Skicka e-post med en begäran om ledighet är ett modernt, formellt sätt att be om några arbetsdagar av en specifik anledning. Anställda får ett visst antal sjuk- och semesterledigheter varje år beroende på företagets policy. Innan du skickar din e-post till ledighetsansökan bör du bekanta dig med företagets ledighetspolicy. Detta säkerställer att du gör begäran korrekt.

Lämna begäran via e-post

Varför ska du skicka en begäran om ledighetsförfrågan

En e-post för ledighetsförfrågan är ett officiellt elektroniskt dokument som informerar dina överordnade och arbetsgivare att du planerar att ta en paus från jobbet under en viss tidsperiod. Du måste ha en legitim anledning för att ta ledighet om du vill att dina arbetsgivare ska godkänna din begäran.

Oavsett om du planerar att skriva ett personligt e-post- eller sjukledighets-e-post är det viktigt att ha begäran skriftlig. Här är de främsta anledningarna till att du skulle skicka det här e-postmeddelandet:

För dokumentation

Om du inte vill hamna i några problem, måste du ha din ansökan om ledighet och alla motsvarande svar på det dokumenterade. Genom att göra detta bevaras dina rättigheter och ditt företags rättigheter om det uppstår konflikter eller oenigheter. I ett sådant fall kan du visa e-postmeddelandena som bevis på att du fick godkännandet innan du gick på ledighet.

För ditt företags godkännandeförfaranden

De flesta företag har sina egna godkännandeförfaranden för löv. Kontrollera om du måste skicka en tryckt kopia eller ett e-postmeddelande om ledighet är tillräckligt. På det sättet bryter du inte mot några företagsregler.

Anledningar till att skriva en begäran om ledighetsförfrågan

Det finns olika anledningar till varför anställda tar ledighet. När du försöker kontrollera prov på dessa brev kan du se e-postprover på sjukdagar, personliga e-postprover med mera och mer. Anledningen till att du anger i din e-post kan vara:

• Årlig ledighet: Detta är den vanligaste anledningen till att arbetsgivare ser på e-postmeddelanden om ledighet. De flesta anställda får ett visst antal dagar varje år som de kan ta separat eller alla samtidigt.
• Semester- eller semesterledighet: För de flesta företag är det samma som den årliga ledigheten. Men för dem som innehar höga positioner kan de ha en separat semester eller semesterledigheter.
• Sjukfrånvaro: Skicka ett sjukfrånvaro-e-post om du inte kan komma till jobbet på grund av en sjukdom eller skada. Beroende på ditt företags policy kan du behöva tillhandahålla ytterligare dokumentation för denna typ av ledighet.
• Oavlönad ledighet: Även om du fortfarande kan få ett godkännande för denna typ av ledighet, får du inte betalt för det. De flesta använder denna typ av ledighet om de redan har förbrukat alla sina årliga semester.
• Nödledighet: Detta kallas också en kortvarig ledighet och du kan använda den i nödsituationer.
• Ledighet: För denna typ av ledighet skulle du avvika från dina uppgifter och skyldigheter men du skulle fortfarande vara anställd i företaget. Att få godkännande för denna typ av ledighet beror på din anledning.
• Utbildningsledighet: Detta är en speciell typ av ledighet där företaget tillåter sina anställda att ta ledigt från arbetet för utbildningsändamål som att delta i seminarier, kurser, och liknande.
• Mammaledighet: Kvinnor får denna typ av ledighet före och efter att de förlossat sitt barn. För det mesta får de också kompensation medan de är lediga.
• Kompensationsledighet: Anställda som arbetar överdagar eller timmar kan få denna typ av ledighet.
• Kompassionsledighet: Denna typ av semester ledighet går till anställda som har upplevt en olycklig händelse i sitt liv som personlig kris eller död.

Tips för att skapa din e-post för ledighetsförfrågan

Många anställda kan känna viss nivå av oro när man begär ledighet. Men detta borde inte vara fallet eftersom anställda tjänar dessa löv, särskilt om de redan har varit hos företaget under en betydande tidsperiod.

Så länge du skriver en e-post för professionell ledighetsförfrågan och du har en legitim anledning kommer din arbetsgivare inte att ha en anledning att avslå din begäran. För att hjälpa dig att skapa ett bra e-postmeddelande med lediga ansökningar, här är några tips:

Använd en artig och trevlig ton

Om du vill göra ett gott intryck är det första steget. Att komponera din e-post på det här sättet gör det till en bra läsning som i sin tur ökar chansen att din begäran blir godkänd.

Ange din anledning

Inget personligt eller sjukdags e-postprov skulle vara komplett utan anledning. Du kan inte begära ledighet bara för att du vill ha en. Se också till att du har en legitim anledning om du vill ha ett bra resultat.

