Skrivet av Jes D.A.

E-postetikett är en vanlig kamp för studenter. Det är dock viktigt att spika ner, för professorerna i andra änden av dina e-postmeddelanden är etikettproffs. Och medan det ”är lite mer än skrämmande, betyder det också att vi kan gå direkt till källan – verkliga professorer ! – för att lära sig hur man skickar e-post till en professor.

De professorer som vi kontaktade gav omfattande svar fulla av underbar och tankeväckande feedback som hjälper studenter att skriva bättre e-post. Många teman återkom och det var ofta lätt att berätta att professorerna hade starka känslor för vissa etikettfrågor.

Från tips om hälsningar till innehåll och allt däremellan har dessa professorer gett råd för att hjälpa dig med e-post. dina professorer baserat på verkliga scenarier.

De har sett det värsta av dina e-postmeddelanden; de har sett det bästa av dina e-postmeddelanden. Så vad är takeaway?

Ha ett ordentligt grepp om det engelska språket

Det är viktigt att vara självmedveten när du skriver ett e-postmeddelande. Om du har en fast grepp om det engelska språket, borde du kunna skriva ett grammatiskt korrekt e-postmeddelande där allt stavas på rätt sätt, ordvalet är akademiskt och tonen är lämplig.

Det engelska språket är dock knepigt , och det kan vara svårt att spika ner detaljerna. Om du kämpar med grammatik eller tenderar att förbise fel kommer det att vara svårt att kommunicera professionellt med din professor. Som sådan kanske du vill ha din skrivkorrigering för att se till att din e-postadress är helt felfri.

Dr. Brandon Gilroyed, en anaerob matsmältnings- och biobränsleforskningsassistent vid University of Guelph Ridgetown Campus, konstaterar vikten av korrekt stavning och grammatik när du skickar e-post till en professor: ”Jag har sett massor av e-postmeddelanden skrivna helt med gemener och utan skiljetecken, troligtvis för att meddelandet skrevs på en smartphone. ”

Även om det kan vara bekvämare att skriva på din telefon, säger Dr. Gilroyed att det fortfarande betecknar dålig etikett. ”Det är svårt att ta avsändaren av ett meddelande med stavnings- och grammatiska fel på allvar,” säger han.

Att ha ett ordentligt grepp om det engelska språket. slutar inte med stavning och versaler. Tydlighet i innehållet i din e-post är avgörande om du vill att din professor ska svara positivt. Om ett e-postmeddelande inte är välskrivet kan det vara svårt att förstå dess innehåll.

Dr. Ted Vokes, en adjungerad fakultetsmedlem vid Institutionen för psykologi vid University of Windsor, har undervisat mer än 100 kurser, mellan Institutionen för psykologi och Odette School of Business. Så han förstår skillnaden mellan ett välskrivet och dåligt skrivet e-postmeddelande. Han säger, ”Om det är värt att skicka e-postmeddelandet, är det värt att läsa igenom innan man skickar det. Jag vill verkligen hjälpa eleverna, men om jag inte kan förstå frågan, är jag förlorad på hur man hjälp. ”

Titta över din e-postadress

Här är ytterligare ett tips där självmedvetenhet är nyckeln. E-post med din student e-postadress, om du har en. Om du inte gör det eller inte kan använda det av någon anledning, var mycket medveten om vad din privata e-postadress kommunicerar med din professor. Jag var tvungen att ändra e-postadressen här av sekretessskäl, men jag kan berätta att Dr MJ Toswell, professor vid Institutionen för engelska vid Western University, noterade att hon en gång fick ett e-postmeddelande skickat från ett konto som var oprofessionellt som ”fuzzypyjamas @ exempel.com, ”vilket är hennes” bästa exempel på ett dåligt e-postkonto. ” Överens!

Det är uppenbart att en e-postadress som denna inte skickar ett professionellt meddelande till din professor, och etikett handlar om professionalism. Det finns dock ett ännu större problem med att använda privata e-postkonton: skräppost filter. Dr. Toswell berättar:

Min favorit hela tiden var en sekvens från förra året, på en fredagskväll. Den första e-posten klockan 20.00 frågade mig om ett uppdrag verkligen skulle vara online på måndag kväll. Det andra e-postmeddelandet kl. 21.00 frågade varför jag inte hade besvarat det första e-postmeddelandet ännu. Båda adresserades ”Hej” och skickades från en privat e-postadress som landade i min skräppost så jag såg dem inte förrän på lördag morgon och nästan raderade dem eftersom ämnesraden var tom också.

