fizer e condenado se não fizer”, vamos examinar diferentes maneiras de abordar o debate sobre reembolso de telefone celular.

LEITURA SUGERIDA: Equilibrando o cumprimento da política de despesas e funcionários felizes

• Pague aos funcionários “toda a conta do telefone celular

Embora essa seja uma solução impopular para muitos empregadores, para alguns, é mais uma questão de paz de espírito. Simplesmente pagando as contas de telefone celular de sua equipe, você está evitando quaisquer questões legais complicadas ou longos e prolongados debates sobre porcentagens.

Algumas empresas preferem não jogar o jogo do níquel e do centavo e em vez disso, pague apenas o valor total. Isso é especialmente adequado para empresas cujos funcionários usam seus telefones pessoais para trabalhar regularmente. A principal desvantagem dessa opção é óbvia – o custo. Dependendo do tamanho da empresa e do número de funcionários, pagar várias contas de telefone celular pode ficar muito caro.

• Exigir que os funcionários comprovem o uso do telefone celular

A prova está no pudim, e muitos empregadores querem ver exatamente o que seus funcionários estão alegando como despesas relacionadas ao trabalho.

Nessa situação, as empresas criam uma política que exige que os funcionários comprovem qualquer coisa relacionada ao trabalho. uso e despesas do telefone celular. Como você pode imaginar, essa abordagem se torna bastante entediante e demorada.

Uma solução é calcular o tempo médio gasto em projetos relacionados ao trabalho e, em seguida, pagar essa parte da conta total do telefone celular do funcionário . Mesmo isso pode consumir tempo e energia preciosos, mais bem gastos em outro lugar.

A vantagem dessa abordagem é que os empregadores só pagam pelo que os funcionários realmente usam.Essa também é considerada a maneira mais precisa de calcular uma porcentagem razoável de uso – se você tiver tempo e paciência para fazê-lo.

LEITURA SUGERIDA: como gerenciar recibos para garantir que sua equipe esteja sempre pronta para auditoria ?

• Pague aos funcionários um valor fixo

Para aquelas empresas que buscam cortar custos administrativos, simplesmente pagar aos funcionários um valor fixo é uma opção viável. Mas lembre-se de que os funcionários devem concordar com esse valor e ele deve estar claramente descrito na política.

Se os funcionários se sentirem com direito a mais do que o valor fixo, muitas empresas exigem que eles apresentem provas. O maior benefício dessa abordagem é que o custo é relativamente estável. Isso torna mais fácil para os empregadores orçar e alocar fundos para cobrir o reembolso do telefone celular. A maior desvantagem dessa forma de reembolso de celular é a área cinzenta que existe entre o valor fixo e o que os funcionários acham que têm direito. Ao usar esse método, as empresas estão abrindo portas para inúmeras discrepâncias, que podem se tornar problemáticas, tanto financeira quanto legalmente.

LEITURA SUGERIDA: Como criar uma política de reembolso de despesas em conformidade com o IRS

• Criar contas de despesas de telefone celular

Contas de despesas são comuns em grandes corporações que exigem que os funcionários viajem e se conectem como parte da descrição de suas funções. Por que não considerar o uso do telefone celular sob a égide das contas de despesas?

Isso significa que os funcionários recebem exatamente o que fazem quantidade de uso de telefones celulares relacionados ao trabalho – até o centavo. Isso coloca a responsabilidade sobre o funcionário.

Para os empregadores, isso significa mais trabalho administrativo, o que pode aumentar os custos indiretos. Também é difícil calcular uma verdadeira figura em termos de uso de telefone celular por funcionários com th planos de dados ilimitados.

• Emitir telefones da empresa

Esta é uma opção popular para uma ampla gama de empresas. Fornecer aos funcionários um telefone celular da empresa significa que as despesas já estão calculadas.

Se o funcionário optar por usar seu dispositivo móvel pessoal, é por conta dele! Você forneceu um telefone celular especificamente para esse fim. Por outro lado, os empregadores agora têm a tarefa de garantir que os funcionários não estejam usando o telefone da empresa para uso pessoal.

