Scris de Jes D.A.

Eticheta e-mailului este o luptă obișnuită pentru studenți. Totuși, „este important să ne fixăm, deoarece profesorii de pe celălalt capăt al e-mailurilor dvs. sunt profesioniști în etichetă. Și, deși acest lucru este puțin mai mult decât intimidant, înseamnă și că putem merge direct la sursă – profesori din viața reală ! – pentru a afla cum să trimiteți un e-mail unui profesor.

Profesorii pe care i-am contactat au oferit răspunsuri cuprinzătoare, pline de feedback minunat și atent, care îi vor ajuta pe elevi să scrie e-mailuri mai bune. Multe teme au reapărut și a fost adesea ușor de spus că profesorii aveau sentimente puternice cu privire la anumite aspecte de etichetă.

De la sfaturi despre salutări până la conținut și tot ceea ce este între ele, acești profesori au oferit sfaturi pentru a vă ajuta cu e-mailurile. profesorii dvs. pe baza scenariilor din viața reală.

Ei „au văzut cel mai rău e-mailuri; au văzut cel mai bun e-mail. Deci, ce este mâncarea de luat masa?

Înțelegeți bine limba engleză

Este important să fiți conștienți de dvs. atunci când redactați un e-mail. Dacă aveți un o înțelegere fermă a limbii engleze, ar trebui să puteți scrie un e-mail corect din punct de vedere gramatical în care totul este scris corect, cuvântul alegere este academic și tonul este adecvat.

Cu toate acestea, limba engleză este dificilă , iar punerea la punct a detaliilor minuscule poate fi dificilă. Dacă vă confruntați cu gramatica sau aveți tendința de a trece cu vederea erorile, va fi dificil să comunicați profesionist cu profesorul dvs. Ca atare, vă recomandăm să vă corectați scrisul pentru a vă asigura că e-mailul dvs. este complet fără erori.

Dr. Brandon Gilroyed, profesor asistent de digestie anaerobă și cercetare a biocombustibililor la Universitatea din Guelph Ridgetown Campus, constată importanța unei ortografii și a unei gramatică adecvate atunci când i-a trimis un profesor prin e-mail: „Am văzut o mulțime de e-mailuri scrise integral cu litere mici și fără niciun punctuație, probabil deoarece mesajul a fost scris pe un smartphone. „

În timp ce scrierea pe telefonul dvs. ar putea fi mai convenabilă, dr. Gilroyed afirmă că denotă încă o etichetă slabă. „Este dificil să luăm în serios expeditorul unui mesaj plin de erori de ortografie și gramaticale”, spune el.

Având o înțelegere fermă a limbii engleze nu se termină cu ortografia și scrierea cu majuscule. Claritatea conținutului e-mailului dvs. este vitală dacă doriți ca profesorul dvs. să răspundă pozitiv. Dacă un e-mail nu este bine scris, poate fi dificil să înțelegeți conținutul acestuia.

Dr. Ted Vokes, membru al facultății adjunct în cadrul Departamentului de Psihologie de la Universitatea din Windsor, a predat peste 100 de cursuri, între Departamentul de Psihologie și Școala de Afaceri Odette. Așa că înțelege diferența dintre un e-mail bine scris și un e-mail slab scris. El spune: „Dacă merită să trimiteți e-mailul, merită să îl citiți înainte ca cineva să îl trimită. Vreau cu adevărat să ajut studenții, dar dacă nu pot înțelege întrebarea, nu știu cum să ajutor. „

Priviți adresa dvs. de e-mail

Aici este un alt sfat în care conștientizarea de sine este esențială. Trimiteți un e-mail utilizând adresa de e-mail a studentului, dacă aveți una. Dacă nu o poți folosi sau nu o poți folosi din anumite motive, fii foarte conștient de ceea ce comunică adresa ta de e-mail privată profesorului tău. A trebuit să schimb adresa de e-mail aici din motive de confidențialitate, dar vă pot spune că dr. MJ Toswell, profesor la Departamentul de engleză de la Western University, a remarcat că a primit odată un e-mail trimis dintr-un cont la fel de neprofesionist ca „fuzzypyjamas @ example.com, care este „cel mai bun exemplu al ei de cont de e-mail greșit”. De acord!

