Innan du börjar, rekommenderar vi att du läser arbetsordningen för överklagande till en College Appeals Committee och de vanliga frågorna om Senatskontorets webbplats. Detta bör hjälpa dig att förstå reglerna för överklaganden, vad som är och vad som inte är möjligt, och hur du bör börja beskriva ditt ärende.

Det perfekta resultatet av din överklagandebrev är att ditt överklagande ska upprätthållas och det botemedel du vill bevilja utan att någon behöver delta i en utfrågning av något slag. Att få din överklagande upprätthållen uteslutande baserat på ditt brev och stödjande bevis är ett tillfredsställande resultat, men detta kan endast uppnås genom att täcka alla vinklar. Ett bra överklagandebrev kommer i huvudsak att innehålla en fullständig utfrågning på papper. Du måste försöka svara på eventuella frågor som en kommitté kan ställa. Om du lämnar frågorna obesvarade kan det hända att en fullständig utfrågning måste äga rum.

Så när du skriver ett överklagandebrev, försök alltid sätta dig in i tankesättet hos de personer som ska läsa det ( dvs. överklagandekommittén). Försök att föreställa dig vilka frågor de skulle ha om de hade dig framför sig (se exempel nedan). Försök föreställa dig vilken ytterligare information de kanske vill veta för att komma fram till sitt beslut.

Att känna till dina grunder

Det är bäst att alltid försöka komma ihåg de skäl som du diskuterar om och hur du hittar backup för dessa grunder, med andra ord: bevis. Detaljerad information, som alltid, finns i universitetskalendern, men för akademiska överklaganden finns det ett begränsat antal skäl som vem som helst kan överklaga på:

1. Otillbörligt eller bristfälligt förfarande, eller
2. Underlåtenhet att ta hänsyn till medicinska eller andra ogynnsamma personliga omständigheter, eller
3. Det finns relevanta medicinska eller andra ogynnsamma personliga omständigheter som av goda skäl inte tidigare har presenterats

Du måste uppfylla en av dessa grunder för att kunna fortsätta. Om du är osäker, kom och prata med rådgivningscentret.

Samla in bevis

Tänk på eventuell stödjande dokumentation som kan hjälpa dig. För att förbereda ett ärende effektivt måste du säkerhetskopiera det du säger med bevis. Detta kan inkludera:

1. Ditt akademiska transkript
2. Läkarintyg
3. Stödbrev från dina föräldrar / familj / lägenhetskamrater / placeringsleverantör
4. Utdrag ur din kurshandbok
5. Kopior av korrespondens mellan dig och anställda
6. Om du behöver kopior av e-post eller examensnämnden, försök först fråga din skola om du kan ha dessa. Om de vägrar kan du ha ansökt om en begäran om ämnesåtkomst via dataskyddsbyrån.

Till exempel om du säger att dina medicinska omständigheter inte har beaktats – vad du måste Be alltid om är protokollet från styrelsen för granskarmötet när den slutliga klassificeringen beslutades och du kommer att kunna se i protokollen om de medicinska bevisen nämndes. Du bör också kontrollera noggrant vad det står i din kurshandbok. Ofta kommer du att leta efter en avvikelse mellan de procedurer som beskrivs i kurshandboken och vad som faktiskt hände. Kom ihåg att högskolan kommer att be skolan om svar på din överklagandebrev. Det är uppenbart att det låter, men det är värt att säga – lägg inte något i ditt överklagandebrev som du vet att skolan kan motbevisa. Det försvagar bara hela ärendet.

Att konstruera argumentet

Om du överklagar ett ”misslyckande med att ta hänsyn till ogynnsamma eller medicinska omständigheter” kan du stöta på ett problem; nämligen att tillräckliga processer redan finns, utformade med avsikten att eleverna berättar för skolan om deras ogynnsamma personliga förhållanden vid den tiden. Om du inte har följt dessa förfaranden men nu vill att dina negativa omständigheter ska beaktas måste du i ditt överklagandebrev förklara varför du inte följde förfarandena. Det kommer också att vara viktigt för dig att visa din förmåga utanför den tid då de ogynnsamma omständigheterna ägde rum. Ett exempel för att illustrera detta kan vara:

En student på sitt fjärde år överklagar sin slutliga klassificering med motiveringen att personliga omständigheter inte har tagits i åtanke. Hon fick Ds i sina slutprov där hon förväntade sig att få BS. Överklagandenämnden kommer att titta på hennes akademiska transkript för att se vad hon har uppnått under sin universitets karriär. Om det verkar som att hon alltid fick BS, finns det några bevis som stöder hennes uttalande. Om hon alltid verkar ha skrapat igenom universitetet på Ds, finns det inga bevis som tyder på att hon skulle ha presterat annorlunda, och hennes överklagande kommer sannolikt inte att lyckas.

