Doriți să aflați cum să creați o politică de prezență a angajaților?

Companiile de succes din întreaga lume au un lucru în comun – toate au o participare excelentă a angajaților.

Dar ce se întâmplă atunci când angajații dvs. nu apar?

Procesele dvs. sunt întrerupte, vă confruntați cu o criză de personal și vă veți pierde inevitabil termenele. Și datorită pandemiei COVID-19 care afectează companiile de pretutindeni, monitorizarea prezenței angajaților de la distanță devine mai dificilă ca niciodată!

Nu sună ideal, nu?

O politică detaliată de participare a angajaților este o mod eficient de a evita aceste probleme de participare.

Acesta va evidenția tot ce trebuie să știe angajații dvs. despre prezența la muncă și consecințele unei prezențe slabe a angajaților.

Pentru a vă ajuta, vom acoperi ce este o politică de participare și ce trebuie să includeți în politica dvs. Pentru a începe, vă vom oferi un exemplu de șablon de politică privind prezența angajaților.

Acest articol conține:

• Ce este un angajat Politică de prezență
• De ce aveți nevoie de o politică de prezență
• Ce trebuie acoperit în politica dvs. de prezență a angajaților
• Un model de politică de prezență a angajaților

Ce este o politică de participare a angajaților?

Notă: aceste primele câteva secțiuni acoperă elementele de bază ale politicilor de participare și ce ar trebui să acopere, dacă doriți să treceți la șablon, faceți clic aici .

O politică de prezență a angajaților este un document care conține toate informațiile de care angajații dvs. au nevoie cu privire la prezență. Va conține modul în care se așteaptă ca angajații să participe la muncă, nivelurile de prezență așteptate și chiar problemele asociate prezenței.

De exemplu, o politică corectă de participare a angajaților va acoperi o varietate de probleme frecvente de prezență. Aceste probleme de prezență pot varia de la întârziere și absență neprogramată și pot include chiar și zile de boală și concediu personal.

Această politică vă ajută, de asemenea, să explicați măsurile disciplinare pentru cei care nu respectă cerințele de prezență ale companiei.

De ce aveți nevoie de o politică de participare?

o politică de prezență a angajaților are mai multe beneficii:

Păstrează pe toată lumea pe aceeași pagină

O politică de prezență îl ajută pe angajat să înțeleagă ce se așteaptă de la ei atunci când vine vorba de prezența la locul de muncă. Această politică explică, de asemenea, de ce este importantă punctualitatea și prezența lor regulată.

De asemenea, va evidenția în mod clar consecințele nerespectării liniilor directoare privind prezența – asigurându-vă că toată lumea este conștientă de ceea ce trebuie să evite.

Vă protejați de posibilele litigii

Ce se întâmplă dacă absența angajaților și pedeapsa ulterioară rezultă în cereri de tratament nedrept ale angajatului respectiv?

Pentru a vă proteja de acest lucru, politica dvs. de participare servește drept document legal. Întrucât acoperă în mod clar o mare varietate de probleme de prezență – fiecare angajat știe ce îi rezervă.

În acest fel, în cazul oricăror litigii viitoare, puteți consulta politica din manualul angajaților pentru a dovedi că totul a fost explicat și că angajatul a consimțit să respecte aceste reglementări.

Ce intră într-o politică de participare a angajaților?

Acum știți de ce este important să aveți o politică de participare a angajaților, dar ce ar trebui să intre în această politică?

asigurați-vă că nu ratați nimic important, am compilat o listă cu secțiunile importante care ar trebui abordate în politica dvs.

Clarificări cu privire la toate aspectele prezenței

Cum vă puteți asigura că politica dvs. de participare este înțeleasă de toată lumea?

Doriți să acoperiți o varietate de probleme de participare în politica dvs.

Cu toate acestea, dacă aveți prea mulți termeni, veți începe să vă derutați angajatul.

Explicarea clară a diferiților termeni utilizați în politică vă va ajuta să evitați orice confuzie cu privire la așteptările de participare a angajaților.

