Med över 50% av världens befolkning som äger och använder en mobil enhet, mobiltelefon användningen har blivit andra natur för de flesta.

Från att kontrollera e-postmeddelanden och skicka textmeddelanden till att vara värd för videokonferenser litar många yrkesverksamma på mobiltelefoner som sitt mobila kontor. Om du är en företagsägare som driver ett framgångsrikt företag, chansen är att du har flera anställda som använder sina mobila enheter för arbete.

Hur mycket av pengarna måste du betala tillbaka? Vilken personlig mobiltelefonanvändning anses vara ”arbetsrelaterad”? Och hur mäter du dessa faktorer? Här kommer vi att bryta ner de nyaste lagarna inom mobiltelefonersättning och hur du kan garantera att både du och dina anställda får en rättvis affär.

Lagar för mobilersättning

Erbjuder mobiltelefon ersättning handlar inte bara om att vara en godhjärtad chef. Det finns faktiskt lagar kring vad anställda har rätt till när det gäller ersättning för personlig mobiltelefonanvändning. Vissa jämför det till och med obehörig övertid.

Dessa lagar skyddar både anställda och arbetsgivare. Utan ett stipendium på plats kan anställda stämma sina arbetsgivare för tillhörande kostnader. På andra sidan kan anställda vara ansvariga för att äventyra säker företagsinformation.

Även om dessa lagar varierar från stat till stat, är Kalifornien ledande i denna växande trend. Dessa förändringar kom i hälarna i ett kontroversiellt domstolsärende: Cochran vs. Schwans hemtjänster.

Under detta milstolpsmål lämnade Kalifornien hovrätt in en grupptalan på uppdrag av 1 500 kundtjänster Grunden i ärendet var att dessa anställda inte fick ersättning för utgifter för arbetsrelaterad användning.

Förbehållet är att i Kalifornien, oavsett om arbetsgivaren godkänner personlig mobiltelefonanvändning för anställda , om kostnader uppstår måste de betala. Även om detta kan verka orättvist för vissa är det Kaliforniens lag.

En annan kontroversiell aspekt av denna lag är att anställda förtjänar ersättning även om arbetsrelaterad användning kostade dem inte en krona! Om den anställde har obegränsat antal minuter eller data, är arbetsgivaren fortfarande skyldig att betala ”en rimlig procentsats av den anställdas mobiltelefonräkning.” företaget överför sina driftskostnader till den anställde. En sak som fortfarande är oupptagen utplånad är vad som utgör en rimlig procentsats? Denna fråga gör det svårt för arbetsgivare att bestämma vilken typ av mobiltelefonersättning som ska skapas och hur man skyddar sig mot juridiska konsekvenser.

FÖRSLAGSLÄSAR:

Hur man skapar en IRS- policy för återbetalning av kompatibla utgifter

Hur hanterar utmaningarna för ersättning av mobiltelefoner?

Med så många olika lagar och oklara förväntningar, hur kan företag skapa en överensstämmande, rimlig återbetalningspolicy för mobiltelefoner?

Vissa går så långt som att förbjuda mobiltelefoner på arbetsplatsen för att undvika risker och komplikationer som är förknippade med att skapa policyer och stipendier. Nackdelen är att detta potentiellt kan påverka anställdas produktivitet och företagsmoral.

Istället för att avstå från att vara ”fördömd om du gör det och fördömd om du inte gör det”, låt oss undersöka olika sätt att närma sig debatt om återbetalning av mobiltelefoner.

FÖRSLAG TILL LÄS: Balansering av efterlevnad av utgiftspolitiken och nöjda anställda

• Betala de anställdas hela mobiltelefonräkning

Även om detta är en opopulär lösning för många arbetsgivare, handlar det för vissa mer om sinnesfrid. Genom att helt enkelt betala för personalens mobiltelefonräkningar undviker du klibbiga juridiska problem eller långa, utdragna debatter över procentsatser.

Vissa företag föredrar att inte spela nickel och dime-spelet, och istället bara betala hela beloppet. Detta är särskilt lämpligt för företag vars anställda använder sina personliga telefoner för arbete regelbundet. Den största nackdelen med detta alternativ är uppenbart – kostnad. Beroende på företagets storlek och antalet anställda kan det bli ganska dyrt att betala flera mobiltelefonräkningar.

• Kräva att anställda bevisar mobiltelefonanvändning

Beviset ligger i puddingen, och många arbetsgivare vill se exakt vad deras anställda gör anspråk på som arbetsrelaterade utgifter.

I den här situationen skapar företag en policy som kräver att personalen bevisar alla arbetsrelaterade mobiltelefonanvändning och utgifter. Som du kan föreställa dig blir detta tillvägagångssätt ganska tråkigt och tidskrävande.

En lösning är att beräkna den genomsnittliga tiden som spenderas på arbetsrelaterade projekt och sedan betala den delen av den anställdes totala mobiltelefonräkning. Även detta kan ta dyrbar tid och energi som spenderas bättre någon annanstans.

Fördelen med detta tillvägagångssätt är att arbetsgivarna bara betalar för vad anställda faktiskt använder.Detta anses också vara det mest exakta sättet att beräkna en rimlig procentuell användning – om du har tid och tålamod att göra det.

FÖRSLAGSLÄS: Hur man hanterar kvitton för att säkerställa att ditt team alltid är redo-redo ?

• Betala anställda ett fast belopp

För de företag som vill sänka de administrativa kostnaderna är det bara en lönsam möjlighet att betala anställda ett fast belopp. Men kom ihåg att anställda måste komma överens om detta belopp, och det bör tydligt anges i policyn.

