Det är ett ögonblick i allas professionella karriär som kräver en firande.

Nej, det är inte en befordran eller spikar en stor presentation till ledningsgruppen – även om det också är bra saker.

Det är i det ögonblick som ditt Gmail-konto uppnår Inbox Zero är affärsfenomenet där din inkorg förblir tom eller så nära tom som möjligt.

Lär dig hur du använder Gmail så mycket som möjligt.

Visst, du kan ta chansen att bara arkivera alla dina meddelanden (rekommenderas inte) och börja om från början, men utan ordentliga Gmail-organisationstips kommer din inkorg att flyta över med nya och olästa meddelanden innan du vet det.

Organisationstips för Gmail – Varför är det så viktigt

Hur många e-postmeddelanden skulle du säga att du får på en dag?

Enligt en rapport från en teknik marknadsundersökningsföretag kommer den genomsnittliga arbetaren att skicka eller ta emot 140 företagsmeddelanden dagligen till 2018. Under en typisk åtta timmars arbetsdag är det mer än 17 e-postmeddelanden varje timme, eller ett e-postmeddelande nästan var fjärde minut.

Överväg alla personliga e-postmeddelanden eller skräppost som också kan gå till ditt arbetskonto, och det antalet kan lätt komma över 200 e-postmeddelanden varje dag. Föreställ dig hur mycket mer produktiv du kan vara om du inte behöver slösa tid på att söka igenom alla dessa e-postmeddelanden för att avgöra vilka som är viktigast och kräver omedelbart svar.

5 Gmail-organisationstips som hjälper dig att uppnå Inbox Zero

Det kan verka som en omöjlig utmaning och det kan ta lite tid att finjustera, men att organisera ditt Gmail-konto hjälper dig att minska stress och hantera din tid och prioriteringar bättre.

Här är fem enkla Gmail-organisationstips du kan använda för att nå Inbox Zero och bli mer produktiva på arbetsplatsen.

1. Välj din layout för att organisera Gmail

Det första steget för att organisera din Gmail är att välja önskad layout.

När du öppnar inkorgen klickar du på kugghjulsymbolen i det övre högra hörnet och väljer ”Inställningar”. Klicka sedan på fliken ”Inkorgen” längst upp i inställningsfönstret. Härifrån ger Gmail dig fem layoutalternativ för din inkorg.

• Standard: Detta är standardformatet som organiserar din Gmail efter datum då ett e-postmeddelande mottogs. I den här vyn kan du välja olika kategorier där dina e-postmeddelanden placeras. De visas som flikar högst upp på skärmen och kan vara till hjälp för att avgöra vilka av dina e-postmeddelanden som troligen är viktigare.
• Viktigt först: I den här vyn försöker Gmail att förutsäga vilka e-postmeddelanden du är mest viktigt (noteras med en gul markör) och visar dessa meddelanden i den översta inkorgen. Dina mindre viktiga meddelanden visas i en nedre inkorg längst ned på skärmen.
• Uläst först: Den här vyn liknar alternativet Viktigt först, men din toppinkorg innehåller meddelanden som du inte har öppnat ännu , medan den nedre inkorgen skulle innehålla allt annat.
• Stjärnmärkt först: Din Stjärnmärkta första vy delar också din inkorg i två fält och visar bara e-postmeddelanden som du har stjärnmärkt i toppvyn. Allt annat visas i den andra vyn nedan.
• Prioriterad inkorg: Det här är som en kombination av alla vyerna. Gmail använder prediktiv analys för att avgöra vilka e-postmeddelanden du mest sannolikt kommer att interagera med baserat på tidigare handlingar. Det placerar sedan dessa e-postmeddelanden i toppvyn.

Att hitta en layout som fungerar för dig hjälper dig att hålla din Gmail ordnad.

2. Lägg till en förhandsgranskningsruta i Organisera Gmail

Standardvyn för Gmail visar bara avsändaren, ämnesraden och lite förhandsgranskningstext innan raden tar slut. I de flesta fall måste du öppna e-postmeddelandet för att avgöra om det är något som verkligen var värt att läsa.

Du kan spara tid och organisera din Gmail genom att lägga till en förhandsgranskningsruta. Klicka på kugghjulsymbolen och ”Inställningar” i rullgardinsmenyn. Välj sedan ”Labs” från flikarna som visas. Rulla ned till ”Förhandsgranskningsfönster” och klicka på aktivera. Spara dina ändringar och sedan har du möjlighet att se en förhandsgranskning av varje e-postmeddelande som kommer in.

