Trimiterea unui e-mail de solicitare de concediu este un mod modern, formal de a cere câteva zile libere din muncă dintr-un anumit motiv. Angajații primesc în fiecare an un anumit număr de concedii de boală și de concediu, în funcție de politicile companiei. Înainte de a trimite e-mailul pentru cererea de concediu, familiarizați-vă cu politicile de concediu ale companiei dvs. Acest lucru vă asigură că efectuați solicitarea corect.

Lasă e-mailurile solicitării

De ce ar trebui să trimiteți un e-mail cu cerere de concediu

Un e-mail cu solicitare de concediu este un document electronic oficial care vă informează superiorii și angajatorii că intenționați să faceți o pauză de la serviciu pentru o anumită perioadă de timp. Trebuie să aveți un motiv legitim pentru a lua concediu dacă doriți ca angajatorii dvs. să vă aprobe solicitarea.

Fie că intenționați să scrieți un e-mail personal sau concediu medical, este important să aveți solicitarea în scris. Iată principalele motive pentru care ați trimite acest e-mail:

În scopul documentării

Dacă nu doriți să vă confruntați cu probleme, trebuie să primiți un e-mail pentru cererea de concediu. documentate toate răspunsurile corespunzătoare la acesta. Acest lucru vă păstrează drepturile și drepturile companiei dvs. în cazul în care apare un conflict sau dezacord. Într-un astfel de caz, puteți afișa e-mailurile ca dovadă că ați primit aprobarea înainte de a pleca în concediu.

Pentru procedurile de aprobare ale companiei dvs.

Majoritatea companiilor au propriile proceduri de aprobare pentru frunze. Verificați dacă trebuie să trimiteți o copie tipărită sau dacă un e-mail cu cerere de concediu ar fi suficient. În acest fel, nu veți încălca regulile companiei.

Motive pentru scrierea unui e-mail de solicitare a concediului

Există diferite motive pentru care angajații își iau concediul. Când încercați să verificați eșantioanele acestor scrisori, este posibil să vedeți eșantioane de e-mail de zi bolnavă, eșantioane personale de e-mail de zi și multe altele. Motivul pe care îl indicați în e-mailul dvs. ar putea fi:

• Concediu anual: acesta este cel mai frecvent motiv pentru care angajatorii văd în e-mailurile de solicitare a concediului. Majoritatea angajaților primesc în fiecare an un anumit număr de zile pe care le pot lua separat sau toate în același timp.
• Concediu de vacanță sau de vacanță: pentru majoritatea companiilor, acesta este același cu concediul anual. Dar pentru cei care ocupă funcții înalte, pot avea concedii de odihnă sau concediu de odihnă separat.
• Concediu de boală: trimiteți un e-mail de concediu medical dacă nu puteți veni la serviciu din cauza unei boli sau a unui accident. În funcție de politicile companiei dvs., poate fi necesar să furnizați documentație suplimentară pentru acest tip de concediu.
• Concediu neplătit: Deși este posibil să primiți în continuare o aprobare pentru acest tip de concediu, nu veți fi plătit pentru aceasta. Majoritatea oamenilor folosesc acest tip de concediu dacă și-au consumat deja toate concediile anuale.
• Concediu de urgență: acesta este, de asemenea, cunoscut sub numele de concediu cu preaviz scurt și îl puteți utiliza în caz de urgență.
• Concediu: pentru acest tip de concediu, vă veți îndepărta de îndatoririle și responsabilitățile dvs., dar ați fi în continuare angajat al companiei. Obținerea aprobării pentru acest tip de concediu depinde de motivul dvs.
• Concediu educațional: acesta este un tip special de concediu în care compania permite angajaților săi să-și ia timpul liber din scopuri educaționale, precum participarea la seminarii, cursuri, și altele asemenea.
• Concediu de maternitate: femeile primesc acest tip de concediu înainte și după nașterea copilului. De cele mai multe ori, ei primesc și compensații în timp ce sunt în concediu.
• Concediu compensatoriu: angajații care lucrează în exces de zile sau ore pot primi acest tip de concediu.
• Concediu compasional: acest tip de concediul se adresează angajaților care au experimentat un eveniment nefericit în viața lor, cum ar fi criza personală sau moartea.

Sfaturi pentru crearea e-mailului de solicitare a concediului

Este posibil ca mulți angajați să simtă un anumit nivel de reținere la solicitarea concediului. Dar acest lucru nu ar trebui să fie cazul, deoarece angajații câștigă aceste concedii, mai ales dacă au fost deja la companie pentru o perioadă semnificativă de timp.

Atâta timp cât compuneți un e-mail de solicitare a concediului profesional și aveți un motiv legitim, angajatorul dvs. nu va avea un motiv să vă respingă solicitarea. Pentru a vă ajuta să creați un e-mail excelent pentru aplicația de părăsire, iată câteva sfaturi:

Utilizați un ton politicos și plăcut

Dacă doriți să faceți o impresie bună, acesta este primul pas. Compunerea e-mailului în acest fel face o lectură bună, care, la rândul său, mărește șansa ca solicitarea dvs. să fie aprobată.

Furnizați motivul dvs.

Niciun e-mail personal sau de zi medicală nu ar fi complet fără motiv. Nu puteți solicita concediu doar pentru că doriți unul. De asemenea, asigurați-vă că aveți un motiv legitim dacă doriți un rezultat bun.

