Îmi place să mă gândesc la Microsoft PowerPoint ca la un test al abilităților de bază de marketing. Pentru a crea o prezentare trecătoare, trebuie să demonstrez abilități de proiectare, cunoștințe tehnice și un simț al stilului personal.

Dacă prezentarea are o problemă (cum ar fi un font neintenționat, un link rupt sau un text necitit) , atunci probabil că am eșuat testul.

Descărcați acum

Chiar dacă prezentarea mea vorbită este bine repetată, o experiență vizuală proastă o poate distruge pentru public.

Expertiza nu înseamnă nimic fără o prezentare bună care să o susțină. Pentru început, luați colecția dvs. de șabloane PowerPoint gratuite de mai jos și utilizați sfaturile care urmează pentru a vă perfecționa următoarea prezentare.

Indiferent de subiect, PowerPoint-urile de succes depind de trei factori principali: comanda dvs. despre PowerPoint instrumente de proiectare, atenția față de procesele de prezentare și devotamentul față de stilul consecvent. Iată câteva sfaturi simple pentru a vă ajuta să începeți să stăpâniți fiecare dintre acești factori și nu uitați să verificați resursele suplimentare din partea de jos a acestui post.

Cum se face o prezentare PowerPoint

O prezentare este alcătuită din mai multe diapozitive, iar acum, când știi cum să faci una, poți să adânci în PowerPoint capacități.

Deschideți din nou o prezentare goală sau începeți de la una pe care „ați creat-o deja.

Dacă ați creat deja o prezentare, faceți dublu clic pe pictogramă pentru a deschide f ile. În caz contrar, deschideți Microsoft PowerPoint, faceți clic pe „Fișier” în colțul din stânga sus și faceți clic pe „Prezentare nouă”. De acolo, puteți urma instrucțiunile pentru a configura o nouă prezentare.

Alegeți o „temă” sau creați-vă propria dvs.

Microsoft oferă teme încorporate și variații de culoare pentru a vă ajuta vă proiectați diapozitivele cu un aspect coeziv. Pentru a alege dintre aceste teme pre-construite, alegeți din nou fila „Fișier”, selectați „Nou”, alegeți una dintre opțiuni și faceți clic pe „Creați”.

În caz contrar, puteți utiliza elemente PowerPoint, sensul designului și paleta de culori a mărcii dvs. pentru a vă crea propria „temă”.

Creați o varietate de diapozitive în scopuri diferite.

Nu doriți să prezentați același diapozitiv exact, doar cu conținut diferit. Acest lucru ar plictisi publicul tău. Asigurați-vă că creați mai multe variante, acceptând unele dintre utilizările comune pentru diapozitive. Cel puțin, veți avea nevoie de:

• Un diapozitiv de titlu
• Un diapozitiv de agendă sau cuprins
• Un diapozitiv care introduce difuzorul
• Diverse diapozitive de conținut (creați diferite machete, având în vedere ce tip de multimedia veți folosi)

Utilizați funcția Duplica diapozitive pentru a vă economisi timp.

Nu există niciun motiv pentru a crea aceste modele de mai multe ori. Acum, că aveți câteva din care să atrageți, le puteți duplica pur și simplu înainte de a introduce conținutul dvs. Iată cum să faceți acest lucru:

1. În panoul din stânga, faceți clic dreapta pe miniatura diapozitivului pe care doriți să îl copiați.
2. Alegeți „Duplicați diapozitivul” din meniul pop-up.

va adăuga automat o copie a acestui diapozitiv la prezentare. De acolo, îl puteți personaliza în funcție de nevoile dvs. . PowerPoint are mai multe tranziții încorporate pentru ca dvs. să alegeți.

Pentru a le accesa, selectați fila „Tranziții” din panglica de sus. De acolo, puteți selecta o tranziție pentru ca aceasta să fie previzualizată pe ecran. Pentru a-l personaliza în continuare, faceți clic pe „Opțiuni de efect” și jucați-vă cu funcțiile pentru a găsi ceva care vi se potrivește. Pentru a elimina o tranziție, selectați „Tranziții” și faceți clic pe „Niciuna.”

Adăugați animații la diapozitive (opțional).

La fel ca tranzițiile, animațiile pot adăuga mișcare, pot dezvălui informații și vă pot ajuta să subliniați punctele pe care doriți să le atingeți în timpul discursului. animați un element, urmați acești pași:

1. Selectați elementul pe care doriți să îl animați făcând clic pe el.
2. Alegeți „Animații” din panglica de sus.
3. Veți avea opțiunea de a alege dintre mai multe efecte afișate în panglică.
4. Dacă faceți clic pe unul, veți avea o previzualizare.
5. Pentru a personaliza animația, selectați „Opțiuni efect . „
6. Pentru a elimina o animație, faceți clic pe„ Niciuna ”din panglică.