3. Skapa anpassade etiketter och mappar för att organisera Gmail.

Till vänster i inkorgen kommer du att märka en lista med etiketter som du kan lägga till e-postmeddelanden för att hjälpa till hålla ordnad på din inkorg. Men visste du att du kan skapa egna etiketter också i det här området?

Om du väljer ett meddelande eller flera meddelanden kan du klicka på knappen längst upp i inkorgen som ser ut som en shoppingtagg. Detta gör att du kan tilldela dessa meddelanden till fördefinierade etiketter som Gmail använder för att hålla din inkorg organiserad.

Du kan också skapa anpassade etiketter i det här området genom att välja Skapa ny. Du har till och med möjlighet att bo etiketter i andra etiketter, som att skapa undermappar när du sparar filer på din hårddisk.

Du har till och med möjlighet att färgkoda dina etiketter för att ytterligare skilja prioritet. Du kan till exempel välja rött för en etikett som heter VIP som du arkiverar alla meddelanden från din chef.

När du skapat en etikett kommer du att märka att den lägger till en mapp i listan till vänster om din inkorg och lägger till etikettnamnet bredvid ämnesraden. När du nu arkiverar det här meddelandet flyttas det till den specifika mappen.

Genom att anpassa dina alternativ blir det enklare att organisera dina Gmail-mappar och hålla inkorgen ren.

4. Skapa filter för att organisera Gmail

När du har skapat anpassade etiketter kan du använda filter på meddelanden för att skicka vissa e-postmeddelanden direkt till sina mappar och hålla dem borta från din allmänna inkorg.

Om du till exempel vet att varje fredag får du ett internt kommunikationsnyhetsbrev som du verkligen inte har tid att läsa, kan du använda filter för att skicka meddelandet till en viss mapp där du kan kolla in det – eller ta bort det – senare.

När du har valt e-postmeddelandet eller e-postmeddelandena som du vill filtrera, klicka på knappen ”Mer” högst upp i inkorgen och välj ”Filtrera meddelanden så här” i rullgardinsmenyn. Därifrån kan du välja att bland annat filtrera meddelanden efter avsändare, ämnesrad, nyckelord och bilagor. När du har valt dina kriterier klickar du på ”Skapa filter med den här sökningen” och väljer den åtgärd som du vill att det här filtret ska utföra – till exempel tilldelning till en anpassad mapp eller etikett och hoppa över inkorgen. Klicka på ”Skapa filter” när du är klar.

Det är viktigt att notera att du också kan välja att använda det här filtret på alla konversationer som matchar kriterierna, så att du inte behöver skapa enskilda filter för var och en.

5. Använd funktionen Skicka och arkivera för att organisera Gmail

Nu när du har organiserat din Gmail-inkorg för att automatiskt arkivera vissa e-postmeddelanden till anpassade mappar kan du verkligen rensa ut din inkorg genom att arkivera meddelanden samtidigt som du skicka svar.

För att aktivera den här funktionen klickar du på kugghjulsikonen och ”Inställningar” i rullgardinsmenyn. Bläddra nedåt och välj ”Visa” Skicka & Arkiv ’-knappen som svar. ” Spara dina ändringar.

Nu när du svarar på ett meddelande har du två sändningsalternativ. En är en traditionell skicka och den andra kommer att skicka meddelandet och automatiskt skicka e-postkedjan till All Mail-arkivet. Om du tilldelade meddelandet en etikett, kommer det istället att gå till den specifika mappen. Om någon svarar på ditt skickade e-postmeddelande flyttas konversationen automatiskt tillbaka till din inkorg.

Att slå på den här funktionen är ett snabbt och effektivt sätt att rensa röran ur inkorgen och hålla din Gmail ordnad.

Att följa dessa Gmail-organisationstips kan göra inkorgen noll möjlig

Inbox Zero är inte bara en svårfångad dröm om du följer dessa enkla Gmail-organisationstips.

Men precis som alla genvägar måste du hitta ett system som fungerar för dig. Om en av dessa metoder gör det svårare för dig att hitta arkiverade meddelanden eller hålla reda på viktiga konversationer, prova något annat. När du väl har hittat de procedurer som är vettiga för din dagliga rutin blir din inkorg en väloljad maskin.

Öka din Gmail-produktivitet

De flesta förstår hur man använder grunderna i deras Gmail-inkorg, men hur är det med de snygga tips och tricks som kan göra ditt liv enklare, ditt arbete effektivare och dina interaktioner mer framgångsrika? Vi har sammanställt elva knep som finns både i Gmail och via externa Google Chrome-tillägg som visar hur du använder Gmail bättre. Med dessa knep kan du förbättra din inkorg, spara tid och skala ditt företag. Klicka på bilden nedan för att lära dig hur du använder Gmail.