Hur man skapar en gratis e-postadress för företag

Varje företag använder flera kommunikationsmedier. Kommunikationen kan vara B2B – kommunicera med andra företag eller B2C – kommunicera med kunderna / kunderna. Vissa kommunikationer är en-till-många och vissa kommunikationer är en-mot-en. Baserat på kommunikationstyp och budskap som behöver förmedlas väljer företagen kommunikationsmedium. Även om det finns flera olika kommunikationssätt tillgängliga, är den mest pålitliga och pålitliga kommunikationskällan e-post.

I affärskommunikationsvärlden är e-postmeddelanden oundvikliga, pålitliga och lagliga. Det är viktigt att du bara skickar affärskritisk kommunikation via e-post. Det ger inte bara ett giltigt bevis för kommunikation utan säkerställer också den nödvändiga säkerheten och integriteten för den viktiga informationen som levereras.

Det är också viktigt att sådana affärskritiska meddelanden skickas med en officiell e-postadress, kopplad till din domän, snarare än en vanlig / generisk e-postadress.

Den officiella e-postadressen hjälper kunden att känna igen ditt varumärke, lägger till trovärdighet till meddelandet och bygger förtroende för relationen. För att skapa ett sådant varumärke bör därför varje företag associeras med en domän som är kopplad till ditt varumärke.

Vad är en domän?

Om du vill tillhandahålla internet eller online-närvaro för ditt företag är det första steget att få din egen domän. Ett domännamn bildas vanligtvis genom att kombinera ditt företags / organisationsnamn med ett vanligt internt suffix som heter TLD (.com, .net, .info och så vidare). Domännamnen ser ut som dittdomän.com eller ditt företag.info. En domän kan inte göra någonting ensam. När du registrerar en domän tillhandahåller registraren en DNS-hanterare som innehåller kritiska detaljer som din webbplats IP-adress, MX-poster för att leverera din e-post och så vidare.

Om du inte äger en domän kan du köpa en ny domän från Zoho.

Vad är en webbplats?

En webbplats är en uppsättning internetsidor som ger information eller information om ditt företag. Du kommer att använda din DNS-chef för att mappa din webbhotellleverantörs IP-adress till din domän. Detta säkerställer att när någon skriver www.yourdomain.com i webbläsaren, visas de rätta sidorna från webbhotellen och läsarna har tillgång till relevant information från din webbplats.

Vad är en företags e-postadress?

Företags-e-postadresser är de som använder ditt företags domännamn, som patricia@dittföretag.com. Eftersom de resonerar med ditt företag kan dina kunder enkelt identifiera dig. Således har adresser som dessa hjälp med att skapa din identitet och förbättra trovärdigheten hos dina kunder.

Du kommer att använda din DNS-hanterare för att mappa din domän med din e-postleverantör, med de MX-poster som rekommenderas av din e-postleverantör.

Varför behöver du en e-postadress för företaget?

Även om den främsta anledningen till att ha en e-postadress för företag är att hjälpa dina kunder att identifiera dig, finns det många andra som kan läggas till i listan. hjälper dig:

• Projicera din professionalism

  Att ha en e-postadress som matchar ditt varumärke visar att du är seriös och professionell om ditt företag. På så sätt kommer ditt företag också att tas på allvar av dina kunder, eftersom de troligtvis väljer och litar på ett företag med professionell e-postadress.

• Visa din äkthet och tjäna kundförtroende

  När du eller dina anställda skickar e-postmeddelanden med adressen som innehåller ditt företags namn, kan dina kunder med säkerhet veta att e-postmeddelandet kommer från en autentisk källa. De kommer att identifiera dig redan innan du öppnar ditt innehåll. Detta hjälper dem att bygga upp sitt förtroende för dig och ge dem förtroende att svara tillbaka på dina e-postmeddelanden eller kontakta ditt supportteam.

• Marknadsför ditt varumärke

  Med ditt företags namn i din e-postadress marknadsför du ditt varumärke med varje e-post du skickar. På det här sättet är du säker på att hålla kvar i deras minne länge.

• Var konsekvent

  När du skapar enskilda e-postadresser och gruppadresser med din domän ser du till att varje e-postmeddelande som slocknar har ett standardformat och därmed bibehåller konsekvens.

• Håll dig borta från att bli skräppost

  När kunder känner igen dig efter ditt varumärke är det mindre benägna att markera skräppost. du använder generiska e-postkonton, kanske dina e-postmeddelanden inte får det erkännande de förtjänar och slutligen blir skräppost.

Kolla in den här videon för att förstå varför ditt företag behöver ett domänbaserat e-postmeddelande adress och hur det kan hjälpa dig att bli mer professionell i din kommunikation.

Bästa praxis när du skapar e-postadresser för företag

Det finns få saker som du bör tänka på när du skapar en företagets e-postadress.

