Cum să creați o adresă de e-mail de afaceri gratuită

Fiecare companie folosește mai multe mijloace de comunicare. Comunicarea poate fi B2B – comunicarea cu alte companii sau B2C – comunicarea cu clienții / clienții. Unele comunicații sunt unu-la-multe și unele comunicări sunt unu-la-unu. Pe baza tipului de comunicare și a mesajului care trebuie transmis, companiile aleg mediul de comunicare. Deși există mai multe moduri de comunicații disponibile, cea mai de încredere și de încredere sursă de comunicare este e-mailul.

În lumea comunicării de afaceri, e-mailurile sunt inevitabile, de încredere și legale. Este important să trimiteți comunicări critice pentru afaceri numai prin e-mail. Nu numai că oferă o dovadă validă pentru comunicare, dar asigură și securitatea necesară și confidențialitatea informațiilor cruciale care sunt furnizate.

Este, de asemenea, esențial ca astfel de mesaje critice pentru afaceri să fie trimise utilizând o adresă de e-mail oficială, atașată domeniului dvs., mai degrabă decât o adresă de e-mail comună / generică.

Adresa de e-mail oficială ajută clientul să vă recunoască marca, adaugă credibilitate mesajului și creează încredere în relație. Prin urmare, pentru a crea o astfel de marcă, fiecare companie ar trebui să fie asociată cu un domeniu conectat cu marca dvs.

Ce este un domeniu?

Dacă doriți să furnizați internet sau prezență online pentru afacerea dvs., primul pas este să vă obțineți propriul domeniu. Un nume de domeniu este format de obicei prin combinarea numelui companiei / organizației dvs. cu un sufix de internet standard numit TLD (.com, .net, .info și așa mai departe). Numele de domeniu seamănă cu domeniul dvs.domeniu.com sau cu firma dvs. de afaceri. Un domeniu nu poate face nimic singur. Când înregistrați un domeniu, registratorul oferă un manager DNS care deține detaliile esențiale, cum ar fi adresa IP a site-ului dvs. web, înregistrările MX pentru livrarea e-mailului dvs. și așa mai departe.

În cazul în care nu dețineți un domeniu, puteți cumpăra un domeniu nou de la Zoho.

Ce este un site web?

Un site web este un set de pagini de internet care oferă informații sau detalii despre afacerea dvs. Vei folosi managerul DNS pentru a mapa adresa IP a furnizorului tău de Webhosting la domeniul tău. Acest lucru asigură că, de fiecare dată când cineva tastează www.yourdomain.com în browser, paginile corecte de pe Webhost sunt afișate și cititorii pot accesa informațiile relevante de pe site-ul dvs. web.

Ce este o adresă de e-mail a companiei?

Adresele de e-mail ale companiei sunt cele care utilizează numele de domeniu al companiei dvs., cum ar fi patricia@compania dvs..com. Deoarece rezonează cu afacerea dvs., clienții dvs. vă vor putea identifica cu ușurință. Având astfel adrese precum acestea ajutați-vă să vă stabiliți identitatea și să îmbunătățiți credibilitatea față de clienții dvs.

Veți utiliza Managerul DNS pentru a vă mapa domeniul cu furnizorul de e-mail, utilizând înregistrările MX recomandate de furnizorul dvs. de e-mail.

De ce aveți nevoie de o adresă de e-mail a companiei?

Deși principalul motiv pentru care aveți o adresă de e-mail a companiei este să vă ajutați clienții să vă identifice, există multe altele care pot fi adăugate la listă. vă ajută:

• Proiectați-vă profesionalismul

  Dacă aveți o adresă de e-mail care se potrivește cu marca dvs., arătați că sunteți serios și profesionist în legătură cu afacerea dvs. În acest fel, afacerea dvs. va fi, de asemenea, luată în serios de clienții dvs., deoarece aceștia sunt cel mai probabil să aleagă și să aibă încredere într-o companie cu o adresă de e-mail profesională.

• Arătați-vă autenticitatea și câștigați încrederea clienților

  Când dvs. sau angajații dvs. trimiteți e-mailuri folosind adresa care include numele companiei dvs., clienții dvs. pot ști cu siguranță că e-mailul provine de la un sursă autentică. Vă vor identifica chiar înainte de a vă deschide conținutul. Acest lucru îi va ajuta să își construiască încrederea cu dvs. și să le ofere încredere pentru a răspunde la e-mailurile dvs. sau pentru a contacta echipa de asistență.

• Promovați marca dvs.

  Cu numele companiei dvs. în adresa dvs. de e-mail, vă promovați marca cu fiecare e-mail pe care îl trimiteți. În acest fel, sunteți sigur că veți rămâne în memoria lor pentru o lungă perioadă de timp.

• Fiți consecvenți

  Când creați adrese de e-mail individuale și de grup cu domeniul dvs., vă asigurați că fiecare e-mail care se stinge are un format standard și, astfel, menține coerența.

• Păstrați-vă departe de a primi spam

  Când clienții vă recunosc după numele dvs. de marcă, este mai puțin probabil să vă marcheze spam. Dacă folosiți conturi de e-mail generice, e-mailurile dvs. nu ar putea primi recunoașterea pe care o merită și ajung să fie spam.

Vedeți acest videoclip pentru a înțelege de ce afacerea dvs. are nevoie de un e-mail bazat pe domeniu adresa și modul în care vă poate ajuta să fiți mai profesionist în comunicările dvs.

Cele mai bune practici la crearea adreselor de e-mail ale companiei

Există puține lucruri care trebuie reținute atunci când creați un adresa de e-mail a companiei.

