Jag tycker om Microsoft PowerPoint som ett test av grundläggande marknadsföringsförmåga. För att skapa en godkänd presentation måste jag visa designfärdigheter, teknisk läskunnighet och en känsla av personlig stil.

Om presentationen har problem (som ett oavsiktligt teckensnitt, en trasig länk eller oläslig text) , då har jag förmodligen misslyckats med testet.

Ladda ner nu

Även om min muntliga presentation är väl inövad kan en dålig visuell upplevelse förstöra den för publiken.

Expertis betyder inget utan en bra presentation för att säkerhetskopiera den. Till att börja med, ta din samling av gratis PowerPoint-mallar nedan och använd tipsen som följer för att göra din nästa presentation perfekt.

Oavsett ditt ämne, framgångsrika PowerPoints beror på tre huvudfaktorer: ditt kommando över PowerPoint designverktyg, din uppmärksamhet på presentationsprocesser och din hängivenhet till konsekvent stil. Här är några enkla tips som hjälper dig att börja behärska var och en av dessa faktorer och glöm inte att kolla in de ytterligare resurserna längst ner i det här inlägget. / p>

Hur man gör en PowerPoint-presentation

En presentation består av flera bilder och nu när du vet hur du gör en kan du gå djupare in i PowerPoint funktioner.

Öppna en tom presentation igen eller börja från en som du redan har skapat.

Om du redan har skapat en presentation, dubbelklickar du på ikonen för att öppna den befintliga f ile. I annat fall öppnar du Microsoft PowerPoint, klickar på ”Arkiv” i det övre vänstra hörnet och klickar på ”Ny presentation.” Därifrån kan du följa anvisningarna för att ställa in en ny presentation.

Välj ett ”tema” eller skapa ditt eget.

Microsoft erbjuder inbyggda teman och färgvariationer som hjälp du utformar dina bilder med ett sammanhängande utseende. För att välja bland dessa förbyggda teman, välj fliken ”Arkiv” igen, välj ”Ny”, välj ett av alternativen och klicka på ”Skapa”.

Annars kan du använda PowerPoint-element, din designkänsla och ditt varumärkes färgpalett för att skapa ditt eget ”tema.”

Skapa en mängd bilder för olika ändamål.

Du vill inte presentera samma exakt bild, bara med olika innehåll på den. Detta skulle göra din publik trött. Se till att du skapar flera varianter, som rymmer några av de vanliga användningsområdena för bilder. Du behöver åtminstone:

• En titelbild
• En agenda eller innehållsförteckning bild
• En bild som introducerar högtalaren
• Olika innehållsbilder (skapa olika layouter med tanke på vilken typ av multimedia du kommer att använda)

Använd funktionen Duplicera bilder för att spara tid.

Det finns ingen anledning att skapa dessa mönster om och om igen. Nu när du har några att rita på kan du helt enkelt duplicera dem innan du matar in ditt innehåll. Så här gör du:

1. I den vänstra rutan högerklickar du på miniatyren av bilden som du vill kopiera.
2. Välj ”Duplicera bild” från popup-menyn.

Detta lägger automatiskt till en kopia av den här bilden i presentationen. Därifrån kan du anpassa den efter dina behov.

Lägg till övergångar till dina bilder (valfritt).

Gjort bra, övergångar kan lägga lite rörelse och showmanship till din presentation . PowerPoint har flera övergångar inbyggda för dig att välja mellan.

För att komma åt dem, välj fliken ”Övergångar” från det övre bandet. Därifrån kan du välja en övergång för att förhandsgranska på skärmen. För att anpassa det ytterligare, klicka på ”Effektalternativ” och spela med funktionerna för att hitta något som passar dig. För att ta bort en övergång, välj ”Övergångar” och klicka på ”Ingen.”

Lägg till animationer i dina bilder (valfritt).