1. Hitta ett domännamn som snabbt kan relateras till ditt företag och som enkelt kan identifieras av kunder.
2. Det är viktigt att ha ett standardformat av e-postadresser i hela din organisation. Du kan till exempel använda förnamn.efternamn@dittföretag.com som ditt standardformat för alla anställda.
3. Skapa grupp-e-postadresser som support@dittföretag.com efter avdelningar så att du kan hantera alla avdelningar via e-post från en plats.
4. Du bör se till att du skyddar din företags e-postadress mot nätfiske och skräppost genom att autentisera din domän med SPF- och DKIM-konfigurationer.

Hur man väljer den bästa e-postleverantören

Det finns flera faktorer som ska beaktas när du väljer en e-postleverantör. Några av de viktigaste faktorerna inkluderar:

• Enkel installation

  Den första aspekten som du ska leta efter hos en e-postleverantör är om stegen som tillhandahålls för att konfigurera din domän med dem är enkla och okomplicerade. Även om du håller processen enkel, kontrollera att din tjänsteleverantör inte vill att du ska hoppa över nödvändiga autentiseringssteg.

• Effektiv migrering

  Se till att den tjänstleverantör du väljer låter dig migrera effektivt alla dina e-postmeddelanden, kontakter och annan data från din tidigare leverantör. Migrering kan inte äventyras till någon kostnad eftersom ingen har råd med dataförlust.

• Säker och privat

  Välj en tjänst som försäkrar dig om datasäkerhet och integritet. Det ska finnas flera lager av autentisering för ditt konto och end-to-end-kryptering för dina meddelanden. Personlig information som du har delat med tjänsten bör också hållas privat – sekretessöverensstämmelse bör vara av högsta prioritet.

• Anpassad domän som matchar ditt företag

  Din e-postdomän ska vara relevant för ditt företag, så se till att den e-posttjänst du väljer låter dig tillhandahålla en domän som du föredrar och låta du använder den om tillgänglig.

• Robust kontrollpanel

  Välj en tjänsteleverantör som har en kraftfull kontrollpanel som låter dig ta kontroll över alla dina domänrelaterade inställningar, hantera användare och gruppadresser, ställa in begränsningar och skräppostpolicy och göra mer. Tjänsten ska också försäkra dig om en god andel drifttid.

• Samarbete och andra affärsverktyg

  Det är bäst om leverantören har medel för internt lagsamarbete och inbyggda verktyg som kalender, anteckningar, kontakthantering etc.

Skapa en e-postadress för företag med Zoho Mail

Zoho Mail är en säker, privat, annonsfri plattform som är värd för din anpassade domän e-post och ger dig det bästa av alla de faktorer som nämns ovan. Så här skapar du en kostnadsfri e-postadress för företaget.

Funktioner under Zoho Mail gratis plan är följande:

• 5 användarkonton
• 5 GB lagring / användare
• E-postbilagor upp till 25 MB
• E-posthotell för en enda domän
• Tvåfaktorautentisering

Besök Zoho Mails prissida och välj den prissättning du väljer. Om du inte har ett konto hos Zoho kan du registrera dig härifrån. Du kan också hänvisa till våra distributionsguider för att få en översikt över stegen.

Om du redan har en egen domän :

1. När du har valt din plan kommer du att bli ombedd att ställa in ditt konto. Välj Registrera dig med en domän som jag redan äger.
2. Ange din domän och klicka på Lägg till.

   

3. Ange registreringsuppgifterna efter behov. Klicka på Fortsätt.
4. Kontrollera om alla dina uppgifter är korrekt angivna och klicka på Registrera dig och fyll i din information i registreringsformuläret.

När du har lagt till din domän måste du verifiera din domän. Du kan sedan lägga till användare och skapa e-postkonton för dem. Ställ in MX-poster så att alla dina e-postmeddelanden levereras till ditt Zoho Mail-konto. Migrera dina e-postmeddelanden till Zoho Mail via POP- eller IMAP-protokoll. Slutligen slutför SPF- och DKIM-konfigurationerna. Läs i detalj om dessa inställningar.

Om du redan har ett konto hos Zoho, gå till Zoho Mail och klicka på Aktivera e-posthotell överst på sidan och följ stegen ovan för att ställa in din domän.

Om du vill köpa en ny domän:

Om du inte gör det ”har inte en egen domän, du kan köpa en medan du registrerar dig. Välj Köp en ny domän för mitt företag och ange ett domännamn som är perfekt för ditt företag och kontrollera om det är tillgängligt. Om tillgängligt kan du registrera dig på Zoho och köpa domänen. När du registrerar en domän med Zoho Mail kommer dina DNS-inställningar att förkonfigureras. Läs i detalj om att köpa en ny domän.