Cu peste 50% din populația lumii care deține și folosește un dispozitiv mobil, telefonul mobil utilizarea a devenit a doua natură pentru majoritatea.

De la verificarea e-mailurilor și trimiterea de mesaje text la găzduirea de conferințe video, mulți profesioniști se bazează pe telefoanele mobile ca birou mobil. Dacă sunteți proprietarul unei companii care conduce o companie de succes, este posibil să aveți mai mulți angajați care să folosească dispozitivele lor mobile pentru muncă.

Câți din acești bani trebuie să le plătiți? Ce utilizare personală a telefonului mobil este considerată „legată de muncă”? Și cum măsurați acești factori? Aici vom descrie cele mai noi legi privind rambursarea telefonului mobil și cum să vă garantăm că dvs. și angajații dvs. veți obține o afacere echitabilă.

Legile pentru rambursarea telefonului mobil

Oferirea telefonului mobil rambursarea nu este doar despre a fi un șef cu inima bună. De fapt, există legi referitoare la dreptul la care au dreptul angajații atunci când vine vorba de compensații pentru utilizarea personală a telefonului mobil. Unii chiar o compară cu orele suplimentare neautorizate.

Aceste legi protejează atât angajații, cât și angajatorii. Fără o bursă, membrii personalului își pot da în judecată angajatorii pentru costurile asociate. Pe de altă parte, angajații pot fi răspunzători pentru compromiterea informațiilor sigure despre companie.

În timp ce aceste legi variază de la stat la stat, California este lider în această tendință în creștere. Aceste modificări au avut loc în urma unui proces controversat în instanță: Serviciile la domiciliu ale lui Cochran vs. Schwan.

În acest caz important, Curtea de Apel din California a intentat o acțiune colectivă în numele a 1.500 de servicii pentru clienți. managerii. Baza cazului a fost că acești angajați nu au fost rambursați pentru cheltuielile suportate pentru utilizarea profesională.

Avertismentul este că, în California, indiferent dacă angajatorul aprobă utilizarea personală a telefonului mobil pentru angajați , dacă sunt suportate cheltuieli, acestea trebuie să plătească. Deși acest lucru poate părea nedrept pentru unii, este „legea din California”.

Un alt aspect controversat al acestei legi este că angajații merită rambursare chiar dacă utilizarea lor este legată de muncă Nu le-a costat niciun ban! Dacă angajatul are minute sau date nelimitate, angajatorul este obligat să plătească „un procent rezonabil din factura telefonului mobil al angajatului”.

Apărarea este că compania își transferă cheltuielile de funcționare către angajat. Un lucru care rămâne încă nedeterminat erminat este ceea ce constituie un procent rezonabil? Această întrebare face dificilă pentru angajatori să decidă ce tip de rambursare a telefonului mobil să creeze și cum să se protejeze împotriva ramificațiilor legale.

CITIRI SUGESTATE:

Cum să creați un IRS- politica de rambursare a cheltuielilor conforme

Cum abordăm provocările de rambursare a telefonului mobil?

Având atâtea legi diferite și așteptări neclare, cum pot companiile să creeze o politică de rambursare conformă și rezonabilă a telefonului mobil?

Unii merg până la interzicerea telefoanelor mobile la locul de muncă, pentru a evita riscul și complicațiile asociate cu crearea de politici și indemnizații. Dezavantajul este că acest lucru ar putea avea un impact asupra productivității angajaților și a moralului companiei.

În loc să vă resemnați să fiți „blestemați dacă faceți și blestemați dacă nu aveți”, să examinăm diferite moduri de abordare a dezbaterea rambursării telefonului mobil.

CITIREA SUGERATĂ: Echilibrarea respectării politicii de cheltuieli și a angajaților fericiți

• Plătiți întreaga factură a telefonului mobil a angajaților

Deși aceasta este o soluție nepopulară pentru mulți angajatori, pentru unii, este vorba mai mult de liniște sufletească. Prin simpla plată a facturilor de telefonie mobilă ale personalului dvs., evitați orice problemă juridică lipicioasă sau dezbateri lungi și prelungite asupra procentelor.

