Din momentul în care un nou angajator își angajează primul angajat, se deschide o lume cu totul nouă a logisticii salarizării, a formularelor fiscale IRS și a altor noi responsabilități. În timp ce angajarea primului dvs. angajat este un moment interesant – afacerea dvs. crește! – Este important să vă controlați noile responsabilități.

Acestea fiind spuse, știm că unele dintre aceste responsabilități pot părea descurajante. Analizarea formularelor de impozitare și a reținerii FICA nu vin în mod firesc pentru mulți proprietari de întreprinderi mici și nici site-ul IRS nu este atât de util.

De aceea am scris acest ghid, împreună cu altele, pentru a simplifica și explicați noua lume a impozitelor pe salarii, a raportării și a formularelor IRS.

Aici, vorbim despre formularul IR-W-3, Transmiterea salariilor și a declarațiilor fiscale. Vă explicăm tot ce ar trebui să știe atât angajatorii noi, cât și cei experimentați, inclusiv:

• Ce este formularul W-3
• De ce Administrația de securitate socială (SSA) și IRS solicită angajatorilor să depună dosarul it
• Cum să știți dacă trebuie să depuneți formularul W-3
• Când și cum să trimiteți formularul W-3

Ce este formularul W-3?

Dacă aveți nevoie doar de slab, iată principalele puncte de aflat despre formularul W-3:

• Ce se raportează în formularul W-3: Total salariile și impozitele angajaților reținute
• Când este depus: anual
• Cine trebuie să depună: majoritatea angajatorilor din SUA

Pe scurt, formularul W-3 este un document utilizat de IRS și de securitatea socială Administration (SSA) pentru a rezuma și transmite formularele W-2 ale unui angajator.

IRS și SSA utilizează formularul W-3 pentru a urmări salariile, salariile, comisioanele, sfaturile și alte compensații pe care angajatorii le plătesc pe tot parcursul an. Formularul raportează, de asemenea, veniturile totale și impozitele din Legea federală de contribuție la asigurări (FICA) reținute din salariile angajaților.

Detaliile formularului W-3, printre alte informații:

• Venitul total și salariul plătit (către toți angajații) de către un angajator
• Porțiunea totală a salarizării care este supusă impozitului pe asigurările sociale și Medicare
• Impozitul total (atât venitul, cât și FICA) reținut din această plată

Cum diferă Formularul W-3 de Formularul W-2?

Formularele W-3 și W-2 sunt extrem de similare. Raportează o mare parte din aceleași informații și fiecare angajator care trebuie să depună unul sau mai multe formulare W-2 trebuie să depună și formularul W-3.

Diferența esențială este că formularul W-2 raportează informații cum ar fi totalul salarii și impozite reținute pentru fiecare angajat. În schimb, formularul W-3 raportează salariile totale, salariile impozabile și impozitul reținut pentru un angajator.

Pe scurt, formularul W-2 spune IRS și SSA cât ați plătit și reținut pentru Jane pe parcursul anului – Formularul W-3 le spune cât ați plătit și reținut în total pentru toți angajații dvs.

În ce fel este diferit formularul W-3 de formularul W-4?

Pe de altă parte, formularul W-4 este considerat parte a tuturor documentelor noi de închiriere. Ori de câte ori sunteți la bordul unui nou angajat, angajatorii sunt responsabili pentru ca aceștia să completeze un formular W-4 și să trimită formularul completat în Directorul de stat corespunzător al noilor angajați. Aici puteți găsi directorul corect pentru starea dvs.

Informațiile pe care noii angajați le furnizează atunci când completează un formular W-4 vă indică cât de mult impozit pe venit să rețineți din fiecare din salariile angajatului.

Nu vi se cere, dar mulți angajatori aleg ca angajații să completeze un nou formular W-4 în fiecare an – pentru a vă asigura că rețineți suma corectă.

De ce IRS și SSA solicită angajatorilor să depună formularul W-3

Atunci când persoanele fizice depun declarația anuală de impozite, acestea raportează venitul total pe care l-au câștigat, impozitele deja plătite (de obicei prin reținerea angajatorului) și impozitele datorate (sau datorate să fie rambursată). Atât IRS, cât și SSA au un interes major în a se asigura că persoanele fizice raportează cu exactitate toate veniturile pe care le plătesc pe tot parcursul anului, așa că le solicită angajatorilor să depună formulare W-2 pentru fiecare angajat.

În mod similar, pentru a ține evidența tuturor salariilor plătite, a veniturilor și a impozitelor FICA reținute de un angajator, SSA solicită Formularului W-3 să acționeze ca o copertă și să compileze toate formularele W-2 incluse.

Ce sunt, totuși, impozitele reținute la sursă și FICA?

