Managementul domeniului de proiect este un proces definit pentru finalizarea unui proiect temporar. Este un element esențial pentru funcția oricărei echipe, asigurând o eficiență maximă, eliminând munca inutilă sau redundantă și menținând o echipă pe aceeași pagină la fiecare pas. Domeniul de aplicare al proiectului va ajuta, de asemenea, să gestioneze așteptările clientului și să mențină proiectul la timp și la buget.

Ce este managementul proiectului?

Managementul domeniului proiectului se referă la un set de procese care trebuie să fie finalizat pentru a furniza un „proiect”, care ar putea fi un produs, un serviciu sau un rezultat cu caracteristici sau funcții specifice. Managementul domeniului se concentrează pe „cum ajungem acolo” sau poate mai exact „ce pași luăm pentru a ajunge acolo?” Acești pași sunt definiți și mapați astfel încât managerii de proiect și supraveghetorii să poată determina cantitatea de muncă necesară și unde să concentreze eforturile echipei pentru a finaliza proiectul.

Managementul domeniului de proiect nu trebuie confundat cu produsul Managementul domeniului, care se concentrează mai mult pe cerințele funcționale ale produsului / serviciului / rezultatului. Acest tip de domeniu definește ce este produsul, cum va arăta și cum va funcționa, indiferent dacă este produsul în ansamblu sau un produs componentă a produsului.

Managementul domeniului proiectului include trei procese:

• Planificarea – Proiectul este definit și se determină munca (sau procesele) necesare pentru livrarea proiectului.
• Controlul – Aceasta implică urmărirea, gestionarea și monitorizarea progresului unui proiect, inclusiv urmărirea documentației, creep-ul domeniului, urmărirea lucrărilor în timpul fiecărei faze și dezaprobarea / aprobarea oricăror modificări pe parcurs.
• Închidere – Aceasta este partea „finalizării” procesului, care implică un audit al livrabilelor proiectului și accesarea rezultatelor produsului final în raport cu planul inițial definit.

Iată un exemplu de plan de management al domeniului de aplicare al proiectului:

Sursă: MindGenius

De asemenea, puteți să vă formatați planurile de gestionare a domeniului proiectului ca ghiduri. Exemple suplimentare pot fi găsite aici.

Determinați instrucțiunea de acoperire a proiectului dvs.

Declarația de scop este locul în care veți identifica munca care trebuie făcută pentru a finaliza proiectul. Acesta vă definește obiectivele și direcționează procesele pentru finalizarea proiectului. Puteți vedea, de asemenea, declarația privind domeniul de aplicare denumită „declarația de lucru” sau „termenul de referință”.

Dacă aveți o declarație clară despre domeniul de aplicare, vă veți asigura că toată lumea știe la ce să se aștepte, că fiecare pas necesar este făcut. și că proiectul este finalizat cu succes la timp și la buget.

Declarația de scop ar trebui să includă o listă cu tot ceea ce este necesar pentru crearea cadrului pentru proiect, inclusiv: obiectivele proiectului, rezultatele, caracteristicile, funcțiile, sarcinile , termene și costuri.

Managerul de proiect, colaborând cu liderii echipei și părțile interesate, ar trebui să elaboreze declarația de aplicare, asigurându-se următoarele:

• Acesta include doar lucrul (domeniul de aplicare) este necesar;
• Fiecare pas al proiectului poate fi finalizat la timp și
• Că proiectul poate fi finalizat în limita bugetului alocat.

Declarația de acoperire ar trebui să includă:

1. Limitele proiectului (ce este și ce nu este inclus)
2. Responsabilitățile fiecărei echipe și membrii individuali ai echipei
3. Procedurile pentru finalizarea fiecărui pas al proiectului
4. Modul în care fiecare pas va fi verificat și aprobat

De ce proiectul declarația de scop este esențială

Nu ați merge într-o călătorie lungă fără o hartă. Declarația scopului proiectului este ca o hartă utilizată pentru a ajunge de la început până la sfârșit. Fără această declarație, membrii echipei nu pot fi clari despre ceea ce ar trebui să facă și când. De asemenea, este mai probabil să pierdeți termenele, să comiteți greșeli și să depășiți bugetul.

