Från det ögonblick som en ny arbetsgivare anställer sin första anställd öppnas en helt ny värld av lönelogistik, skattemässiga skattemyndigheter och andra nya ansvarsområden. Det är en spännande tid att anställa din första anställd – ditt företag växer! – Det är viktigt att ta hand om dina nya ansvarsområden.

Med detta sagt vet vi att vissa av dessa ansvarsområden kan verka skrämmande. Att analysera skatteformulär och FICA-källskatt kommer inte naturligt för många småföretagare, och IRS-webbplatsen är inte så bra heller.

Det är därför vi skrev den här guiden tillsammans med andra för att förenkla och förklara den nya världen av löneskatter, rapportering och IRS-formulär.

Här talar vi om IRS-formulär W-3, överföring av lön och skatteuppgifter. Vi förklarar allt som nya och erfarna arbetsgivare borde veta, inklusive:

• Vad formulär W-3 är
• Varför Social Security Administration (SSA) och IRS kräver att arbetsgivare lämnar in det
• Hur man vet om du behöver skicka formulär W-3
• När och hur man skickar in formulär W-3

Vad är formulär W-3?

Om du bara behöver den magra, här är de viktigaste punkterna att veta om formulär W-3:

• Vad rapporteras på formulär W-3: Totalt anställdas löner och skatter kvarhållna
• När den lämnas in: Årligen
• Vem behöver lämna in: De flesta arbetsgivare i USA

I ett nötskal är Form W-3 ett dokument som används av IRS och Social Security Administration (SSA) för att sammanfatta och överföra en arbetsgivares W-2-formulär.

IRS och SSA använder formulär W-3 för att spåra löner, lön, provision, tips och annan ersättning som arbetsgivare betalar ut under hela år. Formuläret rapporterar också de totala inkomsterna och FICA-skatterna från Federal Insurance Contribution Act som innehas från lönecheckar för anställda.

Form W-3 innehåller bland annat information:

• Total inkomst och lön utbetalad (till alla anställda) av en arbetsgivare
• Den totala delen av lönen som är föremål för social trygghet och Medicare-skatt
• Den totala skatten (både inkomst och FICA) kvarhållen från den lönen

Hur skiljer sig formulär W-3 från formulär W-2?

Formulär W-3 och W-2 är mycket lika. De rapporterar mycket av samma information, och varje arbetsgivare som måste lämna in ett eller flera W-2-formulär måste också lämna in formulär W-3.

Den viktigaste skillnaden är att formulär W-2 rapporterar information som totalt kvarhållna löner och skatter för varje anställd. Blankett W-3 rapporterar däremot de totala lönerna, skattepliktiga lönerna och den skatt som hålls kvar för en arbetsgivare.

Kort sagt, formulär W-2 berättar för IRS och SSA hur mycket du betalade och spärrade för Jane under året – formulär W-3 berättar för dem hur mycket du betalat och sparat totalt för alla dina anställda.

Hur skiljer sig formulär W-3 från formulär W-4?

På baksidan anses Form W-4 vara en del av allt nytt pappersarbete. När du är ombord på en ny anställd är arbetsgivarna ansvariga för att de fyller i ett W-4-formulär och skickar det ifyllda formuläret till lämplig statlig katalog över nya anställningar. Du hittar rätt katalog för din stat här.

Den information som nya anställda tillhandahåller när de fyller i ett W-4-formulär berättar hur mycket inkomstskatt som ska hållas kvar från varje anställds lönecheckar.

Du behöver inte, men många arbetsgivare väljer att anställda ska fylla i ett nytt W-4-formulär varje år – för att säkerställa att du håller kvar rätt belopp.

Varför IRS och SSA kräver att arbetsgivare lämnar in formulär W-3

När individer lämnar in sin årliga skattedeklaration rapporterar de den totala inkomsten de har tjänat, redan betalade skatter (vanligtvis via källskatt) och skyldig skatt (eller förfallna) återbetalas). Både IRS och SSA har ett intresse av att individer korrekt rapporterar alla inkomster de får betalt under hela året, så de kräver att arbetsgivare lämnar in W-2-formulär för varje anställd.

På samma sätt För att hålla reda på alla utbetalda löner, inkomster och FICA-skatter som hålls av en arbetsgivare kräver SSA att formulär W-3 fungerar som ett försättsblad och sammanställer alla inkluderade W-2-formulär.

