Vill du lära dig att skapa en anställds närvaropolicy?

Framgångsrika företag runt om i världen har en sak gemensamt – alla har utmärkt närvaro hos medarbetarna.

Men vad händer när dina anställda inte dyker upp?

Dina processer störs, du står inför en personalkris och du kommer oundvikligen att missa dina tidsfrister. Och med COVID-19-pandemin som påverkar företag överallt blir det svårare än någonsin att övervaka anställdas närvaro!

Låter inte perfekt, eller hur?

En detaljerad närvaropolicy är en effektivt sätt att undvika dessa närvaroproblem.

Den beskriver allt dina anställda behöver veta om att möta till jobbet och konsekvenserna av dålig närvaro av medarbetarna.

För att hjälpa dig tar vi upp vad en närvaropolicy är och vad du behöver inkludera i din policy. För att komma igång ger vi dig ett exempel på mall för anställdas närvaropolicy.

Denna artikel innehåller:

• Vad är en anställd Närvaropolicy
• Varför du behöver en närvaropolicy
• Vad behöver täckas i din anställds närvaropolicy
• Ett exempel på en anställd närvaropolicymall

Vad är en anställds närvaropolicy?

Obs! Dessa första avsnitt beskriver grunderna för närvaropolicyer och vad de ska täcka, om du vill hoppa över till mallen, klicka här .

En anställds närvaropolicy är ett dokument som innehåller all information som dina anställda behöver när det gäller närvaro. Den kommer att innehålla hur anställda förväntas delta i arbetet, förväntade närvaronivåer och till och med problemen i samband med närvaro.

Till exempel kommer en rättvis närvaropolicy att omfatta en mängd vanliga närvaroproblem. Dessa närvaroproblem kan variera från tröghet och oplanerad frånvaro, och till och med inkluderar sjukdagar och personlig ledighet.

Denna policy hjälper dig också att förklara disciplinära åtgärder för dem som inte följer företagets närvarokrav.

Varför behöver du en närvaropolicy?

Har du en anställds närvaropolicy har flera fördelar:

Håller alla på samma sida

En närvaropolicy hjälper medarbetaren att förstå vad som förväntas av dem när det gäller närvaro på jobbet. Denna policy förklarar också varför deras punktlighet och regelbundna närvaro är viktigt.

Det kommer också att tydligt beskriva konsekvenserna av att inte följa riktlinjerna för närvaro – se till att alla är medvetna om vad de behöver undvika.

Skyddar dig mot eventuella tvister

Vad händer om anställdens frånvaro och efterföljande bestraffning leder till orättvisa behandlingsanspråk från den anställde?

För att skydda dig mot detta fungerar din närvaropolicy som ett juridiskt dokument. Eftersom det tydligt täcker en mängd olika närvaroproblem – varje anställd vet vad som väntar dem.

På detta sätt kan du i framtida tvister hänvisa till policyn i deras medarbetarhandbok som ett bevis på att allt förklarades och att den anställde samtyckte till att följa dessa regler.

Vad går in i en närvaropolicy för anställda?

Nu vet du varför det är viktigt att ha en anställds närvaropolicy, men vad ska gå in i den policyn?

Till se till att du inte saknar något viktigt, vi har sammanställt en lista över viktiga avsnitt som bör tas upp i din policy.

Förtydliganden över alla aspekter av närvaro

Hur kan du se till att din närvaropolicy förstås av alla?

Du vill täcka en mängd närvaroproblem i din policy.

Att ha för många termer kommer dock att förvirra din anställd.

Att tydligt förklara de olika termerna som används i policyn hjälper dig att undvika eventuell förvirring om anställdas närvaroförväntningar.

Här är några exempel på termer som du bör definiera i din policy:

A. Frånvaro

När du börjar definiera frånvaro i din policy måste du vara specifik om vad som markerar en anställd som frånvarande. Kom ihåg att frånvaro kan inkludera semesterdagar, läkarledighet eller juryn.

Dina anställda behöver också veta vad de behöver göra för att undvika negativa närvaropunkter eller disciplinära åtgärder.

Kom ihåg att också inkludera vad du ser som överdriven frånvaro eller övergivande av jobb och disciplinåtgärder för dessa närvaroöverträdelser.

B. Godkänd frånvaro kontra oskuldad frånvaro

Även om du vill eliminera frånvaro för anställda kommer det att finnas tillfällen då anställda inte kan hålla sig till deras arbetsschema. Genom att förklara godkänd frånvaro i din policy är det mindre troligt att anställda i onödan markeras frånvarande.

Godkänd frånvaro kan verifieras genom att använda officiella dokument som läkares meddelande eller jurymyndigheter.Dessa omständigheter kan hanteras av din personalavdelning vid behov.

C. Undantagna anställda och icke-undantagna anställda

Din policy måste också inkludera skillnaden mellan anställda som är undantagna och anställda som inte är undantagna. FLSA-reglerna anger tydligt att undantagna anställda inte kan kräva övertidsersättning.

En anställd som inte är undantagen, å andra sidan, KAN kräva övertidsersättning för ytterligare timmar de arbetade.