Så det bästa fallet är att du tappar den välbehövliga professionalismen, och det värsta fallet är att din e-post slutar oläst. Var mycket medveten om den e-postadress du använder för att mejla en professor och överväga noggrant vad den kan kommunicera.

Kontrollera kursplanen innan du börjar mejla

De flesta professorer noterade att studenter har ofta redan den information de söker innan de skickar ett mejl. Dr.Toswell betonar att hennes ”största elände” är relaterade till vikten av att kontrollera den information som redan finns tillgänglig för dig innan du börjar skicka e-post.

Hon konstaterar att studenter ofta frågar var eller när tentor är, vad innehåll ingår på tentor, eller till och med för att undantas från tentor, allt bara några timmar innan en tentamen är påbörjad. Dr. Toswell säger, ”Det är svårt att förklara artigt att kursmaterialet, kursplanen och min information klassdiskussioner har täckt dessa frågor, och de bör titta på webbplatsen. ”

Det är uppenbart att det är bäst att inte skicka din professor e-post för information som är redan tillgänglig, men du kanske inte inser att informationen är tillgänglig. Se till att lyssna i klassen, kolla kurswebbplatsen och hänvisa till kursplanen innan du skickar e-post till en professor. Dr. Manina Jones från engelska och skrivande avdelningen vid Western University konstaterar att ett återkommande tema hon och hennes kollegor möter är att studenter ställer frågor i co urse-kursplanen kan svara.

Hon råder: ”Innan du skjuter ut det e-postmeddelandet kan det aldrig skada att läsa noggrant igenom kursplanen för att se om informationen finns där.” Detta kommer att säkerställa att du inte kommer att komma över som ouppmärksam eller lat för dina professorer, vilket inte ger det bästa intrycket om du ställer en fråga eller begär en tjänst. Dr. Jones antyder också att kontroll av kursplanen också gäller hälsningar: ”Ofta kommer kursplanen att ge professorens föredragna adress.” På den noten..

Övertänk hälsningen

Eftersom hälsningen till ett e-postmeddelande vanligtvis bara är ett par ord är det lätt att förbise det. Hälsningen kräver dock noggrant övervägande, särskilt eftersom det är första raden i din e-post.

Dr. Gilroyed konstaterar att det är vanligt att få e-postmeddelanden som är för avslappnade, helt enkelt med ”Hej. ” Dr. Jan Plug, docent och chef för Center for the Study of Theory and Criticism vid Western University, instämmer i att studenter bör undvika att vända sig till sina professorer på detta sätt. Han säger: ”Naturligtvis beror allt detta på hur väl studenten känner till professorn, men när man börjar ett samtal kanske lite för mycket formalitet kanske inte är för mycket.” Han föreslår att man använder ett enkelt ”Kära” eller ”Hej” istället. ”Saker kan bli mer bekanta med tiden, men du kan verkligen inte gå fel och börja på det här sättet.”

Dr. Vokes konstaterar att en avslappnad hälsning dock kan vara lämplig i vissa situationer. hur väl du känner till professorn. Om du redan har korresponderat med den här professorn via e-post och i klassen kanske du vill använda en mer avslappnad hälsning. Dr. Vokes säger, ”Jag är helt bra med” Hej Dr. Vokes. ” Jag sätter en avslappnad ton i klassen, så jag är glad när studenterna känner sig bekväma att ställa frågor via e-post eller personligen på detta sätt. ”

Adressera din professor på lämpligt sätt

Sättet du vänder dig till din professor kommunicerar något både om dig och om personen du skickar e-post till, så det behöver uppmärksamhet. Dr. Jones konstaterar att din e-postadress ”kräver en formell hälsning och ett erkännande av professorens professionella status (och din egen! ). ”

Dessutom säger Dr. Plug att” elever kan vara för bekanta i sin e-poststil för snabbt. ” Du måste vända dig till din professor korrekt, naturligtvis, noga överväga hans eller hennes titel. Om din professor har doktorsexamen kanske han eller hon inte vill kallas ”professor”. På samma sätt kanske han eller hon inte uppskattar en ”Mr.” eller ”fru” och kanske föredrar att bli adresserad som ”professor.” en särskilt irriterande hälsning eftersom det gör antaganden om min civilstånd och könsroll. ”På samma sätt konstaterar Dr. Toswell att hon hatar att kallas fru Toswell så mycket, det är visceralt.” Det är definitivt inte den typ av reaktion som du vill få från en professor!

