Det kan finnas situationer när du måste dela celler i Excel. Det kan vara när du hämtar data från en databas eller kopierar den från internet eller hämtar den från en kollega.

Ett enkelt exempel där du behöver dela celler i Excel är när du har fullständiga namn och du vill dela upp dessa i förnamn och efternamn.

Eller du får adress ’och du vill dela upp adressen så att du kan analysera städerna eller pinkoden separat.

Hur man delar celler i Excel

I den här självstudien lär du dig att dela celler i Excel med följande tekniker:

• Använda funktionen Text to Column.
• Använda Excel-textfunktioner.
• Använda Flash Fill (tillgänglig i 2013 och 2016).

Låt oss börja!

Dela celler i Excel med hjälp av text till kolumn

Nedan har jag en lista med namn på några av mina favoritfiktiva karaktärer och jag vill dela upp dessa namn i separata celler .:

Här är stegen för att spli t dessa namn i förnamn och efternamn:

• Välj de celler där du har texten du vill dela (i det här fallet A2: A7).
• Klicka på fliken Data
• I gruppen ”Dataverktyg” klickar du på ”Text till kolumner”.
• I guiden Konvertera text till kolumner:
  • Steg 1 av 3 i guiden Text till kolumner: Se till att Avgränsad är markerad (det är standardvalet). Detta gör att du kan separera förnamn och efternamn baserat på en angiven separator (mellanslag i det här fallet).
  • Klicka på Nästa.
  • Steg 2 av 3 Guiden Text till kolumner: Välj Mellanslag som avgränsare och avmarkera allt annat. Du kan se hur ditt resultat skulle se ut i avsnittet Data förhandsgranskning i dialogrutan.
  • Klicka på Nästa.
  • Steg 3 av 3 Guiden Text till kolumner: I det här steget kan du ange dataformat och var du vill ha resultatet. Jag kommer att behålla dataformatet så allmänt eftersom jag har textdata att dela upp. Standarddestinationen är A2 och om du fortsätter med detta kommer den att ersätta den ursprungliga datamängden. Om du vill behålla originaldata intakt väljer du en annan cell som destination. I det här fallet väljs B2.
  • Klicka på Slutför.

Detta delar omedelbart cellens text i två olika kolumner.

Obs:

• Text till kolumn-funktionen delar upp innehållet i cellerna baserat på avgränsaren. Även om detta fungerar bra om du vill separera förnamn och efternamn, i fallet med för-, mellan- och efternamn kommer det att delas upp i tre delar.
• Resultatet du får från att använda Text till kolumn-funktionen är statisk. Detta innebär att om det finns några ändringar i originaldata måste du upprepa processen för att få uppdaterade resultat.

Dela celler i Excel med hjälp av textfunktioner

Excel-textfunktioner är bra när du vill skära och tärna textsträngar.

Medan funktionen Text to Column ger ett statiskt resultat är resultatet som du får från att använda funktioner dynamiskt och uppdateras automatiskt när du ändra originaldata.

Dela namn som har förnamn och efternamn

Antag att du har samma data som visas nedan:

Extrahera förnamnet

För att få förnamnet från listan, använd följande formel:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Denna formel skulle upptäcka det första mellanslagstecknet och sedan returnera all text före det mellanslagstecknet:

Denna formel använder SEARCH-funktionen för att få plats för mellanslagstecken. I fallet med Bruce Wayne är rymdkaraktären i sjätte positionen. Det extraherar sedan alla tecken till vänster om det med hjälp av VÄNSTER-funktionen.

Extrahera efternamnet

På samma sätt, för att få efternamnet, använd följande formel:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

Denna formel använder sökfunktionen för att hitta platsen för mellanslagstangenten SÖK-funktionen. Det subtraherar sedan numret från den totala längden på namnet (som ges av LEN-funktionen). Detta ger antalet tecken i efternamnet.

Detta efternamn extraheras sedan med RIGHT-funktionen.

Obs! Dessa funktioner kanske inte fungerar bra om du har ledande, efterföljande eller dubbla mellanslag i namnen. Klicka här för att lära dig hur du tar bort ledande / efterföljande / dubbla mellanslag i Excel.

Dela namn som har ett förnamn, mellannamn och efternamn

Det kan finnas fall när du få en kombination av namn där vissa namn också har ett mellannamn.