Ge tydliga detaljer

Många arbetsgivare är mycket detaljorienterade.Så du kanske vill ha tydliga detaljer som datum eller tid för din semester. Inkludera också det exakta datumet när du kommer tillbaka till jobbet. Ange också om de kan kontakta dig eller inte när du är ledig.

Om du tar en lång ledighet är det också en bra idé att ge information om de aktuella uppgifterna eller projekten du lämnar Bakom. Om du har tilldelat någon att arbeta med dessa eller ta hand om några problem medan du är borta, inkludera dessa uppgifter i din e-post till förmån för din arbetsgivare.

Skicka din begäran i förväg

Slutligen, skicka aldrig din begäran om ledighetsförfrågan bara en dag eller två innan du tar ledighet. Ge din arbetsgivare tillräckligt med tid för att godkänna ledigheten och planera saker när du är utanför kontoret. Detta ökar också chanserna för att din begäran blir godkänd.

Överväganden innan du skickar din e-post för ledighetsförfrågan

Om du redan har planerat din ledighet bör du skicka en e-post om ledighetsförfrågan direkt efter du har slutfört alla dina planer. Det finns också några överväganden du måste ta innan du skickar din begäran. Dessa inkluderar:

Företagskrav

Om du planerar att lämna under en mycket hektisk tid för ditt företag när de behöver dig, förvänta dig att din begäran blir nekad. Det är viktigt för dig att tänka på vilken effekt din ledighet skapar i arbetsmiljön. Även om det är din rätt att ta ledighet en gång i taget, måste du också tänka på lämplig tid för att ta din ledighet.

Även om du trycker på din ledighet och kräver att dina arbetsgivare godkänner det kanske du inte roa dig för att du tänker på ditt företag eller de försöker fortsätta att nå dig för bekymmer.

Din ersättare eller ansvarig

Detta är särskilt viktigt om du planerar att ta en lång ledighet. Du kan tilldela en ersättare eller en person som ansvarar för dina uppgifter. Hur som helst måste du instruera den här personen väl och informera din arbetsgivare om att du har orienterat personen om vad du ska göra medan du är borta.

Uppsägningstiden

Som nämnts, det är viktigt att skicka din begäran om ledighet så tidigt som möjligt. På så sätt förväntar sig din arbetsgivare att du inte kommer till jobbet och han kan planera för det.

Helgdagar

Kontrollera om de dagar du planerar att ta din semester sammanfaller med eventuella allmänna helgdagar. I sådana fall behöver du inte ens göra en begäran alls, särskilt om ditt företag stänger under allmänna helgdagar.

Fel som ska undvikas när du skriver en e-post för ledighetsförfrågan

När det handlar om att skriva personliga lediga mejl, sjukledighetsmeddelanden och till och med andra typer av formella e-postmeddelanden på jobbet, det finns några misstag du måste undvika. Tänk på att när du skickar ett mejl till någon annan på kontoret återspeglar det din egen professionalism. Här är några misstag du måste undvika när du skriver din e-post:

Använd inte en hälsning eller en avslutning

När du skapar ett e-postmeddelande bör du alltid börja med en hälsning. Utan detta verkar din e-post krävande och kortfattad. Avsluta också din e-post med ett ordentligt avslutande uttalande för att visa din artighet och professionalism.

Att vara för avslappnad eller för formell

Lämna e-postmeddelanden och andra typer av kontormail måste ha en bra balans mellan formalitet och vänlighet. Det är inte lämpligt att skicka samma typ av e-post som du skickar till en av dina närmaste vänner till din chef. Se till att du behåller respekten i ditt e-postmeddelande.

Att vara för formell kanske inte passar bra hos vissa anställda. Att använda ett sådant språk kan göra att det verkar som om du är upprörd eller kräver något från mottagaren. Du måste hitta en bra balans mellan dessa ytterligheter när du skriver din e-post.

Använd frasen ”Till vem det kan oroa sig”

Detta är ett stort nej-nej, särskilt när du skickar ett e-postmeddelande om ansökan. För den här typen av e-post bör du redan veta vem du ska skicka den till. Använd därför namnet på personen i hälsningen istället för den här generiska frasen.

Ändrar inte ämnesrad

En av de viktigaste aspekterna av e-postmeddelanden är ämnesraden. När du skickar det första e-postmeddelandet, ange ett lämpligt ämne. Men om du har börjat med en ny tråd eller diskussion från det här e-postmeddelandet, se till att ändra ämnesraden också.

Klicka på ”svara alla” när du bara behöver svara på en person

Att göra detta kan vara en potentiellt pinsam situation, särskilt om din arbetsgivare bad dig att utarbeta din ”personliga anledning” och du ville inte att alla skulle ta reda på vad det är. Så innan du klickar på ”skicka”, se till att e-postmeddelandet bara innehåller e-posttillägget tryck på en mottagare i fältet ”Till:”.