Declarația privind domeniul de aplicare devine, de asemenea, o parte din documentația dvs. esențială, demonstrând că toate părțile au fost informate și semnate cu privire la proiect înainte de începerea oricărei lucrări. . Aveți nevoie de o astfel de declarație pentru a vă proteja interesele în caz de litigii cu clientul, contractanții, subcontractorii sau lucrătorii.

Iată un exemplu de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului:

Sursă: Example.com

Exemple suplimentare de declarații privind domeniul de aplicare al proiectului pot fi găsite aici.

Managementul proiectului steps

Managementul domeniului de aplicare al proiectului necesită o serie de pași pentru a se asigura că procesele corecte sunt puse în aplicare. În general, există 6 pași, care pot fi aplicați pentru aproape orice industrie sau tip de proiect, indiferent dacă este vorba despre un produs nou, un sistem de rețea de calculatoare, software / hardware de calculator, proiect de inginerie, proiect de construcție sau un departament nou în cadrul unei organizații.

Plan Scope Management

Acest prim pas implică planificarea procesului și crearea unui plan de management al domeniului. Scopul acestui pas este de a determina modul în care domeniul de aplicare va fi definit, gestionat, verificat și controlat.

Există 4 părți principale ale planului de gestionare a domeniului:

• Cerințe
• Declarația domeniului de aplicare
• Programul de detaliere a activității
• Dicționar WBS (structura defalcării de lucru)

Colectează cerințele

Acest al doilea pas va stabili ce trebuie realizat în timpul proiectului. Va trebui să colectați cerințele tuturor părților interesate, care pot include clientul, conducerea superioară, investitorii, autoritățile de reglementare guvernamentale, vecinii sau proprietarii de terenuri din apropiere. Veți determina cronologia proiectului, alocarea resurselor și veți stabili obiectivele proiectului.

Există 5 categorii de cerințe ale proiectului:

• Cerințe de afaceri
• Cerințe ale părților interesate
• Cerințe despre produs
• Cerințe de tranziție
• Cerințe de calitate

Definiți domeniul de aplicare

Acest pas implică determinarea sferei lucrărilor care vor fi implicate în vederea livrării proiectului. Ar trebui să sublinieze pașii care vor fi luați pentru a îndeplini obiectivele și obiectivele proiectului.

Definiți domeniul de aplicare al proiectului identificând:

• Obiectivele proiectului
• Obiective
• Subfaze
• Sarcini
• Resurse
• Buget
• Programare

În această fază veți stabili și parametrii proiectului. Cu alte cuvinte, trebuie să definiți exact ce este inclus în proiect și ce nu. Acest lucru asigură faptul că clientul, părțile interesate, conducerea superioară, managerul de proiect și membrii echipei sunt conștienți de ceea ce se așteaptă. livrabilele proiectului în unități mai mici. Practic, împărțiți proiectul în faze, inclusiv sarcinile necesare pentru a finaliza fiecare fază.

Dacă construiți o casă, fazele WBS ar putea include:

• Proiectare – Crearea planurilor / planurilor și modificarea planurilor
• Structurale – Excavarea, turnarea fundației, încadrarea, gips-carton și grinzile acoperișului
• Utilități – instalații sanitare, electrice și HVAC
• Finisare – Pictură, ferestre, acoperișuri, pardoseli și amenajare a teritoriului

Un exemplu WBS:

Sursă: Lucidchart

5. Validați domeniul de aplicare

Acest pas are legătură cu formalizarea acceptării livrabilelor. Această fază nu se referă la livrabilele în sine, ci la modul în care vor fi acceptate și aprobate. Scopul acestei faze este de a evita părțile interesate să decidă că lucrurile ar fi trebuit să fie făcute diferit după finalizarea proiectului.