Formeln i sådana fall är lite komplex.

Extrahera förnamnet

För att få förnamnet:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Detta är samma formel som vi använde när det inte fanns något mellannamn. Det letar helt enkelt efter det första mellanslagstecknet och returnerar alla tecken före utrymmet.

Extrahera mellannamnet

För att få mellannamnet:

=IFERROR(MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)),"")

MID-funktionen startar från det första mellanslagstecknet och extraherar mellannamnet med hjälp av skillnaden i positionen för det första och det andra mellanslagstecknet.

I fall det finns inget mellannamn, MID-funktionen returnerar ett fel. För att undvika felet lindas det inom IFERROR-funktionen.

Extrahera efternamnet

För att få efternamnet använder du formeln nedan:

=IF(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))=1,RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2)),RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)))

Denna formel kontrollerar om det finns ett mellannamn eller inte (genom att räkna antalet mellanslagstecken). Om det bara finns ett mellanslag, returnerar det helt enkelt hela texten till höger om mellanslagstecknet.

Men om det finns 2, upptäcker det det andra mellanslagstecknet och returnerar antalet tecken efter andra mellanslag.

Obs! Den här formeln fungerar bra när du har namn som antingen har näve- och efternamn, eller för-, mellan- och efternamn. Men om du har en blandning där du har suffix eller hälsningar måste du ändra formlerna ytterligare.

Dela celler i Excel med Flash Fill

Flash Fill är en ny funktion introducerad i Excel 2013.

Det kan vara riktigt praktiskt när du har ett mönster och snabbt vill extrahera en del av det.

Låt oss till exempel ta förnamnet och efternamndata:

Flashfyllning fungerar genom att identifiera mönster och replikera det för alla andra celler.

Så här kan du extrahera förnamnet från listan med Flash Fill:

• I cell B2 anger du förnamnet för Bruce Wayne (dvs. Bruce).
• Med den valda cellen kommer du att märka en liten kvadrat i den högra änden av cellvalet. Dubbelklicka på den. Detta kommer att fylla samma namn i alla celler.
• När cellerna är fyllda visas ikonen Autofyllalternativ längst ned till höger. Klicka på den.
• Välj Flash Fill från listan.
• Som så snart du väljer Flash Fill, märker du att alla celler uppdaterar sig själva och nu visar förnamnet för varje namn.

Hur fungerar Flash Fill?

Flash Fill söker efter mönstren i datamängden och replikerar mönstret.

Flash Fill är en överraskande smart funktion och fungerar som förväntat i de flesta fall. Men det misslyckas också i vissa fall också.

Till exempel om jag har en lista med namn som har en kombination av namn med några som har ett mellannamn och andra inte.

Om jag extraherar mittnamnet i ett sådant fall returnerar Flash Fill felaktigt efternamnet om det inte finns något förnamn.

För att vara ärlig är det fortfarande en bra approximation av trenden. Det är emellertid inte vad jag ville.

Men det är ändå ett tillräckligt bra verktyg att hålla i din arsenal och använda när behovet uppstår.

Här är ett annat exempel där Flash Fill fungerar fantastiskt.

Jag har en uppsättning adresser som jag snabbt vill extrahera staden från.

För att snabbt få staden, ange stadens namn för den första adressen (ange London i cell B2 i detta exempel) och använd autofyllningen för att fylla alla celler. Använd nu Flash Fill och ger dig omedelbart namnet på staden från varje adress.

På samma sätt kan du dela upp adressen och extrahera alla delar av adressen.

Observera att detta behöver adressen vara en homogen datamängd med samma avgränsare (komma i det här fallet).

Om du försöker använda Flash Fill när det inte finns något mönster, kommer det att visa dig ett fel som visas nedan:

I den här självstudien har jag täckt tre olika sätt att dela celler i Excel i flera kolumner (med text för att Kolumner, formler och Flash Fill)

Hoppas du tyckte att den här Excel-självstudien var användbar.

Du kanske också gillar följande Excel-självstudier:

• Hur för att snabbt kombinera celler i Excel.
• Så här extraherar du en understräng i Excel med formler.
• Hur man räknar celler som innehåller textsträngar.
• Extrahera användarnamn från E-post-id i Excel.
• Hur man delar upp flera rader i en cell i separata celler / kolumner.