Iată câteva exemple de termeni pe care ar trebui să îi definiți în politica dvs.:

A. Absenteism

Când începeți să definiți absenteismul în politica dvs., trebuie să fiți specific cu privire la ceea ce marchează un angajat ca absent. Amintiți-vă, absenteismul poate include zile de concediu, concediu medical sau datorie de juriu.

Angajații dvs. trebuie, de asemenea, să știe ce trebuie să facă pentru a evita punctele negative de participare sau măsuri disciplinare.

Nu uitați să includeți, de asemenea, ceea ce considerați ca absenteism excesiv sau abandon de loc de muncă și măsurile disciplinare pentru acele infracțiuni de participare.

B. Absența aprobată față de absența nejustificată

Chiar dacă doriți să eliminați absența angajaților, vor exista momente în care angajații nu își pot respecta programul de lucru. Prin explicarea absenței aprobate în politica dvs., este mai puțin probabil ca angajații să fie considerați absenți inutil.

Absența aprobată poate fi verificată utilizând documente oficiale, cum ar fi nota medicului sau anunțurile de serviciu ale juriului.Aceste circumstanțe pot fi gestionate de departamentul dvs. de resurse umane atunci când este necesar.

C. Angajați scutiți și angajați neexentați

Politica dvs. trebuie să includă, de asemenea, diferența dintre angajații scutiți și angajații neexentați. Regulamentele FLSA stipulează în mod clar că angajații scutiți nu pot solicita plata orelor suplimentare.

Un angajat care nu este scutit, pe de altă parte, poate solicita plata orelor suplimentare pentru orele suplimentare pe care le-a lucrat.

D. Sick Day vs Personal concediu

Veți aloca concediu medical plătit în polița dvs.?

Ce trebuie furnizat pentru a beneficia de acest concediu medical?

Acestea sunt doar câteva dintre întrebările la care trebuie să răspundeți în politica dvs.

Politica dvs. de participare poate include, de asemenea, opțiuni de concediu personal, astfel încât angajații dvs. să nu-și folosească concediul medical în mod necorespunzător. Puteți include, de asemenea, o opțiune de oprire suplimentară plătită, cum ar fi o zi de vacanță pentru o flexibilitate sporită.

E. Concediu protejat FMLA

Compania dvs. este acoperită pentru concediul FMLA?

Conform Legii concediului familial și medical, angajații eligibili au dreptul să ia 12 săptămâni de concediu fără plată într-o perioadă de 12 luni.

Asigurați-vă că politica dvs. privind prezența la muncă ia în considerare acest lucru și explică în mod clar acest proces.

F. Întârzierea

Cum definiți comportamentul tardiv?

Politica dvs. trebuie să includă modul în care definiți întârzierea. Această clarificare îi va ajuta pe angajați să înțeleagă cât de importantă este punctualitatea și se califică pentru aceasta.

De exemplu, un angajat va fi marcat ca întârziat dacă ajunge cu 15 minute târziu la tura programată? Sau veți fi mai îngăduitori când vine vorba de ora de începere a unui program de lucru?

Dacă doriți să abordați doar comportamentul întârziat, luați în considerare stabilirea unei politici de întârziere pentru a vă însoți politica de prezență.

Cum veți măsura prezența angajaților?

Acum ați clarificat toți termenii importanți din politica dvs.

Dar cum veți urmări și măsura prezența fiecărui angajat din compania dvs.?

Acesta este locul în care menționați sistemul dvs. de gestionare a prezenței în politica dvs.

De exemplu, veți utiliza conectări, scanere biometrice sau cartele de timp simple?

Sau, cu faptul că funcționarea la distanță devine atât de populară, veți folosi în schimb instrumente online pentru a urmări prezența?

Este important să explicați acest lucru în politica dvs. de participare, deoarece oferă angajaților o claritate asupra prezenței proces pentru a preveni orice neînțelegeri în viitor.

Veți adăuga un bonus de prezență?

Acordarea angajaților pentru o prezență excelentă este un stimulent excelent pentru angajații care funcționează și ca un mare stimulent al moralului angajaților.

Puteți măsura o prezență bună evaluând următoarele:

• În mod constant la timp pentru serviciu.
• Nu părăsiți biroul pentru a face comisioane personale.
• Informați întotdeauna supraveghetorul lor despre potențialele concedii.