Furnizați detalii clare

Mulți angajatori sunt foarte orientați spre detalii.Așadar, poate doriți să includeți detalii clare, cum ar fi data sau ora concediului. De asemenea, includeți data exactă când veți reveni la muncă. Indicați și dacă vă pot contacta sau nu în timp ce sunteți în concediu.

Dacă luați un concediu lung, este, de asemenea, o idee bună să oferiți detalii despre sarcinile curente sau proiectele pe care le părăsiți. in spate. Dacă ați desemnat pe cineva să lucreze la acestea sau să aibă grijă de orice probleme în timp ce sunteți plecat, includeți aceste detalii în e-mailul dvs. în beneficiul angajatorului dvs.

Trimiteți cererea dvs. înainte de timp

În cele din urmă, nu trimiteți niciodată un e-mail de solicitare a concediului doar cu o zi sau două înainte de a lua concediu. Acordați angajatorului dvs. suficient timp pentru a aproba concediul și pentru a planifica lucruri atunci când nu sunteți la birou. Acest lucru mărește, de asemenea, șansele ca solicitarea dvs. să fie aprobată.

Considerații înainte de a trimite e-mailul de solicitare a concediului

Dacă v-ați planificat deja concediul, ar trebui să trimiteți un e-mail de solicitare a concediului imediat după v-ați finalizat toate planurile. De asemenea, există câteva considerații pe care trebuie să le luați înainte de a vă trimite solicitarea. Acestea includ:

Cerințele companiei

Dacă intenționați să plecați într-o perioadă foarte ocupată pentru compania dvs. atunci când au nevoie de dvs., așteptați-vă să vi se respingă solicitarea. Este important pentru dvs. să vă gândiți la efectul pe care îl produce concediul dvs. în mediul de lucru. Deși este dreptul tău să-ți iei concediu din când în când, trebuie să te gândești și la momentul potrivit pentru a-ți lua concediu.

Chiar dacă îți impui concediul și ceri ca angajatorii tăi să îl aprobe, este posibil să nu distrați-vă pentru că vă gândiți la compania dvs. sau ei încearcă să vă contacteze pentru îngrijorări.

Înlocuitorul dvs. sau persoana responsabilă

Acest lucru este important mai ales dacă intenționați să luați un concediu lung. Puteți desemna un înlocuitor sau o persoană responsabilă de sarcinile dvs. În orice caz, trebuie să instruiți bine această persoană și să-i informați angajatorul că ați orientat persoana cu privire la ce să facă în timp ce sunteți plecat.

Perioada de preaviz

După cum sa menționat mai sus, este important să vă trimiteți cererea de concediu cât mai curând posibil. În acest fel, angajatorul dvs. se așteaptă să nu intrați la locul de muncă și el poate planifica acest lucru.

Sărbători legale

Verificați dacă zilele în care intenționați să vă luați concediul coincid cu orice sărbători legale. În astfel de cazuri, nici măcar nu trebuie să faceți deloc o cerere, mai ales dacă compania dvs. închide în timpul sărbătorilor legale.

Greșeli de evitat atunci când scrieți un e-mail de solicitare de concediu

Când când vine vorba de a scrie e-mailuri de concediu personal, e-mailuri de concediu medical și chiar și alte tipuri de e-mailuri oficiale la locul de muncă, există câteva greșeli pe care trebuie să le evitați. Rețineți că atunci când trimiteți un e-mail către altcineva din birou, acesta reflectă propriul dvs. profesionalism. Iată câteva greșeli pe care trebuie să le evitați atunci când vă compuneți e-mailul:

Nu utilizați o felicitare sau o închidere

Când compuneți un e-mail, începeți-l întotdeauna cu un salut. Fără acest lucru, e-mailul dvs. pare solicitant și concis. De asemenea, încheiați-vă e-mailul cu o declarație de închidere adecvată pentru a vă arăta politețea și profesionalismul.

A fi prea dezinvolt sau prea formal

Lăsați e-mailurile de solicitare și alte tipuri de e-mailuri de birou trebuie să aibă un bun echilibru între formalitate și prietenie. Nu este potrivit să trimiteți același tip de e-mail pe care l-ați trimite unuia dintre cei mai apropiați prieteni șefului dvs. Asigurați-vă că păstrați nivelul de respect în e-mail.

De asemenea, faptul că sunteți prea formal ar putea să nu fie bine pentru unii angajați. Folosirea unui astfel de limbaj poate face să pară că ești supărat sau că ceri ceva de la destinatar. Trebuie să găsiți un echilibru bun între aceste extreme atunci când vă compuneți e-mailul.

Folosind expresia „Cui îi poate preocupa”

Acesta este un imens nu, mai ales atunci când trimiteți un e-mail pentru cererea de concediu. Pentru acest tip de e-mail, ar trebui să știți deja cui să îl trimiteți. Prin urmare, utilizați numele acelei persoane în salut în locul acestei fraze generice.

subiect

Unul dintre cele mai importante aspecte ale e-mailurilor este subiectul. Când trimiteți primul e-mail, furnizați un subiect adecvat. Dar dacă ați început cu un nou thread sau discuție din acest e-mail, asigurați-vă că modificați și subiectul.

Faceți clic pe „Răspundeți la toate” atunci când trebuie să răspundeți doar unei persoane

A face acest lucru poate fi o situație potențial jenantă, mai ales dacă angajatorul dumneavoastră v-am rugat să vă elaborați „motivul personal” și nu ați vrut ca toată lumea să afle ce este. Deci, înainte de a da clic pe „trimiteți”, asigurați-vă că e-mailul conține doar e-mailul ressența unui destinatar în câmpul „Către:”.