Granskning av din åldersrapport för kundfordringar åtminstone varje månad – och helst oftare – kan hjälpa till att säkerställa att dina kunder och kunder betalar dig. Det säger åtminstone var de står så att du kan vidta åtgärder för att samla in om det behövs.

Förklarade kundfordringar

Kundfordringar som ibland kallas ”fordringar” eller ”A / R”, är de belopp som företaget har till sina kunder. Du kan betrakta dem som ”betalningar på grund av mitt företag.”

Fordringar betraktas som en affärstillgång eftersom de har värde. De är det totala beloppet som är skyldigt ditt företag. De rankas högt i tillgångslistan eftersom de kan konverteras till kontanter. Så snart de betalas ut blir de kontanta.

Vissa kontantföretag eller företag som är starkt beroende av en kund som använder kreditkort har inga fordringar. Men om du fakturerar dina kunder och om du erbjuder dem villkor som att betala över en viss tid, vill du kunna köra en utgående åldersrapport så att du kan se hur mycket som ska betalas av var och en av dem. p>

Redovisningsmetod och fordringar

Du använder förmodligen periodiseringsmetoden i motsats till kontantredovisning om ditt företag har ett ganska stort antal kunder som inte betala omedelbart. denna redovisningsmetod används för att matcha inkomster och kostnader under rätt år. Med periodiseringsredovisning kan du inkludera ett fordringsbelopp i bruttoinkomsten för skatteåret om du kan fastställa din rätt att få pengarna och beloppet, med en faktura, till exempel.

Processen att samla in pengar från kunder i denna typ av verksamhet brukar vara börjar med en faktura – en faktura till kunden. Fakturan anger det förfallna beloppet och när det förfaller, inklusive betalningsvillkor. Betalningsvillkoren inkluderar ibland en rabatt för tidig betalning. Det kan också visa villkoren och avgiften för förlängning av betalningstiden.

Rapport om kundfordringar Åldrande

Kundfordringar åldrande, ibland kallad kundfordringsavstämning, är processen för att kategorisera alla belopp som alla kunder är skyldiga, inklusive hur lång tid som beloppen har varit utestående och obetalda. Du ”åldrar” denna information. Åldringsrapporten används för att samla in skulder och skapa kredit.

Standardkategorier för denna typ av rapport inkluderar:

• Aktuell: Förfaller omedelbart
• 1 till 30 dagar: Förfaller inom de närmaste 30 dagarna
• 31 till 60 dagar: Försenad månad
• 61 till 90 dagar: Två månader försenad
• 91 dagar och över: Mer än två månader försenade

Om en kund har flera räkningar som uppkommit vid olika tidpunkter, visar rapporten hur mycket som ska betalas och vid vilken tid. Till exempel kan en åldringsrapport för fordringar för JR: s delikatesser läsa något så här:

• $ 230 30 dagar
• 120 $ 60 dagar
• 390 $ över 90 dagar.

Syftet med detta åldrande på kundfordringar är att visa dig vilka fordringar som måste hanteras snarare eftersom de ” har varit försenad längre. Denna rapport är standard med de flesta affärsredovisningsprogram, inklusive online-system.

Betydelsen av en kundresistent åldringsrapport

Regel nummer ett i inkasso är att ju längre en skuld är, desto mindre sannolikt blir det att du ”kommer att kunna samla in det. Att veta om dina kunder och deras skulder är viktigt för att samla in dem.

Hur man använder en A / R-åldrande rapport

Titta först på de största pengarna som alla kunder är skyldiga. Är dessa belopp aktuella? Är de 30 dagar? Eller har dessa räkningar varit utestående i 120 dagar eller mer?

Tänk på 80/20-principen (ibland kallad Pareto-principen) som säger att ungefär 80% av problemen orsakas av 20% av gruppen. Om du fokuserar på 20% är kunderna med de högsta saldona du maximerar dina samlingar. Detta ger dig den högsta avkastningen. Bestäm hur du hanterar var och en av dessa stora räkningar, skriv sedan upp en plan och låt din kundfordringschef börja arbeta.

Tar Kunder till samlingar

Titta nu på de räkningar som har förfallit under lång tid. Avgöra om du är redo att ta var och en av dessa kunder till nästa steg i insamlingsprocessen, skicka kontona till en inkassobyrå eller ansöka i domstol för småkrav. Du kanske vet att en kunds fru har terminal cancer så att du kan besluta att inte ta den personen till domstol.Det är ditt företag så att du får bestämma.

Slutligen, använd ditt samlingssystem för att avgöra hur du kommer att kontakta alla kunder med räkningar 30 dagar eller mer försenade. Låt systemet vägleda dig, men tveka inte att göra undantag.

Innan du försöker ta någon till domstol för en osäker skuld, var medveten om din stats stadgar begränsningar av samlingar. Denna tidsperiod varierar beroende på tillstånd.

Genomsnittlig insamlingsperiod

Du kanske också vill beräkna ett affärsanalysförhållande som kallas ”genomsnittlig insamlingsperiod.” Denna beräkning visar antalet dagar i genomsnitt som det tar att samla in din företagsförsäljning. Du kan se om detta förhållande ökar över tiden och tar lång tid att samla in.

Formeln för genomsnittlig insamlingsperiod är:

Vad om du inte kan samla in?

Du kanske kan göra anspråk på ett avdragsgiltigt avdrag på din företags skattedeklaration om du inte kan samla in en fordran. Du måste använda den periodiserade redovisningsmetoden för att göra detta.

Innan