På samma sätt kan adresser som ”Sir” komma över som oprofessionella i e-postmeddelanden till din professor. ”Jag får ofta” Sir, ”vilket är bra, men det förmedlar helt klart till profs att du fortfarande tror att du går i gymnasiet,” konstaterar Dr. Vokes.

Dr. Vokes säger dock att han förstår hur han vänder sig till professorer. är förvirrande för studenter: ”Inte alla professorer är läkare. . . och inte alla läkare som undervisar är professorer. . . . Jag är session, men eftersom jag har blivit tillägg, är båda korrekta. Då är naturligtvis seniorstudenter som undervisar varken och ”Mr.” eller ”Ms.” är lämpligt. ”Det är förvirrande, men det betyder också att, när du får det rätt, kommer dina professorer både att märka och uppskatta din tid och ansträngning att ta itu med dem korrekt.

Fel på att vara för formellt

Du måste tänka på det faktiska namnet du kommer att använda för att vända dig till din professor.Uppenbarligen vill du stava hans eller hennes namn korrekt. Det kommer inte att finnas någon stor belöning för detta, men att stava ett namn felaktigt kommer att vara extremt respektlöst. Vanligtvis ingår ett efternamn i e-postadressen, så det finns ingen ursäkt för att stava namnet felaktigt i e-postens kropp. Dr. Vokes säger, ”Jag fick” Dr. Votes ”just i morse. Jag förstår att autokorrigering troligen är den skyldige i det här fallet, men jag får ”Bokes” och ”Voakes.” ”Även om han konstaterar att han inte är förolämpad i dessa fall på något sätt, konstaterar han också,” Det lämnar intrycket att personen är inte så uppmärksam på detaljer. ”

Dessutom är det viktigt att stava professorens e-postadress korrekt. Dr. Jones säger, ”Eftersom mitt efternamn är vanligt, har jag till och med haft e-postmeddelanden som är avsedda för en annan professor helt och hållet”, så se till att du kontrollerar att du har rätt adress.

Om du faktiskt använder din professor ”Namnet i e-postmeddelandet, konstaterar Dr. Gilroyed att det är bra att hälsa på en professor med hans eller hennes förnamn om det är överens om i förväg, men att göra det på annat sätt är felaktig e-postetikett. Han säger” Den första e-postkommunikationen mellan student och professor är inte en bra tid att börja använda förnamnet. ”

När du är osäker, konstaterar Dr. Jones att professorer kommer att berätta direkt för dig om de föredrar att bli adresserade med deras förnamn. Om du ”är fortfarande osäker, hon rekommenderar att” det mer formella valet av hälsning aldrig kommer att kränka, och då kan du korrigeras (det är lättare att säga ”Vänligen kall mig Bob” än det är att säga ”Um, jag” hellre att du inte kallade mig Bob ”).”

Dr. Plug konstaterar också att du efter det första e-postmeddelandet kan börja följa professorns ledning, och Dr. Jones instämmer. es. I mitt ursprungliga e-postmeddelande till Dr. Jones talade jag till henne som ”Dr. Jones” och valde säkert en mer formell adress. Efter att hon undertecknade som ”Manina” i sitt svar var det säkert att anta att jag hädanefter kunde adressera henne som ”Manina”, vilket jag gjorde i mina efterföljande mejl. Hon noterade detta när hon gav tillbaka tips till mig, så det fungerar faktiskt! Att läsa skyltar noggrant hjälper dig att välja rätt adress.

Ge tillräckligt med bakgrundsinformation

När du skickar e-post till professorer måste du komma ihåg att de får massor av e-postmeddelanden varje dag. Dessa e-postmeddelanden kommer från olika studenter i olika klasser, ibland från olika fakulteter eller till och med från olika campus.

När du skickar e-post till din professor och inte identifierar dig ordentligt kan din professor ha problem med att placera dig. kommer ihåg när du bara är en elev i en enorm klass är ett ännu större problem om du har ett gemensamt namn. Dr. Gilroyed konstaterar att ”i större klasser kan det finnas tre elever som heter Matthew eller fem elever som heter Jessica.”

Dr. Jones säger också att hon ibland undervisar många stora klasser under samma termin och att det är svårt att veta namnet på varje elev. Det inkluderar inte ens problem i olika klasser eller sektioner! Så det är absolut nödvändigt att du placerar dig exakt och fullständigt. Om du inkluderar ditt för- och efternamn, klass, tid och dag samt sektionsnummer hjälper en professor att placera dig korrekt. Dr. Jones konstaterar att du också kan ge sammanhang när det gäller att fortsätta en tidigare konversation eller bygga på ett ämne som du redan har diskuterat personligen.