A boa notícia é que o empregador tem acesso a todos os registros do telefone celular e pode controlar os Os empregadores também ficarão tranquilos sabendo que seus funcionários têm as ferramentas necessárias para concluir o trabalho. As empresas também devem considerar os custos ao comprar telefones em toda a empresa. Também não há garantia de que os funcionários tratarão os telefones emitidos com cuidado. As empresas correm o risco de os funcionários danificarem, perderem ou terem os telefones da empresa roubados – isso adiciona custos de substituição à equação.

LEITURAS SUGERIDAS:

Erros mais comuns no gerenciamento de despesas corporativas

Desafios que as equipes de finanças enfrentam com viagens & gerenciamento de despesas

O que são políticas para trazer seu próprio dispositivo (BYOD)?

As políticas BYOD, ou traga seu próprio dispositivo, estão se tornando mais comuns em ambientes de trabalho. Segundo essas políticas, muitos empregadores estão pagando de US $ 30 a US $ 50 por mês para as contas de telefone celular dos funcionários. Este valor varia dependendo da empresa e da política acordada.

Esses pagamentos são chamados de estipêndios móveis. Os empregadores consideram vários fatores ao redigir políticas de responsabilidade para o reembolso de candidatos e determinar os valores das bolsas. Aqui estão apenas alguns:

• Taxas da operadora
• Sobrecarga de gerenciamento de celular
• Compra de novos dispositivos
• Software de gerenciamento de despesas de celular

Mas essas políticas BYOD cobrem muito mais do que apenas contas de telefone celular. Eles também abordam medidas de segurança que mantêm as informações do funcionário e da empresa seguras e confidenciais.

Argumentos finais

Não existe uma abordagem única para o reembolso por telefone celular para funcionários.

Os empregadores devem proteger seus interesses legais, bem como sua integridade. Aqui estão alguns itens a serem considerados ao considerar que tipo de política de reembolso por telefone celular é melhor para sua empresa:

Calcular custo

Como a maioria das coisas na vida, tudo se resume a dinheiro. Qual dessas opções faz mais sentido financeiro para sua empresa?

• Se você tem mão de obra, a maneira mais precisa de oferecer reembolso por telefone celular é criar contas de despesas ou oferecer uma quantia fixa.
• Se dinheiro não for problema, emita telefones celulares da empresa ou simplesmente pague a conta inteira de seus funcionários .

Sente-se e analise os números antes de chegar a uma solução.

Crie uma política de reembolso de telefone celular fácil de entender

Wh Sempre que a política de reembolso de despesas que você criar, certifique-se de que as diretrizes sejam bem claras.

• Inclua uma descrição detalhada de quais são as expectativas da empresa.
• Quanto você está disposto a pagar e como essa porcentagem será calculada.
• Se você optar por fornecer telefones celulares para empresas, esteja preparado para monitorar seu uso e ser explícito sobre o que é aprovado para uso relacionado ao trabalho.

LEITURAS SUGERIDAS:

Cinco maneiras de tornar o relatório de despesas mais fácil para os funcionários

Equilibrando o cumprimento da política de despesas e funcionários felizes

Como a Fyle pode ajudar com os estipêndios de telefone celular?

No mundo acelerado de hoje, todo mundo fica com o nariz enfiado no telefone a maior parte do dia. Não é nenhuma surpresa que o reembolso do telefone celular tenha se tornado um assunto quente. No entanto, a questão ainda permanece: quanto disso é para uso pessoal e quanto é relacionado ao trabalho? Esta é a pergunta que as empresas em todo o mundo estão tentando responder.

Embora deixemos as escolhas para você, a Fyle pode fazer muito mais do que apenas simplificar os reembolsos de seus funcionários! Você precisa de ajuda para gerenciar as despesas da sua empresa e redigir políticas claras? Fyle é um software de gerenciamento de despesas da nova era que pode resolver todos os seus problemas de gerenciamento de despesas! Agende uma demonstração hoje e vamos começar!