Deci, poate că ați auzit de reținerea la sursă a impozitului pe venit și impozite FICA, dar sunteți total clar despre ce sunt acestea? Dacă răspunsul este „Nu”, să facem un pas înapoi și să explicăm.

Când vine vorba de salarii și impozite pe muncă, există trei tipuri principale de impozite:

• Impozite reținute: acestea sunt impozitele pe care le rețineți din plata angajaților dvs. și includ atât impozitul pe venit standard, cât și partea de angajat din impozitele FICA. Este sarcina dvs. să rețineți aceste impozite și să le depuneți la autoritatea fiscală corespunzătoare. Acestea fac parte din ceea ce este raportat în formularul W-3.
• Impozitele angajatorului: după cum sugerează și numele, dvs., angajatorul, plătiți integral aceste taxe.
• Impozite comune: Aceste impozite sunt împărțite (de obicei 50/50) între dvs. și angajații dvs. Taxele de securitate socială și Medicare (sau FICA) sunt unele dintre cele mai notabile impozite comune. Agregatul tuturor contribuțiilor angajaților dvs. la aceste impozite este, de asemenea, raportat în formularul dvs. W-3.

Impozitele pe venit reprezintă cea mai mare parte a bazei de impozitare IRS. Impozitele FICA, pe de altă parte, se plătesc la Securitatea Socială și Medicare (cunoscut și sub numele de program de protecție socială) în cadrul SSA.

Rata impozitului pe venit al fiecărui angajat variază în funcție de venitul anual, dependenți calificați, personal preferință și alți factori. De aceea, va trebui să colectați formularul W-4 de la fiecare angajat. Formularul vă arată cât de mult impozit pe venit trebuie dedus din fiecare salariu.

Cotele de impozitare FICA standard 2019 se ridică la 7,65% pentru fiecare parte, inclusiv angajatorul și angajatul. Defalcarea arată astfel:

• 6,2% impozit pe asigurări sociale (numit și OASDI)
• 1,45% impozit pe Medicare

Este important să rețineți că impozitul pe securitatea socială se aplică numai primilor 132.900 de dolari pe care îi face un angajat în anul respectiv. Odată ce câștigurile lor depășesc acel prag, nu vă este impus niciun impozit suplimentar de securitate socială de către dvs. sau de către angajat.

În schimb, angajații care câștigă mai mult decât un prag de venit stabilit trebuie să plătească un impozit suplimentar de 0,9% Medicare pentru câștigurile de peste 200.000 USD pentru cei care depun ca unic sau 250.000 $ pentru cei care depun împreună cu un soț. Rețineți: taxa suplimentară Medicare este plătită numai de angajat și nu de angajator.

Trebuie să trimit formularul W-3?

Pe scurt, dacă sunteți trebuie să depuneți unul sau mai multe formulare W-2 pentru angajați, atunci trebuie să depuneți și formularul W-3 la Administrația de securitate socială (SSA). Pentru a descompune acest lucru, dacă:

• Ați reținut orice venit, impozite pe asigurări sociale sau Medicare din salariile angajaților
• Ați plătit 600 $ sau mai mult în salarii – chiar dacă nu ați reține orice impozit pe venit, asigurări sociale sau Medicare

Apoi trebuie să depui atât formularul W-2, cât și formularul W-3.

Trebuie să trimiteți formularul W-3 angajaților?

Iată un răspuns ușor pentru dvs.: Nu. Angajatorii trebuie să trimită fiecărui angajat formularul W-2 respectiv până la 31 ianuarie a fiecărui an – dar nu trimit formularul W-3 către oricine altul decât Administrația de securitate socială (SSA).

Cum să completați formularul W-3

Dacă vă încadrați în marea majoritate a angajatorilor care sunt obligați să înregistrați formularele W-2 și, prin urmare, formularul W-3, să vorbim despre cum și când veți face exact asta. Pentru a completa formularul W-3, va trebui să aveți la dispoziție aceste informații:

• Detaliile companiei dvs., inclusiv numărul de identificare al angajatorului (EIN), adresa legală și alte persoane de contact informații
• Salariile totale (salariu, bacșiș, comision și alte compensații) plătite angajaților în anul precedent
• Salariile totale impozabile pentru asigurările sociale și Medicare
• Impozit pe venit total reținut – atât federal, cât și de stat
• Total impozit pe asigurări sociale reținut
• Total impozit pe Medicare reținut

Vestea bună este că majoritatea salarizării sistemele (inclusiv Wave) țin evidența tuturor acestor informații pentru dvs. Când ajunge impozitul, puteți trage rapid și ușor aceste detalii și multe altele.

Depunerea formularelor W-2

Formularul W-3 raportează salariile totale, salariile impozabile și impozitele afacerea dvs. a fost reținută pe tot parcursul anului. Dar scopul său principal este să acționeze ca o „copertă” pentru formularele dvs. W-2.

