Fiți un profesionist: utilizați formatul corect al scrisorilor comerciale.

Modul o scrisoare de afaceri pare imediat oferă cititorului prima impresie chiar înainte de a o citi. Calitatea hârtiei, designul cu antet, marginile, spațiul și multe altele au ceva de spus despre organizație.

O slăbiciune a oricăruia dintre aceste elemente poate afecta eficacitatea mesajului, chiar dacă acesta este scris expert. Mai simplu spus, arăți neprofesionist.

Am o listă lungă cu elementele formatului formal de scrisoare de afaceri de mai jos. Există, de asemenea, câteva eșantioane cu toate elementele evidențiate pentru o referință mai ușoară.

Elementele obișnuite ale formatului scrisorilor comerciale

Următorul exemplu conține cele mai comune elemente într-un format de scrisoare profesională de afaceri.

Pentru o referință mai ușoară, litera din infograful de mai sus.

1: Adresa ta.

În majoritatea situațiilor comerciale, veți utiliza antetul tipărit al companiei. Dacă folosiți o hârtie goală, tastați adresa.

2: Date Lines

Plasați data cu cel puțin două spații sub antet. Linia poate fi la stânga sau la dreapta sau centrată sub antet.

Nu abreviați luna și nu folosiți nd, st sau th cu numerele de zi, cum ar fi 5 mai 2011. De asemenea, nu utilizați numărul unei luni. , cum ar fi 23.06.11.

Ambele comenzi de date enumerate mai jos sunt adecvate; totuși, acesta din urmă este utilizat în principal de guvern, militari și cei din afara Statelor Unite.

10 decembrie 2010 – 10 decembrie 2010

3: Adresa destinatarului

Tastați adresa receptorului în această secțiune.
Destinatar
Adresă
Oraș, stat Cod poștal

Asigurați-vă că numele unei persoane este scris corect. Un destinatar poate decide să ignore o scrisoare care a fost scrisă de cineva care nu-i poate scrie numele.

Doi sau mai mulți bărbați sunt adresați ca domni, ceea ce înseamnă Misters. Nu utilizați prenume cu această abreviere.
Domnilor. Smith, Wyatt și Fury

Două sau mai multe femei sunt adresate ca Mesdames, Mmes sau Mses. Nu utilizați prenume cu aceste abrevieri:
Mses. Farb, Lionel și Gray

Când vă adresați cuplurilor, acordați ambele titluri adecvate:
Dr. și doamna Harold Wright
dl. Harold Wright și Dr. Margaret Wright
Dr. Harold și Margaret Wright
Dr. Margaret Wright și domnul Steven Jones
dl. și doamna Harvey Adams-Quinn
dna. Margaret Wright
Dl. Steven Jones

Când selectați un titlu, observați întotdeauna modul în care o persoană se identifică pe sine sau pe sine. De exemplu, unii care dețin diplome nu își folosesc titlurile, în timp ce alții o fac.

Unele femei căsătorite preferă doamna .; alții preferă doamna Dacă nu cunoașteți titlul preferat de femeie, folosiți doamna standard sau renunțați la titlu cu totul:

Plasați adresa din interior cu cel puțin două rânduri sub data.

Plasați titlul unei persoane după numele său, cu excepția cazului în care este neobișnuit de lung, apoi mergeți la următoarea linie.
Ken Green, președinte
Ken Green
vicepreședinte operațiuni internaționale

The virgula înainte de abrevierile Jr. și Sr. este opțională.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Salutare

Folosiți întotdeauna numele persoanei dacă

Dragă Amy: (prietenă personală sau asociat de afaceri apropiat)
Dragă doamnă Rider:
Dragă domnișoară Spears:
Dragă doamnă Tyler: (folosiți doamna Dacă nu știți starea civilă sau preferința)
Stimate domn Farnham:
Stimate Dr. Doom:
Stimate domn Elton John:

Dacă nu știți numele persoanei, adresați-l la titlul persoanei în companie și apoi folosiți dragi domn sau doamnă: Iată un exemplu:

Șef resurse umane
Compania ABC
123 Sesame Street

Stimate domn sau doamnă:

Dar vă rugăm să utilizați acest lucru numai dacă într-adevăr nu puteți afla numele persoanei. Majoritatea companiilor vă vor spune cine este persoana respectivă. Tot ce trebuie este un apel telefonic. De asemenea, este destul de ușor să găsiți aceste informații pe Linkin în zilele noastre.