Vad är dock källskatt och FICA-skatt?

Så kanske du har hört talas om källskatt och FICA-skatt, men är du helt klar över vad de är? Om svaret är ”Nej”, låt oss ta ett steg tillbaka och förklara.

När det gäller löneskatter och anställningsskatter finns det tre huvudtyper av skatt:

• Källskatt: Det här är de skatter du håller tillbaka från din anställds lön, och de inkluderar både standardskatten och den anställdes del av FICA-skatter. Det är ditt jobb att hålla tillbaka dessa skatter och sätta in dem hos lämplig skattemyndighet. Dessa är en del av vad som rapporteras på formulär W-3.
• Arbetsskatter: Som namnet antyder betalar du, arbetsgivaren, hela skatten.
• Delade skatter: Dessa skatter delas (vanligtvis 50/50) mellan dig och dina anställda. Socialskatt och Medicare-skatter (eller FICA) är några av de mest anmärkningsvärda delade skatterna. Summan av alla dina anställdas bidrag till dessa skatter redovisas också på ditt W-3-formulär.

Inkomstskatter utgör den största delen av IRS-skattebasen. FICA-skatter betalar å andra sidan till socialförsäkring och Medicare (även känt som socialt säkerhetsnätprogram) inom SSA.

Varje anställds inkomstskattesats varierar beroende på deras årliga inkomst, kvalificerade anhöriga, personliga preferens och andra faktorer. Därför måste du samla in formulär W-4 från varje anställd. Formuläret berättar hur mycket inkomstskatt som ska dras av från varje lönecheck.

FICA-skattesatser för 2019 2019 uppgår till 7,65% för varje part, inklusive arbetsgivaren och arbetstagaren. Fördelningen ser ut så här:

• 6,2% socialförsäkringsskatt (även kallad OASDI)
• 1,45% Medicare tax

Det är viktigt att notera att socialförsäkringsskatten endast gäller för de första $ 132 900 som en anställd gör under året. När deras inkomster överskrider denna tröskel uppbärs ingen ytterligare socialförsäkringsskatt av dig eller arbetstagaren.

Däremot måste anställda som tjänar mer än en fastställd inkomstgräns betala ytterligare 0,9% Medicare-skatt på inkomster över 200 000 $ för dem som ansöker som ensamstående eller $ 250 000 för dem som lämnar in gemensamt med en make. Tänk på: Den extra Medicare-skatten betalas endast av arbetstagaren och inte av arbetsgivaren.

Behöver jag skicka in formulär W-3?

Kort sagt, om du är krävs för att lämna in ett eller flera W-2-formulär för anställda, måste du också lämna in formulär W-3 till Social Security Administration (SSA). För att bryta ner det, om du:

• Spärrat någon inkomst-, socialförsäkrings- eller Medicare-skatt från anställdas löner
• Betalade 600 $ eller mer i löner – även om du inte gjorde det hålla kvar inkomst, socialförsäkring eller Medicare-skatt

Då måste du lämna in både formulär W-2 och formulär W-3.

Behöver jag skicka formulär W-3 till anställda?

Här är ett enkelt svar för dig: Nej. Arbetsgivare måste skicka varje anställd deras respektive W-2-formulär senast den 31 januari varje år – men de skickar inte formuläret W-3 till någon annan än Social Security Administration (SSA).

Hur man fyller i formulär W-3

Om du hamnar i de allra flesta arbetsgivare som är skyldiga att fil W-2-formulär, och därför formulär W-3, låt oss prata om hur och när du ska göra just det. För att fylla i formulär W-3 måste du ha denna information redo:

• Dina företagsuppgifter, inklusive arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN), juridisk adress och annan kontakt information
• Totala löner (lön, tips, provision och annan ersättning) som betalats till anställda under föregående år
• Summa skattepliktiga löner för socialförsäkring och Medicare
• Totalt kvarhållen inkomstskatt — både federalt och statligt
• Totalt innehav av socialförsäkringsskatt
• Totalt innehav av Medicare-skatt

Den goda nyheten är att de flesta lönerna system (inklusive Wave) håller reda på all denna information åt dig. När skattetiden kommer kan du snabbt och enkelt hämta dessa detaljer och mer.