Unele companii preferă să nu joace jocul nichel și bănuț și în schimb, plătiți doar întreaga sumă. Acest lucru este potrivit în special companiilor ai căror angajați își folosesc telefoanele personale pentru a lucra în mod regulat. Dezavantajul major al acestei opțiuni este evident – costul. În funcție de mărimea companiei și de numărul de angajați, plata mai multor facturi de telefonie mobilă ar putea deveni destul de costisitoare.

• Solicitarea angajaților să dovedească utilizarea telefonului mobil

Dovada se află în budincă, iar mulți angajatori doresc să vadă exact ce pretind angajații lor ca cheltuieli legate de muncă.

În această situație, companiile creează o politică care solicită personalului să demonstreze orice lucru legat de muncă utilizarea și cheltuielile telefonului mobil. După cum ți-ai putea imagina, această abordare devine destul de plictisitoare și consumă mult timp.

O soluție este să calculezi timpul mediu petrecut pe proiecte legate de muncă și apoi să plătești acea parte din factura totală a telefonului mobil a angajatului. Chiar și acest lucru poate necesita timp prețios și energie mai bine cheltuite în altă parte.

Avantajul acestei abordări este că angajatorii plătesc doar pentru ceea ce utilizează efectiv angajații.Acesta este, de asemenea, considerat cel mai precis mod de a calcula un procent rezonabil de utilizare – dacă aveți timp și răbdare să faceți acest lucru.

CITIRE SUGERATĂ: Cum să gestionați chitanțele pentru a vă asigura că echipa dvs. este întotdeauna pregătită pentru audit ?

• Plătiți angajaților o sumă fixă

Pentru acele companii care doresc să reducă costurile administrative, plata simplă a angajaților o sumă fixă este o opțiune viabilă. Nu uitați, însă, angajații trebuie să fie de acord cu privire la această sumă și ar trebui să fie clar conturată în politică.

Dacă angajații se simt îndreptățiți la mai mult decât suma fixă, multe companii le cer să prezinte dovezi. Cel mai mare beneficiu al acestei abordări este că costul este relativ stabil. Acest lucru facilitează angajatorii să bugeteze și să aloce fonduri pentru acoperirea rambursării telefonului mobil. Cel mai mare dezavantaj al acestei forme de rambursare a telefonului mobil este zona gri care există între suma fixă și ceea ce angajații consideră că au dreptul. Prin utilizarea acestei metode, companiile deschid ușa la nenumărate discrepanțe, care pot deveni supărătoare, atât din punct de vedere financiar, cât și din punct de vedere legal.

CITIȚI SUGERITE: Cum să creați o politică de rambursare a cheltuielilor conforme cu IRS

• Creați conturi de cheltuieli pentru telefonul mobil

Conturile de cheltuieli sunt obișnuite în corporațiile mai mari care solicită angajaților să călătorească și să facă rețea ca parte a descrierii postului. De ce să nu folosiți telefonul mobil sub umbrela conturilor de cheltuieli?

Aceasta înseamnă că angajații sunt plătiți pentru exactitatea lor. cantitatea de utilizare a telefonului mobil personal legată de muncă – până la bănuț. Acest lucru pune responsabilitatea pe angajat.

Pentru angajatori, acest lucru înseamnă mai multă muncă administrativă, ceea ce poate crește costurile generale. De asemenea, este dificil de calculat o cifră adevărată în ceea ce privește utilizarea telefonului mobil pentru angajați wi planurile de date nelimitate.

• Emiteți telefoane de companie

Aceasta este o opțiune populară pentru o gamă largă de companii. Furnizarea angajaților cu un telefon mobil al companiei înseamnă că cheltuielile sunt deja calculate.

Dacă angajatul alege să-și folosească dispozitivul mobil personal, „este pe ei! Ați furnizat un telefon mobil special în acest scop. Pe de altă parte, angajatorii au acum sarcina de a se asigura că angajații nu folosesc telefonul companiei pentru uz personal.