Unele dintre modalitățile de personalizare a animațiilor includ:

• La clic
• Cu Anterior
• După Anterior
• Durată
• Întârziere

Acestea descrieți cum doriți să se comporte efectul, așa că jucați-vă cu ele până găsiți un efect care vi se potrivește.

Veți avea, de asemenea, opțiunea de a muta animațiile în timp ce editați glisați cu funcția „Reordonați animația” în panglica de sus.

Salvați prezentarea.

Faceți clic pe „Fișier” și „Salvare”, asigurându-vă că specificați ce folder sau destinație doresc ca PowerPoint-ul dvs. să fie stocat.

Rulați prezentarea.

Este întotdeauna bine să efectuați o încercare pentru a vă asigura că diapozitivele sunt configurate corect și că animațiile se declanșează la fel vă așteptați să le facă.

Pentru a vă prezenta PowerPoint, accesați fila „Prezentare diapozitive” și faceți clic pe „Redați din start”. Diapozitivul vă va acoperi întregul ecran, blocându-vă desktopul și software-ul PowerPoint. Astfel, publicul dvs. (în acest caz, dvs. pentru perioada de încercare) este concentrat exclusiv pe elementele vizuale ale prezentării dvs.

Avansați diapozitivele.

Când ați terminat cu un singur diapozitiv și doriți să afișați următorul în secvența dvs., faceți clic cu mouse-ul în modul de prezentare. Aceasta va avansa diapozitivul.

Stil PowerPoint

1 . Nu lăsați PowerPoint să decidă cum utilizați PowerPoint.

Microsoft a dorit să ofere utilizatorilor PowerPoint o mulțime de instrumente. Dar asta nu înseamnă că ar trebui să le folosiți pe toate. Iată câteva lucruri cheie pe care trebuie să le aveți în vedere:

• Asigurați-vă că temele PPT prestabilite vă completează nevoile înainte de a le adopta.
• Încercați să scăpați de utilizarea implicită a Microsoft Office fonturi, Calibri și Cambria. Utilizarea acestor două tipuri de caractere poate face ca prezentarea să pară copleșitoare.
• Profesioniștii nu ar trebui să folosească niciodată sunetele de acțiune ale PPT. (Vă rugăm să luați în considerare publicul dvs. mai presus de preferințele personale).
• PowerPoint face ca marcarea să fie automată, dar întrebați-vă: Sunt gloanțele de fapt potrivite pentru ceea ce trebuie să faceți? Uneori sunt, dar nu întotdeauna.
• Valorile implicite recente PPT includ o umbră mică pe toate formele. Eliminați această umbră dacă nu este de fapt necesară. De asemenea, nu lăsați formele în albastru implicit.

2. Creați dimensiuni de diapozitive personalizate.

În timp ce De obicei, puteți scăpa de dimensiunea implicită a diapozitivelor pentru majoritatea prezentărilor, poate fi necesar să o reglați pentru prezentări mai mari pe afișaje cu dimensiuni ciudate. Dacă trebuie să faceți acest lucru, iată cum.

Sfat: redimensionați diapozitive înainte de a adăuga obiecte la acestea sau dimensiunile obiectelor dvs. vor deveni distorsionate.

3. Editați designul șablonului de diapozitive.

Adesea, este mult mai ușor să editați șablonul PowerPoint înainte de a începe – în acest fel, nu aveți designul fiecărui slide manual. Iată cum procedați.

• Selectați „Teme” în partea de sus a navigării.
• În extrema dreaptă, faceți clic pe „Editați masterul”, apoi pe „Slide Master”. „
• Efectuați modificările dorite, apoi faceți clic pe„ Închideți masterul ”. Toate diapozitivele actuale și viitoare din acea prezentare vor utiliza șablonul respectiv.

4. Scrieți textul având în vedere publicul dvs.

O parte semnificativă a conținutului unui PowerPoint este textul. O copie excelentă vă poate face sau rupe prezentarea, astfel încât evaluarea lucrării scrise din câteva unghiuri diferite vă poate face să păreați mai convingător. Gândirea la modul în care este primit textul dvs. diferențiază prezentatorii buni de cei mai buni.

Tipografie:

Mulți oameni subestimează influența tipografiei, dar alegerea fontului potrivit este importantă – percepția tipului de font poate influența impresia publicului despre tine. fontul potrivit este o oportunitate de a transmite personalitate și profesionalism consecvente ale mărcii.