În mod clar, o astfel de adresă de e-mail nu trimite un mesaj profesionist profesorului dvs., iar eticheta depinde de profesionalism. Cu toate acestea, există o problemă și mai mare cu utilizarea conturilor de e-mail private: spam filtre. Dr. Toswell povestește:

Favoritul meu din toate timpurile a fost o secvență de anul trecut, într-o seară de vineri. Primul e-mail la 8 p.m. m-a întrebat dacă o sarcină trebuia cu adevărat online luni seara. Al doilea e-mail la ora 21:00 am întrebat de ce nu am răspuns încă la primul e-mail. Ambele au fost adresate „Hei” și trimise de la o adresă de e-mail privată care a aterizat în spam-ul meu, așa că nu le-am văzut până sâmbătă dimineață și aproape le-am șters deoarece subiectul era necompletat.

Deci, cel mai bun scenariu este că pierzi profesionalismul atât de necesar, iar cel mai rău scenariu este că e-mailul tău se încheie necitit. Fiți foarte conștienți de adresa de e-mail pe care o utilizați pentru a trimite un e-mail unui profesor și luați în considerare cu atenție ce ar putea comunica.

Verificați programa înainte de a începe să trimiteți e-mail

Majoritatea profesorilor au menționat că elevii au adesea deja informațiile pe care le caută înainte de a trimite un e-mail. Dr.Toswell subliniază că „cele mai mari nenorociri” ale sale sunt legate de importanța verificării informațiilor care vă sunt deja disponibile înainte de a începe să trimiteți e-mailuri.

Ea observă că elevii întreabă deseori unde sau când sunt examenele, ce conținutul este inclus la examene sau chiar pentru a fi scutit de examene, toate cu doar câteva ore înainte de începerea unui examen. Dr. Toswell spune: „Este greu să explic politicos că materialele cursului, programa și informațiile mele discuțiile de clasă au acoperit aceste probleme și ar trebui să se uite la site-ul web. „

În mod clar, este mai bine să nu trimiteți un e-mail profesorului dvs. pentru informații care sunt sunt deja disponibile, dar este posibil să nu vă dați seama că informațiile sunt disponibile. Asigurați-vă că ascultați la curs, verificați site-ul web al cursului și consultați programa înainte de a trimite un e-mail unui profesor. Dr. Manina Jones de la Departamentul de Studii de Engleză și Scriere de la Western University constată că o temă recurentă pe care o întâlnesc ea și colegii ei este studenții care pun întrebări colegului programa urse poate răspunde.

Ea vă sfătuiește: „Înainte de a elimina acel e-mail, nu poate fi niciodată rău să citiți cu atenție peste program pentru a vedea dacă informațiile sunt incluse acolo.„ Acest lucru vă va asigura că nu veți veni deopotrivă ca fiind neatenți sau leneși pentru profesorii dvs., ceea ce nu va da cea mai bună impresie dacă puneți o întrebare sau solicitați o favoare. Dr. Jones sugerează, de asemenea, că verificarea programului se aplică și pentru salutări: „Deseori programa va oferi forma de adresă preferată de profesor.” În această notă …

Gândiți-vă la salut

Deoarece salutarea unui e-mail este de obicei doar câteva cuvinte, este ușor de trecut cu vederea. Cu toate acestea, salutarea necesită o analiză atentă, mai ales că este prima linie a e-mailului dvs.

Dr. Gilroyed observă că este obișnuit să primiți e-mailuri prea casual, începând pur și simplu cu „Hei. ” Dr. Jan Plug, profesor asociat și director al Centrului pentru Studiul Teoriei și Criticilor de la Universitatea de Vest, este de acord că studenții ar trebui să evite să se adreseze profesorilor lor în acest fel. El afirmă: „Bineînțeles, toate acestea depind de cât de bine îl cunoaște studentul pe profesor, dar atunci când începe o conversație, un pic prea multă formalitate s-ar putea să nu fie prea mare”. El sugerează să folosiți în schimb un simplu „Drag” sau „Bună ziua”. „Este posibil ca lucrurile să devină mai familiare în timp, dar într-adevăr nu puteți merge greșit pornind în acest fel.”