D. Sjukdag vs personlig ledighet

Kommer du att fördela betald sjukledighet i din försäkring?

Vad måste tillhandahållas för att kvalificera dig för den sjukfrånvaron?

Det här är bara några av de frågor du behöver svara på i din policy.

Din närvaropolicy kan också innehålla alternativ för personlig ledighet så att dina anställda inte använder sin sjukfrånvaro på ett felaktigt sätt. Du kan också inkludera ett extra betalt ledigt alternativ, till exempel en semesterdag för ökad flexibilitet.

E. FMLA-skyddad ledighet

Är ditt företag täckt för FMLA-ledighet?

Enligt Family and Medical Leave Act har berättigade anställda rätt att ta 12 veckors obetald ledighet under en tolvmånadersperiod.

Se till att din närvaropolicy tar hänsyn till detta och förklarar denna process tydligt.

F. Tardiness

Hur definierar du tardy beteende?

Din policy måste innehålla hur du definierar fördröjning. Detta förtydligande hjälper anställda att förstå hur viktig punktlighet är och kvalificerar sig för det.

Kommer till exempel en anställd att markeras som långsam om de anländer 15 minuter för sent till sitt schemalagda skift? Eller kommer du att vara lättare när det gäller starttiden för ett arbetsschema?

Om du bara vill ta itu med trögt beteende kan du överväga att ställa in en tardiness policy som åtföljer din närvaropolicy.

Hur mäter du anställdas närvaro?

Du har nu förtydligat alla viktiga villkor i din policy.

Men hur kommer du att spåra och mäta närvaron för varje anställd i ditt företag?

Det är här du anger ditt närvarohanteringssystem i din policy.

Till exempel kommer du att använda inloggningar, biometriska skannrar eller enkla tidkort?

Eller, när fjärrarbete blir så populärt, kommer du att använda onlineverktyg för att spåra närvaro istället?

Att förklara detta i din närvaropolicy är viktigt eftersom det ger anställda klarhet över närvaron för att förhindra missförstånd i framtiden.

Kommer du att lägga till en närvarobonus?

Att tilldela anställda för utmärkt närvaro är ett stort incitament för anställda som också fungerar som en bra anställds moralförstärkare.

Du kan mäta en bra närvaro genom att utvärdera följande:

• Konsekvent i tid för jobbet.
• Lämna inte kontoret för att utföra personliga ärenden.
• Informera alltid sin handledare om potentiella löv.

Genom att tilldela närvaropoäng till var och en av dessa aktiviteter kan du exakt mäta den anställdas regelbundna närvaro.

Men hur ofta ska du belöna bra närvaro för att arbeta som anställds moralförstärkare?

Du kan belöna bra närvaro antingen månadsvis eller årligen. Detta ger dig tillräckligt med tid för att noggrant mäta och anställdas närvaro.

Disciplinära förfaranden

När du beskriver de disciplinära förfarandena i din policy kommer dina anställda att känna till konsekvenserna av dålig närvaro av medarbetarna.

Du kan använda ett enkelt ”punktsystem” för att spåra anställdas närvaroproblem, till exempel:

• Frånvarande, med bevisad anledning: 1 poäng.
• Frånvarande, inget samtal eller ursäkt: 2 poäng.
• Tardy: ½ punkt.
• Rapporterar inte för arbete vid planerad arbetstid: ½ punkt.
• Sen återkomst från lunch eller paus: 1 poäng (över 30 minuter).
• Inte på arbetsstationen under arbetstid: 3 poäng

Du kan använda dessa dåliga närvaro poäng för att beräkna anställdas närvaroöverträdelser och tilldela de progressiva disciplinåtgärderna:

• 15 poäng: Verbal varning ges.
• 30 poäng: Skriftlig varning ges.
• 45 poäng: Möte med handledare, möjlig lösning eller avstängning.
• 60 poäng: Anställd kommer att avslutas.

Ett exempel på anställds närvaro policymall

Här är ett exempel på närvaropolicy för anställda som du kan använda för din organisation:

(En nedladdningsbar version av den här mallen ate finns i slutet av detta avsnitt.)

Översikt och syfte med denna närvaropolicy

Regelbunden närvaro rekommenderas kl. Alla anställda, oavsett position och avdelningar, är viktiga för företagets framgång. Att inte dyka upp för arbete och fördröjning orsakar oönskade störningar som vi vill undvika.

Denna policy beskriver de förväntningar och rutiner vi förväntar oss av våra anställda när det gäller deras närvaro.

Närvaro av anställda

Vi är stolta över att vi har byggt en rättvis och ansvarsfull arbetsplats för alla våra anställda. När en anställds fördröjning eller överdriven frånvaro börjar orsaka störningar för andra och företagets dagliga verksamhet anses det vara ”olämpligt beteende” och disciplinåtgärderna kommer att börja.

Frånvaro kontra fördröjning:

Frånvaro definieras som orapporterad och / eller overifierad frånvaro.

Tardiness definieras som oförmågan att hålla sig till det dagliga arbetsschemat som anges för den anställde. Detta inkluderar sen ankomst och / eller tidiga avgångstider och förlängda kaffe / lunchpauser. Tider som överstiger XX minuter kommer att betraktas som fördröjning.