Om anställda känner sig berättigade till mer än det fasta beloppet, kräver många företag att de lämnar in bevis. Den största fördelen med detta tillvägagångssätt är att kostnaden är relativt stabil. Detta gör det lättare för arbetsgivare att budgetera och fördela medel för att täcka mobiltelefonersättning. Den största nackdelen med denna form av återbetalning av mobiltelefoner är det gråa området som finns mellan det fasta beloppet och vad de anställda känner att de har rätt till. Genom att använda denna metod öppnar företag dörren för otaliga avvikelser, vilket kan bli besvärligt, både ekonomiskt och juridiskt.

FÖRSLAGSLÄS: Hur man skapar en IRS-kompatibel utgiftsåterbetalningspolicy

• Skapa mobiltelefonkostnadskonton

Kostnadskonton är vanliga i större företag som kräver att de anställda reser och nätverkar som en del av deras arbetsbeskrivning. Varför inte använda klumpmobiltelefonanvändning inom ramen för utgiftskonton?

Detta innebär att anställda får betalt för sin exakta mängden arbetsrelaterad personlig mobiltelefonanvändning – till öre. Detta placerar ansvaret för den anställde.

För arbetsgivare innebär detta mer administrativt benarbete, vilket kan öka allmänna kostnader. Det är också svårt att beräkna en riktig siffra när det gäller mobiltelefonanvändning för anställda wi obegränsade dataplaner.

• Utfärdar företagstelefoner

Detta är ett populärt alternativ för ett brett spektrum av företag. Att förse anställda med en företags mobiltelefon innebär att utgifterna redan är beräknade.

Om den anställde väljer att använda sin personliga mobila enhet är det på dem! Du har tillhandahållit en mobiltelefon speciellt för detta ändamål. Å andra sidan har arbetsgivarna nu i uppdrag att se till att anställda inte använder företagets telefon för personligt bruk.

Den goda nyheten är att arbetsgivaren har tillgång till alla mobiltelefonposter och kan styra tillhörande Arbetsgivare är också lätta att veta att deras anställda har de nödvändiga verktygen för att slutföra jobbet. Företagen måste också ta hänsyn till kostnader när det gäller att köpa telefoner hela företaget. Det finns ingen garanti för att anställda kommer att behandla de utgivna telefonerna med försiktighet. Företag riskerar att anställda skadar, förlorar eller får stulna företagstelefoner – detta lägger till ersättningskostnader i ekvationen.

FÖRSLAGSLÄSAR:

Vanligaste misstag i företagets kostnadshantering

Utmaningar som ekonomiteam står inför med resor & kostnadshantering

Vad är policyerna för Bring Your Own Device (BYOD)?

BYOD, eller ta med din egen enhet, policyer blir vanligare i arbetsmiljöer. Enligt dessa policyer betalar många arbetsgivare allt från $ 30 till $ 50 per månad mot anställdas mobiltelefonräkningar. Denna siffra varierar beroende på företaget och den överenskomna policyn.

Dessa betalningar kallas mobilstipendier. Arbetsgivare beaktar flera faktorer när de utarbetar ansvarsfulla policyer för återbetalning av kandidater och bestämmer stipendiebelopp. Här är bara några få:

• Operatörsavgifter
• Mobilhanteringskostnader
• Nya enhetsköp
• Mobilhanteringsprogramvara

Men dessa BYOD-policyer täcker mycket mer än bara mobiltelefonräkningar. De behandlar också säkerhetsåtgärder som håller både den anställde och företagsinformationen säker och konfidentiell.

Avslutande argument

Det finns ingen strategi som passar alla för återbetalning av mobiltelefoner för anställda.

Arbetsgivare måste skydda sina juridiska intressen, liksom deras integritet. Här är några saker att tänka på när man överväger vilken typ av återbetalningspolicy för mobiltelefoner som är bäst för ditt företag:

Beräkna kostnad

Som med de flesta saker i livet handlar det om pengar. Vilka av dessa alternativ är mest ekonomiska för ditt företag?

• Om du har arbetskraften, det mest exakta sättet att erbjuda återbetalning av mobiltelefoner är att skapa utgiftskonton eller erbjuda ett fast belopp.
• Om pengar inte är något objekt, ge ut företagets mobiltelefoner eller helt enkelt betala dina anställdas hela räkning. .

Sitt ner och krossa siffror innan du bestämmer dig för en lösning.

Skapa en lättförståelig policy för återbetalning av mobiltelefoner

Wh Återbetalningspolicy som du skapar, se till att riktlinjerna är tydliga.

• Inkludera en detaljerad beskrivning av vad företagets förväntningar är.
• Hur mycket du är villig att betala och hur denna procentsats kommer att beräknas.
• Om du väljer att tillhandahålla företags mobiltelefoner, var beredd att övervaka deras användning och var tydlig om vad som är godkänd arbetsrelaterad användning.

FÖRSLAGSLÄS:

Fem sätt att göra kostnadsrapportering enklare för anställda

Balansera efterlevnad av utgiftspolicy och nöjda anställda

Hur kan Fyle hjälpa till med mobilstipendier?

I dagens snabba värld har alla näsan i sina telefoner större delen av dagen. Det är ingen överraskning att återbetalning av mobiltelefoner har blivit ett hett ämne. Ändå kvarstår frågan, hur mycket av det är för personligt bruk och hur mycket är arbetsrelaterat? Det här är frågan som företag över hela världen försöker svara på.

Medan vi lämnar valen åt dig kan Fyle göra mycket mer än att bara effektivisera dina anställders ersättningar! Behöver du hjälp med att hantera ditt företags utgifter och utarbeta tydliga policyer? Fyle är en nyålders programvara för kostnadshantering som kan lösa alla dina utgifter för kostnadshantering! Planera en demo idag och låt oss komma igång! div id = ”e8c45de372”>