Var professionell: Använd rätt affärsbrevformat.

Sättet ett affärsbrev ser genast ut läsaren sitt första intryck redan innan de läser det. Kvaliteten på papperet, designen av brevpapper, marginalerna, avståndet och mer har allt att säga om organisationen.

En svaghet i något av dessa element kan försämra meddelandets effektivitet, även om det är sakkunnigt skrivet. För att uttrycka det enkelt ser du oprofessionellt ut.

Jag har en lång lista över elementen i det formella affärsformatet nedan. Det finns också några exempel med alla element markerade för enklare referens.

Element för gemensamma affärsformatformat

Följande exempel innehåller de vanligaste elementen i ett professionellt affärsbrevformat.

För enklare referens, bokstaven i infografen ovan.

1: Din egen adress.

I de flesta affärssituationer använder du ditt företags förtryckta brevpapper. Om du använder ett tomt papper skriver du in adressen.

2: Datumrader

Placera datumet minst två mellanslag under brevhuvudet. Linjen kan vara spolad åt vänster eller höger eller centrerad under brevhuvudet.

Förkorta inte månaden eller använd nd, st eller th med dagnummer, som 5 maj 2011. Använd inte en månads nummer , som 23/6/11.

Båda datumbeställningarna nedan är lämpliga; den senare används dock främst av regeringen, militären och de utanför USA.

10 december 2010
10 december 2010

3: Mottagaradress

Skriv in mottagarens adress i detta avsnitt.
Adressat
Adress
Stad, stat Zip

Se till att en persons namn är stavat korrekt. En mottagare kan besluta att ignorera ett brev som skrevs av någon som inte kan stava sitt namn.

Två eller flera män adresseras som herrar, vilket betyder mister. Använd inte förnamn med denna förkortning.
herrar. Smith, Wyatt och Fury

Två eller flera kvinnor tilltalas som Mesdames, Mmes. Eller Mses. Använd inte förnamn med dessa förkortningar:
Mses. Farb, Lionel och Gray

Ge båda lämpliga titlarna när du vänder dig till par:
Dr. och fru Harold Wright
Mr. Harold Wright och Dr Margaret Wright
Drs. Harold och Margaret Wright
Dr. Margaret Wright och Mr. Steven Jones
Mr. och Mrs. Harvey Adams-Quinn
Ms. Margaret Wright
Mr. Steven Jones

När du väljer en titel, lägg alltid märke till hur en individ identifierar sig själv. Till exempel använder vissa som har examen inte sina titlar medan andra gör det.

Vissa gifta kvinnor föredrar fru .; andra föredrar fru. Om du inte känner till titeln kvinnan föredrar, använd standardfröken eller tappa titeln helt:

Placera den inre adressen minst två rader under datumet.

Placera en persons titel efter hans namn såvida det inte är ovanligt långt, gå sedan till nästa rad.
Ken Green, president
Ken Green
vice president för internationella operationer

The komma före förkortningarna Jr. och Sr. är valfritt.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Hälsning

Använd alltid personens namn om du vet det.

Kära Amy: (personlig vän eller nära affärsassistent)
Kära fru Rider:
Kära fröken Spears:
Kära fru Tyler: (använd fröken om du inte vet civilståndet eller preferensen)
Dear Mr. Farnham:
Dear Dr. Doom:
Dear Sir Elton John:

Om du inte vet namnet på individen, adressera den till individens titel i företaget och använd sedan kära herr eller fru: Här är ett exempel:

Chef för personalresurser
ABC-företag
123 Sesame Street

Dear Sir or Madam:

Men använd det här bara om du verkligen inte kan ta reda på namnet på personen. De flesta företag kommer att berätta vem personen är. Allt som krävs är ett telefonsamtal. Det är också ganska enkelt att hitta denna information på Linkin idag.

Om du vänder dig till en organisation och inte till en individ, använd sedan följande:

Damer och herrar:

Och om du vill markera bokstaven till en eller flera individer i organisationen, använd uppmärksamhetslinjen enligt följande:

Uppmärksamhet: Miss J. Fonda, VD och Mr. M.Jackson, CFO

Damer och herrar:

5: Brevtext

Detta är brevet i ditt brev. Resten av den här webbplatsen förklarar mer om hur man skriver effektivt för varje typ av brev du vill skriva.Jag försöker täcka hur man skriver kroppen effektivt så att du kan förmedla ditt budskap och uppnå ditt mål.

6: Gratis stängning

För ett vanligt affärsbrevformat föredrar jag att använda Regards, Med vänliga hälsningar och med vänliga hälsningar din. Andra godtagbara formella affärsbrev avslutar hjärtligt, hjärtligt ditt, mycket uppriktigt ditt, mycket hjärtligt ditt, ditt mycket riktigt, mycket verkligen ditt och om personen är av hög stat, med respekt din.

7: Signatur

Använd en titel (Mr., Miss, Ms) för att ange din preferens och ditt kön och ge dig för- och efternamn.

Din officiella företagstitel går under ditt namn. Detta är valfritt och beror på hur seriös du vill vara. Till exempel skulle ett formellt anställningsbrev kräva ett.

Papperet

Jag rekommenderar att du använder 20 lb för normalt bruk och 32 lb för viktiga bokstäver som återuppta personliga brev och tackbrev.

Färg: Vit är standard och bör vanligtvis användas. Ljusa nyanser (grå, blå, grön, etc) blir också populära.

Storlek: För mig är Letter eller A4 de enda acceptabla storlekarna. Det finns andra storlekar men jag rekommenderar det inte om du inte är i det kreativa fältet eller försöker fånga uppmärksamhet för ett försäljningsbrev.

Layout

I ett affärsbrevformat finns det många layouter; de tre mest populära är halvblockerade, blockerade och fullblockerade. Nedan följer exempel på hur dessa layouter kommer att se ut på en bokstav på två sidor. (klicka på bilden nedan för att se exemplen)

Business Letter-format

Oavsett vilken layout du vill använda spelar det ingen roll. När det gäller mig föredrar jag det blockerade helt enkelt för att det är lättare att skriva på datorn.

Marginaler

Vänster och höger 1 tum
Övre och nedre 1 ½ tum

Mellanslag

De flesta affärsbokstäver som använder rätt affärsformat är enkla mellanrum. Använd dubbelt mellanslag för korta bokstäver. Lämna en tom rad mellan styckena, 2 tomma rader före kompletterande stängning (dvs. med vänliga hälsningar) och 3 till 4 rader för signaturen.

Kuvert

Se till att adressen på kuvertet är lätt att läsa så att den inte kastas i något postrum. Placera adressen precis under den vertikala mitten och precis till höger om den horisontella mitten.

Alla speciella instruktioner som ”Personlig”, ”Vänligen vidarebefordra” eller ”Konfidentiellt” visas på vänster sida av kuvertet under returadress. Placera en ”uppmärksamhetsrad” direkt under företagsnamnet på ett kuvert.

Konfidentiellt: Susan Johnson

Se till att adressen på kuvertet är skriven så att en postarbetaren kan läsa den med en överblick.

När både en gatu- och postadress anges, kommer posttjänsten att leverera ditt brev till adressen som visas direkt ovanför postnummer.

På kuvertadressen skriver du namnen på främmande länder med stora bokstäver.

Stava ut alla numeriska gatunamn från en till tio.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Använd bindestreck mellan gatu- och bostadsnummer.
556 – 91 Street