Frånvaro bör undvikas hela tiden, men vi förstår att inte varje dag går enligt plan Vi kräver att våra anställda försöker efter bästa förmåga att kommunicera till sin handledare om eventuell oplanerad frånvaro.

Om den anställde befinner sig i en oförutsägbar omständighet som resulterar i en oplanerad frånvaro, är skyldigheten på anställda att meddela sina omedelbart.

Den anställde kommer att markeras som frånvarande om den inte rapporterar en verifierbar anledning till sin närmaste handledare.

Om en anställd är frånvarande under tre eller flera dagar i följd, måste den anställde tillhandahålla bevis för att motivera deras långvariga frånvaro.

Följande anses inte vara en lämplig ursäkt för anställdas frånvaro:

• Bilproblem eller funktionsfel
• Overifierade medicinska tillstånd
• Overifierad familjemedlem sjukdom
• Icke-godkända ledighetsdagar
• Övernattning
• Personliga dagliga uppgifter / ärenden

Anställdas närvaro undantag

Följande särskilda omständigheter kommer att beaktas av arbetsledaren för en anställd frånvaro:

• Bilolycka,
• Födsel,
• Dödsfall,
• Militärplikt,
• Extrema väderförhållanden
• Begravningar,
• Juryplikt,
• Medicinsk utnämning,
• Oundvikliga nödsituationer.

Det åligger arbetstagaren att förse sin handledare med officiell dokumentation för att bevisa den speciella omständigheten som resulterade i deras frånvaro.

Familje- och sjukledighetslagen (FMLA)

Om du kvalificerar dig för FMLA-ledighet enligt FMLA (Family and Medical Leave Act) är det ditt ansvar att kommunicera och ordna din ledighet med din handledare XX dagar före din planerade frånvaro.

Disciplinärt förfarande och poängsystem

Konsekvent dålig närvaro av en anställd under XX månader / dagar kommer att leda till disciplinära åtgärder och eventuell uppsägning av en anställds kontrakt.

Överträdelser av denna närvaropolicy mäts med hjälp av ett poängsystem. Detta system är inrättat för att rimligt mäta en anställds närvaro:

• Frånvarande, med bevisad anledning: XX-poäng.
• Frånvarande, ingen ursäkt: XX poäng.
• Tardy: XX-punkt.
• Rapporterar inte för arbete vid planerad arbetstid
• Sen återkomst från lunch eller paus: XX-punkt (över XX minuter).
• Inte på arbetsstationen under arbetstid: XX poäng

Dessa negativa närvaropoäng beräknas och beroende på ackumulerade poäng kommer progressiva disciplinåtgärder att ske enligt följande:

• XXX poäng: Muntlig varning ges.
• XXX poäng: Skriftlig varning ges.
• XXX poäng: Möte med handledare, möjlig lösning eller avstängning .
• XXX-poäng: Anställd kommer att avslutas.

Andra skäl för disciplinära åtgärder kan inkludera:

• En lösning kan inte kan hittas efter XXX möten mellan arbetstagaren och handledaren.
• En anställd kan inte ansvara för att spåra sin närvaro.
• En anställd respekterar kontinuerligt reglerna i denna policy.
• En anställd ignorerar vid flera tillfällen varningar som ges dem

Poäng kommer att vara återställs till noll vid slutet av varje år.

Närvarobonus

De anställda som har uppnått en närvaropost på XX% kommer att belönas varje månad. De som uppnår en närvaro på XX% under året har en chans att vinna en årlig närvarobonus värt XX.

Närvaropunkter ges till den anställde som:

• är konsekvent i tid för sitt arbetsskift.
• Lämna inte kontoret till köra personliga ärenden.
• Håller sin handledare informerad om löv.

–

Jag har läst och förstått innehållet i detta dokument som beskrivs i denna närvaropolicy.

Jag godkänner ____________________ att följa riktlinjerna enligt denna policy.

Läst och godkänt av:

Anställd: ____________________

Underskrift: ____________________

Handledare: ____________________

Underskrift : ____________________

Datum: ____________________

Ansvarsfriskrivning: Denna policymall som vi har tillhandahållit är endast avsedd att vara en allmän guide och kan endast användas som referens. Denna policymall tar kanske inte hänsyn till lokala, statliga eller federala lagar och andra tillämpliga lagar och bör inte betraktas som ett juridiskt dokument. Varken författaren eller Time Doctor kommer att ta något juridiskt ansvar som kan uppstå till följd av användningen av detta exempel på anställds närvaropolicy.

Nedladdningslänkar:

• Policy för närvaro för anställda (Google Doc)
• Policy för anställdas närvaro (Word Doc)

Avsluta

Det viktigaste att komma ihåg när du utformar din närvaropolicy är att dina anställda är mänskliga. Att ha en empatisk syn när man utarbetar denna policy kommer att uppmuntra rättvisa och skapa ett system som fungerar för alla.

Och för att säkerställa att du skapar en rättvis personalpolicy för din medarbetarhandbok, följ helt enkelt stegen som vi skisserade här så kommer du ha det bra.