Unele fonturi sunt văzute ca fiind curate și profesionale, dar acest lucru nu înseamnă că sunt plictisitoare. O greșeală obișnuită este să crezi că fontul tău nu este suficient de „incitant”, ceea ce ar putea să vă determine să alegeți un font care distrage atenția de la mesajul dvs. general.

Sursa: Workfront

Acestea fiind spuse, puteți utiliza în continuare fonturi distractive și excentrice – cu moderare. Compensarea unui font distractiv sau a literelor mari cu ceva mai profesionist poate crea o prezentare atrăgătoare. Mai presus de toate, asigurați-vă că sunteți consecvent, astfel încât prezentarea dvs. să arate la fel în fiecare diapozitiv, astfel încât publicul dvs. să nu fie distras de prea multe fonturi disparate.

Sursă: Design Shack

5. Asigurați-vă că toate obiectele dvs. sunt aliniate corect.

A avea obiecte aliniate corect pe diapozitiv este cheia pentru a face să pară lustruit și profesional. Puteți încerca manual să vă aliniați imaginile … dar știm cu toții cum funcționează de obicei. Încercați să vă asigurați că toate obiectele dvs. atârnă în mijlocul diapozitivului, dar când le trageți acolo, tot nu pare destul de corect. Scăpați de jocul de ghicire și lăsați PowerPoint să-și lucreze magia cu acest truc.

Cum să aliniați mai multe obiecte:

• Selectați toate obiectele ținând apăsată tasta „Shift” și făcând clic pe pe toate.
• Selectați „Aranjați” în bara de opțiuni de sus, apoi alegeți „Aliniați sau Distribuiți.”
• Alegeți tipul de aliniere pe care „doriți”.

Cum să aliniați obiectele la diapozitiv:

• Selectați toate obiectele ținând jos „Shift” și făcând clic pe toate acestea.
• Selectați „Aranjați” în bara de opțiuni de sus, apoi alegeți „Aliniați sau Distribuiți”.
• Selectați „Aliniați la diapozitiv”.
• Selectați din nou „Aranjați” în bara de opțiuni din partea de sus, apoi alegeți „Aliniați sau Distribuiți”.
• Alegeți tipul de aliniere pe care doriți.

Proiectare PowerPoint

6. Utilizați „Formatare meniuri” pentru a vă controla mai bine proiectele de obiecte.

Meniurile de formatare vă permit să efectuați ajustări fine care altfel par imposibile. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe un obiect și selectați opțiunea „Formatare”. Aici puteți regla fin umbrele, regla măsurătorile de formă, crea reflexii și multe altele. Meniul care va apărea arată astfel:

Deși opțiunile principale pot fi găsite pe barele de instrumente de formatare PowerPoint, căutați un control complet în meniul ferestrei de format. Alte exemple de opțiuni disponibile includ:

• Ajustarea textului în interiorul unei forme.
• Crearea unei umbre de perspectivă naturală în spatele unui obiect.
• Recolorarea fotografiilor manual și cu opțiuni automate.

7. Profitați de formele PowerPoint.

Mulți utilizatori nu realizează cât de flexibile au devenit instrumentele de formare PowerPoint. În combinație cu opțiunile de format extins lansate de Microsoft în 2010, potențialul pentru un design bun cu forme este ușor disponibil. PowerPoint oferă utilizatorului o grămadă de opțiuni excelente de formă dincolo de modelele tradiționale dreptunghiulare, ovale și rotunjite, spre deosebire chiar și de programele profesionale de design precum Adobe Creative Suite sau Quark.

Formele de astăzi includ un Smart Shapes foarte funcțional. funcție, care vă permite să creați diagrame și diagrame în cel mai scurt timp. Aceste instrumente sunt deosebit de valoroase atunci când considerați că PowerPoint este un mediu vizual. Paragrafele și listele glonț sunt plictisitoare – puteți utiliza forme pentru a vă ajuta să vă exprimați mai clar mesajul.

8. Creați forme personalizate.

Când creați o formă, faceți clic dreapta și apăsați „Editare puncte”. Prin editarea punctelor, puteți crea forme personalizate care se potrivesc nevoilor dvs. specifice. De exemplu, puteți remodela săgețile pentru a se potrivi cu dimensiunile dorite.

O altă opțiune este să combinați două forme împreună. Când selectați două forme, faceți clic dreapta și accesați submeniul „Grupare” pentru a vedea o varietate de opțiuni.