Liksom övergångar kan animationer lägga till rörelse, avslöja information och hjälpa dig att understryka de punkter du vill träffa under ditt tal. animera ett element, följ dessa steg:

1. Välj det element du vill animera genom att klicka på det.
2. Välj ”Animationer” från det övre bandet.
3. Du kan välja mellan flera effekter som visas i menyfliksområdet.
4. Om du klickar på en får du en förhandsgranskning.
5. För att anpassa animeringen väljer du ”Effektalternativ . ”
6. Om du vill ta bort en animering klickar du på” Ingen ”i menyfliksområdet.

Några av sätten att anpassa animationer inkluderar:

• On Click
• Med föregående
• Efter föregående
• Varaktighet
• Fördröjning

Dessa beskriv hur du vill att effekten ska fungera, så leka med dem tills du hittar en effekt som passar dig.

Du har också möjlighet att flytta animationer när du redigerar dig ur glider med funktionen ”Ordna om animering” i det övre bandet.

Spara din presentation.

Klicka på ”File” och ”Save”, och se till att ange vilken mapp eller destination du vill att din PowerPoint ska lagras.

Kör presentationen.

Det är alltid bra att göra en provkörning för att se till att dina bilder är korrekt inställda och att dina animationer skjuter ut du förväntar dig att de gör det.

För att presentera din PowerPoint, gå till fliken ”Bildspel” och klicka på ”Spela från start”. Bilden täcker hela skärmen och blockerar skrivbordet och PowerPoint-programvaran. Detta är så att din publik (i det här fallet du för provkörningen) enbart är fokuserad på de visuella elementen i din presentation.

Framåt bilderna.

När du är klar med en bild och vill visa nästa i din sekvens, klicka med musen i presentationsläge. Detta kommer att flytta bilden.

PowerPoint-stil

1 . Låt inte PowerPoint avgöra hur du använder PowerPoint.

Microsoft ville förse PowerPoint-användare med många verktyg. Men det betyder inte att du ska använda dem alla. Här är några viktiga saker att se upp för:

• Se till att förinställda PPT-teman kompletterar dina behov innan du använder dem.
• Försök att komma bort från att använda Microsoft Office standard teckensnitt, Calibri och Cambria. Att använda dessa två typsnitt kan göra att presentationen verkar överväldigande.
• Professionella ska aldrig använda PPT: s actionljud. (Tänk på din publik ovanför dina personliga preferenser).
• PowerPoint gör bulleting automatiskt, men fråga dig själv: Är kulor verkligen lämpliga för vad du behöver göra? Ibland är de, men inte alltid.
• Nya standardinställningar för PPT inkluderar en liten skugga i alla former. Ta bort den här skuggan om den egentligen inte behövs. Lämna inte formerna i standardblått.

2. Skapa anpassade bildstorlekar.

Medan du kan vanligtvis komma undan med standardbildstorleken för de flesta presentationer, du kan behöva justera den för större presentationer på konstigt stora skärmar. Om du behöver göra det här gör du.

Tips: Ändra storlek på din glider innan du lägger till några objekt till dem eller annars blir dina objekts mått snedställda.

3. Redigera din bildmalldesign.

Ofta är det mycket lättare att redigera din PowerPoint-mall innan du börjar – på det här sättet behöver du inte utforma varje bild för hand. Så här gör du det.

• Välj ”Teman” i den övre navigeringen.
• Längst till höger klickar du på ”Redigera mastern” och sedan på ”Slide Master. ”
• Gör eventuella ändringar som du gillar och klicka sedan på” Stäng master. ”Alla nuvarande och framtida bilder i presentationen använder den mallen.

4. Skriv text med din publik i åtanke.

En viktig del av ett PowerPoint-innehåll är text. Bra kopia kan göra eller bryta din presentation, så att utvärdera ditt skrivna arbete från några olika vinklar kan göra att du verkar mer övertygande. Att tänka på hur din text tas emot skiljer bra presentatörer från de bästa.

Typografi:

Många underskattar typsnittets inflytande, men det är viktigt att välja rätt typsnitt – uppfattningen om din typsnitt kan påverka publikens intryck av dig. rätt teckensnitt är ett tillfälle att förmedla konsekvent varumärkespersonlighet och professionalism.