Dr. Vokes observă că, totuși, un salut casual poate fi adecvat în anumite situații. Luați în considerare cât de bine îl cunoașteți pe profesor. Dacă ați corespondat deja cu acest profesor prin e-mail și în clasă, vă recomandăm să folosiți un salut mai neobișnuit. Dr. Vokes afirmă: „Sunt bine” cu „Bună, Dr. Vokes”. Am stabilit un ton casual în clasă, așa că „mă bucur când elevii se simt confortabil să pună întrebări prin e-mail sau personal în acest mod.”

Adresați-vă profesorului în mod corespunzător

Modul te adresezi profesorului tău comunică ceva atât despre tine, cât și despre persoana la care ești trimis prin e-mail, deci are nevoie de atenție. Dr. Jones notează că e-mailul tău „necesită o salutare formală și o recunoaștere a statutului profesional al profesorului (și al tău! ). „

În plus, Dr. Plug spune că„ studenții pot tinde să fie prea familiarizați în stilul lor de e-mail prea repede ”. Desigur, trebuie să vă adresați profesorului dvs. corect, luând în considerare cu atenție titlul acestuia. Dacă profesorul dvs. are un doctorat, s-ar putea să nu vrea să fie numit „profesor”. În mod similar, el sau ea ar putea să nu aprecieze un „domn”. sau „doamna” și ar putea prefera să fie abordat ca „profesor”.

De asemenea, este mai bine să evitați adresele de gen. Profesorii de sex feminin contactați adesea au citat luând în discuție adresa „doamnei” Dr. Jones afirmă că este „ un salut deosebit de iritant pentru că face presupuneri cu privire la starea mea civilă și rolul de gen. „În mod similar, dr. Toswell observă că urăște să fie numită atât de mult doamna Toswell”, este „visceral”. Acesta nu este cu siguranță genul de reacție pe care doriți să-l obțineți de la un profesor!

În același mod, adresele precum „Domnul” pot deveni neprofesionale în e-mailurile către profesorul dvs. „Adesea primesc” Domnule, „ceea ce este bine, dar transmite în mod clar profesorilor că încă mai credeți că sunteți la liceu”, notează dr. Vokes.

Dr. Vokes spune totuși că înțelege modul în care se adresează profesorilor în mod adecvat este confuz pentru studenți: „Nu toți profesorii sunt medici. . . și nu toți medicii care predau sunt profesori. . . . Sunt „sesionat, dar pentru că am fost adjunct, ambele sunt corecte. Apoi, desigur, studenții absolvenți superiori care predau nu sunt nici unul, nici „domnul” sau „Doamna” este adecvat. „Este confuz, dar asta înseamnă și că, atunci când o faci bine, profesorii tăi vor observa și aprecia timpul și efortul tău în abordarea corectă a acestora.

prea formal

Trebuie să vă gândiți la numele real pe care îl veți folosi pentru a vă adresa profesorului.Evident, doriți să scrieți numele său corect. Nu va exista o răsplată mare pentru acest lucru, dar scrierea incorectă a unui nume pare extrem de nerespectuoasă. De obicei, un nume de familie este inclus în adresa de e-mail, deci nu există nicio scuză pentru scrierea incorectă a numelui în corpul e-mailului. Dr. Vokes spune: „Am primit„ Dr. Votes ”chiar în această dimineață. Înțeleg că corecția automată este probabil vinovatul în acest caz, dar primesc „Bokes” și „Voakes”. „Deși observă că„ nu este jignit în aceste cazuri în cel mai mic caz, el mai notează: „Lasă impresia că acest lucru persoana nu este atât de atentă la detalii.

În plus, ortografia corectă a adresei de e-mail a profesorului este vitală. Dr. Jones afirmă: „Pentru că numele meu de familie este obișnuit, am„ primit chiar și e-mailuri destinate altui profesor ”, așa că asigurați-vă că verificați dacă aveți adresa potrivită.