1. Găsiți un nume de domeniu care poate fi rapid legat de afacerea dvs. și identificat cu ușurință de către clienți.
2. Este important să aveți un format standard de adrese de e-mail în întreaga organizație. De exemplu, puteți utiliza first-name.last-name@yourpay.com ca format standard pentru toți angajații.
3. Creați adrese de e-mail de grup precum support@yourcompany.com de către departamente, astfel încât să puteți gestiona toate e-mailurile departamentului dintr-un singur loc.
4. Ar trebui să vă asigurați că vă protejați adresa de e-mail a companiei împotriva phishingului și a spamului, autentificându-vă domeniul cu configurații SPF și DKIM.

Cum să alegeți cel mai bun furnizor de servicii de e-mail

Există mai mulți factori care trebuie luați în considerare atunci când selectați un furnizor de servicii de e-mail. Unii dintre cei mai importanți factori includ:

• Configurare ușoară

  Primul aspect pe care trebuie să îl căutați la un furnizor de e-mail este dacă pașii furnizați pentru configurarea domeniului dvs. cu aceștia sunt simpli și simpli. Chiar și menținând procesul simplu, țineți cont de faptul că furnizorul dvs. de servicii nu dorește să ignorați pașii de autentificare necesari.

• Migrare eficientă

  Asigurați-vă că furnizorul de servicii pe care îl selectați vă permite să migrați cu eficiență toate e-mailurile, contactele și alte date de la furnizorul dvs. anterior. Migrarea nu poate fi compromisă cu orice preț, deoarece nimeni nu își poate permite pierderea de date.

• Securizat și privat

  Alegeți un serviciu care vă asigură securitatea și confidențialitatea datelor. Ar trebui să existe mai multe straturi de autentificare pentru contul dvs. și criptare end-to-end pentru mesajele dvs. Informațiile personale pe care le-ați partajat cu serviciul ar trebui, de asemenea, să fie păstrate private – respectarea confidențialității ar trebui să fie de cea mai mare prioritate.

• Domeniu personalizat care se potrivește cu afacerea dvs.

  Domeniul dvs. de e-mail ar trebui să fie relevant pentru afacerea dvs., așa că asigurați-vă că serviciul de e-mail pe care îl selectați vă permite să furnizați un domeniu preferat și să permiteți îl folosiți dacă este disponibil.

• Panou de control robust

  Alegeți un furnizor de servicii care are un panou de control puternic, care vă permite să controlați toate setările legate de domeniu, să gestionați utilizatorii și adresele de grup, să configurați restricții și politica de spam și faceți mai multe. Serviciul ar trebui să vă asigure, de asemenea, un procent bun de disponibilitate.

• Colaborare și alte instrumente de afaceri

  Cel mai bine va fi dacă furnizorul are mijloace pentru colaborarea internă a echipei și instrumente încorporate precum calendarul, notele, gestionarea contactelor etc.

Crearea unei adrese de e-mail a companiei cu Zoho Mail

Zoho Mail este o platformă sigură, privată, fără anunțuri, pentru a găzdui e-mailul dvs. de domeniu personalizat și vă oferă cele mai bune dintre toți factorii menționați mai sus. Iată cum să creați o adresă de e-mail de afaceri gratuită.

Funcțiile din planul gratuit Zoho Mail sunt următoarele:

• 5 conturi de utilizator
• 5 GB spațiu de stocare / utilizator
• atașamente de e-mail de până la 25 MB
• găzduire e-mail pentru un singur domeniu
• autentificare cu doi factori

Accesați pagina de prețuri Zoho Mail și selectați planul de prețuri la alegere. Dacă nu aveți un cont la Zoho, vă puteți înscrie de aici. De asemenea, puteți consulta ghidurile noastre de implementare pentru a obține o prezentare generală a pașilor.

Dacă aveți deja un domeniu propriu :

1. După ce v-ați ales planul, vi se va solicita să vă configurați contul. Selectați Înscrieți-vă cu un domeniu pe care îl dețin deja.
2. Introduceți domeniul dvs. și faceți clic pe Adăugare.

   

3. Introduceți detaliile de înregistrare după cum este necesar. Faceți clic pe Continuați.
4. Verificați dacă toate datele dvs. sunt introduse corect și faceți clic pe Înscriere și completați informațiile dvs. în formularul de înscriere.

Odată ce v-ați adăugat domeniul, va trebui să vă verificați domeniul. Puteți apoi să adăugați utilizatori și să creați conturi de e-mail pentru aceștia. Configurați înregistrări MX pentru ca toate e-mailurile dvs. să fie livrate către contul dvs. Zoho Mail. Migrați e-mailurile către Zoho Mail prin intermediul protocoalelor POP sau IMAP. Finalizați complet configurațiile SPF și DKIM. Citiți în detaliu despre aceste setări.

Dacă aveți deja un cont la Zoho, accesați Zoho Mail și faceți clic pe Enable Email Hosting din partea de sus a paginii și urmați pașii de mai sus pentru a vă configura domeniul.

Dacă doriți să cumpărați un domeniu nou:

Dacă nu „Nu aveți un domeniu propriu, puteți cumpăra unul în timp ce vă înscrieți. Selectați Cumpărați un domeniu nou pentru afacerea mea și introduceți un nume de domeniu ideal pentru afacerea dvs. și verificați disponibilitatea acestuia. Dacă este disponibil, vă puteți înscrie la Zoho și puteți achiziționa domeniul. Când înregistrați un domeniu cu Zoho Mail, setările DNS vor fi preconfigurate. Citiți în detaliu despre cumpărarea unui domeniu nou.