Vissa teckensnitt ses som rena och professionella, men det betyder inte att de är tråkiga. Ett vanligt misstag är att teckensnittet inte är t ”spännande” nog, vilket kan leda dig att välja ett teckensnitt som distraherar från ditt övergripande meddelande.

Källa: Workfront

Med detta sagt kan du fortfarande använda roliga och excentriska teckensnitt – med måtta. Att kompensera ett roligt typsnitt eller stora bokstäver med något mer professionellt kan skapa en engagerande presentation. Framför allt, se till att du är konsekvent så att din presentation ser likadan ut i varje bild så att din publik inte blir distraherad av för många olika teckensnitt.

Källa: Design Shack

5. Se till att alla dina objekt är korrekt inriktade.

Att ha rätt inriktade objekt på din bild är nyckeln till att få det att se polerat och professionellt ut. Du kan försöka radera dina bilder manuellt … men vi vet alla hur det vanligtvis fungerar. Du försöker se till att alla dina objekt hänger i mitten av bilden, men när du drar dem dit ser det fortfarande inte riktigt ut. Bli av med ditt gissningsspel och låt PowerPoint utöva sin magi med detta trick.

Så här justerar du flera objekt:

• Markera alla objekt genom att hålla ner ”Skift” och klicka på dem alla.
• Välj ”Ordna” i det övre alternativfältet och välj sedan ”Justera eller distribuera.”
• Välj vilken typ av justering du vill ha.

Så här justerar du objekt till bilden:

• Markera alla objekt genom att hålla nedåt ”Skift” och klicka på dem alla.
• Välj ”Ordna” i det övre alternativfältet och välj sedan ”Justera eller distribuera.”
• Välj ”Justera till bild.”
• Välj ”Ordna” i det övre alternativfältet igen och välj sedan ”Justera eller distribuera.”
• Välj vilken typ av justering du vill ha.

PowerPoint-design

6. Använd ”Formatmenyer” för att bättre styra dina objekts design.

Formateringsmenyer låter dig göra finjusteringar som annars verkar omöjliga. För att göra detta högerklickar du på ett objekt och väljer alternativet ”Format”. Här kan du finjustera skuggor, justera formmätningar, skapa reflektioner och mycket mer. Menyn som dyker upp ser ut så här:

Även om huvudalternativen finns i PowerPoints formatverktygsfält, leta efter fullständig kontroll i formatfönstrets meny. Andra exempel på tillgängliga alternativ är:

• Justera text inuti en form.
• Skapa en naturlig perspektivskugga bakom ett objekt.
• Omfärga foton manuellt och med automatiska alternativ.

7. Dra nytta av PowerPoints former.

Många användare inser inte hur flexibla PowerPoints formverktyg har blivit. I kombination med de utökade formatalternativen som Microsoft släppte 2010 är potentialen för bra design med former lätt tillgänglig. PowerPoint ger användaren en massa fantastiska formalternativ utöver de traditionella rektangulära, ovala och rundade rektangelmönstren, till skillnad från till och med professionella designprogram som Adobe Creative Suite eller Quark.

Dagens former inkluderar en mycket funktionell smart form funktion, som gör att du kan skapa diagram och flödesscheman på nolltid. Dessa verktyg är särskilt värdefulla när du tänker på att PowerPoint är ett visuellt medium. Avsnitt och punktlistor är tråkiga – du kan använda former för att uttrycka ditt budskap tydligare.

8. Skapa anpassade former.

När du skapar en form högerklickar du och trycker på ”Redigera poäng.” Genom att redigera punkter kan du skapa anpassade former som passar ditt specifika behov. Du kan till exempel forma pilarna för att passa de dimensioner du vill ha.

Ett annat alternativ är att kombinera två former tillsammans. När du väljer två former högerklickar du och går till undermenyn ”Gruppering” för att se olika alternativ.