Când utilizați de fapt profesorul dvs. „Numele în e-mail, dr. Gilroyed notează că întâmpinarea unui profesor cu prenumele său este în regulă dacă este convenit în prealabil, dar a face acest lucru altfel este o etichetă necorespunzătoare a e-mailului. El spune:„ Prima comunicare prin e-mail între student și profesor nu este un moment potrivit pentru a începe să folosiți prenumele. „

În caz de îndoială, dr. Jones observă că profesorii vă vor spune direct dacă preferă să li se adreseze prenumele. „încă nu sunteți sigură, ea ne sfătuiește că„ alegerea mai formală a salutării nu va ofensa niciodată și atunci puteți fi corectat (este mai ușor să spuneți „Vă rog să-mi spuneți Bob” decât să spuneți „Um, eu” Mai degrabă nu m-ai numit Bob „).”

Dr. Plug mai notează că, după primul e-mail, poți începe să urmărești direcția profesorului, iar dr. Jones este de acord es. În e-mailul meu original către Dr. Jones, i-am adresat-o drept „Dr. Jones”, alegând în siguranță o adresă mai formală. După ce s-a semnat ca „Manina” în răspunsul ei, a fost sigur să presupun că aș putea să-i adresez de acum înainte „Manina”, ceea ce am făcut în e-mailurile mele ulterioare. Ea a luat act de acest lucru în timp ce mi-a returnat sfaturi, așa că de fapt funcționează! Citirea cu atenție a semnelor vă va ajuta să alegeți adresa corectă.

Furnizați suficiente informații generale

Când trimiteți mesaje către profesori, trebuie să vă amintiți că primesc tone de e-mailuri în fiecare zi. Aceste e-mailuri provin de la studenți diferiți din clase diferite, uneori din facultăți diferite, sau chiar din campusuri diferite.

Când vă trimiteți un e-mail profesorului și nu vă identificați corect, profesorul dvs. ar putea avea probleme cu plasarea dvs. Țin minte când ești doar un elev dintr-o clasă uriașă este o preocupare și mai mare dacă ai un nume comun. Dr. Gilroyed notează că „în clase mai mari, ar putea fi trei studenți pe nume Matthew sau cinci elevi pe nume Jessica”.

Dr. Jones afirmă în mod similar că uneori predă multe clase mari în același semestru și că cunoașterea numelui fiecărui elev este dificilă. Asta nici măcar nu include probleme în diferite clase sau secțiuni! Deci, este imperativ să vă plasați exact și pe deplin. Inclusiv numele și prenumele dvs., clasa, ora și ziua cursului și numărul secțiunii vă vor ajuta un profesor să vă plaseze corect. Dr. Jones observă că puteți oferi, de asemenea, context în ceea ce privește continuarea unei conversații anterioare sau construirea unui subiect pe care l-ați discutat deja în persoană.

În plus, trebuie să furnizați informații generale în ceea ce privește subiectul actual la îndemână. Dr. Gilroyed spune: „Elevii scriu deseori e-mailuri în care se concentrează imediat pe un subiect sau detaliu foarte specific, fără a oferi niciun context sau preambul. Deși conținutul mesajului poate fi perfect clar pentru student, un profesor care are zeci sau sute de studenți ar putea avea nevoie de mai multe informații pentru a înțelege sfera interogării studentului. El observă, de asemenea, că explicarea completă a unei situații este „mai bună decât presupunerea că profesorul dvs. va cunoaște sau își va aminti imediat fiecare detaliu.”

Rețineți diferența dintre a fi neobișnuit și a fi neglijent

Dacă sunteți ” V-am trimis deja un e-mail și am vorbit cu profesorul dvs. și am stabilit o corespondență mai obișnuită, mesajele dvs. ar putea fi citite incomod dacă sunt prea formale. Profesorii încurajează să fie casual în acest caz. Cu toate acestea, este vital să observăm diferența dintre a fi dezinvolt și a fi neglijent.