Angajatorii sunt obligați să depună și formularul W-2 – care detaliază aceleași informații ca și formularul W-3, dar defalcat pe angajați – pentru fiecare angajat pe care l-ați avut pe tot parcursul anului. Când va veni momentul, veți depune un formular W-2 pentru fiecare angajat împreună cu un formular W-3 pentru a le rezuma pe toate.

Când să trimiteți formularul W-3

Formularul W-3 este o depunere anuală, astfel încât IRS și SSA solicită angajatorilor să o completeze și să o trimită o dată pe an. Termenul anual pentru depunerea formularului W-3 ( împreună cu toate formularele W-2 corespunzătoare) este 31 ianuarie.

Rețineți: de asemenea, trebuie să trimiteți copii ale formularelor W-2 angajaților dvs. până la același termen.

Trimiterea formularului W-3 către guvern

Angajatorii au la dispoziție câteva opțiuni, atunci când vine momentul să trimită formularul W-3:

• E-fișier online
• Trimiteți mesaje în formularul dvs.
• Colaborați cu un contabil pentru a vă înregistra
• Orice combinație a optiunilor anterioare ons

Notă: Angajatorii care trebuie să depună mai mult de 250 de formulare W-2 într-un an trebuie să trimită online formularul W-3 online. În 2021, pragul maxim va coborî la 100 sau mai mult. Începând din 2022, numărul maxim de formulare scade la 10 sau mai multe.

E-fișier online

Conform SSA, e-depunerea este mai rapidă, mai precisă și mai sigură . Și amintiți-vă: dacă depuneți mai mult de 250 de formulare W-2 (pentru 2019) împreună cu formularul dvs. W-3, trebuie să depuneți online.

Pentru a depune formularul W-3 online, veți utiliza portalul SSA pentru servicii de afaceri online (sau BSO).Utilizând portalul BSO, veți avea două opțiuni pentru completarea formularului W-3:

• Creați o versiune completă a formularului și imprimați copii pentru a trimite SAU
• Încărcați fișiere salariale din software-ul dvs. de impozite sau salarizare (BSO va genera automat formularul corespunzător W-3).

Când vine vorba de plata reținerii anuale și a soldului fiscal FICA și de a face depozite online, puteți utiliza Sistemul Electronic de Plată a Impozitelor Federale (EFTPS).

Dacă alegeți să lucrați cu un profesionist în domeniul fiscal sau cu un software fiscal, IRS vă recomandă să efectuați plățile prin Retragerea Fondurilor Electronice (sau EFW). Această opțiune vă permite să înregistrați e-mail și să autorizați plata cu un singur pas.

E-mail în formularul dvs.

În timp ce SSA preferă angajatorii să depună online, companiile mici au, de asemenea, opțiunea de e-mail în formularul W-3 împreună cu toate formularele dvs. W-2 și plățile de impozite corespunzătoare.

Înainte de a trimite prin poștă formularul și plata dvs., va trebui să comandați copii pe hârtie ale formularului W-2 și W- 3 de la IRS. Notă: aceste formulare nu pot fi descărcate de pe site-ul IRS și apoi trimise prin poștă – trebuie să comandați copii pe hârtie din SSA.

Odată ce ați comandat și completat formularele, le puteți trimite prin poștă către adresa listată mai jos (precum și la pagina 5 din Instrucțiunile pentru formularele W-2 și W-3):

Administrarea securității sociale

Centrul de operațiuni directe

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Notă: dacă trebuie să trimiteți formularele peste noapte pentru a face termenul limită (de obicei prin intermediul operatorilor privați precum Fedex sau UPS), va trebui să le trimiteți la acest adresa în schimb:

Data Operations Center

ATTN: Procesul W-2

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Colaborați cu un contabil pentru a vă înregistra

Ultima opțiune pe care o au angajatorii pentru depunerea formularului W-3 și orice plăți sau depozite restante este să lucrați cu un profesionist fiscal care poate gestiona atât depunerea, cât și depunerea pentru dvs. Ambele se fac adesea prin intermediul sistemului Electronic Retrager Fonduri (EFW) la care sa făcut referire anterior.

Încheierea

Uf – astăzi am acoperit multe despre formularul IR-W-3. Pentru referințe rapide, iată principalele puncte pe care trebuie să le cunoașteți angajatorii:

• Formularul W-3 raportează salariul total și salariile plătite tuturor angajaților dvs., împreună cu venitul total și impozitele FICA reținut pe tot parcursul anului precedent
• Fiecare angajator care depune unul sau mai multe formulare W-2 trebuie să depună și formularul W-3
• Comandați copii pe hârtie ale formularului pe site-ul web al IRS și fișier prin portalul BSO al SSA