Este un moment din cariera profesională a fiecăruia, care necesită o sărbătoare.

Nu, nu este o promovare sau nu prezintă o prezentare mare echipei executive – deși și acestea sunt lucruri bune.

Este în momentul în care contul dvs. Gmail atinge Inbox Zero, fenomenul comercial în care căsuța de e-mail rămâne goală sau cât mai aproape de gol posibil.

Aflați cum să utilizați Gmail la maxim.

Sigur, ați putea juca doar arhivarea tuturor mesajelor (nerecomandat) și pornirea de la zero, dar fără sfaturi adecvate de organizare Gmail, căsuța de e-mail va fi plină de mesaje noi și necitite înainte de a ști it.

Sfaturi pentru organizarea Gmail – De ce este atât de important

Câte e-mailuri ați spune că primiți într-o zi?

Potrivit unui raport al unei tehnologii companie de cercetare de piață, lucrătorul mediu va trimite sau primi 140 de e-mailuri comerciale zilnic până în 2018. Într-o zi de lucru tipică de opt ore, sunt mai mult de 17 e-mailuri în fiecare oră sau un e-mail aproape la fiecare patru minute.

Luați în considerare orice e-mailuri personale sau nedorite care pot merge, de asemenea, în contul dvs. de serviciu, iar acest număr ar putea cu ușurință să depășească 200 de e-mailuri în fiecare zi. Imaginați-vă cât de productiv ați putea fi dacă nu ar fi nevoie să pierdeți timp examinând toate acele e-mailuri pentru a determina care dintre ele sunt cele mai importante și necesită un răspuns imediat.

5 sfaturi despre organizarea Gmail pentru a vă ajuta să obțineți Inbox Zero

Poate părea o provocare imposibilă și ar putea dura ceva timp pentru a regla fin, dar organizarea contului dvs. Gmail vă va ajuta să reduceți stresul și să vă gestionați mai bine timpul și prioritățile.

Iată cinci sfaturi simple despre organizarea Gmail pe care le puteți folosi pentru a accesa Inbox Zero și pentru a deveni mai productivi la locul de muncă.

1. Selectați aspectul pentru a organiza Gmail

Primul pas pentru organizare Gmail dvs. este să selectați aspectul preferat.

Când deschideți căsuța de e-mail, faceți clic pe simbolul roată din colțul din dreapta sus și selectați „Setări”. Apoi, în partea de sus a ferestrei de setări, faceți clic pe fila „Mesaje primite”. De aici, Gmail vă oferă cinci opțiuni de aspect pentru căsuța de e-mail.

• Implicit: acesta este formatul standard care vă organizează Gmail după data primirii unui e-mail. În această vizualizare, puteți selecta diferite categorii în care sunt plasate e-mailurile. Acestea apar sub formă de file în partea de sus a ecranului și pot fi utile pentru a determina care dintre e-mailurile dvs. vor fi mai importante.
• În primul rând important: în această vizualizare, Gmail încearcă să prezică care e-mailuri sunteți cel mai mult important (notat cu un marker galben) și afișează acele mesaje într-o căsuță de e-mail de sus. Mesajele dvs. mai puțin importante sunt afișate într-o căsuță de e-mail inferioară din partea de jos a ecranului.
• Citește mai întâi: această vizualizare este similară cu opțiunea Important First, cu toate acestea, căsuța de e-mail de sus include mesaje pe care nu le-ați deschis încă , în timp ce căsuța de e-mail de jos ar include toate celelalte.
• Cu stea întâi: vizualizarea cu stea întâi împarte, de asemenea, căsuța de e-mail în două câmpuri și afișează numai e-mailurile pe care le-ați marcat în vizualizarea de sus. Orice altceva apare în a doua vizualizare de mai jos.
• Mesaje primite prioritare: este ca o combinație a tuturor vizualizărilor. Gmail folosește analize predictive pentru a determina cu ce e-mailuri sunteți cel mai probabil să interacționați pe baza acțiunilor anterioare. Apoi pune acele e-mailuri în vizualizarea de sus.

Găsirea unui aspect care funcționează pentru dvs. vă va ajuta să vă mențineți Gmail organizat.

2. Adăugați un panou de previzualizare la Organizați Gmail

Vizualizarea implicită a Gmail arată doar expeditorul, linia subiectului și un pic de text de previzualizare înainte ca rândul să se termine. În majoritatea cazurilor, va trebui să deschideți e-mailul pentru a determina dacă merită citit ceva.

Puteți economisi timp și vă puteți organiza Gmail adăugând un panou de previzualizare. Faceți clic pe simbolul roată și pe „Setări” din meniul derulant. Apoi selectați „Laboratoare” din filele care apar. Derulați în jos până la „Panou de previzualizare” și faceți clic pe activare. Salvați modificările și veți avea opțiunea de a vedea o previzualizare a fiecărui e-mail care intră.

3. Creați etichete și foldere personalizate pentru a organiza Gmail

În partea stângă a căsuței de e-mail, veți observa o listă de etichete la care puteți adăuga e-mailuri pentru a vă ajuta păstrați-vă căsuța de e-mail organizată. Dar știați că puteți crea etichete personalizate și în această zonă?

