Project Scope Management är en definierad process för att slutföra ett tillfälligt projekt. Det är ett väsentligt inslag för alla gruppers funktion, vilket säkerställer maximal effektivitet, eliminerar onödigt eller överflödigt arbete och håller ett team på samma sida varje steg på vägen. Projektomfattning hjälper också till att hantera kundens förväntningar och hålla projektet i tid och på budget.

Vad är projektledning?

Projektomfattningshantering avser en uppsättning processer som måste slutfört för att leverera ett ”projekt”, som kan vara en produkt, tjänst eller resultat med specifika funktioner eller funktioner. Scope Management fokuserar på ”hur vi kommer dit” eller kanske mer exakt ”vilka steg tar vi för att komma dit?” Dessa steg definieras och kartläggs så att projektledare och handledare kan bestämma mängden arbete som behövs och var teamets insatser ska fokuseras för att slutföra projektet.

Projektomfattningshantering bör inte förväxlas med produkt Scope Management, som fokuserar mer på produktens / tjänstens / resultatets funktionella krav. Denna typ av omfattning definierar hur produkten är, hur den kommer att se ut och hur den kommer att fungera, om det är produkten som helhet eller en komponent av produkten.

Projektomfattningshantering inkluderar tre processer:

• Planering – Projektet definieras och det arbete (eller processer) som krävs för att leverera projektet bestäms.
• Kontroll – Detta innefattar spårning, hantering och övervakning av framstegen för ett projekt, inklusive spårningsdokumentation, omfattningskrypning, spårning av arbetet under varje fas och avvisande / godkännande av ändringar under vägen.
• Avslutning – Detta är den ”avslutande” delen av processen, vilket innebär en granskning av projektleveranserna och tillgång till slutproduktens resultat mot den ursprungliga definierade planen.

Här är ett exempel på en projektplaneringsplan:

Källa: MindGenius

Du kan också formatera dina planer för projektomfattningshantering som guider. Ytterligare exempel finns här.

Bestäm ditt projektomfångsuttalande

Omfattningsuttalandet är där du kommer att identifiera det arbete som behöver göras för att slutföra projektet. Den definierar dina mål och styr processerna för att slutföra projektet. Du kan också se omfattningsförklaringen som kallas ”arbetsförklaringen” eller ”referensbeteckning.”

Att ha en tydlig omfattningsförklaring säkerställer att alla vet vad de kan förvänta sig, att varje nödvändigt steg tas , och att projektet har slutförts framgångsrikt i tid och på budget.

Omfattningsdeklarationen bör innehålla en lista över allt som behövs för att skapa ram för projektet inklusive: projektmål, leveranser, funktioner, funktioner, uppgifter , tidsfrister och kostnader.

Projektledaren, som arbetar tillsammans med teamledarna och intressenterna, bör utveckla omfattningsförklaringen och säkerställa följande:

• Den innehåller endast arbete (omfattning) krävs;
• Varje steg i projektet kan slutföras i tid och
• Att projektet kan slutföras inom den tilldelade budgeten.

Omfattningsdeklarationen bör inkludera:

1. Projektets gränser (vad som är och vad som inte ingår)
2. Ansvaret för varje team och de enskilda gruppmedlemmarna
3. Procedurerna för att slutföra varje steg i projektet
4. Hur varje steg kommer att verifieras och godkännas

Varför projektet omfattningsförklaring är viktigt

Du skulle inte åka på en lång resa utan en karta. Projektets omfattningsförklaring är som en karta som används för att komma från start till slut. Utan detta uttalande kan teammedlemmar inte vara tydliga på vad de ska göra och när. Det är också mer sannolikt att du missar deadlines, gör misstag och överskrider budgeten.

Omfattningsdeklarationen blir också en del av din väsentliga dokumentation, vilket bevisar att alla parter informerades och undertecknades om projektet innan något arbete började . Du behöver ett sådant uttalande för att skydda dina intressen i händelse av tvister med klienten, entreprenörer, underleverantörer eller arbetstagare.

Här är ett exempel på ett projektomfattande uttalande:

Källa: Exempel.com

Ytterligare exempel på projektomfattning finns här.

Projektledning steg

Hantering av projektomfång kräver ett antal steg för att säkerställa att rätt processer är på plats. I allmänhet finns det sex steg som kan tillämpas på nästan vilken bransch eller typ av projekt som helst, oavsett om det är en ny produkt, ett datanätverkssystem, programvara / hårdvara, ingenjörsprojekt, byggprojekt eller en ny avdelning inom en organisation.

Plan Scope Management

Detta första steg handlar om att planera processen och skapa en plan för hantering av omfattning. Målet med detta steg är att bestämma hur omfattningen kommer att definieras, hanteras, verifieras och kontrolleras.

Det finns fyra primära delar av planen för omfattningshantering:

• Krav
• Omfattningsförklaring
• Arbetsuppdelning Schema
• WBS (arbetsfördelningsstruktur) Ordbok

Samla krav

Detta andra steg kommer att fastställa vad som måste åstadkommas under projektet. Du måste samla in kraven från alla intressenter, som kan inkludera klienten, företagsledningen, investerare, myndigheter, grannar eller närliggande markägare. Du kommer att bestämma tidslinjen för projektet, fördelningen av resurser och ange projektets mål.