Skriv överklagandebrevet

Detalj

Oroa dig inte om ditt brev verkar långt. Om ditt mål, som diskuterats tidigare, är att få ditt överklagande eller klagomål utan att behöva höras, kan du helt enkelt inte lägga in för många detaljer. Du måste vara specifik. Ju mer specifik du är och ju mer relevant detalj du lägger in, desto större chans har du att få saken upprätthållen vid första försöket. Till exempel: Säg inte bara: ”Min mamma var sjuk och det påverkade mig.” Varför inte? Tänk dig vad högskolekommittén skulle säga om ett sådant uttalande. Det finns alla chanser att de ser påståendet som vagt och irrelevant. … Allas mamma blir ”sjuk” någon gång. Alla ”påverkas” av sådana saker. Varför är det här fallet speciellt? Så du behöver specifika, absoluta, praktiska exempel och sedan specificera det specifika beviset i en kausal kedja av händelser som innebär att du tvingades till en dålig prestation. Så här:

• Min mamma led av cancer.
• Hon var uppe hela natten och kräkade.
• Jag var den enda personen som kunde ta hand om min mamma och var tvungen att tillbringa nätterna för att tillgodose hennes behov.
• Som ett resultat sov jag bara i genomsnitt två timmars sömn per natt under veckorna före min examen.
• Det i sin tur påverkade min förmåga att koncentrera mig och effektivt studera.

En sådan tydlig och exakt lista över händelser och konsekvenser kan bara hjälpa ditt överklagande.

Säg inte bara ”Jag talade med skolan om detta ”. Återigen, var specifik: När gjorde du det? Vem pratade du med? Vad sa de exakt?

Undvik känslomässigt språk

Kom ihåg att vara formell och affärsmässig. Du kommer att ha en mycket bättre chans att svänga de akademiker som kommer att överväga ditt fall om du kan undvika kontradiktoriskt, fientligt eller alltför känslomässigt språk. Återstående objektivt och faktiskt kommer att tjäna dig väl och indikera för dem som läser det att du själv är tillräckligt övertygad om sakens fördelar för att inte tillgripa känslor. Undvik känslomässigt språk som

”… det var en skam …” och ”… Jag kan inte tro att de ens skulle våga göra det här …”

Att hålla sig till fakta är kraftfullare. Överklagandenämnden vill veta fakta och känslor är åsikter. Vad de vill veta är: vad hände? och vilka konsekvenser fick det? Känslomässigt språk kan vara en avstängning och kan läsas som ett tecken på desperation. Känslomässigt språk kan motverka de människor du försöker vinna över. Det kommer att frigöra ditt budskap och distrahera från ditt innehåll. Uppenbarligen måste du ibland fortfarande skriva om känslomässigt laddade händelser och omständigheter men kom ihåg:

Skriv faktiskt om känslorna, snarare än att skriva emotionellt om fakta.

Logik

Ett bra argument flyter i en logisk ordning. Försök att se till att varje stycke i ditt brev bygger på föregående stycke. Tvinga inte dina läsare att hoppa från augusti och sedan tillbaka till föregående juni och till förra veckan, via 2012. Så mycket du kan, försök att göra ditt fall till en kronologisk berättelse. Det är bättre att visa än att berätta. Säg inte bara att du inte kunde studera eftersom din mamma var sjuk. Visa detaljerna med säkerhetskopia från läkarintyg. Försök att länka praktiska exempel till en kausal kedja av steg som alla bygger på varandra mot ditt slutgiltiga argument.

Tydlighet

Om det hjälper din läsare att förstå ditt fall, så gör inte tveka att använda rubriker för att dela upp ditt brev i ”kapitel”. Oavsett om det är akademiker eller inte, människor hanterar lättare flera mindre bitar av information snarare än en stor splurge av text. I slutändan vill du att läsaren ska förstå din poäng och inte vara förvirrad. Det åligger dig att uppnå detta eftersom du försöker påverka en förändring av beslut. I akademiska överklaganden försöker du alltid ändra ett beslut som redan har tagits. Ett oklart brev kommer att leda till tvivel och det naturliga imperativet när du är i tvivel är att hålla fast vid det som redan har beslutats. Det kommer troligen att vara till hjälp att någon annan (t.ex. en medlem av rådgivningscentret) läser igenom ditt brev innan du skickar in. Detta fångar grammatiska fel och ger dig en idealisk möjlighet att se om du har beskrivit ärendet tydligt.

Frågor som överklagandekommittén kan ställa …

• Vad tror du var den främsta orsaken till de problem du upplevt?
• Hur påverkades din studier?
• Tycker du att dina studiefärdigheter måste förbättras?
• Om så är fallet, vad kräver särskilt förbättringar?
• var du medveten om att din prestation halkade?
• Har du kontaktat en effektiv inlärningsrådgivare för att få hjälp med studie- / examenteknik?
• Om så är fallet, ändrade ditt besök hos den effektiva inlärningsrådgivaren hur du studerade?
• Tror du att ditt jobb påverkade dina studier?
• Berätta om din placering / val.Har du fått feedback från det?
• Varför kontaktade du inte din studierådgivare om problemet?
• Pratade du med någon om problemet?
• Har du kontaktat din läkare? / När kontaktade du din läkare om problemet?
• Om denna situation skulle återkomma i framtiden, vad skulle du göra annorlunda?
• Vilka andra åtgärder kan du ha vidtagit?
• Känner du fortfarande att det här är den rätta kursen för dig?
• Om du får upprepa året, kommer du att kunna hantera ekonomiskt?
• Vet du vilka andra stödkällor som finns tillgängliga för dig?