• Combinați creează o formă personalizată care are porțiuni suprapuse din cele două forme anterioare tăiate. afară.
• Uniunea face o formă complet îmbinată.
• Intersect creează o formă numai a secțiunilor suprapuse ale celor două forme anterioare.
• Scădeți tăia suprapunerea porțiune dintr-o formă din cealaltă.

Utilizând aceste instrumente mai degrabă decât încercând să editați punctele cu precizie, puteți crea forme personalizate măsurate cu precizie.

9. Decupați imaginile în forme personalizate.

Pe lângă crearea de forme personalizate în prezentarea dvs., puteți utiliza și PowerPoint pentru a decupa imaginile existente în forme noi.Iată cum procedați:

Aflați mai multe despre crearea imaginilor pentru canalele dvs. de marketing în videoclipul de mai jos.

10. Prezentați site-uri web în PowerPoint.

Tradiția spune că, dacă doriți să afișați un site web într-un PowerPoint, trebuie doar să creați link către pagină și să solicitați deschiderea unui browser. Pentru utilizatorii de PC, există o opțiune mai bună.

Software terță parte care se integrează complet în fila dezvoltator PowerPoint poate fi utilizată pentru a încorpora un site web direct în PowerPoint folosind un iframe HTML normal. Unul dintre cele mai bune instrumente este LiveWeb, un software terță parte dezvoltat independent.

Prin utilizarea LiveWeb, nu trebuie să vă întrerupeți PowerPoint-ul, iar prezentarea dvs. va rămâne fluidă și naturală. Indiferent dacă încorporați o pagină web întreagă sau doar un videoclip YouTube, aceasta poate fi o îmbunătățire de înaltă calitate a terților.

Din păcate , Utilizatorii de Mac nu au o opțiune similară a doua alegere este să faceți capturi de ecran ale site-ului web, să vă conectați printr-un browser sau să încorporați conținut media (cum ar fi un videoclip YouTube), descărcându-l direct pe computer.

11. Încercați să utilizați GIF-uri.

GIF-urile sunt imagini animate în buclă folosite pentru a comunica o stare de spirit, idee, informații și multe altele. Utilizatorii adaugă GIF-uri la Powerpoint-uri pentru a fi amuzant sau pentru a demonstra rapid un proces. Este ușor să adăugați GIF-uri la diapozitive. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

Proces PowerPoint

12. Păstrați-l simplu.

PowerPoint este un instrument excelent pentru a vă susține prezentarea cu informații vizuale, grafică și puncte suplimentare. Aceasta înseamnă că powerpoint-ul dvs. nu ar trebui să fie întreaga dvs. prezentare. Diapozitivele dvs. – oricât de creative și de frumoase – nu ar trebui să fie steaua spectacol. Păstrați textul și imaginile clare și concise, folosindu-le doar pentru a vă completa mesajul și autoritatea.

Dacă diapozitivele dvs. au informații dense și aglomerate, acestea vă vor distrage atenția publicului și vor face mult mai probabil să le pierdeți atenția. Nimic din diapozitive nu ar trebui să fie de prisos! Păstrați-vă prezentarea convingătoare, păstrând-o curată. Există câteva modalități de a face acest lucru:

• Limitați punctele glonț și textul.
• Evitați paragrafele și ghilimelele lungi.
• Păstrați „spațiul alb” sau „spațiu negativ”.
• Păstrați procentele, graficele și datele foarte de bază.

13. Încorporați-vă fișierele de fonturi.

O problemă constantă pe care o au prezentatorii cu PowerPoint este că fonturile par să se schimbe atunci când prezentatorii se mută de la un computer la altul. În realitate, fonturile nu se schimbă – computerul de prezentare pur și simplu nu are instalate aceleași fișiere de fonturi. Dacă folosiți un computer și prezentați pe un computer, atunci există o soluție ușoară pentru această problemă. (Când implicați sisteme Mac, soluția este puțin mai dură. Consultați Sfatul # 11.)
Iată trucul: Când salvați fișierul PowerPoint (numai pe un computer), ar trebui să faceți clic pe Salvare opțiuni în „Salvare ca … „Fereastră de dialog. Apoi, bifați caseta de selectare „Încorporați fonturi TrueType” și apăsați „OK”. Acum, prezentarea dvs. va păstra fișierul fontului și fonturile dvs. nu se vor schimba atunci când mutați computerele (cu excepția cazului în care dați prezentarea pe un Mac).

14. Salvați diapozitivele în format JPEG.

În PowerPoint pentru Mac 2011, nu există nicio opțiune de încorporare a fonturilor în prezentare. Deci, cu excepția cazului în care utilizați tipuri de caractere omniprezente precum Arial sau Tahoma, PPT-ul dvs. va întâlni probabil modificări de font pe diferite computere.