Det finns fem kategorier av projektkrav:

• Företagskrav
• Intressentkrav
• Produktkrav
• Övergångskrav
• Kvalitetskrav

Definiera omfattning

Detta steg handlar om att bestämma omfattningen av det arbete som kommer att involveras för att leverera projektet. Det bör beskriva de steg som kommer att vidtas för att uppfylla projektets mål och mål.

Definiera projektets omfattning genom att identifiera:

• Projektmål
• Mål
• Underfaser
• Uppgifter
• Resurser
• Budget
• Schema

I denna fas kommer du också att fastställa parametrarna för projektet. Med andra ord måste du definiera exakt vad som ingår i projektet och vad som inte är. Detta säkerställer att klienten, intressenterna, företagsledningen, projektledaren och teammedlemmarna är medvetna om vad som förväntas.

Skapa WBS

Work Breakdown Structure (WBS) innebär uppdelning projektleveranserna i mindre enheter. I grund och botten delar du upp projektet i faser, inklusive de uppgifter som krävs för att slutföra varje fas.

Om du byggde ett hus kan WBS-faserna innehålla:

• Design – Skapa planer / ritningar och göra ändringar i planerna
• Strukturella – Grävning, gjutning av fundament, inramning, gips och takbjälkar
• Verktyg – VVS, el och VVS
• Efterbehandling – Målning, fönster, takläggning, sidospår och landskapsarkitektur

A WBS Exempel:

Källa: Lucidchart

5. Validera omfattning

Detta steg har att göra med att formalisera acceptansen av leveranser. Denna fas handlar inte om själva leveranserna, utan hur de kommer att accepteras och godkännas. Poängen med denna fas är att undvika att intressenter beslutar att saker borde ha gjorts annorlunda efter att projektet har slutförts.

Validera omfattningen bör innehålla:

• Huruvida projektet levereras accepteras?
• Vem accepterar projektleveranser?
• Under vilka villkor kommer leveranser att accepteras?

Kontrollomfattning

Detta hänvisar till processen för att övervaka framsteg och hantera förändringar som kommer upp under projektet. Det övervakar ”scope creep”, vilket händer när ytterligare uppgifter läggs till / ändras, utan att göra nödvändiga ändringar av omfattningen när det gäller schema, kostnader och resurser. Detta är en väsentlig del av processen eftersom förändringar kan leda till förlorad tid, kostnadsöverskridanden och kommer att kräva omfördelning av tillgångar och arbetskraft.

10 tips för framgångsrik projektplanering och -hantering

Planering av alla projekt kräver en sund projektomfattningshantering. Du måste ha en tydlig plan så att alla inblandade parter vet vad de kan förvänta sig och vad deras roller kommer att bli.

Här är tio slutgiltiga tips för att få framgångsrik projektomfattningshantering:

1. Förstå projektet – Du måste identifiera och förstå kundens intressen, behov och mål och ha ett fast grepp om projektets mål.
2. Identifiera projektkraven – För att veta vilka resurser som behövs måste du identifiera kraven för att slutföra projektet. Du måste sedan montera ett te m, definiera roller och fördela uppgifter.
3. Hyra en kvalificerad projektledare – Den bästa planen i världen kommer att falla sönder om du inte har rätt projektledare. De bör vara skickliga i att leda ett team med en tydlig förståelse för hur man fördelar uppgifter baserat på varje persons färdigheter och personligheter.
4. Definiera milstolpar – För att slutföra ett projekt måste du definiera nyckelfaser av ett projekt eller en milstolpe. Du måste också definiera hur du ska utvärdera och godkänna varje fas / milstolpe.
5. Underhåll kommunikation – Du måste kunna kommunicera med intressenterna, projektledaren, handledare, entreprenörer och teammedlemmar för att diskutera frågor och förändringar så att alla förblir på samma sida.
6. Identifiera gruppmedlemmarnas styrkor och svagheter – Att vara medveten om gruppmedlemmarnas styrkor och svagheter gör teamet mer effektivt så att du kan uppfylla projektkraven.
7. Dra nytta av ledningen verktyg – Det finns många resurser i online-projektledningsprogramvara. Dessa verktyg kan vara en central plattform för att spåra, hantera, dela och kommunicera med alla inblandade i projektet.
8. Öva riskhantering – Att hantera potentiella risker är viktigt för att identifiera potentiella hot och undvika misstag och kostnadsöverskridanden som kan spåra ett projekt.
9. Testleveranser – För att lyckas leverera ett projekt måste du utveckla tester vid kritiska milstolpar. Detta säkerställer att kraven i varje steg har uppfyllts.
10. Utvärdering av projektet – När ett projekt är klart ska projektledaren granska och utvärdera de olika delarna av projektet och projektet som helhet. Målet är att identifiera framgångar samt områden där förbättringar kan göras för att förhindra misstag i framtida projekt.

Förbättra din kompetensuppsättning för projektledning

Global kunskap erbjuder en omfattande bibliotek med utbildningskurser och certifieringar för projektledning, inklusive CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) och mer.

• Visa kurser i projektledning
• Visa certifiering av projektledning