Vestea bună este că angajatorul are acces la toate înregistrările telefonului mobil și poate controla Angajatorii sunt, de asemenea, liniștiți, știind că angajații lor au instrumentele necesare pentru a finaliza lucrarea. Companiile trebuie să ia în considerare și costurile atunci când vine vorba de achiziționarea de telefoane la nivel de companie. De asemenea, nu există nicio garanție că angajații vor trata telefoanele emise cu grijă. Companiile riscă ca angajații să deterioreze, să piardă sau să le fure telefoanele companiei – acest lucru adaugă costuri de înlocuire la ecuație.

CITIRI SUGESTATE:

Cele mai frecvente greșeli în gestionarea cheltuielilor corporative

Provocările cu care se confruntă echipele de finanțare cu deplasarea & gestionarea cheltuielilor

Ce sunt politicile „Adu-ți propriul dispozitiv (BYOD)?

BYOD sau aduceți-vă propriul dispozitiv, politicile devin din ce în ce mai frecvente în mediile de lucru. Conform acestor politici, mulți angajatori plătesc oriunde de la 30 la 50 USD pe lună pentru facturile de telefonie mobilă ale angajaților. Această cifră variază în funcție de companie și de politica convenită.

Aceste plăți sunt denumite indemnizații mobile. Angajatorii iau în considerare mai mulți factori atunci când elaborează politici responsabile pentru rambursarea candidaților și stabilesc sumele de subvenție. Iată doar câteva:

• Taxe de operator
• Cheltuieli generale de gestionare a dispozitivelor mobile
• Achiziții de dispozitive noi
• Software de gestionare a cheltuielilor mobile

Dar aceste politici BYOD acoperă mult mai mult decât doar facturile de telefonie mobilă. De asemenea, se adresează măsurilor de securitate care păstrează în siguranță și confidențialitatea informațiilor despre angajat și despre companie.

Argumente de închidere

Nu există o abordare unică pentru rambursarea telefonului mobil pentru angajați.

Angajatorii trebuie să își protejeze interesele legale, precum și integritatea. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le aveți în vedere atunci când luați în considerare ce tip de politică de rambursare a telefonului mobil este cel mai potrivit pentru afacerea dvs.:

Calculați costul

La fel ca în majoritatea lucrurilor din viață, se reduce la bani. Care dintre aceste opțiuni are cel mai mult sens financiar pentru compania dvs.?

• Dacă aveți forța de muncă, cel mai precis mod de a oferi rambursarea telefonului mobil este de a crea conturi de cheltuieli sau de a oferi o sumă fixă.
• Dacă banii nu sunt obiecți, emiteți telefoane mobile ale companiei sau pur și simplu plătiți întreaga factură a angajaților dvs. .

Așezați-vă și strângeți numerele înainte de a vă stabili o soluție.

Creați o politică de rambursare a telefonului mobil ușor de înțeles

Wh oricând politica de rambursare a cheltuielilor pe care o elaborați, asigurați-vă că liniile directoare sunt foarte clare.

• Includeți o schiță detaliată a așteptărilor companiei.
• Cât sunteți dispus să plătiți și cum va fi calculat procentul respectiv.
• Dacă alegeți să furnizați telefoane mobile ale companiei, fiți pregătiți să monitorizați utilizarea acestora și să fiți explicit cu privire la utilizarea aprobată în legătură cu munca.

CITIȚI SUGERITE:

Cinci modalități de a facilita raportarea cheltuielilor pentru angajați

Echilibrarea respectării politicii de cheltuieli și a angajaților fericiți

Cum poate Fyle să ajute la indemnizațiile de telefonie mobilă?

În lumea accelerată de astăzi, toată lumea are nasul în telefoanele lor pentru majoritatea zilei. Nu este de mirare că rambursarea telefonului mobil a devenit un subiect fierbinte. Cu toate acestea, rămâne întrebarea: cât de mult este pentru uz personal și cât este legat de muncă? Aceasta este întrebarea pe care încearcă să o răspundă companiile din întreaga lume.

Deși lăsăm la dispoziția dvs. opțiunile, Fyle poate face mult mai mult decât simplificarea rambursărilor angajaților! Aveți nevoie de ajutor pentru a gestiona cheltuielile companiei dvs. și pentru a elabora politici clare? Fyle este un software de gestionare a cheltuielilor new-age care vă poate rezolva toate problemele legate de gestionarea cheltuielilor! Programați o demonstrație astăzi și începeți!