Cel mai sigur mod de a evita acest lucru este salvând prezentarea finală ca JPEG-uri, apoi inserând aceste JPEG pe diapozitive. Pe un Mac, utilizatorii pot trage și plasa cu ușurință JPEG-urile în PPT cu timp de încărcare rapid. Dacă nu utilizați acțiuni în prezentare, atunci această opțiune funcționează deosebit de bine.

Dacă doriți ca prezentarea dvs. să pară „animată”, va trebui să faceți un pic de jocuri. Tot ce trebuie să faceți este salvarea JPEG-urilor din fiecare „cadru” al animației. Apoi, în prezentarea finală, veți afișa acele JPEG-uri în ordinea în care doriți să apară animația. În timp ce veți avea tehnic mai multe diapozitive noi în locul unul original, publicul dvs. nu va cunoaște diferența.

O considerație importantă: dacă PPT include multe JPEG-uri, atunci dimensiunea fișierului va crește.

15. Încorporați multimedia.

PowerPoint vă permite să vă conectați la fișiere video / audio extern sau să încorporați media direct în prezentarea dvs. Ar trebui să încorporați aceste fișiere dacă puteți, dar dacă utilizați un Mac, nu puteți efectiv încorporați videoclipul (a se vedea nota de mai jos). Pentru PC-uri, două motive excelente pentru încorporare sunt:

• Încorporarea vă permite să redați conținut media direct în prezentarea dvs. Voi arăta mult mai profesionist decât comutarea între ferestre.
• Încorporarea înseamnă, de asemenea, că fișierul rămâne în prezentarea PowerPoint, deci ar trebui să fie redat în mod normal, fără muncă suplimentară (cu excepția unui Mac).

Notă: utilizatorii de Mac OS de la PowerPoint ar trebui să fie foarte atenți la utilizarea fișierelor multimedia.

Dacă utilizați PowerPoint pentru Mac, va trebui să aduceți întotdeauna videoclipul și / sau fișier audio cu dvs. în același folder cu prezentarea PowerPoint. Cel mai bine este să inserați fișiere video sau audio numai după ce prezentarea și folderul care conține au fost salvate pe o unitate portabilă în folderul lor permanent. De asemenea, dacă prezentarea va fi redată pe un computer Windows, utilizatorii de Mac trebuie să se asigure că fișierele lor multimedia sunt în format WMV. Acest sfat devine puțin complicat, așa că, dacă doriți să utilizați PowerPoint în mod eficient, luați în considerare utilizarea aceluiași sistem de operare pentru proiectare și prezentare, indiferent de ce.

16. Adu-ți propriul hardware.

Între sistemele de operare, PowerPoint este încă cam agitat. Chiar și între diferite versiuni PPT, lucrurile se pot schimba. O modalitate de a rezolva aceste probleme este să vă asigurați că aveți hardware-ul potrivit – deci pur și simplu aduceți-vă propriul laptop când „prezentați”.

17. Utilizați „Vizualizarea prezentatorului”.

În majoritatea situațiilor de prezentare, vor exista atât ecranul unui prezentator, cât și afișajul principal proiectat pentru prezentarea dvs. PowerPoint are un instrument excelent numit Vizualizare prezentator, care poate fi găsit în fila „Prezentare diapozitive” din PowerPoint 2010 (sau 2011 pentru Mac). În Vizualizarea prezentator este inclusă o zonă pentru note, un cronometru / ceas și un afișaj de prezentare.

Pentru mulți prezentatori, acest instrument vă poate ajuta să uniți prezentarea lor vorbită și ajutorul lor vizual. Nu doriți niciodată să faceți ca PowerPoint să pară o teanc de note pe care le folosiți o cârjă. Utilizați opțiunea Vizualizare prezentator pentru a crea o prezentare mai naturală.

Sfat Pro: La începutul prezentării, ar trebui să apăsați CTRL + H pentru a face cursorul să dispară. Dacă apăsați tasta „A”, îl veți readuce dacă aveți nevoie!

Având în vedere stilul, designul și procesele de prezentare, puteți face mult mai mult cu PowerPoint decât doar prezentări pentru clienții dvs. PowerPoint și aplicații similare pentru diapozitive sunt instrumente flexibile care nu trebuie uitate. Cu un șablon extraordinar, puteți să creați prezentări care să vă uimească publicul.

Nota editorului: Această postare a fost publicată inițial în august 2019 și a fost actualizată pentru a fi cuprinzătoare.

Publicat inițial 10 septembrie 2020 5:30 : 00 PM, actualizat la 25 ianuarie 2021