Dessutom måste du tillhandahålla bakgrundsinformation när det gäller faktiskt ämne till hands. Dr. Gilroyed säger, ”Studenter skriver ofta e-postmeddelanden där de omedelbart fokuserar på ett mycket specifikt ämne eller detalj utan att ge något sammanhang eller inledning. Medan innehållet i meddelandet kan vara helt klart för studenten, kan en professor som har dussintals eller hundratals studenter behöva mer information för att förstå omfattningen av studentens fråga. Han konstaterar också att fullständigt förklara en situation är ”bättre än att anta att din professor vet eller kommer ihåg alla detaljer omedelbart.”

Observera skillnaden mellan att vara avslappnad och vara slarvig

Om du ” har redan mailat och pratat med din professor och har skapat en mer avslappnad korrespondens, kanske dina meddelanden läser besvärligt om de är för formella. Professorer uppmuntrar att vara avslappnade i det här fallet. Det är emellertid viktigt att notera skillnaden mellan att vara avslappnad och vara vårdslös.

Du bör aldrig tillgripa sms-språk. Uppenbarligen är det oprofessionellt. Dr. Gilroyed konstaterar, ”Användning av denna typ av språk meddelar mig att en student inte vill spendera tid på att konstruera ett ordentligt meddelande, men ändå vill de ofta att jag lägger min tid på att läsa meddelandet och sedan göra något dem. ”

På samma sätt säger Dr. Jones att det är olämpligt att använda korta formulär och uttryckssymboler. Detta betyder också skillnaden mellan korrekt skriven engelska och e-postmeddelanden med typografier. Dr. Vokes kommenterar att, efter en respektfull hälsning, måste ”tydlig och respektfullt skriven information i e-postmeddelandet följa.”Det” är en skillnad mellan ett informellt skrivet meddelande och ett felaktigt och slarvigt meddelande.

Det finns också en skillnad mellan att vara avslappnad och vara slarvig innehållsmässigt. Din professor vill inte veta för mycket information, även om han eller hon är vänlig med dig, bör en del samtal reserveras endast för vänner. Dr. Jones konstaterar till exempel att hon får e-postmeddelanden från studenter som erbjuder ursäkter för att sakna klass som helt enkelt ger för mycket information. ”Jag don” behöver inte veta att en elevs vänner slängde honom en födelsedagsfest och att han hängde över och vill skriva ett sminkprov, eller att hon bestämde sig för att ta en långhelg, eller fastnade i trafiken, ” säger hon.

Ställ inte den fruktade frågan

Även om detta tips inte är direkt relaterat till e-postetikett, har det tagits med eftersom det nämndes av flera professorer utan att fråga och det gäller innehållet i din e-post. Flera professorer noterade en viss fråga som de ofta ställer som gör dem helt nötter. Studenter som saknar lektion kommer ofta att fråga: ”Missade jag något i klassen på måndag?” Dr. Plug säger, ”Jag vill alltid säga,” Nej , vi gjorde absolut ingenting, som vanligt. ””

Dr. Jones konstaterar att samma fråga är ”den stora bana för alla professorer.” Hon erbjuder denna dikt som behandlar ämnet. Varför är det en sådan fruktansvärd fråga, och vad gör det så olämpligt? Professor Jones ger ett svar:

För det första är det förolämpande att antyda att innehållet i alla klass kanske inte varit viktig, eller att den kan återges i ett kort e-postmeddelande – och för det andra är det inte professorens ansvar att erbjuda flera iterationer av klassen. Om du saknar en klass utan legitim anledning är det ditt ansvar att ordna åtkomst till anteckningar från en annan elev och / eller ta reda på vad som täcktes.

Det är uppenbart att det är bäst att undvika den här frågan!

Bekräfta din tacksamhet

Innan du loggar av är det viktigt att du inkluderar en valediction – det vill säga en gratis farväl. Dr. Jones konstaterar vikten av en bedömning i korrekt e-postetikett, även om det bara är ett snabbt uttalande som ”Tack för din hjälp!” Hon säger, ”Det lönar sig att erkänna att om du frågar efter något (även om det bara är information) att din professor förtjänar ett visst erkännande av sin tid och problem.”