Prin atribuirea punctelor de prezență fiecăreia dintre aceste activități, puteți măsura cu precizie prezența regulată a angajatului dvs.

Dar cât de des ar trebui să recompensați prezența bună pentru a lucra ca un stimulent moral al angajaților?

Puteți recompensa participarea bună lunar sau anual. Acest lucru vă va oferi suficient timp pentru a măsura cu precizie și prezența angajaților.

Proceduri disciplinare

Când descrieți procedurile disciplinare din politica dvs., angajații dvs. vor cunoaște consecințele prezenței slabe a angajaților.

Puteți utiliza un sistem simplu „punct” pentru a urmări orice problemă de prezență a angajaților, cum ar fi:

• Absent, cu motiv dovedit: 1 punct.
• Absent, fără apel sau scuză: 2 puncte.
• Întârziere: ½ punct.
• Nu se raportează la muncă la timpul programat de lucru: ½ punct.
• Întoarcerea târzie de la prânz sau pauză: 1 punct (peste 30 de minute).
• Nu se află la stația de lucru în timpul orelor de lucru: 3 puncte

Puteți folosi această prezență slabă puncte pentru a calcula infracțiunile de prezență ale angajatului și pentru a atribui acțiunile de disciplină progresivă:

• 15 puncte: Avertisment verbal este dat.
• 30 de puncte: Avertisment scris este dat.
• 45 de puncte: întâlnire cu supraveghetorul, soluție posibilă sau suspendare.
• 60 de puncte: angajații vor fi reziliați.

Un eșantion de participare a angajaților șablon de politică

Iată un exemplu de politică de prezență a angajaților pe care îl puteți utiliza pentru organizația dvs.:

(O versiune descărcabilă a acestui șablon eat este disponibil la sfârșitul acestei secțiuni.)

Prezentare generală și scopul acestei politici de participare

Este încurajată participarea regulată la. Toți angajații, indiferent de funcție și departamente, sunt importanți pentru succesul companiei. Neprezentarea la muncă și întârzierea cauzează perturbări nedorite pe care vrem să le evităm.

Această politică va descrie așteptările și procedurile pe care le așteptăm de la angajații noștri cu privire la prezența acestora.

Prezența angajaților

La noi suntem mândri că am construit un loc de muncă corect și responsabil pentru toți angajații noștri. Când întârzierea sau absenteismul excesiv al unui angajat începe să provoace o perturbare a altora și a operațiunilor zilnice ale companiei, acesta este considerat „comportament inadecvat” și vor începe procedurile disciplinare.

Absenteism vs. întârziere:

Absenteismul va fi definit ca absență nedeclarată și / sau neverificată.

Întârzierea va fi definită ca incapacitatea de a respecta programul zilnic de lucru stabilit pentru angajat. Aceasta include sosirea târzie și / sau orele de plecare devreme și pauzele de cafea / prânz prelungite. Orele care depășesc XX minute vor fi considerate ca întârziere.

Absenteismul trebuie evitat în orice moment, totuși, înțelegem că nu fiecare zi merge conform planului . Solicităm angajaților noștri să încerce pe cât posibil să comunice cu supraveghetorul lor despre orice absenteism neplanificat.

Dacă angajatul se află într-o circumstanță imprevizibilă care duce la o absență neplanificată, sarcina este angajatul să le notifice supraveghetor imediat.

Angajatul va fi marcat ca absent dacă eșecul de a raporta un motiv verificabil către supervizorul său imediat.

Dacă un angajat este marcat absent timp de trei sau mai multe zile consecutive, angajatul trebuie să furnizați dovezi care să justifice absența lor prelungită.

Următoarele nu sunt considerate o scuză adecvată pentru absenteismul unui angajat:

• Probleme sau defecțiuni ale mașinii
• Afecțiuni medicale neconfirmate
• Boală neconfirmată a membrilor familiei
• Zile de concediu neaprobate
• Supraviețuire
• Sarcini zilnice personale / comisioane

Prezența angajaților excepții

Următoarele circumstanțe speciale vor fi luate în considerare de către supraveghetor pentru absenteismul unui angajat:

• Accident de mașină,
• Naștere,
• Dol,
• Serviciul militar,
• Condiții meteorologice extreme
• Funerale,
• Serviciul juriului,
• Programare medicală,
• Urgențe inevitabile.

