Wenn Sie Ihren Debitorenalterungsbericht mindestens monatlich und im Idealfall häufiger überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden und Kunden bezahlen Sie. Zumindest erfahren Sie, wo sie stehen, sodass Sie bei Bedarf Schritte zum Sammeln unternehmen können.

Erklärte Forderungen

Forderungen, die manchmal als „Forderungen“ oder „A / R“ bezeichnet werden, sind die Beträge, die ein Unternehmen seinen Kunden schuldet. Sie können sie als „Zahlungen aufgrund meines Geschäfts“ betrachten.

Forderungen gelten als Wirtschaftsgut, weil sie einen Wert haben. Sie sind „der Gesamtbetrag, der Ihrem Unternehmen geschuldet wird. Sie sind in der Liste der Vermögenswerte ganz oben, weil sie in Bargeld umgewandelt werden können. Sobald sie „bezahlt“ werden, werden sie zu Bargeld.

Einige Bargeldunternehmen oder Unternehmen, die stark auf einen Kunden angewiesen sind, der Kreditkarten verwendet, haben keine Forderungen. Wenn Sie Ihren Kunden jedoch eine Rechnung stellen und ihnen Bedingungen wie die Zahlung über einen bestimmten Zeitraum anbieten, möchten Sie in der Lage sein, einen A / R-Alterungsbericht zu erstellen, damit Sie sehen können, wie viel von jedem von ihnen fällig ist.

Rechnungslegungsmethode und Forderungen

Sie verwenden wahrscheinlich die periodengerechte Rechnungslegungsmethode im Gegensatz zur Bargeldbuchhaltung, wenn Ihr Unternehmen eine angemessene Anzahl von Kunden hat, die dies nicht tun Sofort zahlen. Diese Buchhaltungsmethode wird verwendet, um Einnahmen und Ausgaben im richtigen Jahr abzugleichen. Bei der periodengerechten Buchhaltung können Sie einen Forderungsbetrag in das Bruttoeinkommen des Steuerjahres einbeziehen, wenn Sie Ihr Recht auf Erhalt des Geldes und des Betrags mit begründen können Zum Beispiel eine Rechnung.

Der Vorgang des Sammelns von Geld von Kunden in dieser Art von Geschäft ist normalerweise beginnt mit einer Rechnung – einer Rechnung an den Kunden. In der Rechnung ist der fällige Betrag und der Zeitpunkt der Fälligkeit einschließlich der Zahlungsbedingungen angegeben. Die Zahlungsbedingungen enthalten manchmal einen Rabatt für die vorzeitige Zahlung. Sie können auch die Bedingungen und die Gebühr für die Verlängerung der Zahlungszeit enthalten.

Bericht über das Altern von Forderungen

Das Altern von Forderungen, manchmal auch als Abgleich von Forderungen bezeichnet, ist der Prozess der Kategorisierung aller von all Ihren Kunden geschuldeten Beträge, einschließlich der Zeitspanne, in der Beträge waren ausstehend und unbezahlt. Sie „altern“ diese Informationen. Der Alterungsbericht wird verwendet, um Schulden einzutreiben und Kredite aufzunehmen.

Zu den Standardkategorien für diesen Berichtstyp gehören:

• Aktuell: Sofort fällig
• 1 bis 30 Tage: Fällig innerhalb der nächsten 30 Tage
• 31 bis 60 Tage: Ein Monat überfällig
• 61 bis 90 Tage: Zwei Monate überfällig
• 91 Tage und mehr: Mehr als zwei Monate überfällig

Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen hat, die zu unterschiedlichen Zeiten eingegangen sind, zeigt der Bericht, wie viel fällig ist und um wie viel Uhr. Beispielsweise könnte ein Forderungsalterungsbericht für JR’s Delicatessen ungefähr so lauten:

• 230 USD 30 Tage
• 120 60 Tage
• $ 390 Über 90 Tage.

Der Zweck dieser Forderungsalterung besteht darin, Ihnen zu zeigen, mit welchen Forderungen dringender umgegangen werden muss, weil sie “ Ich bin schon länger überfällig. Dieser Bericht ist Standard bei den meisten Softwareprogrammen für die Unternehmensbuchhaltung, einschließlich Online-Systemen.

Bedeutung eines Berichts über das Altern von Forderungen

Regel Nummer eins beim Inkasso lautet: Je länger eine Schuld geschuldet wird, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie „Sie werden in der Lage sein, es einzuziehen. Das Wissen über Ihre Kunden und deren Schulden ist entscheidend, um von ihnen einzuziehen.

So verwenden Sie einen A / R-Alterungsbericht

Sehen Sie sich zunächst die größten von allen Kunden geschuldeten Geldbeträge an. Sind diese Beträge aktuell? Sind sie 30 Tage? Oder waren diese Rechnungen 120 Tage oder länger ausstehend?

Betrachten Sie das 80/20-Prinzip (manchmal auch als Pareto-Prinzip bezeichnet), das besagt, dass ungefähr 80% der Probleme von 20% der Gruppe verursacht werden. Wenn Sie sich auf die 20% konzentrieren, die Kunden mit den höchsten Salden, Sie maximieren Ihre Sammlungen. Dies bringt Ihnen die höchste Rendite. Bestimmen Sie, wie Sie mit jeder dieser großen Rechnungen umgehen, schreiben Sie dann einen Plan auf und lassen Sie Ihren Debitorenmanager arbeiten.

Nehmen Kunden für Sammlungen

Sehen Sie sich nun die Rechnungen an, die über einen langen Zeitraum fällig waren. Stellen Sie fest, ob Sie bereit sind, jeden dieser Kunden zum nächsten Schritt des Inkassoprozesses zu führen, die Konten an ein Inkassobüro zu senden oder Klage bei einem Gericht für geringfügige Forderungen einzureichen. Möglicherweise wissen Sie, dass die Frau eines Kunden an Krebs im Endstadium leidet könnte beschließen, diese Person nicht vor Gericht zu bringen.Es ist Ihr Unternehmen, damit Sie entscheiden können.

Verwenden Sie schließlich Ihr Inkassosystem, um zu bestimmen, wie Sie alle Kunden mit Rechnungen kontaktieren, die 30 Tage oder länger überfällig sind. Lassen Sie sich vom System leiten, aber zögern Sie nicht, Ausnahmen zu machen.

Bevor Sie versuchen, jemanden wegen einer Forderungsausfall vor Gericht zu bringen, sollten Sie sich des Statuts Ihres Staates bewusst sein von Einschränkungen für Sammlungen. Dieser Zeitraum variiert je nach Status.

Der durchschnittliche Erfassungszeitraum

Möglicherweise möchten Sie auch ein Geschäftsanalyseverhältnis berechnen, das als „durchschnittlicher Erfassungszeitraum“ bezeichnet wird. Diese Berechnung zeigt die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die zum Sammeln Ihrer Geschäftsverkäufe benötigt werden. Sie können sehen, ob dieses Verhältnis mit der Zeit steigt und die Erfassung lange dauert.

Die Formel für die durchschnittliche Erfassungsdauer lautet:

Was Wenn Sie nicht einziehen können?

Sie können möglicherweise einen Forderungsausfall in Ihrer Gewerbesteuererklärung geltend machen, wenn Sie eine Forderung nicht einziehen können. Dazu müssen Sie die Abgrenzungsmethode verwenden.

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