• Kombinera skapar en anpassad form som har överlappande delar av de två tidigare formerna ut.
• Union gör en helt sammanslagen form.
• Intersect bygger en form av endast de överlappande delarna av de två tidigare formerna.
• Subtrakt skär ut överlappningen del av en form från den andra.

Genom att använda dessa verktyg i stället för att försöka redigera punkter exakt kan du skapa exakt uppmätta anpassade former.

9. Beskär bilder i anpassade former.

Förutom att skapa anpassade former i din presentation kan du också använda PowerPoint för att beskära befintliga bilder till nya former.Så här gör du det:

Läs mer om hur du skapar bilder för dina marknadsföringskanaler i videon nedan.

10. Presentera webbplatser inom PowerPoint.

Tradition säger att om du vill visa en webbplats i en PowerPoint, ska du bara skapa en länk till sidan och be en webbläsare att öppna. För PC-användare finns det ett bättre alternativ.

Programvara från tredje part som integreras fullt ut i PowerPoints utvecklarflik kan användas för att bädda in en webbplats direkt i din PowerPoint med en vanlig HTML-iframe. Ett av de bästa verktygen är LiveWeb, en tredjepartsprogramvara utvecklad oberoende.

Genom att använda LiveWeb, du behöver inte avbryta din PowerPoint, och din presentation kommer att förbli flytande och naturlig. Oavsett om du bäddar in en hel webbsida eller bara en YouTube-video kan det vara en förbättring av högsta kvalitet från tredje part.

Tyvärr , Mac-användare har inte ett liknande alternativ andra valet är att ta skärmdumpar av webbplatsen, länka in via en webbläsare eller bädda in media (som en YouTube-video) genom att ladda ner den direkt till din dator.

11. Försök använda GIF-filer.

GIF-filer är loopade animerade bilder som används för att kommunicera en stämning, idé, information och mycket mer. Användare lägger till GIF-filer i Powerpoints för att vara roliga eller snabbt demonstrera en process. Det är enkelt att lägga till GIF-filer i dina bilder. För att göra det, följ bara dessa steg:

PowerPoint-process

12. Håll det enkelt.

PowerPoint är ett utmärkt verktyg för att stödja din presentation med visuell information, grafik och kompletterande poäng. Detta innebär att din powerpoint inte ska vara hela presentationen. Dina bilder – oavsett hur kreativa och vackra – borde inte vara stjärnan i show. Håll din text och bilder tydliga och koncisa och använd dem bara för att komplettera ditt budskap och din auktoritet.

Om dina bilder har tät och rörig information kommer det både att distrahera din publik och göra det mycket mer troligt att du tappar deras uppmärksamhet. Ingenting i dina bilder ska vara överflödiga! Håll din presentation övertygande genom att hålla den ren. Det finns några sätt att göra detta:

• Begränsa punktpunkter och text.
• Undvik stycken och långa citat.
• Behåll ”vitt utrymme” eller ”negativt utrymme”.
• Håll procentsatser, grafer och data super grundläggande.

13. Bädda in dina teckensnittsfiler.

Ett ständigt problem som presentatörer har med PowerPoint är att teckensnitt verkar förändras när presentatörer flyttar från en dator till en annan. I själva verket förändras inte teckensnitten – presentationsdatorn har bara inte samma teckensnittsfiler installerade. Om du använder en dator och presenterar på en dator, går det smidigt att lösa problemet. (När du involverar Mac-system är lösningen lite tuffare. Se Tips 11.)
Här är tricket: När du sparar din PowerPoint-fil (endast på en dator), ska du klicka på Spara alternativ i ”Spara som … ”dialogfönster. Markera sedan kryssrutan ”Bädda in TrueType-teckensnitt” och tryck på ”OK”. Nu kommer presentationen att behålla teckensnittsfilen och dina teckensnitt ändras inte när du flyttar datorer (såvida du inte ger din presentation på en Mac).

14. Spara dina bilder som JPEG-filer.

I PowerPoint för Mac 2011 finns det inget alternativ att bädda in teckensnitt i presentationen. Så om du inte använder allestädes närvarande typsnitt som Arial eller Tahoma, kommer din PPT sannolikt att stöta på typsnittsändringar på olika datorer.