Dacă selectați un mesaj sau mai multe mesaje, puteți face clic pe butonul din partea de sus a căsuței de e-mail care arată ca o etichetă de cumpărături. Aceasta vă permite să atribuiți acele mesaje etichetelor predefinite pe care Gmail le utilizează pentru a vă menține căsuța de e-mail organizată.

De asemenea, puteți crea etichete personalizate în această zonă selectând „Creați noi”. Aveți chiar opțiunea de a imbina etichete în alte etichete, similar cu crearea de subfoldere atunci când salvați fișiere pe hard disk.

Aveți chiar opțiunea de a codifica color etichetele pentru a distinge în continuare prioritatea. De exemplu, puteți selecta roșu pentru o etichetă numită VIP la care arhivați toate mesajele de la șeful dvs.

Odată ce ați creat o etichetă, veți observa că adaugă un folder în lista din stânga în căsuța de e-mail și adaugă numele etichetei lângă linia subiectului. Acum, când arhivați acest mesaj, acesta va fi mutat în acel folder specific.

Prin personalizarea opțiunilor, vă este mai ușor să vă organizați folderele Gmail și să vă păstrați curierele primite.

4. Creați filtre pentru a organiza Gmail

După crearea etichetelor personalizate, puteți aplica filtre mesajelor pentru a trimite anumite e-mailuri direct în folderele lor și a le păstra în afara căsuței de e-mail generale.

De exemplu, dacă știți că în fiecare vineri veți primi un buletin informativ de comunicare intern pe care într-adevăr nu aveți timp să-l citiți, puteți utiliza filtre pentru a trimite acel mesaj într-un folder specific unde îl puteți verifica – sau șterge – mai târziu.

După ce ați selectat e-mailul sau e-mailurile pe care doriți să le filtrați, faceți clic pe butonul „Mai multe” din partea de sus a căsuței de e-mail și selectați „Filtrați astfel de mesaje” din meniul derulant. De acolo, puteți selecta filtrarea mesajelor după expeditor, linie de subiect, cuvinte cheie și atașamente, printre altele. După ce ați selectat criteriile, faceți clic pe „Creați filtru cu această căutare” și selectați acțiunea pe care doriți să o efectueze acest filtru – cum ar fi atribuirea unui folder sau etichetă personalizată și omiterea căsuței de e-mail. La final, faceți clic pe „Creați filtru”.

Este important să rețineți că puteți selecta și aplicarea acestui filtru la toate conversațiile care corespund criteriilor, deci nu trebuie să creați filtre individuale pentru fiecare.

5. Utilizați funcția Trimitere și arhivare pentru a organiza Gmail

Acum că v-ați organizat căsuța de e-mail Gmail pentru a arhiva automat anumite e-mailuri în dosare personalizate, puteți curăța cu adevărat căsuța de e-mail arhivând mesajele în același timp trimite răspunsuri.

Pentru a activa această funcție, faceți clic pe pictograma roată și pe „Setări” din meniul derulant. Derulați în jos și selectați „Afișați„ Trimiteți & Arhivează butonul ca răspuns. ” Salvați modificările.

Acum, când răspundeți la un mesaj, veți avea două opțiuni de trimitere. Una este o trimitere tradițională, iar cealaltă va trimite mesajul și va trimite automat lanțul de e-mail către arhiva All Mail. Dacă ați atribuit o etichetă mesajului, acesta va merge în schimb la acel folder specific. Dacă cineva răspunde la e-mailul trimis, conversația se va muta automat înapoi în căsuța de e-mail.

Activarea acestei funcții este o modalitate rapidă și eficientă de a elimina dezordinea din căsuța de e-mail și de a vă menține Gmail organizat.

Urmarea acestor sfaturi despre organizarea Gmail poate face posibilă Inbox Zero

Inbox Zero nu va fi doar un vis evaziv dacă urmați aceste sfaturi simple despre organizarea Gmail.

la fel ca orice comenzi rapide, trebuie să găsiți un sistem care să funcționeze pentru dvs. Dacă una dintre aceste metode vă face mai greu să găsiți mesaje arhivate sau să urmăriți conversațiile importante, atunci încercați altceva. După ce găsiți procedurile care au sens pentru rutina dvs. zilnică, căsuța de e-mail va fi o mașină bine unsă.

Sporiți-vă productivitatea Gmail

Majoritatea oamenilor înțeleg cum să utilizeze elementele de bază ale căsuța de e-mail Gmail, dar ce zici de sfaturile și trucurile care ar putea face viața mai ușoară, munca mai eficientă și interacțiunile mai reușite? Am adunat unsprezece trucuri care există atât în Gmail, cât și prin intermediul extensiilor Google Chrome externe, care vă vor arăta cum să utilizați Gmail mai bine. Aceste trucuri vă vor permite să vă îmbunătățiți căsuța de e-mail, să economisiți timp și să vă scalați afacerea. Faceți clic pe fotografia de mai jos pentru a afla cum să utilizați Gmail.