Istället för startar direkt in i vad det är du vill begära från din professor, kan du erkänna din tacksamhet eller hur upptagen han eller hon är. Att göra det är ett trevligt litet sätt att känna igen professorens ansträngningar för att svara på dina e-postmeddelanden, och gesten kommer att uppskattas. Dr. Jones ger ett exempel på en effektiv bedömning: ”Prova något som” Jag vet att du är upptagen, men jag hoppas att du kan ta lite tid att träffas och gå igenom mina svar på frågesporten. ””

Det kan tyckas vara en liten eller obetydlig anteckning, men det kan definitivt hjälpa din e-post för att tas emot i ett positivt ljus och måla dig positivt, särskilt bland en massa e-postmeddelanden som inte innehåller valedictions. Dr. Vokes konstaterar, ”Från forskning vet vi att första intryck i hög grad påverkar en persons önskan att vara av hjälp. ” Om du gör ett bra första intryck är det mer sannolikt att din professor hjälper dig, eller åtminstone kommer de att vara lyckligare att hjälpa dig.

Tänk noga på din avskrivning

Din avregistrering är lika viktig att tänka på som allt annat för att skicka e-post till en professor. Precis som din första hälsning, kommunicerar det något om dig. Du kommer också att kunna ställa in tonen i e-postmeddelandet, vare sig det är mer formellt (med något som ”hälsningar”) eller mer avslappnat (med något som ”det bästa”). Att erbjuda ”skål” är inte alltid lämpligt , så återigen, överväga hur väl du känner till professorn du skickar e-post till.

Dr. Gilroyed säger, ”Varje e-postmeddelande till en professor ska följa standardkonstruktionen för ett brev, som inkluderar en öppningshälsning, meddelandets kropp och en lämplig avskrivning.” Därför är det dålig e-postetikett och det bör undvikas att använda en felaktig avstämning eller ingen avstämning alls. En enkel avstängning är bra. Försök att balansera att vara avslappnad och professionell.

Du kan också använda din signoff för att ytterligare utmärka dig bland ett hav av studenter. Dr. Gilroyed konstaterar att studenter borde logga av ”med en lämplig avslutningshälsning och sedan ett fullständigt namn.” Återigen får professorer många e-postmeddelanden varje dag. Endast förnamn. Om du inkluderar ditt fullständiga namn kan din professor känna igen och identifiera dig snabbt och enkelt.

Att omsätta det i praktiken

Okej, nu när vi har en lista med e-postetikett tips från riktiga professorer, hur är det med att omsätta dem i praktiken? Här är ett exempel på ett utmärkt e-postmeddelande till en professor:

Ett e-postmeddelande är inte bara en korrespondens.Det är en övning i att kommunicera bra, och du bedöms utifrån det. Med hjälp av detta råd från riktiga professorer om hur man skickar e-post till en professor kan du bedömas positivt. Dr Gilroyed säger, ”Jag kan inte tala för alla professorer, men jag tar verkligen hänsyn till det när jag får ett välkonstruerat e-postmeddelande från en student. Det visar mig att de bryr sig tillräckligt för att anstränga sig för att skriva ett ordentligt meddelande och de respekterar min tid. ”

Ännu bättre, du kan använda e-post till en professor till din fördel genom att ställa äkta och intellektuella frågor. Som Dr. Toswell förklarar, ”Använd inte det jag tycker om som din e-postvaluta (det finns bara så mycket bandbredd i min hjärna för en student och hennes frågor, såvida de inte verkligen engagerar sig i kursmaterialet) på dåliga frågor. ” Dessutom kan du använda dessa frågor för att bilda ett band med dina professorer. Dr. Toswell säger vidare: ”E-post för att skapa en anslutning och göra den till en solid.” Om din e-post följer dessa tips, du ” Det kommer utan tvekan att kunna skapa en anslutning som varar genom universitetet och bortom.

Särskilt tack till alla professorer som delade sina e-postetikettips med oss för denna artikel. Din tid och insikter är mycket uppskattade!

Bildkälla: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Skicka professionella e-postmeddelanden.

Om författaren

Jes är en trollkarl och en mekaniker; det vill säga, hon skapar skrivstycken ur luften för att dela som författare, och hon rensar rost och fett från andra skrivstycken som redaktör. Hon vet att det alltid finns något värdefullt att dra ut från en tom sida eller något glänsande att avslöjas i en som behöver lite polering. När Jes inte trollar fram eller behåller meningar slukar hon dem, alltid hungrig fler ord.