Arkivering av W-2-formulär

Formulär W-3 rapporterar totala löner, skattepliktiga löner och skatter ditt företag hålls tillbaka hela året. Men dess primära syfte är att fungera som ett ”försättsblad” för dina W-2-formulär.

Arbetsgivare är också skyldiga att lämna in formulär W-2 – som beskriver samma information som formulär W-3, men uppdelad efter anställd – för varje anställd du hade under hela året. När det är dags skickar du in ett W-2-formulär för varje anställd tillsammans med ett formulär W-3 för att sammanfatta dem alla.

När ska man skicka in blankett W-3

Formulär W-3 är en årlig ansökan, så IRS och SSA kräver att arbetsgivarna fyller i och skickar in det en gång per år. Den årliga tidsfristen för att lämna in blankett W-3 ( tillsammans med alla motsvarande W-2-formulär) är den 31 januari.

Tänk på: Du måste också skicka kopior av W-2-formulär till dina anställda inom samma tidsfrist.

Skicka formulär W-3 till regeringen

Arbetsgivare har några alternativ att välja när det är dags att skicka in formulär W-3:

• E-fil online
• Maila i ditt formulär
• Arbeta med en revisor för att skicka åt dig
• Alla kombinationer av föregående opti ons

Obs! Arbetsgivare som behöver skicka mer än 250 W-2-formulär per år måste skicka in formulär W-3 online. År 2021 kommer den maximala tröskeln att sjunka till 100 eller mer. Från och med 2022 minskar det maximala antalet formulär till 10 eller fler.

E-fil online

Enligt SSA är e-arkivering snabbare, mer exakt och säkrare . Och kom ihåg: Om du lämnar in fler än 250 W-2-formulär (för 2019) tillsammans med ditt formulär W-3 måste du skicka in online.

För att arkivera formulär W-3 online, du använder SSA: s portal för affärstjänster online (eller BSO).Med hjälp av BSO-portalen har du två alternativ för att fylla i formulär W-3:

• Skapa en ifyllningsversion av formuläret och skriva ut kopior för att skicka ELLER
• Ladda upp lönefiler från din skatte- eller löneprogramvara (BSO genererar automatiskt motsvarande formulär W-3).

När det gäller att betala din årliga kupong- och FICA-skattesaldo och göra insättningar online kan du använda det elektroniska federala skattesystemet (EFTPS).

Om du väljer att arbeta med en skatteprofessionell eller skattemjukvara rekommenderar IRS att du gör dina betalningar via Electronic Funds Uttag (eller EFW). Med det här alternativet kan du e-filera och auktorisera betalning med ett steg.

Maila i ditt formulär

Medan SSA föredrar att arbetsgivare arkiverar online, har småföretag också möjlighet att maila i formulär W-3 tillsammans med alla dina W-2-formulär och motsvarande skattebetalningar.

Innan du skickar in ditt formulär och betalning måste du beställa papperskopior av formulär W-2 och W- 3 från IRS. Obs! Dessa formulär kan inte laddas ner från IRS-webbplatsen och sedan skickas till dem – du måste beställa papperskopior från SSA.

När du har beställt och fyllt i formuläret kan du maila dem till adress listad nedan (liksom på sidan 5 i instruktionerna för formulär W-2 och W-3):

Social Security Administration

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Obs! Om du behöver skicka formuläret över natten för att göra deadline (vanligtvis via privata operatörer som Fedex eller UPS), måste du skicka dem till detta adress istället:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Arbeta med en revisor för att lämna in till dig

Det sista alternativet som arbetsgivare har för att lämna in blankett W-3 och eventuella utestående betalningar eller insättningar är att arbeta med en skattepersonal som kan hantera både arkivering och deponering åt dig. Båda dessa görs ofta via Electronic Funds Withdrawal-systemet (EFW) som tidigare refererats till.

Wrapping up

Phew – vi täckte mycket om IRS Form W-3 idag. För snabb referens, här är de viktigaste punkterna som arbetsgivare som du behöver veta:

• Form W-3 rapporterar den totala lönen och lönerna som betalas till alla dina anställda, tillsammans med total inkomst och FICA-skatt hålls tillbaka under föregående år
• Varje arbetsgivare som lämnar in ett eller flera W-2-formulär måste också lämna in formulär W-3
• Beställ papperskopior av formuläret på IRS webbplats och e- fil genom SSA: s BSO-portal