Dacă vă adresați unei organizații și nu unei persoane, utilizați următoarele:

Doamnelor și domnilor:

Și dacă doriți să evidențiați litera pentru o persoană (persoane) din organizație, utilizați linia de atenție după cum urmează:

Atenție: domnișoara J. Fonda, CEO și domnul M.Jackson, CFO

Doamnelor și domnilor:

5: Corpul scrisorii

Acesta este corpul scrisorii dvs. Restul acestui site explică mai multe despre cum să scrieți eficient pentru fiecare tip de scrisoare pe care doriți să o scrieți.Încerc să acoper cum să scriu corpul în mod eficient, astfel încât să poți transmite mesajul tău și să îți atingi obiectivul.

6: Închidere gratuită

Pentru un format normal de scrisoare de afaceri, prefer să folosesc Salutări, Cu stimă și cu drag. O altă închidere formală acceptabilă a scrisorii de afaceri include Cordial, Cordial al tău, Foarte sincer al tău, Foarte cordial al tău, Al tău foarte cu adevărat, Foarte cu adevărat al tău și dacă persoana este de înaltă statură, Respectuos al tău.

7: Semnătură

Folosiți un titlu (Mr., Miss, Ms) pentru a indica preferința dvs., sexul și vă oferă numele și prenumele.

Titlul dvs. oficial de companie este sub numele dvs. Acest lucru este opțional și depinde de cât de serios vrei să fii. De exemplu, o scrisoare de ofertă formală de angajare ar necesita una.

Lucrarea

Vă recomand să utilizați 20 lb pentru utilizare normală și 32 lb pentru litere importante, cum ar fi CV-uri și scrisori de mulțumire.

Culoare: Albul este standardul și ar trebui utilizat de obicei. Culorile deschise (gri, albastru, verde etc.) devin, de asemenea, populare.

Dimensiune: pentru mine Letter sau A4 sunt singurele dimensiuni acceptabile. Există și alte dimensiuni, dar nu o recomand decât dacă vă aflați în câmpul creativ sau încercați să atrageți atenția pentru o scrisoare de vânzare.

Aspect

Într-un format de scrisoare de afaceri, există multe machete; cele mai populare trei sunt cele semi-blocate, blocate și complet blocate. Mai jos sunt exemple de cum vor arăta aceste aspecte pe o scrisoare de două pagini. (faceți clic pe imaginea de mai jos pentru a vedea mostrele)

Formate de scrisori comerciale

Indiferent de aspectul pe care doriți să îl utilizați, nu contează cu adevărat. În ceea ce mă privește, prefer blocatul pur și simplu pentru că este mai ușor să tastați pe computer.

Margini

Stânga și dreapta 1 inch
sus și jos 1 ½ inch

Spațierea

Majoritatea scrisorilor de afaceri care utilizează formatul corect de scrisori de afaceri sunt spațiate într-un singur spațiu. Folosiți spațiu dublu pentru litere scurte. Lăsați o linie goală între paragrafe, 2 linii goale înainte de închiderea complementară (adică sincer) și 3 până la 4 linii pentru semnătură.

Plicuri

Asigurați-vă că adresa de pe plic este ușor de citit, astfel încât să nu fie aruncată într-o cameră de poștă. Plasați adresa chiar sub centrul vertical și chiar în dreapta centrului orizontal.

Orice instrucțiune specială, cum ar fi „Personal”, „Vă rugăm să transmiteți” sau „Confidențial”, merge în partea stângă a plicului de sub adresa de returnare. Plasați o „linie de atenție” direct sub numele companiei pe un plic.

Confidențial: d-na Susan Johnson

Asigurați-vă că adresa de pe plic este scrisă astfel încât lucrătorul poștal îl poate citi dintr-o privire.

Atunci când sunt date atât o stradă, cât și o adresă a oficiului poștal, serviciul poștal vă va livra scrisoarea la adresa care apare direct deasupra codului poștal.

Pe adresa plicului, tastați numele țărilor străine cu majuscule.

Delimitați toate numele numerice ale străzilor de la unu la zece.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Folosiți o cratimă între stradă și numărul de reședință.
556 – 91 Street