Nu ar trebui să recurgi niciodată la un limbaj de mesaje text. Evident, este neprofesional. Dr. Gilroyed notează: „Folosirea acestui tip de limbaj îmi comunică faptul că un student nu dorește să petreacă timpul pentru a construi un mesaj adecvat, totuși vor dori adesea să-mi petrec timpul citind mesajul și apoi să fac ceva pentru „

În mod similar, dr. Jones spune că nu este adecvat să folosești forme scurte și emoticoane. Aceasta înseamnă, de asemenea, diferența dintre engleza scrisă corect și e-mailurile pline de greșeli de scriere. Dr. Vokes comentează că, după o salutare respectuoasă, „trebuie să urmeze informații clare și respectuoase scrise în corpul e-mailului.„Există” o diferență între un mesaj scris întâmplător și unul incorect și neglijent.

Există, de asemenea, o diferență între a fi neobișnuit și a fi neglijent în ceea ce privește conținutul. Profesorul tău nu vrea să știe prea multe informații; chiar dacă el sau ea este prietenos cu dvs., unele discuții ar trebui să fie rezervate doar prietenilor. De exemplu, dr. Jones observă că primește e-mailuri de la studenți care oferă scuze pentru lipsa orelor care oferă pur și simplu prea multe informații. Nu trebuie să știu că prietenii unui student i-au aruncat o petrecere de ziua de naștere și el este atârnat și vrea să scrie un test de machiaj sau că ea a decis să ia un weekend lung sau a fost blocată în trafic ” spune ea.

Nu puneți întrebarea temută

Deși acest sfat nu este direct legat de eticheta de e-mail, a fost inclus deoarece a fost menționat de mai mulți profesori fără a cere și se referă la conținutul e-mailului dvs. Mai mulți profesori au remarcat o anumită întrebare pe care „li se adresează în mod obișnuit, care îi înnebunește absolut. Studenții cărora le lipsește cursul se întreabă adesea:„ Mi-a fost dor de ceva la curs luni? ”Dr. Plug spune:„ Vreau mereu să spun „Nu , nu am făcut absolut nimic, ca de obicei. „”

Dr. Jones observă că aceeași întrebare este „marea nenorocire a tuturor profesorilor.” Ea oferă această poezie care abordează subiectul. De ce este o astfel de întrebare teribilă, totuși, și ce o face atât de nepotrivită? Profesorul Jones oferă un răspuns:

În primul rând, este insultant să sugerăm că conținutul oricărui Este posibil ca clasa să nu fi fost importantă sau să poată fi recapitulată într-un e-mail scurt – și în al doilea rând, nu este responsabilitatea profesorului să ofere mai multe iterații ale clasei. Dacă pierdeți un curs fără un motiv legitim, este responsabilitatea dvs. să aranjați accesul la notele unui alt student și / sau să aflați ce a fost acoperit.

În mod clar, este cel mai bine să eviți această întrebare!

Recunoaște-ți recunoștința

Înainte de a te deconecta, este important să incluzi o valedictie – adică un acces gratuit Dr. Jones menționează importanța unei valedictii în eticheta corectă a e-mailului, chiar dacă este doar o declarație rapidă de genul „Vă mulțumim pentru ajutor!” Ea spune: „Merită să recunoști că, dacă ceri ceva (chiar dacă sunt doar informații), profesorul tău merită o oarecare recunoaștere a timpului și a necazurilor sale.”

În loc de lansându-vă direct în ceea ce doriți să solicitați de la profesorul dvs., puteți recunoaște recunoștința dvs. sau cât de ocupat este el sau ea. A face acest lucru este un mod minunat de a recunoaște eforturile profesorului de a răspunde la e-mailurile dvs., iar gestul va fi apreciat. Dr. Jones oferă un exemplu de validare eficientă: „Încercați ceva de genul„ Știu că sunteți ocupat ”, dar sper că veți putea să vă alocați ceva timp pentru a vă întâlni și a trece peste răspunsurile mele la test. „”

S-ar putea să pară o notă mică sau nesemnificativă, dar cu siguranță vă poate ajuta e-mailul să fie primit într-o lumină pozitivă și să vă vopsească favorabil, mai ales printre o mulțime de e-mailuri care nu includ valedictions. Dr. Vokes notează: „Din cercetări, știm că primele impresii afectează foarte mult dorința unei persoane de a fi de asistență. ” Dacă faceți o primă impresie bună, profesorul dvs. va fi mai probabil să vă ajute sau, cel puțin, vor fi mai fericiți să vă ajute.

