Revizuirea raportului de îmbătrânire a conturilor de încasat cel puțin lunar – și, în mod ideal, mai des – poate ajuta la asigurarea faptului că iar clienții vă plătesc. Cel puțin vă spune unde se află, astfel încât să puteți lua măsuri pentru a colecta, dacă este necesar.

Conturile de primit de la clienți explicate

Conturile de primit de la clienți numite uneori „creanțe” sau „A / R”, sunt sumele datorate unei companii de către clienții săi. S-ar putea să le considerați drept „plăți datorate afacerii mele”.

Creanțele sunt considerate un activ comercial deoarece au valoare. Acestea sunt „suma totală datorată afacerii dvs.” Acestea sunt clasate pe lista de active, deoarece pot fi convertite în numerar. De îndată ce sunt „plătiți, devin numerar.

Unele companii de numerar sau companii care se bazează foarte mult pe un client care folosește carduri de credit nu au creanțe. Dar dacă vă facturați clienții și dacă le oferiți termeni precum plata într-un anumit timp, veți dori să puteți rula un raport de îmbătrânire A / R, astfel încât să puteți vedea cât este datorat de la fiecare dintre ei.

Metodă de contabilitate și creanțe

Probabil că utilizați metoda contabilității de acumulare spre deosebire de contabilitatea în numerar, dacă afacerea dvs. are un număr corect de clienți care nu plătiți imediat. această metodă contabilă este utilizată pentru a egala veniturile și cheltuielile din anul corect. Cu contabilitatea de angajamente, puteți include o creanță în venitul brut pentru anul fiscal dacă vă puteți stabili dreptul de a primi banii și suma, cu o factură, de exemplu.

Procesul de colectare a banilor de la clienții din acest tip de afacere începe cu o factură – o factură către client. Factura indică suma datorată și data scadenței, inclusiv termenii de plată. Condițiile de plată includ uneori o reducere pentru plata anticipată. De asemenea, poate afișa termenii și taxa pentru prelungirea timpului de plată.

Raportul de îmbătrânire a conturilor de primit

Îmbătrânirea conturilor de primit, numit uneori reconcilierea conturilor de primit, este procesul de clasificare a tuturor sumelor datorate de toți clienții dvs., inclusiv durata sumele au fost restante și neachitate. „Învechiți” aceste informații. Raportul de îmbătrânire este utilizat pentru colectarea datoriilor și stabilirea creditului.

Categoriile standard pentru acest tip de raport includ:

• Curent: Datorită imediat
• 1 până la 30 de zile: scadent în următoarele 30 de zile
• 31 până la 60 de zile: o lună restantă
• 61 până la 90 de zile: două luni restante
• 91 de zile și peste: mai mult de două luni restante

Dacă un client are mai multe facturi care au fost suportate în momente diferite, raportul va arăta cât este datorat și la ce oră. De exemplu, un raport de îmbătrânire a creanțelor pentru JR „Delicatessen ar putea citi așa ceva:

• 230 USD 30 de zile
• 120 USD 60 zile
• 390 USD Peste 90 de zile.

Scopul acestei îmbătrâniri a creanțelor este de a vă arăta cu ce creanțe trebuie tratate mai urgent, deoarece acestea ” am fost depășit mai mult. Acest raport este standard pentru majoritatea programelor software de contabilitate a afacerii, inclusiv pentru sistemele online.

Importanța unui raport de îmbătrânire a conturilor de primit

Regula numărul unu în colectarea datoriilor este că, cu cât o datorie este mai lungă, cu atât este mai puțin probabil ca dvs. „Îl veți putea colecta. Cunoașterea clienților dvs. și a datoriilor acestora este vitală pentru colectarea de la aceștia.

Cum se folosește un raport de îmbătrânire A / R

Analizează mai întâi cele mai mari sume de bani datorate de toți clienții. Sunt aceste sume curente? Sunt 30 de zile? Sau aceste facturi au fost restante de 120 de zile sau mai mult?

Luați în considerare principiul 80/20 (denumit uneori principiul Pareto) care spune că aproximativ 80% din probleme sunt cauzate de 20% din grup. Dacă vă concentrați asupra celor 20%, clienții cu cele mai mari solduri, vă maximizați colecțiile. Acest lucru vă va aduce cel mai mare randament. Determinați modul în care veți gestiona fiecare dintre aceste facturi mari, apoi scrieți un plan și cereți managerului dvs. de creanțe să înceapă să funcționeze.

Luând Clienții colecțiilor

Acum, uitați-vă la acele facturi care erau scadente pentru o perioadă lungă de timp. Stabiliți dacă sunteți gata să duceți fiecare dintre acești clienți la următorul pas al procesului de colectare, să trimiteți conturile la o agenție de colectare sau să depuneți un proces în instanța de despăgubire mică. S-ar putea să știți că soția unui client are cancer terminal, astfel încât să ar putea decide să nu ducă acea persoană în instanță.Este compania dvs., astfel încât să puteți decide.

În cele din urmă, utilizați sistemul de colectare pentru a stabili modul în care veți contacta toți clienții cu facturi restante de 30 de zile sau mai mult. Lăsați-vă sistemul să vă ghideze, dar nu ezitați să faceți excepții.

Înainte de a încerca să trageți pe cineva în instanță pentru o datorie incorectă, fiți conștienți de statutul statului dvs. a limitărilor asupra colecțiilor. Această perioadă de timp variază în funcție de stat.

Perioada medie de colectare

De asemenea, vă recomandăm să calculați un raport de analiză a afacerii numit „perioada medie de colectare”. Acest calcul arată numărul de zile, în medie, necesare pentru încasarea vânzărilor companiei dvs. Puteți vedea dacă acest raport crește în timp, luând mult timp până la colectare.

Formula pentru perioada medie de colectare este:

Ce dacă nu puteți încasa?

Este posibil să puteți solicita o deducere a datoriei nevalabile în declarația de impozitare a afacerii, dacă nu puteți colecta o creanță. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați metoda contabilității de acumulare.

Înainte