Det säkraste sättet att undvika detta är genom att spara din slutliga presentation som JPEG och sedan infoga dessa JPEG-bilder på dina bilder. På en Mac kan användare enkelt dra och släppa JPEG: erna i PPT med snabb laddningstid. Om du inte använder åtgärder i din presentation, fungerar det här alternativet särskilt bra.

Om du vill att din presentation ska visas ”animerad”, måste du göra lite tinkering. Allt du behöver göra är att spara JPEG-bilder för varje ”ram” i animationen. Sedan, i din slutpresentation, kommer du bara att visa dessa JPEG-filer i den ordning du vill att animationen ska visas. Medan du tekniskt sett har flera nya bilder istället för en original, din publik kommer inte att känna till skillnaden.

Ett viktigt övervägande: Om din PPT innehåller många JPEG-filer kommer filstorleken att öka.

15. Bädda in multimedia.

PowerPoint låter dig antingen länka till video- / ljudfiler externt eller att bädda in media direkt i din presentation. Du bör bädda in dessa filer om du kan, men om du använder en Mac kan du faktiskt inte bädda in videon (se anmärkning nedan). För datorer är två stora skäl för inbäddning:

• Med inbäddning kan du spela media direkt i din presentation. Det ser mycket mer professionellt ut än att växla mellan Windows.
• Inbäddning innebär också att filen förblir inom PowerPoint-presentationen, så den ska spela normalt utan extra arbete (utom på en Mac).

Obs: Mac OS-användare av PowerPoint bör vara extra försiktiga med att använda multimediefiler.

Om du använder PowerPoint för Mac måste du alltid ta med videon och / eller ljudfil med dig i samma mapp som PowerPoint-presentationen. Det är bäst att bara infoga video- eller ljudfiler när presentationen och den innehållande mappen har sparats på en bärbar enhet i sin permanenta mapp. Om presentationen kommer att spelas på en Windows-dator måste Mac-användare också se till att deras multimediafiler är i WMV-format. Det här tipset blir lite komplicerat, så om du vill använda PowerPoint effektivt, överväga att använda samma operativsystem för att designa och presentera, oavsett vad.

16. Ta med egen hårdvara.

Mellan operativsystem är PowerPoint fortfarande lite hoppande. Även mellan olika PPT-versioner kan saker och ting förändras. Ett sätt att lösa dessa problem är att se till att du har rätt hårdvara – så ta bara med din egen bärbara dator när du ”presenterar.

17. Använd” Presenter View. ”

I de flesta presentationssituationer kommer det att finnas både en presentatörsskärm och den huvudsakliga projicerade skärmen för din presentation. PowerPoint har ett fantastiskt verktyg som heter Presenter View, som finns på fliken ”Bildspel” i PowerPoint 2010 (eller 2011 för Mac). Ingår i Presenter View är ett område för anteckningar, en timer / klocka och en presentationsvisning.

För många presentatörer kan detta verktyg hjälpa till att förena deras talade presentation och deras visuella hjälpmedel. Du vill aldrig få PowerPoint att verka som en stapel anteckningar som du använder en krycka. Använd alternativet Presenter View för att skapa en mer naturlig presentation.

Pro-tips: I början av presentationen bör du också trycka på CTRL + H för att få markören att försvinna. Om du trycker på ”A” -tangenten kommer den tillbaka om du behöver det!

Med stil-, design- och presentationsprocesser kan du göra mycket mer med PowerPoint än bara presentationer för dina kunder. PowerPoint och liknande bildapplikationer är flexibla verktyg som inte bör glömmas bort. Med en bra mall kan du vara på väg att skapa presentationer som gör publiken imponerad.

Redaktörens anmärkning: Det här inlägget publicerades ursprungligen i augusti 2019 och har uppdaterats för att göra det mer omfattande.

Ursprungligen publicerat 10 september 2020 5:30 : 00.00, uppdaterad 25 januari 2021