Luați în considerare cu atenție semnarea dvs.

Deconectarea dvs. este la fel de importantă de luat în considerare ca orice altceva în trimiterea unui e-mail unui profesor. La fel ca și salutarea de deschidere, comunică ceva despre tine. Veți putea, de asemenea, să stabiliți tonul e-mailului, fie el mai formal (folosind ceva de genul „salutări”) sau mai casual (folosind ceva de genul „tot ce e mai bun”). Oferirea de „urale” nu va fi întotdeauna potrivită , deci, din nou, luați în considerare cât de bine îl cunoașteți pe profesorul pe care îl trimiteți prin e-mail.

Dr. Gilroyed afirmă: „Fiecare e-mail către un profesor ar trebui să respecte construcția standard a unei scrisori, care include o salutare de deschidere, corpul mesajului și o semnare adecvată”. Acesta este motivul pentru care utilizarea unei semnalări necorespunzătoare sau deloc, este o etichetă de e-mail proastă și ar trebui evitată. O simplă semnare este în regulă; încercați să echilibrați faptul că este casual și profesional.

pentru a vă distinge și mai mult între o mare de studenți. Dr. Gilroyed notează că studenții ar trebui să semneze „cu un salut de închidere adecvat și apoi cu un nume complet.” Din nou, profesorii primesc multe e-mailuri în fiecare zi. numai prenumele. Includerea numelui complet vă va ajuta profesorul să vă recunoască și să vă identifice rapid și ușor.

Punerea în practică

Bine, acum că avem o listă de sfaturi privind eticheta prin e-mail de la profesori adevărați, ce zici de punerea lor în practică? Iată un exemplu de e-mail excelent către un profesor:

Un e-mail nu este doar o bucată de corespondență.Este un exercițiu de comunicare bună și sunteți judecat după asta. Folosind acest sfat de la profesori adevărați despre cum să trimiteți un e-mail unui profesor, puteți fi judecat favorabil. Dr. Gilroyed spune: „Nu pot vorbi pentru toți profesorii, dar cu siguranță iau în seamă când primesc un e-mail bine construit de la un student. Îmi arată că le pasă suficient să depună efortul de a compune un mesaj adecvat și respectă timpul meu. „

Chiar mai bine, puteți folosi e-mailul unui profesor în avantajul dvs., adresând întrebări autentice și intelectuale. Așa cum explică Dr. Toswell, „Nu folosiți ceea ce cred eu ca moneda dvs. de e-mail (există doar atât de multă lățime de bandă în creierul meu pentru un student și întrebările ei, cu excepția cazului în care s-au angajat cu adevărat cu materialul cursului) pentru anchete proaste. ” În plus, puteți utiliza aceste întrebări pentru a crea o legătură cu profesorii dvs. Dr. Toswell spune în continuare „E-mail pentru a stabili o conexiune și a o face solidă.” Dacă e-mailul dvs. urmează aceste sfaturi, dvs. ” Voi putea, fără îndoială, să stabilesc o conexiune care să dureze prin universitate și nu numai.

Mulțumiri speciale tuturor profesorilor care ne-au împărtășit sfaturile de etichetă prin e-mail cu noi pentru acest articol. Timpul și perspectivele dvs. sunt foarte apreciate!

Sursa imaginii: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Trimiteți e-mailuri profesionale.

Despre autor

Jes este magician și mecanic; adică, ea creează piese de scris din aer subțire pentru a le împărtăși ca scriitoare și curăță rugina și grăsimea altor piese de scris în calitate de editor. Știe că întotdeauna există ceva valoros care poate fi scos dintr-o pagină goală sau ceva strălucitor care trebuie descoperit într-unul care are nevoie de puțină lustruire. Când Jes nu conjură sau menține propoziții, le devorează, mereu înfometate de mai multe cuvinte.