Validarea domeniului de aplicare ar trebui să includă:

• Dacă livrabilele proiectului sunt acceptate?
• Cine acceptă livrabilele proiectului?
• În ce condiții livrabilele vor fi acceptate?

Domeniul de control

Aceasta se referă la procesul de monitorizare a progresului și gestionarea modificărilor care apar în timpul proiectului. Monitorizează „creep-ul domeniului”, care se întâmplă atunci când sunt adăugate / modificate sarcini suplimentare, fără a face modificările necesare domeniului în ceea ce privește programul, costurile și resursele. Aceasta este o parte esențială a procesului, deoarece modificările pot duce la pierderea timpului, depășirea costurilor și va necesita realocarea activelor și a forței de muncă.

10 sfaturi pentru planificarea și gestionarea cu succes a proiectelor

Planificarea oricărui proiect necesită o gestionare solidă a domeniului de aplicare a proiectului. Trebuie să aveți un plan clar astfel încât toate părțile implicate să știe la ce să se aștepte și care vor fi rolurile lor.

Iată 10 sfaturi finale pentru a gestiona cu succes sfera proiectului:

1. Înțelegeți proiectul – Dvs. trebuie să identifice și să înțeleagă interesele, nevoile și obiectivele clientului și să înțeleagă ferm obiectivele proiectului.
2. Identificați cerințele proiectului – Pentru a cunoaște ce resurse sunt necesare, trebuie să identificați cerințele pentru a finaliza proiectul. Va trebui apoi să asamblați un ceai m, definește rolurile și alocă sarcini.
3. Angajează un manager de proiect calificat – Cel mai bun plan din lume se va destrăma dacă nu ai managerul de proiect potrivit. Ar trebui să fie pricepuți în gestionarea unei echipe, cu o înțelegere clară a modului de alocare a sarcinilor pe baza abilităților și personalităților fiecărei persoane.
4. Definiți repere – Pentru a finaliza un proiect, trebuie să definiți fazele cheie a unui proiect sau reper. De asemenea, trebuie să definiți cum să evaluați și să aprobați fiecare etapă / etapă.
5. Mențineți comunicările – Trebuie să puteți comunica cu părțile interesate, managerul de proiect, supervizorii, contractorii și membrii echipei pentru a discuta probleme și schimbări. astfel încât toată lumea să rămână pe aceeași pagină.
6. Identificați punctele tari și punctele slabe ale echipei – Conștientizarea punctelor tari și punctelor slabe ale membrilor echipei va face echipa mai eficientă, astfel încât să puteți îndeplini cerințele proiectului.
7. Profitați de management instrumente – Există multe resurse în software-ul de gestionare a proiectelor online. Aceste instrumente pot fi o platformă centralizată pentru urmărirea, gestionarea, partajarea și comunicarea cu toți cei implicați în proiect.
8. Practicați gestionarea riscurilor – Gestionarea riscurilor potențiale este esențială pentru a identifica potențialele amenințări și pentru a evita greșelile și depășiri de costuri care ar putea deraia un proiect.
9. Testarea livrabilelor – Pentru a livra cu succes un proiect, trebuie să dezvoltați teste la etapele critice. Acest lucru va asigura îndeplinirea cerințelor fiecărui pas.
10. Evaluarea proiectului – După finalizarea unui proiect, managerul de proiect ar trebui să revizuiască și să evalueze diferitele componente ale proiectului și ale proiectului în ansamblu. Obiectivul este de a identifica succesele, precum și domeniile în care pot fi aduse îmbunătățiri pentru a preveni greșelile în proiectele viitoare.

Îmbunătățiți setul de abilități de gestionare a proiectelor

Global Knowledge oferă o bibliotecă cuprinzătoare de cursuri de formare și certificări de management de proiect, inclusiv CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) și multe altele.

• Vizualizați cursuri de instruire în managementul proiectelor
• Vizualizați cursuri de instruire în certificarea managementului de proiect