Responsabilitatea angajatului este de a furniza supraveghetorului documentația oficială pentru a dovedi circumstanța specială care a dus la absența lor.

Legea concediilor medicale și medicale (FMLA)

Dacă vă calificați pentru concediul FMLA în temeiul Legii concediilor medicale și medicale (FMLA), este responsabilitatea dvs. să comunicați și să vă aranjați concediul cu supraveghetorul dvs. cu XX zile înainte de absenteismul planificat.

Procedura disciplinară și sistemul de puncte

O prezență slabă constantă a unui angajat, pentru XX luni / zile, va avea ca rezultat acțiuni disciplinare și o posibilă reziliere a contractului unui angajat.

Încălcările acestei politici de participare vor fi măsurate utilizând un sistem de puncte. Acest sistem este configurat pentru a măsura în mod rezonabil prezența unui angajat:

• Absent, cu motiv dovedit: punctul XX.
• Absent, fără scuză: puncte XX.
• Tardy: XX point.
• Eșecul de a raporta pentru lucru la ora programată de lucru
• Întoarcerea târzie de la prânz sau pauză: XX point (peste XX minute).
• Nu se află la stația de lucru în timpul orelor de lucru: XX puncte

Aceste puncte negative de participare vor fi calculate și în funcție de punctele acumulate, măsurile disciplinare progresive vor avea loc după cum urmează:

• XXX puncte: se dă avertisment verbal.
• XXX puncte: se dă avertisment scris.
• XXX puncte: întâlnire cu supervizorul, soluție posibilă sau suspendare .
• XXX puncte: angajații vor fi reziliați.

Alte motive pentru măsuri disciplinare pot include:

• O soluție nu poate pot fi găsite după XXX întâlniri între angajat și supraveghetor.
• Un angajat nu reușește să asiste în mod responsabil la urmărirea prezenței.
• Un angajat nu respectă în mod continuu regulile acestei politici.
• În mai multe rânduri, un angajat nu respectă avertismentele care le sunt date

Punctele vor fi resetează la zero la sfârșitul fiecărui an.

Bonus de prezență

Angajații care au obținut un record de participare de XX% vor fi recompensați în fiecare lună. Cei care obțin o participare de XX% pe parcursul anului vor avea șansa de a câștiga un bonus anual de participare în valoare de XX.

Punctele de prezență vor fi acordate angajatului care:

• Este în mod constant la timp pentru schimbul de lucru.
• Nu părăsește biroul efectuează comisioane personale.
• Păstrează supraveghetorul lor informat despre concedii.

–

Am citit și am înțeles conținutul prezentat în acest document care sunt prezentate în această politică de participare.

Sunt ____________________ de acord să respect instrucțiunile descrise în această politică.

Citit și acceptat de:

Angajat: ____________________

Semnătură: ____________________

Supervizor: ____________________

Semnătură : ____________________

Data: ____________________

Declinare de responsabilitate: Acest șablon de politică pe care l-am furnizat este menit să fie doar un ghid general și poate fi folosit doar ca referință. Este posibil ca acest șablon de politică să nu ia în considerare legile locale, de stat sau federale și alte legi aplicabile și nu ar trebui să fie considerat un document legal. Nici autorul, nici Time Doctor nu își asumă nicio răspundere legală care ar putea rezulta din utilizarea acestui exemplu de politică de prezență a angajaților.

Linkuri de descărcare:

• Politica de prezență a angajaților (Google Doc)
• Politica de prezență a angajaților (Word Doc)

Concluzie

Cel mai important lucru pe care trebuie să-l reții la elaborarea politicii de participare este că angajații tăi sunt oameni. Având o perspectivă empatică la elaborarea acestei politici va încuraja echitatea și va crea un sistem care să funcționeze pentru toată lumea.

Și pentru a vă asigura că creați o politică corectă privind prezența angajaților pentru manualul angajaților dvs., pur și simplu urmați pașii pe care i-am prezentat aici și veți fi bine.