Policy kort & Syfte

Vår bakgrundskontrollpolicy för medarbetare hänvisar till våra riktlinjer för att undersöka våra jobbkandidaters bakgrund som en del av vår anställningsprocess. Bakgrundskontroller hjälper oss:

• Få insikt i kandidaternas bakgrund.
• Se till att vi anställer pålitliga medarbetare.
• Kontrollera kandidaternas information för sanning och noggrannhet .
• Skärmkandidater som dömts för allvarligt brottsligt beteende.

Omfattning

Denna policy för anställdas bakgrundskontroll gäller kandidater som går igenom vårt företags anställningsprocess. . Det kan också gälla interna kandidater som övervägs för en befordran eller överföring.

Policyelement

Bakgrundskontroller kan innehålla:

• Brottregister .
• Kreditrapporter.
• Drogtestning.
• Verifieringsrapporter (t.ex. identitet, tidigare anställning, utbildning, SSN)
• Körregister .
• Referenskontroller.

Alla kandidater är inte skyldiga att klara alla typer av bakgrundskontroll vi erbjuder innan vårt företag anställer dem. Varje position har sina egna krav. Till exempel kan körregister vara relevanta för pålitliga säljare och taxichaufförer, men inte för att anställa kontorschefer. Den grundläggande bakgrundsscreeningen inkluderar

Lokala lagar kan förbjuda eller begränsa vissa typer av bakgrundskontroller. Vi följer lagliga riktlinjer hela tiden.

Brottregister är väsentliga om kandidater intervjuar för positioner där de:

• Representerar vårt företag och hanterar vårt kunder eller intressenter.
• Ha tillgång till känslig och konfidentiell information
• Hantera pengar och ekonomi
• Ha kontakt med barn eller äldre

När ska du utföra en anställds bakgrundskontroll?

I de flesta fall kostar bakgrundskontroller tid och pengar. Vi rekommenderar att anställa chefer och HR-personal att utföra kontroller sparsamt: helst på den sista omgången av kandidater i anställningen eller en kandidat som de valt att anställa. Lokala lagar kan kräva att en kandidat har ett erbjudande i hand innan vi ber om tillstånd för en bakgrundskontroll. Vi följer alla lagar.

Bakgrundsscreening bör inte användas som ett sätt att diskvalificera någon eller minska antalet sökande till en tjänst. Bakgrundskontroller är avsedda att stärka ett anställningsbeslut och se till att kandidater som har valts ut för ett jobb är lämpliga.

Vårt företags ansvar

Anställningschefer och personal personal måste:

• Informera kandidater om att en bakgrundskontroll krävs i positionens jobbannons.

• Be kandidaterna ge skriftligt tillstånd innan de genomför en bakgrundskontroll och låt dem veta hur processen tar lång tid.

• Anställ en ansedd och pålitlig leverantör av bakgrundskontroller. Kriterier att tänka på när man väljer leverantör är: kostnad, laglighet, konfidentialitet och behandlingstid. Om vår nuvarande leverantör inte uppfyller våra krav för dessa kriterier bör HR söka efter en ny leverantör.

• Informera kandidaterna om resultaten av deras bakgrundskontroller och vad vi planerar att göra gör (avvisa eller flytta kandidater till nästa anställningsfas.) Bakgrundskontrollleverantörer ska ge kandidater kopior av sina resultat.

• Genomföra en bakgrundskontroll av alla kandidater som passerar genom för en specifik ställning utan att diskriminera vissa individer.

• Ge kandidater information de behöver för att bestrida en rapport eller ta itu med eventuella problem som en bakgrundskontroll visar.

Att anställa chefer / HR måste informera kandidaterna om att en ren bakgrundskontroll inte garanterar anställning, såvida de inte redan har fått ett verbalt jobbbjudande.

Vad ska man göra med negativa resultat

Kriminalregister diskvalificerar inte automatiskt kandidater från anställningsförfarandet, såvida de inte är dömda för allvarliga brott (t.ex. sexuella övergrepp.) Vi w dåligt bedöma innehållet i straffregister enligt dessa kriterier:

• Antal brottmål för samma brott.
• Förfluten tid från den senaste brottmålsdomen.
• Hur den straffrättsliga övertygelsen relaterar till tjänsten.

Observera att HR / anställningschefer kommer att överväga fällande domar, inte arresteringar, när man granskar en kandidats bakgrundskontroll.

HR och anställningschefer bör hålla företagets intressen i åtanke när de bedömer allvaret i eventuella problem som bakgrundskontroller avslöjar. Till exempel bör kandidater som övervägs för en tjänst som innebär att köra ett företagsfordon ha minst två års ren körrekord. HR- och anställningschefer bör avvisa kandidater som dömts för att ha kört medan de är berusade inom de senaste två åren.

I allmänhet, om anställningschefer och HR beslutar att en viss kandidat skulle medföra hög eller orimlig risk för vårt företag, bör de avvisa kandidaten.

HR och anställningschefer kan ringa kandidater för att diskutera resultatet av deras bakgrundskontroller i fall av mindre avvikelser (t.ex. en avstängd licens.) Om kandidater svarar tillfredsställande kan de fortfarande anställas för att arbeta med vårt företag.

Förfarande

Vi sträva efter en transparent anställningsprocess som respekterar kandidaternas rättigheter. Vi rekommenderar att anställa chefer och HR-personal att följa denna procedur för bakgrundsscreening:

1. Anställa chefer och HR diskutera om en bakgrundskontroll behövs för en position och vad kontrollen kommer att innehålla.
2. Anställningschefer noterar i jobbannonsen att en bakgrundskontroll krävs före anställning.
3. När slutkandidaterna (en eller flera finalister) väljs, kontaktar anställningschefer eller HR kandidaterna för att få skriftligt tillstånd för bakgrundskontroller och förklara processen. Detta kan göras via ett sökandesystem (ATS.)
4. Om kandidater vägrar att gå igenom bakgrundsscreening informerar HR dem om att de inte kommer att övervägas för tjänsten. Om kandidater ger skriftligt tillstånd kan leverantörer av bakgrundskontroll initiera granskningen.
5. När HR får resultat för bakgrundskontroll diskuterar personalen dem med anställningschefer för att bestämma nästa steg för kandidaterna och positionen.
6. Anställningschefer informerar kandidater om sina beslut och ser till att de får kopior av sina individuella bakgrundskontrollrapporter. Om det finns negativa resultat måste HR- / anställningschefer låta kandidater veta hur de ska bestrida rapporten.

Vår sekretess- och dataskyddspolicy gäller alltid för informationsbakgrundskontroller.

Ansvarsfriskrivning: Denna policymall är avsedd att ge allmänna riktlinjer och bör användas som referens. Det kanske inte tar hänsyn till alla relevanta lokala, statliga eller federala lagar och är inte ett juridiskt dokument. Varken författaren eller Workable kommer att ta något juridiskt ansvar som kan uppstå till följd av användningen av denna policy.

Ytterligare läsning

• Vad arbetsgivare behöver veta om bakgrundskontroller – Commission for Equal Employment Opportunity (EEOC)
• Screening före anställning: tips för att navigera på besvärliga samtal
• De 8 viktigaste arbetsgivarna för bakgrundskontroller av sysselsättningen
• den bästa tjänsten för bakgrundskontroll